多年來，文件管理工作者一直強調將文件管理整合到業務流程的設計之中，但這說起來容易，真正實現起來卻存在諸多困難。文件管理工作者并不擅長與設計、管理和具體業務執行人員進行交流。我認為，文件管理工作者需要承認我們不能、也不應該獨立完成文件管理與業務流程的整合，應該與那些能協助我們共同實現這一目標的人們展開合作，互通有無。

    在探討如何提高文件管理工作者發起對話的能力，從而與業務流程建設者進行合作之前，我們首先要思考3個問題：文件管理工作者能夠帶來什么？業務流程的概念是什么，文件又應如何參與？文件管理工作者應如何理解業務流程，并與該領域的工作者展開對話進行合作？

文件管理工作者的能力

    文件管理工作者需要從根本上了解文件。文件能夠為決策和行為提供證據、為有價值的數據和信息提供可靠來源；能夠支持決策、協助實現個人權利和權益；能夠通過國家或地方檔案館的保存和獲取服務，促成機構記憶甚至更廣層面的社會記憶的構建。為達成上述目的，要保障文件的真實、可靠和完整。此外，理解文件還必須要有足夠的語境信息，以及匯合各構成部分的結構信息。在長期保存中，文件還應能夠被出具或者能夠以特定方式呈現；可以支持特定功能，能夠被重新處理以服務于其生成之外的目的。理解文件的“生命周期”——從文件生成、組織、利用、留存、保管直至終置（文件被刪除、銷毀或移交至檔案館保管）的含義。在文件生成機構或者整個社會層面，都有與文件管理直接或間接相關的法律和政策、標準和實踐案例、管理系統和技術。我們還有先進的管理和教育機構為文件管理工作提供指導，培養人才。

    這些都是文件管理工作者獨有的優勢。當我們與其他行業人員展開對話時，我們應該充滿自信，因為我們知道我們能夠有所貢獻，能夠協助解決機構在文件生成、組織、使用、留存和保管，以及開發利用中面臨的各種挑戰。我們應找準自身位置，認識到將文件和文件管理整合于機構業務流程之中的重要性。

業務流程及文件管理參與

    那么，業務流程是什么？文件管理應如何參與其中呢？我想用一個申請政府用地管道建設許可證的實例來解釋什么是業務流程。

    首先，政府接收由公司提出的申請。在該步驟生成的文件包括電子郵件及其他重要記錄，比如申請接收通知。隨后政府審理申請資料，若完整齊全則給予回復，確認該申請成立，在這一步驟會產生郵件、報告、正式記錄等文件。上述文件可以是紙質的，也可以是數字形式的。接下來，由于管道建設牽涉到多方利益，政府需要多方咨詢并調研管道建設可能帶來的環境、經濟和社會影響，該階段會產生多個咨詢調研類的子流程，并生成大量文件，例如郵件、調研報告、數據集、在線咨詢產生的微博和推特等。基于上述咨詢、調研以及政府和管道公司的談判，接收申請的政府部門會向其上級管理部門提交報告，就該管道建設提供建議。此外，考慮到管道工程的規模、成本和復雜性，還可能會有額外的談判，同樣會產生大量的郵件和會議文件，直到各方達成最終協議。此時，政府才會正式批準申請并發出通知，告知管道公司該工程可以繼續。但是，流程到此還并未結束。接下來，還可能會有對該管道工程的評估、審計以及對建設全程的審查。從上述分析可以看出，在管道建設許可證審批的整個業務流程中，有大量文件生成且種類多樣。

    這一實例分析中使用的業務流程驅動法是系統設計者常用的方法。雖然看起來復雜，但是正是通過這一方法，能夠將文件置于其生成環境中，置于其所支持的業務之中，并通過業務流程指導特定步驟生成的各種文件的收集；通過分析業務流程中的步驟及其與機構職能的關系，對文件進行價值鑒定。對文件價值的分析會影響文件所匹配的元數據數量，元數據又能體現文件的性質和語境，從而決定文件生命周期管理中需采取的處理步驟。

