文件材料的歸檔是企業內部各職能科室將在各項活動中形成的文件材料，按歸檔制度的要求向企業檔案部門移交的一項工作。企業應建立文件材料歸檔制度，明確企業文件材料的歸檔范圍、時間、要求，保證歸檔文件材料齊全、完整、準確、系統。
企業在籌備、成立、經營、管理過程中形成的辦理完畢的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍（如下歸檔范圍供參考）。
1、行政管理工作形成的文件材料
01行政事務：公司籌備、成立、變更及工商年檢等文件；公司經理辦公會、行政辦公會記錄、決定、紀要、記錄；行政工作計劃、總結；公司內部形成的文件、規定、制度、通知等；公司需貫徹執行的有關上級機關的文件，印鑒管理等。
02交通管理：交通管理制度、規章、交通事故處理材料等。
03內部審計：審計工作計劃、總結、報告，專項審計等形成的文件材料。
04人事管理：人員任免、聘用、機構設置、勞動人事管理制度等
05后勤福利：后勤福利工作通知規定、職工生活管理等
06工會工作：職工代表大會、工會會費、工會總結等
07外事工作：外事工作活動計劃、來往信函等。
08檔案和信息工作：檔案工作計劃、制度、規定等。
2、經營管理工作形成的文件材料
01經營決策：公司經營發展規劃、轉換經營機制、崗位責任制等
02計劃總結：經營計劃總結、經濟指標完成情況等
03統計工作：統計資料、分析等
04財務管理：財務管理制度總結、稅務資料等
05物資管理：物資管理計劃、供銷合同等
06倉庫、倉儲管理：倉庫臺帳、各種庫單等
3、業務工作形成的文件材料
01公司業務發展及調整：市場報價、公司線路開發資料等
02業務合同：房屋租賃、貨物運輸、車輛運輸等合同
03客戶服務及反饋：理賠處理、信息反饋等
04投訴：客戶投訴、員工內部投訴
05其他事故處理：
06業務交接材料：分部承運、市內承運協議
07客戶檔案：零擔、整車客戶檔案、倉儲客戶檔案
4、會計工作形成的文件材料
01會計憑證
02會計帳簿
03財務報告及報表