凡事都要有人做，缺乏人力的事，效率及質量都會大打折扣。特別是一項事業，更要有一支恒久穩定、專業精深的團隊來協同打造，有了人力和專業技能，才可能有所發展、有所創新，才有可能突出亮點，做出成績。目前，縣（城區）級基層檔案局（館）人員少、專業型人才缺乏是普遍存在的問題。
一、造成檔案人員少、專業型人才缺乏的原因。
1、人手少方面。我們都知道，市、縣級檔案局（館）必須要設立職能獨立，各負其責功能科室，如：檔案局辦公室、檔案收集整理編研科室、檔案裝裱技術修復科室、檔案征集宣傳教育科室、檔案查閱利用（窗口）科室，檔案保管庫房以及財政事務科室等7、8個部門組成，這些部門職能不同，業務相對獨立（職能略），如果按照最基本的一個科室一個人的話，必須要有7個人（不算局領導），才能基本履行部門職能，才能基本發揮功能作用。目前，從城區層面來看，各城區檔案局參公事業編制基本上是3人，目前很多城區檔案局連局長副局長一起才2到3 人，絕大部分城區局都是一個人身兼數職。為能正常展開檔案等各項工作，城區黨委、政府普遍采取統一購買服務的方式，招錄編制外的聘用人員，以廣西柳州市為例，五個城區檔案局加上編制外的聘用人員，實際工作的也才3到6人。從縣局層面來看，五個縣局編制數普遍為7人，而縣局實際工作的人也很少，大部分是6到9人。主要原因如下：一是局領導提拔調動后沒及時補充。如時常發生只有一名局長沒有副局長或只有副局長主持工作的情況。二是抽調太多。如精準扶貧、新農村建設以及其他臨時性工作或專項性工作等原因，經常抽調檔案工作人員。檔案局在黨委和政府的雙重領導下，不服從抽調是不可能的，有過抽調檔案局人員精準扶貧而被選中人以身體不好為由不去任職而被免去現有職務的情況。三是過多分擔其他任務。如縣（區）檔案局屬于黨委辦二層機構，分擔著黨委辦大量的工作，如黨支部、黨小組工作等。四是待遇低。縣區檔案工資待遇低，跳槽、辭職走人的事也常有發生。五是聘用人員指標少。政府購買服務有人數限制，最多也只能達到1：1的比例。因此，編制少、提升、抽調多和臨時聘用人員不足等情況，造成了基層檔案局缺乏人手。
2、專業人才缺乏方面。檔案工作是項連續持久和有一定技能的工作，要有長時間的工作經歷、長期的知識積累沉淀，才能勝任工作，才能與時俱進跟上形勢，才能有所創新出成績。多年來，縣區基層檔案局專業人才嚴重缺乏是不爭的事實。造成的原因：一是科班少。基層領導很少有科班出身的，科員中也很少，即使歷年招錄有一些，工作了一段時間后也由于輪崗或提拔調動流失了。二是考學多。有些工作時間長，參加的培訓較多，積累了一些經驗，成為了技術人才，但是常有因考學深造等情況而流失。三是薪金少。由于現行的工資制度留不住人，有些技術能力的人辭職跳槽的事經常發生。綜上原因，造成基層嚴重缺乏專業人才。
二、解決的方法。
人手少、專業人才缺乏是基層局最頭痛的事。如何解決人手少和人才缺乏的問題，是當前各縣區基層檔案局面臨的一個大問題，解決好這個問題，將有力地推動基層檔案工作上新臺階。
通過調查了解和研究認為，近年來基層黨務工作得到有力推進，取決于有人做事，取決于省、市黨委的重視和給予的人力方面的支持。以廣西區為例，近年來，自治區黨委為全廣西各市縣區每個街道、社區（村）配備了專職黨務工作者、黨建組織員、黨員村官等，有力地解決了有人辦事的問題，全區黨建工作有了很大的飛躍，并處處出彩，亮點紛呈，得到一片贊揚。黨委為基層配備專職黨務工作人員，此方法很有借鑒作用，非常值得推廣。
因此，檔案工作也可以借鑒此形式，以上級統一組織，統一配備的形式，向基層局派駐檔案專職技術人員，以實際措施，解決基層局人手少、專業人才缺乏的問題。
三、可行性分析。
