格拉斯哥大學(xué)的一位經(jīng)濟(jì)史學(xué)教授悉尼·切克蘭德在工作實(shí)踐中創(chuàng)立了蘇格蘭商業(yè)檔案館。20世紀(jì)50年代后期，為了確保蘇格蘭工商業(yè)的珍貴檔案遺產(chǎn)得到妥善管理，切克蘭德教授與當(dāng)?shù)匾恍┕ど虡I(yè)重點(diǎn)企業(yè)及個(gè)人共同探索實(shí)踐。20世紀(jì)70年代中期，格拉斯哥大學(xué)檔案館開始接手這項(xiàng)工作，迄今為止，與蘇格蘭商業(yè)檔案館一同致力于蘇格蘭從事商業(yè)檔案管理工作并推動(dòng)這項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

傳統(tǒng)模式的風(fēng)險(xiǎn)和局限

    我們對商業(yè)檔案進(jìn)行管理的傳統(tǒng)模式有兩種。一種是長期寄存，即客戶保有對文件材料的所有權(quán)，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提供編目、保管、利用等服務(wù)，每年征收管理費(fèi)用的多少通常由檔案文件的排架長度而決定。另一種方式是轉(zhuǎn)移所有權(quán)或贈(zèng)予，即文件材料的所有權(quán)從企業(yè)客戶轉(zhuǎn)移到格拉斯哥大學(xué)，通常在這種情況下，需要獲得資金支持，用于檔案移交和初期工作。

    這兩種傳統(tǒng)管理方式的根本性優(yōu)勢在于協(xié)議中涉及資金的條款。客戶無論選擇哪種寄存方式，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)都會得獲得收入。這點(diǎn)非常重要，因?yàn)榇髮W(xué)的檔案服務(wù)資金僅限用作大學(xué)自身檔案的管理工作。因此，對于蘇格蘭商業(yè)檔案館來說，企業(yè)每年根據(jù)長期寄存協(xié)議支付管理費(fèi)用，對于確保按期支付員工工資、留住專業(yè)人才、保證檔案得到專業(yè)管理非常重要。

    不論是一次性收費(fèi)還是持續(xù)性收費(fèi)，都能讓客戶認(rèn)識到，他們的檔案能夠作為企業(yè)資產(chǎn)在商業(yè)檔案館得到專業(yè)保管。企業(yè)檔案不會堆放在布滿灰塵的陳舊環(huán)境中，從前只有少數(shù)研究人員才對檔案感興趣，得到專業(yè)保管后，這些檔案對于企業(yè)、經(jīng)營團(tuán)體、家庭和學(xué)術(shù)研究者等來說都是重要遺產(chǎn)。在極少數(shù)情況下，有的企業(yè)并不會為檔案管理花錢，甚至有些客戶希望檔案得到免費(fèi)保管，但這種情況很少，通常企業(yè)都能通過購買服務(wù)而順利達(dá)成協(xié)議。

    長期檔案寄存協(xié)議的中止、大量檔案的突然轉(zhuǎn)移都會使檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)陷入風(fēng)險(xiǎn)之中。在蘇格蘭商業(yè)檔案館，過去5年間發(fā)生過兩例此類情況，導(dǎo)致檔案館的年收入大幅降低。雖然少量檔案的轉(zhuǎn)移并不會對我們的年收入產(chǎn)生重大影響，但如果數(shù)量較大的檔案發(fā)生轉(zhuǎn)移，將進(jìn)一步降低檔案館聘請員工的能力。

    對于蘇格蘭商業(yè)檔案館這樣相對較小的團(tuán)隊(duì)來說，面對長期寄存檔案的客戶，尤其是那些大型跨國公司客戶時(shí)，處理年費(fèi)發(fā)票的工作量十分巨大，也很難找到特定的人員勝任這項(xiàng)工作。另外，我們必須定期監(jiān)控企業(yè)狀況，及時(shí)獲得檔案所有者的最新信息。一旦企業(yè)發(fā)生兼并拆分，了解到情況后，我們要提早澄清檔案所有權(quán)，這時(shí)就需要重新擬定合同、制定新的管理協(xié)議。

    盡管管理年費(fèi)發(fā)票會帶來大量事務(wù)性工作，但在這個(gè)過程中卻能讓檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)與企業(yè)客戶之間保持定期聯(lián)系，我們也得到為客戶服務(wù)的機(jī)會，如改進(jìn)服務(wù)方式或做開發(fā)客戶檔案的研究。如果企業(yè)將檔案完全贈(zèng)予我們，那么則有可能切斷檔案與企業(yè)商業(yè)活動(dòng)之間的聯(lián)系，這意味著企業(yè)將不能通過檔案遺產(chǎn)的研究開發(fā)更好地指導(dǎo)商業(yè)活動(dòng)，也將限制檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)提升檔案管理和服務(wù)水平的可能性。

