南京大學信息管理系 馮桂珍
檔案鑒定是檔案工作中的難點，也是檔案管理工作諸環節中最薄弱的。我國檔案鑒定工作開展的情況并不理想。館藏多而不精成為檔案機構普遍面臨的主要問題之一。為了改善這一局面，我國檔案學界一直在努力，有致力于介紹外國的先進理論與方法的，也有著眼于我國目前具體的檔案鑒定工作的改良上的。但理論研究的如火如荼并沒有帶來檔案鑒定實踐的新面貌。因此，本文試圖從另一個角度——國內外檔案鑒定理論與實踐的對比研究來思考我國的檔案鑒定：工作，以期獲得一些新的啟示。
1．檔案鑒定工作的體制。檔案鑒定工作的體制服從于檔案工作體制，而檔案工作的體制歸根到底是由國家體制決定的，這就決定了我國與其他國家檔案鑒定工作體制之間的本質區別。體制上的區別在檔案鑒定工作中的一個重要體現是關于檔案文件的處置批準權的歸屬問題。我國體制上實行的是條塊結合，各級各類的檔案部門受所在行政主管部門以及相應的檔案專業主管部門的雙重領導，這往往會導致條跟塊所制定的檔案鑒定標準有不一致、不統一的地方，這就為檔案鑒定的開展帶來了困難。條塊結合多頭管理的方式在國外并不多見，以美國為例，美國政府對文件處置批準權限完全集中于國家檔案與文件署，這種單頭領導對保證文件價值評判標準的統一性、全面性起到很好的保障作用。
2.檔案鑒定工作的地位。我國檔案工作開展中遇到種種障礙，一方面固然是由于檔案鑒定工作本身的難度，另一方面也與檔案鑒定工作在整個檔案工作中所處的地位有關，其受重視程度從檔案鑒定工作開展的頻率以及執行機構的設置可窺一斑。
我國檔案鑒定中大量的、基礎的、常規的工作是在基層單位的文書處理部門完成的，大部分檔案的生死存亡主要由非專業的、不熟悉檔案第二價值的文書立卷人員決定，而檔案館批量的檔案鑒定工作由檔案館會同有關部門和專家組成鑒定委員會主持進行，這就是平常所說的“三結合制”。鑒定委員會的組成人員基本上都是臨時抽調的，并不固定，而且牽涉的人員和單位較多，所以，檔案館的鑒定工作并不是經常進行的，更談不上將其作為一項制度寫進檔案館的日常管理中。
與此相反，世界上許多國家為強化檔案鑒定工作，大多設立專門機構，讓最有經驗的一專家去做檔案鑒定工作。美國國家檔案與文件署設立由14人組成的專門鑒定小組，負責制定和修改鑒定標準和鑒定指南，審批文件形成機關報送的文件處置申請表、指導文件中心的鑒定工作。意大利鑒定的審核權由國家檔案總局掌握，總局設立有專門的鑒定委員會，由檔案館有關專家和文件形成機關的代表共同組成。韓國政府記錄保存所(檔案文件局)設立9人的評議室，負責檔案鑒定工作。加拿大甚至成立“公共檔案常設委員會”，由9名政府各部門代表和兩名歷史學家組成，負責“檔案的移交和銷毀”工作。
可見，國外的檔案鑒定工作在整個檔案管理系統中是相當受重視的。專職機構和人員是進行檔案鑒定工作的主體，是使得檔案鑒定工作能經常化、制度化開展的重要保障。
3．檔案鑒定的出發點。我國的檔案鑒定理論中，關于檔案鑒定的出發點用得比較多的提法是優化館藏。優化館藏的含義中很重要的一點是以最少的館藏保存最有價值的檔案。如果實際工作中真正為優化館藏而鑒定，那無疑能極大地推動我國的檔案事業的發展，問題是實際工作中，由于體制、歷史和認識的關系，“館藏”不僅很難得到優化，而且豐富館藏成了多數檔案館追求的目標，這跟檔案鑒定的出發點是背道而馳的。
