作者：安東內拉·比洛托

來源：中國檔案報

2017-11-21 星期二

開欄的話

    為了介紹外國企業在檔案管理方面的經驗和案例，本報三版國際檔案界從即日起，開設“企業檔案在未來的角色——外國企業檔案工作”欄目，從國際檔案理事會企業處近幾年關注的重點和歷年年會報告中選取部分具有典型性和借鑒性的文章進行編譯。國際檔案理事會企業處成立于1990年，其前身為商業檔案委員會，服務宗旨是推動全球企業檔案和商業文件的保存和利用。它的成員來自世界各地，擁有共同的工作目標和相同的愿景，其中不乏許多世界500強企業。

    欄目第一期介紹的是2015年國際檔案理事會企業處年會的主辦方意大利米蘭的企業檔案管理工作，米蘭企業文化中心初創時是為了保存歷史檔案并推廣企業文化，但是近年來在國家經濟整體低迷的形勢下，面對一些公共機構的投資和興趣逐漸減少的情況，他們是如何突破困局的？敬請讀者關注。

    意大利米蘭企業文化中心是一個非營利性組織，由米蘭商會于1991年創立，旨在保存企業文化并開展相關方面的研究。簡單來說，該中心是沒有直接資助的獨立私人機構，為其內部會員以及外部用戶提供有償服務。從2008年開始，中心受到經濟危機的影響，開始陷入財務困難，一些公共機構參與文化活動的熱情和興趣也隨之遞減，特別是不少公共機構對保存米蘭地區企業檔案項目的缺席，加重了這一危機。從1998年開始，一項名為“區域經濟檔案館”的項目實施，最初設想是將企業所有具有高度歷史價值的檔案文獻資源保存在同一處，這個模式在歐洲普遍推行，其中有德國模式、法國模式、英國模式。在德國模式中，這個保存機構與當地商會有著密切聯系；在法國模式中，保存企業檔案很大程度上是法國文化部檔案管理部門的職責所在，該部門也是國家檔案館的分支之一；在英國模式中，保存企業檔案實則是在大學的支持下進行的。

    20世紀60年代和70年代早期的意大利，一直遵循法國模式開展企業檔案管理工作，較為典型的是特爾尼鋼鐵公司的例子，現在該公司的檔案已移交給國家檔案館。當時，也有專注于某一特定行業的企業檔案中心，如出版、貿易聯合會等。后來，開始試行德國模式，在安薩爾多基金會項目中，在利古里亞建立了商業檔案館，萊格勒項目在貝爾加莫地區建立了商業檔案館。直到開始實施英國模式，建立集團或公司檔案館，倫巴第大區的一些地方開始將企業檔案捐贈給大學。舉例來說，在天主大學，馬里奧羅馬尼檔案見證了意大利天主社會運動；在博科尼大學，接收了燒毀并經修復的紙質檔案；在米蘭國家大學，保存著邦皮亞尼檔案。由此不難看出，意大利企業檔案管理模式是多種并存的。

    米蘭企業文化中心地處米蘭地區，采取德國模式進行檔案管理，現存排架長度400米的企業檔案，包括卡拉巴爾儀器公司、愛迪生能源公司，以及那些破產和關閉公司的檔案，還有一些機構將檔案委托給第三方機構（企業文化中心）保存并提供利用。作為一家文化協會，企業文化中心與米蘭商會有著密切聯系，米蘭商會作為“一個強大的主體，在文化界和企業界進行協調并充當擔保人”，但在功能上，中心是私營主體，其會員在財務上對其提供支持，在市場上，依托地區、商會、當地機構和大學的體系獨立運營，與此同時，在選擇研究領域和內容時保持獨立。

    區域經濟檔案館項目的運行成功使米蘭企業文化中心經受住了近年來的經濟危機。項目的創始者出于為公私行業間提供某種補償的需求，意識到在體制內不可能得到商會持續的公共支持，在市場邏輯下，建立該項目是必不可少的手段。此舉的益處還在于，降低了因政治和經濟因素導致政府公共部門對某些私人行業削減或凍結資金所帶來的影響。另外，市場的波動給企業文化中心的活動帶來持續顯著影響，因此，我們竭盡所能使公共領域和私人領域資金投入達到現金流平衡，目前來看，私人領域對該項目的參與和投入變得越來越多。

    盡管如此，在存在財務問題的階段，區域經濟檔案館項目進展得并不順利，只能對保存的現有檔案進行管理，只有當更多資金注入后才能繼續擴大收集范圍。當大范圍的經濟危機發生時，來自公共領域的支持會顯得格外必要，因為此時正是公司倒閉及其檔案丟失的高峰期。公共資金的急劇縮減，使公共行業很難像過去一樣對外部文化活動進行投資，這是一個很大的變革。比如，無論是倫巴第大區檔案的保存，還是米蘭商會被委托保存的米蘭老商戶的懷舊物品，雖然這些老商店大多已經不復存在，但遺留下成百上千的錄音帶等檔案，記錄了一個世紀以來的商業發展史。究竟是誰肩負著保存這些記憶的任務？人們是否能意識到保存已經消失行業的賬目等檔案文獻資源的重要意義？

    在當前形勢下，企業文化中心得以持續運營的根本在于進行了審慎的用心管理。中心保存著初創至今多年來的活動檔案，在一些會員的支持下，即使承擔損失仍要保存檔案并提供公眾利用。目前，中心雖然沒有能力接收新的檔案，對現有保存的檔案不再做進一步投資，但業內人士仍對未來持樂觀態度。市場回暖的信號正在逐步顯現，在改革中，公共項目及公共事業機構也正在對文化經費的削減作出抵抗。企業文化中心的會員組成仍保持穩定，有商會、貿易聯盟、基金會、公司等，雖然數量上比從前少，我們仍然相信，公共和私人領域會達到平衡，這也是我們突出的特色。在經濟危機和財政資金短缺的情況下，一些公司倒閉帶來了大量記錄社會、企業以及生產的記憶的損失。在危機中，企業檔案作為企業文化的一部分，很難得到首要關注。企業檔案是個人和集體身份的重要組成部分，在因人為或自然災害丟失、損毀時，必將付出慘重的代價。這里所說的檔案不僅是指紙質或數字檔案，還有文物、繪畫、模型、描摹圖、照片、樣本等。這些都是商業發展和創新的證據，以及在數十年后、甚至幾個世紀后，企業為國家作出貢獻的真實見證。

  

 

     楊太陽 編譯

    原載于《中國檔案報》2017年11月16日 總第3143期 第三版