    盡管傳統(tǒng)的管理模式為蘇格蘭商業(yè)檔案館增加了收入，但實(shí)踐表明，傳統(tǒng)檔案管理模式面臨著很多挑戰(zhàn)，管理無法滿足專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

    首先是管理費(fèi)用支付的問題。對于長期寄存的企業(yè)檔案，按照檔案數(shù)量的增長幅度增加年度管理費(fèi)是一個(gè)相對簡單的過程，但如果客戶將檔案贈(zèng)予檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，則很難在日后提出支付額外費(fèi)用等要求。此外，對于檔案寄存數(shù)量較少的情況，卻要耗費(fèi)同等的時(shí)間和精力來商討資金支持方案。根據(jù)以上情況，我們得出總結(jié)，即使得到額外的資金支持，仍沒有足夠時(shí)間用于檔案管理。久而久之,原本應(yīng)充分處置的商業(yè)檔案就變成了一個(gè)個(gè)只有目錄和很多僅加工了一半的檔案了。

    另一個(gè)難題在于開發(fā)滿足實(shí)際需求的檢索工具。無論是為內(nèi)部客戶提供內(nèi)部服務(wù)，還是為其他研究學(xué)者提供公共服務(wù)，開發(fā)檢索工具是每個(gè)機(jī)構(gòu)都要面對的問題。雖然這對于我們來說不是件簡單的事，我們?nèi)猿槌鰧ｉT時(shí)間去梳理并升級檢索工具。

    綜上所述，我們發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)管理模式能夠?qū)⒑芏嗾滟F的商業(yè)檔案整合到一起，并供企業(yè)客戶和研究團(tuán)隊(duì)使用。然而，在這種模式下，對檔案進(jìn)行適當(dāng)?shù)蔫b定、整理、保存、編目等工作變得越來越難。所以，我們開始尋找一個(gè)嶄新的、基于項(xiàng)目的管理方式，以便更好地管理檔案并維持客戶關(guān)系。

新模式的利與弊

    我們正在逐漸轉(zhuǎn)向基于項(xiàng)目管理的新模式，仍然采取簽訂長期寄存和贈(zèng)予的正式管理協(xié)議的方式。檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)并沒有與所有的企業(yè)客戶重新商定服務(wù)協(xié)議，而是再次查看已簽協(xié)議或從項(xiàng)目的角度重新締約。近幾年，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)與3家企業(yè)通過這種方式達(dá)成了項(xiàng)目管理協(xié)議，有兩個(gè)企業(yè)選擇將檔案捐贈(zèng)給格拉斯哥大學(xué)，一個(gè)企業(yè)選擇了寄存。新管理模式吸收了大學(xué)檔案館開展檔案著錄資助項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。

    新模式從檔案評估開始，一直到檔案移交、鑒定、整理、著錄、保管，并建立起適當(dāng)?shù)膶I(yè)標(biāo)準(zhǔn)。在此期間，企業(yè)會接受調(diào)研，針對哪種檔案利用和獲取方式對其經(jīng)營能產(chǎn)生最大益處。比如，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)可能會考慮數(shù)字化項(xiàng)目以支持企業(yè)的推廣活動(dòng)，或?yàn)樘囟ㄖ黝}的檔案開發(fā)索引以推進(jìn)檢索功能。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)會圍繞企業(yè)的商業(yè)活動(dòng)開展工作，根據(jù)企業(yè)興趣定制增值服務(wù)。這些活動(dòng)都是收費(fèi)的，同時(shí)提供項(xiàng)目交付計(jì)劃進(jìn)度表。

    新模式建立在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)之上，鞏固了傳統(tǒng)模式的優(yōu)勢，堅(jiān)持了企業(yè)客戶為其檔案管理提供資金支持的基礎(chǔ)，也突顯了檔案的重要性。新模式的進(jìn)步之處在于明確了檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)與企業(yè)客戶之間的協(xié)議。定制項(xiàng)目的范圍和協(xié)議確保雙方能夠清楚地了解交付項(xiàng)目內(nèi)容，使檔案管理工作在透明化的同時(shí)保證了客戶支持。

    新模式確實(shí)在檔案寄存前期花費(fèi)了更多的時(shí)間，包括計(jì)算每個(gè)項(xiàng)目所需的時(shí)間和資源，以及客戶談判內(nèi)容。但是，這個(gè)階段的付出保障了今后的成本能夠被精準(zhǔn)地預(yù)算和覆蓋，也能為客戶提供最佳的項(xiàng)目方案。

    此外，加強(qiáng)與客戶的充分溝通，對于保持客戶對檔案工作的興趣，使客戶與檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)一同從事商業(yè)活動(dòng)提供了多種可能。我們此前開展的增值服務(wù)包括利用企業(yè)檔案為產(chǎn)品營銷和改進(jìn)訪客設(shè)施提供咨詢建議，通過編制員工檔案索引為其提供家庭史研究。這些增值服務(wù)也可以不在項(xiàng)目的核心任務(wù)中執(zhí)行，供客戶在將來想要開展時(shí)再選擇。