在國外，其出發點其實跟我國的“優化館藏”是很接近的，那就是講求效益。效益原則有力促進了檔案鑒定工作的外展。我國檔案部門基本上都是行政撥款，甚至是靠館藏爭取撥款和編制，因而效益觀念比較淡薄。隨著機構改革的深入開展以及市場觀念的逐漸滲透，效益原則在檔案部門也逐漸受到重視，也許日后能對檔案鑒定工作的開展有所裨益。
我國檔案工作整體而言并不差，但檔案鑒定環節相對比較薄弱卻是不爭的事實。上文的對比，對反思我國檔案鑒定工作不能很好開展的根源有一定的啟發作用。
一方面，檔案鑒定理論研究相對落后是有其現實原因的。檔案鑒定工作是以檔案這一客觀實體為工作對象的，因而，鑒定理論能發展到哪?步也是受到現實條件限制的。外國的檔案鑒定理論現在發展到“宏觀職能鑒定戰略”，盡管該理論是針對海量文件的出現而提出的，是在電子文件成為辦公的主要形式的條件下才能得到廣泛運用，計算機是協助完成鑒定工作的重要工具。但在我國，生產力發展水平跟英國、加拿大、澳大利亞等發達國家有相當的距離。電子文件的運用還只局限在某些領域，跟傳統的紙質檔案相比，目前還只是一種輔助性的辦公手段。對我們來說，研究如何解決當前的檔案鑒定問題更有其現實意義。因而不一定非要消除這點差距才算進步。就當今國內的條件而言，先進的并不一定是合適的，我們要找準自已的定位，在借鑒中有所創新。
另一方向，導致我國檔案鑒定工作相對落后的原因并不僅僅是檔案鑒定理論、檔案鑒定方法的運用，而是牽涉到檔案鑒定工作的機制問題，而且，要對其進行改革的話，牽涉的絕對不只是檔案鑒定部門那么簡單，檔案工作是一個環環相扣、系統性極強的工作，要真正有效地開展檔案鑒定工作，必然要對整個檔案工作的機制、環節、程序等進行全局的調整與協調。
(牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第9期)
檔案鑒定是檔案工作中的難點，也是檔案管理工作諸環節中最薄弱的。我國檔案鑒定工作開展的情況并不理想。館藏多而不精成為檔案機構普遍面臨的主要問題之一。為了改善這一局面，我國檔案學界一直在努力，有致力于介紹外國的先進理論與方法的，也有著眼于我國目前具體的檔案鑒定工作的改良上的。但理論研究的如火如荼并沒有帶來檔案鑒定實踐的新面貌。因此，本文試圖從另一個角度——國內外檔案鑒定理論與實踐的對比研究來思考我國的檔案鑒定：工作，以期獲得一些新的啟示。
1．檔案鑒定工作的體制。檔案鑒定工作的體制服從于檔案工作體制，而檔案工作的體制歸根到底是由國家體制決定的，這就決定了我國與其他國家檔案鑒定工作體制之間的本質區別。體制上的區別在檔案鑒定工作中的一個重要體現是關于檔案文件的處置批準權的歸屬問題。我國體制上實行的是條塊結合，各級各類的檔案部門受所在行政主管部門以及相應的檔案專業主管部門的雙重領導，這往往會導致條跟塊所制定的檔案鑒定標準有不一致、不統一的地方，這就為檔案鑒定的開展帶來了困難。條塊結合多頭管理的方式在國外并不多見，以美國為例，美國政府對文件處置批準權限完全集中于國家檔案與文件署，這種單頭領導對保證文件價值評判標準的統一性、全面性起到很好的保障作用。
2.檔案鑒定工作的地位。我國檔案工作開展中遇到種種障礙，一方面固然是由于檔案鑒定工作本身的難度，另一方面也與檔案鑒定工作在整個檔案工作中所處的地位有關，其受重視程度從檔案鑒定工作開展的頻率以及執行機構的設置可窺一斑。
