1、電子文件收集積累的重要性。
   電子文件是由二進制數字編碼組成的，二進制數字編碼的變換會導致電子文件內容的改變。電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時間間隔，在這一段時間內，電子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一點痕跡。因此，為保證歸檔的電子文件的真實性，電子文件的收集積累工作必須從電子文件形成階段就開始。電子文件收集積累應貫穿于公文處理和科技工作的整個過程，而且還必須了解和掌握電子文件的形成規律和形成過程。收集積累是一項經常性的按有關規定和標準進行的工作。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實性，還維護了它的系統性、完整性。同時，也防止了存有信息內容的載體在個人手中發生丟失、損壞，從而保護電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎。
   2、電子文件的收集積累范圍，按照國家有關規定執行。 
   但需要注意的是，電子文件的特性和表現的功能不同于紙質文件，因此造成其收集積累的方法和要求也不同于紙質文件。例如對于草稿文件，由于不具備正式文件的功能，一般情況下可以不保留，但對正式的紙質文件有進行全文信息自動檢索要求時，或者從保留電子文件的重要修改過程考慮，則應對其進行收集。對于起輔助作用或正式作用的電子文件，則應及時收集積累，并與其相應的紙質文件建立標識關系。尤其是對“無紙化”系統生成的電子文件，應當有更嚴格的措施。必要時，應在收集積累過程中，制成硬拷貝或制成縮微品，以免系統發生意外情況時文件丟失。 對不同信息類型的電子文件，由于其技術特性不同，存儲載體和記錄信息的標準、壓縮算法也不同，應分別采取措施保證其完整性。 與紙質文件不同，電子文件的讀取、還原，離不開其生成的技術設備條件、相關軟件和元數據，所以電子文件收集、積累還必須包括這些內容。
   3、電子文件的收集積累方法。 
   電子文件的收集積累往往是在計算機網絡系統上進行，由于記錄系統有自動記錄的功能，可用它來記載電子文件的形成、修改、刪除、責任者、入數據庫時間等。 用載體傳遞的電子文件，要按規定進行登記、簽署，對于更改處，要填寫更改單，按更改審批手續進行，并存有備份件，防止出現差錯。 電子文件的收集積累應由形成部門集中管理，不得由個人分散保管。 對于網絡系統，應建立積累數據庫，或在電子文件數據庫中將對應在收集積累范圍的電子文件注明積累標識。