一、檔案實體分類

根據國家教委下發的《高等學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》（教辦[1993]429號文），高校檔案實體分為以下十大類：

1、黨群類：DQ

2、行政類：XZ

3、教學類：JX

4、科研類：KY

5、產品類：CP

6、基建類：JJ

7、設備類：SB

8、出版類：CB

9、外事類：WS

10、財會類：CK

根據我校的實際情況，實體分類還有以下七類：

1、干部人事檔案類：RS

2、學生檔案類：XS

3、聲像類：SX

4、實物類：SW

5、人物類：RW

6、資料類：ZL

7、死亡類：YG

二、上級來文

歸檔單位：最終收文單位、文件辦理單位。

歸檔范圍：上級有關工作指導萬面的文件和與上海體育學院有關的文件。

上級來文包含：文件處理單、正文、附件。

整理方法：

上級下發需要辦理或上報的文件，學校正式發文上報辦理結果，學校發文在前，上級文件在后；一般性填報類文件，辦理結果附在上級文件后面。

上級有關我校請示的批復發文，上級批復在前，我校請示在后。

三、校內發文

歸檔單位：發文單位。

歸檔范圍：本部門所有的發文。

整理方法：文件排列順序：正文、附件、發文稿、相關簽報、簽報附件。其中正文在落款處蓋章，印章與落款一致。發文稿在簽發處和發文單位加蓋對應印章，簽報在簽報單位和主送單位處加蓋對應印章。

請示類發文：我校對上級的請示發文，如果上級有批復，放在上級批復后面歸檔。如果上級沒有批復，歸入資料類。

四、重大會議（活動）

歸檔單位：承辦單位歸檔、如果是聯合舉辦，主辦單位負責歸檔。

歸檔范圍：

1、會議（活動）議程、講話發言稿、交流材料；

2、會議（活動）的錄音、錄像、照片、播放的PPT（歸入聲像類）；

3、簽名簿、禮品等（歸入實物類）。

整理方法：會議議程、發言稿和交流材料組卷歸檔。

五、各類校級以上的競賽（活動）

歸檔單位：競賽（活動）承辦單位、如果是聯合舉辦，主辦單位負責歸檔。

歸檔范圍：

1、競賽（活動）通知；

2、競賽（活動）過程中形成的各類書面、音像材料；

3、獲獎名單；

4、獲獎成果。

整理方法：獲獎名單、過程中的書面材料和競賽通知需要組卷歸檔，獲獎最終名單放在最上面，過程材料隨后，競賽通知放于最后。

六、校級以上評獎文件

歸檔范圍：評獎通知、上報材料、評獎結果的通知。

整理方法：評獎結果通知放在最上面，上報材料隨后，評獎通知放于最后組卷歸檔。

七、電子文件

歸檔范圍：

1、各類紙質文件的電子版；

2、重大會議（活動）的照片、錄音和錄像；

3、會議多媒體演示系統及內容；

4、展覽或宣傳畫冊的電子版材料；

5、本科生、研究生畢業時采集的電子數碼照片；

6、歷屆畢業生集體合影。

八、實物歸檔

歸檔范圍：

1、獲市級以上的先進集體、先進個人獎狀、證書、獎杯、獎牌、獎旗等；

2、各類活動中饋贈的禮品等；

3、各類字畫。