檔案的鑒定方法

企業檔案鑒定是指企業檔案部門依據一定的原則、方法和標準，科學地判斷企業檔案的歷史與現實的價值，確定其保管期限并通過價值核查和質量檢查，對失去保存價值或者內容失真和不完整的企業檔案，按照規定的手續進行處理的業務管理活動。一般地說，企業檔案鑒定工作包括檔案的價值鑒定和質量鑒別兩個方面。企業檔案的價值鑒定是鑒定工作的主要內容。所以，檔案界通常所說的檔案鑒定工作是指檔案價值的鑒定。企業檔案價值的鑒定，實際上是企業檔案的保存價值的鑒定，即根據對企業檔案歷史和現實價值的鑒別和預測，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價值的檔案并予以銷毀。

企業檔案價值鑒定工作的內容主要包括：制定檔案價值的統一標準及各種類型的檔案保管期限表；具體分析檔案的價值，劃分和確定不同保存價值的檔案的保管期限；揀出無保存價值的和保管期滿的檔案予以銷毀；圍繞上述工作而開展的一系列鑒定組織工作。概括上述內容，主要是確定哪些檔案需要保存和保存多長時間，哪些檔案無需保存以及其銷毀工作。

一、企業檔案保管期限表的編制方法

企業檔案保管期限表有四種類型，即通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表、專業系統檔案保管期限表、企業檔案保管期限表。

企業檔案保管期限表是企業根據前三種保管期限表，結合本單位科技、生產、經營等活動的實際情況制定的。

企業檔案保管期限表的編制分為三個階段：

1. 調查研究

調查研究的主要內容包括學習研討、分析借鑒、深入實際。

( 1) 學習研討。鑒定小組成員要認真學習企業檔案工作尤其是鑒定工作的指導性和參考性文件，著重研討對企業保管期限表的編制起著依據和規范作用的其他三種保管期限表，即通用檔案保管期限表、專門檔案保管期限表和專業系統檔案保管期限表。

( 2) 分析借鑒。收集相關單位制定的企業保管期限表及有關經驗材料并加以分析、吸收、借鑒。

( 3) 深入實際。即在學習有關文件的基礎上，要深入各部門，了解企業所開展的科技、生產、經營等活動，掌握企業文件的形成過程、種類和特點，聽取有關領導、管理人員、技術人員的情況介紹以及對各種檔案的價值認識，獲取第一手資料，以便研究企業檔案發揮作用的規律。

2. 擬定初稿

在調查研究的基礎上，研究確定對各類文件劃分保管期限的原則，然后著手草擬條款。擬寫條款可采用卡片形式，即首先把條款和保管期限擬寫在卡片上，再將卡片加以排列和編號，最后謄抄或打印在文件用紙上，形成檔案保管期限表的草案。

3. 征求意見，修改定稿

草案擬定后，應將其打印、分發給企業內各部門，就其內容正確性、可行性廣泛征求意見，將意見匯總歸納后，吸收其中的合理內容對草案加以修改，必要時再征求意見再修改，或在相關部門試行一段時間，以總結經驗。

二、企業檔案保管期限的劃分方法

最常見的是將保管期限劃分為永久、長期、短期的“三分法” ；也有永久、定期的“兩分法” ；還有主張標明具體的時間，如5 年、8 年、30 年等，即所謂的“標時法” 。這些方法的整個劃分過程都是憑經驗判斷的，是一種定性分析法。

近年來，學術界又開始探討檔案價值鑒定的定量方法，以求提高工作的精確度。這種方法的核心內容是構建數學模型。首先采用特爾菲法，它是按照一定的程序向有關專家進行調查并對專家意見進行分析、處理以獲取未知信息的科學方法。這里的專家就是鑒定小組中的企業負責人、管理人員和技術人員。其次，把按照數學模型計算得到的檔案價值綜合評價分數與保管期限的檔次的分區結合起來。以“三分法”為例，永久類檔案的價值介于0. 8 ~1 之間；長期類檔案的價值介于0. 4~ 0. 8 之間；短期類檔案的價值介于0. 2 ~0. 4 之間；檔案價值小于0. 2 的則予以封存或銷毀。

三、企業檔案價值鑒定方法

企業檔案價值鑒定一般采用直接鑒定法，即直接、具體地審查檔案，從它的內容、作者、名稱、可靠程度等方面全面地考查、分析。具體鑒定通常分兩步進行：

1. 個人初步鑒定

即鑒定小組的成員根據分工，審閱企業檔案的內容，根據實際情況進行定性分析，提出鑒定意見并將其填寫在企業檔案鑒定卡片上。企業檔案鑒定卡片是企業檔案鑒定的原始記錄，應包括的項目有：卡片編號、案卷名稱、類別、數量、檔號、歸檔時間、原定保管期限、鑒定人意見、鑒定人簽字和簽字時間、鑒定小組意見、鑒定小組負責人簽字及時間、備注等。其中鑒定人的意見最為重要，完整的鑒定意見包括：企業檔案的形成情況、企業檔案的歷史與現實價值、利用情況的分析與預測、其他與鑒定結論有關的情況、關于該案卷的保管期限和存毀的具體建議等。

2. 集體審查

在個人初步鑒定的基礎上，召開鑒定小組全體成員會議，聽取每個鑒定人的說明，逐張審查鑒定卡片，進行綜合平衡，形成集體的鑒定意見，由鑒定小組負責人將意見填入鑒定卡片。