    但是，文件管理該如何參與業務流程之中呢？我們可以從業務系統建設入手。系統是為達到一個或多個目標而采用的程序、技術和人的組合。系統有自己的生命周期，包括啟動規劃、設計、執行、維護與測試、持續審查并根據情況修改或重新建立新的系統。結合業務系統的生命周期，就能夠解釋在既定的流程中文件在何處生成，在系統發展生命周期的各個階段該如何被管理，并不僅限于單個系統的功能需求階段（這一階段通常是各種數字文件管理標準和指南所強調的）。

    然而，文件的參與還不止于此。現實中，業務流程和系統都不是孤立存在的，不同的業務流程和系統之間往往存在交互。例如：當某個雇員的安全級別改變時，人力資源系統與運作系統間就會產生交互。從更廣層面來講，所有業務流程和系統都是由機構層面的管理和責任框架所支撐的。在政府中，這個框架是由法律和法規搭建起來的，通常包括政策、標準和其他工具，是統一、標準且適用整個機構的管理方法的體現。機構的文件管理也是這一框架中的一部分，這也是統籌機構文件的管理辦公室或者管理中心（在北美地區專門負責整個機構的文件管理的機構）存在的原因。在業務流程層面參與管理文件的工作者應學會向機構文件管理辦公室（中心）主動尋求支持或指導。

    我們需要認識到以上所有的流程、系統和框架都是由不同背景的各方人員組成的，包括文件管理工作者和文件管理的負責人、業務流程設計者、業務流程構建者、業務系統構建者，以及機構政策和標準的制定者。這一群專業人員需要聚集在一起，共同實現文件管理與業務流程的整合。

理解、對話、合作

    面對如此復雜的構成，文件管理工作者應該如何與他人建立對話并展開合作呢？文件管理者需要采取一些最基本的措施。首先，要培養一種新的思考和學習方式。過去，我們往往從文件視角看業務流程，現在我們應學會為從業務流程視角來看文件；同時，我們要理解在業務流程中文件和文件管理的作用。如果我們想要與機構中其他人員進行有效的交流合作，需要了解文件管理對機構業務的價值，熟悉機構中的業務流程，知道它們是如何被規劃、設計、執行和管理的。此外，我們還需要了解系統的作用以及廣義上的業務環境。

    在對文件管理的業務價值和機構業務流程的理解基礎之上，我們應該走出去，與業務系統的構建者、業務流程和工作流的設計者、負責業務的經理、機構高層管理者等關鍵人員開展對話。通過對話，與他們確認文件的業務價值，建立業務驅動的文件管理共識，并探討將文件管理與業務流程或業務本身進行整合的戰略。由于業務流程繁多且涉及大量人員，建議先去關注那些質量和完整性會受文件生成和管理方式影響的業務流程，與這些業務流程的管理人員展開對話，再將從中獲取的經驗應用于其他業務流程。通過這種對話，文件管理工作者們可以與上述關鍵人員形成良性互動，建立正式的合作關系，聚焦機構業務流程中面臨的文件問題，并為共同制定策略打下基礎。

    總之，為了推動文件管理與業務流程的整合，促進文件管理工作者發起對話的能力，我們應該換個角度看待業務流程與文件管理之間的關系；理解業務流程的概念以及與文件的關系、業務流程和文件管理的業務環境；學會識別、理解業務流程管理中的關鍵人員，并與他們溝通。最終，我們要與業務流程的關鍵參與者建立合作關系，協作促進文件管理和業務流程的整合，這個過程說易行難，需要不斷探索。

范冠艷 編譯

作者：約翰·麥當勞

（作者系國際信息管理領域的知名咨詢專家和教育家，曾任國際檔案理事會電子文件委員會主席，加拿大聯邦政府信息管理論壇創始人、主席）

 原載于《中國檔案報》2017年7月17日 總第3093期 第三版