我國檔案鑒定中大量的、基礎的、常規的工作是在基層單位的文書處理部門完成的，大部分檔案的生死存亡主要由非專業的、不熟悉檔案第二價值的文書立卷人員決定，而檔案館批量的檔案鑒定工作由檔案館會同有關部門和專家組成鑒定委員會主持進行，這就是平常所說的“三結合制”。鑒定委員會的組成人員基本上都是臨時抽調的，并不固定，而且牽涉的人員和單位較多，所以，檔案館的鑒定工作并不是經常進行的，更談不上將其作為一項制度寫進檔案館的日常管理中。
與此相反，世界上許多國家為強化檔案鑒定工作，大多設立專門機構，讓最有經驗的一專家去做檔案鑒定工作。美國國家檔案與文件署設立由14人組成的專門鑒定小組，負責制定和修改鑒定標準和鑒定指南，審批文件形成機關報送的文件處置申請表、指導文件中心的鑒定工作。意大利鑒定的審核權由國家檔案總局掌握，總局設立有專門的鑒定委員會，由檔案館有關專家和文件形成機關的代表共同組成。韓國政府記錄保存所(檔案文件局)設立9人的評議室，負責檔案鑒定工作。加拿大甚至成立“公共檔案常設委員會”，由9名政府各部門代表和兩名歷史學家組成，負責“檔案的移交和銷毀”工作。
可見，國外的檔案鑒定工作在整個檔案管理系統中是相當受重視的。專職機構和人員是進行檔案鑒定工作的主體，是使得檔案鑒定工作能經常化、制度化開展的重要保障。
3．檔案鑒定的出發點。我國的檔案鑒定理論中，關于檔案鑒定的出發點用得比較多的提法是優化館藏。優化館藏的含義中很重要的一點是以最少的館藏保存最有價值的檔案。如果實際工作中真正為優化館藏而鑒定，那無疑能極大地推動我國的檔案事業的發展，問題是實際工作中，由于體制、歷史和認識的關系，“館藏”不僅很難得到優化，而且豐富館藏成了多數檔案館追求的目標，這跟檔案鑒定的出發點是背道而馳的。
在國外，其出發點其實跟我國的“優化館藏”是很接近的，那就是講求效益。效益原則有力促進了檔案鑒定工作的外展。我國檔案部門基本上都是行政撥款，甚至是靠館藏爭取撥款和編制，因而效益觀念比較淡薄。隨著機構改革的深入開展以及市場觀念的逐漸滲透，效益原則在檔案部門也逐漸受到重視，也許日后能對檔案鑒定工作的開展有所裨益。
我國檔案工作整體而言并不差，但檔案鑒定環節相對比較薄弱卻是不爭的事實。上文的對比，對反思我國檔案鑒定工作不能很好開展的根源有一定的啟發作用。
一方面，檔案鑒定理論研究相對落后是有其現實原因的。檔案鑒定工作是以檔案這一客觀實體為工作對象的，因而，鑒定理論能發展到哪?步也是受到現實條件限制的。外國的檔案鑒定理論現在發展到“宏觀職能鑒定戰略”，盡管該理論是針對海量文件的出現而提出的，是在電子文件成為辦公的主要形式的條件下才能得到廣泛運用，計算機是協助完成鑒定工作的重要工具。但在我國，生產力發展水平跟英國、加拿大、澳大利亞等發達國家有相當的距離。電子文件的運用還只局限在某些領域，跟傳統的紙質檔案相比，目前還只是一種輔助性的辦公手段。對我們來說，研究如何解決當前的檔案鑒定問題更有其現實意義。因而不一定非要消除這點差距才算進步。就當今國內的條件而言，先進的并不一定是合適的，我們要找準自已的定位，在借鑒中有所創新。
另一方向，導致我國檔案鑒定工作相對落后的原因并不僅僅是檔案鑒定理論、檔案鑒定方法的運用，而是牽涉到檔案鑒定工作的機制問題，而且，要對其進行改革的話，牽涉的絕對不只是檔案鑒定部門那么簡單，檔案工作是一個環環相扣、系統性極強的工作，要真正有效地開展檔案鑒定工作，必然要對整個檔案工作的機制、環節、程序等進行全局的調整與協調。
(牛角、倪政華摘自《中國檔案》2003年第9期)