    通過分配時(shí)間用于開發(fā)和達(dá)成定期項(xiàng)目，新模式可以使服務(wù)機(jī)構(gòu)為企業(yè)客戶提供更加專業(yè)的服務(wù)，按照專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)判定并描述企業(yè)檔案的價(jià)值。這樣一來，客戶就能更加容易地理解為檔案工作提供資金的意義所在。這個(gè)專業(yè)化的方案同時(shí)也能提醒檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的員工，大家所做的哪些事情是重要的，證明他們?yōu)榭蛻魴n案管理提供了一個(gè)專業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，員工了解到每個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)度表和工作內(nèi)容之后，為獲得團(tuán)隊(duì)支持并保障項(xiàng)目順利完成提供了幫助。

    采取新管理模式所帶來的結(jié)果之一是提高了企業(yè)客戶前期資金支持的力度。當(dāng)客戶選擇贈(zèng)予檔案時(shí)，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)不得不要求客戶至少預(yù)付專業(yè)工作人員6個(gè)月的工資。長期寄存方式可以減少前期資金投入，但要收取一筆用于支付專業(yè)人員工資的初始費(fèi)用，確保新增檔案不會對現(xiàn)有著錄工作造成積壓。爭取獲得數(shù)量可觀的資金支持而達(dá)成書面協(xié)議，看似是新模式所帶來的的劣勢之一，而實(shí)際上對于檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)來說卻是利好的。充足的資金可以保障檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)順利聘請項(xiàng)目人員，以完成各項(xiàng)任務(wù)，在特定時(shí)間內(nèi)集中開展一個(gè)檔案項(xiàng)目的方式也能提高工作效率。

    然而，新模式對于檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的潛在風(fēng)險(xiǎn)也不容忽視。每個(gè)關(guān)于檔案寄存的談判都存在著由于資金要求過高而導(dǎo)致談判破裂的風(fēng)險(xiǎn)。對檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)來說，描述各項(xiàng)成本、充分說明其合理性，對于談判成功至關(guān)重要。提出贈(zèng)予或寄存、基礎(chǔ)服務(wù)、增值服務(wù)等多項(xiàng)選擇，能夠減少客戶終止檔案服務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也給予客戶根據(jù)自身需求和預(yù)算自主選擇項(xiàng)目的更多機(jī)會。

    另一個(gè)潛在風(fēng)險(xiǎn)在于，在雇傭短期合同工的過程中有兩個(gè)問題，一是如何招聘并留住短期合同工，二是如何應(yīng)對培養(yǎng)人才成本流失過大問題。

    目前，英國的檔案部門的不同職位吸引了大量優(yōu)秀的求職者，其中不乏短期合同工。盡管如此，我們未來可能會在招聘兼具技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的員工方面遇到不少困難，需要注意的是，在項(xiàng)目交付之前員工解除短期合同的風(fēng)險(xiǎn)也很高。到目前為止，遇到員工離職到其他機(jī)構(gòu)從事永久性職位的情況時(shí)，檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)只能選擇推遲項(xiàng)目的進(jìn)度。因此，我們盡量通過聘用永久性員工的方式來減少損失。誠然，永久性員工也可能辭職，留下未完成的工作，帶走所掌握的知識。然而，在任何機(jī)構(gòu)，做到一點(diǎn)人才和知識也不流失是不可能的。

    作為檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，必須充分認(rèn)識這些風(fēng)險(xiǎn)，并找出能夠?qū)L(fēng)險(xiǎn)對項(xiàng)目影響最小化的計(jì)劃和措施。總體來說，我們的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目開始前就已通過評估確定，定期項(xiàng)目所帶來的優(yōu)勢和創(chuàng)造的價(jià)值要超過因弊端所帶來的損失。

    從長遠(yuǎn)來看，我們格拉斯哥大學(xué)檔案館將與蘇格蘭商業(yè)檔案館一起推廣新的管理模式。新模式對于以下幾種情況非常適用：一是檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)正在與新客戶達(dá)成移交檔案協(xié)議；二是現(xiàn)有客戶打算修改協(xié)議；三是客戶打算移交額外檔案，或重新選擇服務(wù)級別和內(nèi)容。同時(shí)也存在不適用新模式的情況，特別是對于數(shù)量較少、能夠被服務(wù)機(jī)構(gòu)的核心團(tuán)隊(duì)直接管理的檔案。下一步，我們將探索適當(dāng)?shù)娜藛T雇傭方式，保障新模式為企業(yè)客戶提供高效的服務(wù)，確保商業(yè)檔案的專業(yè)管理。

    (作者系英國格拉斯哥大學(xué)圖書管理員、高級檔案管理員)

    崔珍珍 編譯

    原載于《中國檔案報(bào)》2018年3月19日 總第3195期 第三版