從以上提到的編制、調動、換崗、抽調、辭職、招聘等方面存在問題來看，人員編制是一個不可突破的硬規定，在現有的基礎上增加編制是不可能的事。調動、換崗、抽調也屬于正常合理范圍，沒有好的辦法可解決。辭職更是個人行為，目前聘用人員的工資普遍偏低，在沒有好的政策吸引下，是無法阻攔的。那么，只有借鑒黨委的辦法，在聘用專職人員上可以提供支持和保障。因此，建議省級檔案管理領導部門，與大學院校合作，在全省各大院校統一招聘一些檔案專業學生，經專職培訓后，做為自治區檔案專職人員分派到各縣區工作，工資由省級局承擔或由省、市、縣（區）按比例分別負擔。經過分析研究，此方法可行，理由如下。第一有依據：因為有黨委派出黨建組織員等事例可以做為參照依據，由省級檔案局統一招錄派出專業人員是可行的。第二有資源：以廣西區111個縣區計算，一縣區一人，因此也就是111人左右，人數不多，可以操作。第三有能力：省、市、縣（區）各級按比例分擔工資，支出不大，可以實施。如按專業人員每人工資3000元/月計，符合當前實際，可以招聘到人。第四可持續：按工齡每年每月增加工資100元。如第一年3000一個月，第二年為3100一個月，第三年為3200一個月。工作到第十一年就是每月4000，工作二十一年每月就是5000元，這樣符合科學發展規律，因此可以留住人。可以借鑒香港工資制度，根據物價上漲因素每五年對每年月增加是100元還是110元？進行一次微細調整，以適應國民經濟大環境。以廣西為例，年度總費用測算如下：第一年111人X3000/人X12月＝399.6萬元。（以此類推第二年111人X3100/人X12月＝413萬元。第三年111人X3200/人X12月＝426萬元……）。從經費角度來說，如果省級設立專項經費，每年拿出400萬元做實事，利大可行，沒有什么問題。如果認為負擔大，可以采取省、市、縣按比例分別承擔的方式進行，以省級負擔50%，市、縣各負擔25%的比例比較科學（比例僅為參考），也就是說省級每年拿出200萬元就可以做很多的實事，得到很多的好處（下段論述），實是物超所值，何況每年節約的培訓等費用也不在少數，可以為之。
四、產生的影響及重要意義。
1、產生的影響。上級為基層辦實事，不外乎人、財、物等方面的支持，因為大量工作都在基層，基層工作無論再多、再辛苦都是職責內的事，但是，砍柴要有一把利斧、做瓷器活要有金鋼鉆，因此，要想做出優質品、做出精品，必須要有基本的保障，目前，各地特別是廣西等欠發達地區更希望得到娘家的支持。上級的支持是基層最希望得到和最衷心感激的，得到了上級專業人才的支持必將會給基層工作帶來強大的推力，從而取得更大的發展。
2、重要意義。最由省級牽頭意義深遠。一是推動當地就業。與院校聯合，從本省各大院校招錄一批檔案專業人才，經過檔案信息、技術專業等再培訓，然后派駐到縣區檔案局（館），為當地解決了新的就業。這是題外話，但是的確為當地就業做出了貢獻。二是補充專業人才。通過再培訓派駐的檔案專業人員，充實了基層專業隊伍，著實有效解決了基層專業人才缺乏的問題，把平時“為基層辦好事、辦實事”這些喊在口頭的話變成了現實。三是能發揮多項作用。經過培訓再派駐到基層的專業人才，既是專家型技術人員，通過在基層檔案工作，能逐步把到任的縣區檔案局（館）檔案各項事業和工作引領上新的臺階，起到了技術員的作用。同時又是上級的聯絡員，是向省級檔案管理部門真實報告信息的執行者，能及時向上級報告各縣區檔案各項的工作進展及問題，讓上級更好地真實全面地掌握所轄范圍內檔案事業的情況，起到了信息員的作用。四是節省大量培訓開支。目前省檔案管理部門每年都要舉辦幾期專業培訓班，就專項工作或業務進行培訓，而基層檔案工作者由于上述的提升、輪崗、抽調、辭職等情況經常發生，因此檔案專業人員流動頻繁，技術人才流失嚴重，基層檔案人員剛培訓完又換人的事情成為常事。而上級派駐的專業人員是經過全方位培訓上崗的，可以說是檔案業務專家，不用每年都再進行基礎培訓，因此每年為省級檔案管理部門節省了大量的培訓及指導費用。五是隊伍堅實穩定。由省級派駐下基層的專業人員管理使用權在省局，市、縣區黨委、政府只有管理權，沒有使用權，因此，不存在提拔、換崗、抽調等情況，特別是任意抽調、指派份外工作等問題，切實保證了基層檔案專業人才和隊伍的長期堅固穩定。
