檔案鑒定：“為誰鑒定”“由誰鑒定”“挑選什么””鑒定什么”“如何鑒定”

——兼與劉東斌先生商榷

摘　要：文章就檔案鑒定“為誰鑒定”、“由誰鑒定”、“挑選什么”、“鑒定什么”、“如何鑒定”五個問題談了作者的思考與認識。

　　關鍵詞：檔案鑒定；鑒定目的；鑒定主體；鑒定客體；鑒定程序；鑒定內容；鑒定方法。

2006年《檔案管理》雜志第2～6期連續刊載了劉東斌先生關于檔案鑒定問題的5篇文章，〔1〕〔2〕〔3〕〔4〕〔5〕系統闡述了其關于檔案鑒定“為誰鑒定”、“由誰鑒定”、“挑選什么”、“鑒定什么”、“如何鑒定”五個問題的觀點。筆者認真研讀了這5篇文章，也就這五個問題談點個人思考與認識，兼與劉東斌先生商榷。

1　思考之一：檔案鑒定是為誰鑒定的

“關于為誰鑒定檔案的問題，歷史上曾產生了若干個答案：統治者、文件形成者、學術研究人員（主要是歷史研究人員）、全社會公民?！薄?〕劉東斌先生認為檔案鑒定主要是為未來的學術研究人員（主要是歷史研究人員）鑒定的。〔7〕固然，從長遠和歷史的角度看，檔案鑒定是“為未來選擇歷史”〔8〕，是為未來的人而鑒定；但檔案鑒定是一項十分復雜的龐大工程，簡單以此作答似乎不太妥當。那么，檔案鑒定究竟是為誰鑒定的呢？對于古代檔案鑒定是為誰鑒定的問題，這里我們暫且不去探討，在此我們重點探討今天的檔案鑒定是為誰鑒定的問題。我們今天的檔案鑒定，有人將其大致分為三個階段：“文件立卷歸檔的鑒定（相當于現在的‘文件歸檔整理的鑒定’）、機關檔案室的鑒定、檔案館的鑒定”，〔9〕那么這三個階段是“為誰鑒定的”呢？

“文件歸檔整理的鑒定”主要是為“文件的形成者”鑒定的，也許其中含有“為未來的學術研究人員鑒定”的成分，但那不是鑒定的初衷，因為鑒定的對象——“文件”畢竟是由“文件形成者”形成的。

“機關檔案室的鑒定”主要是機關檔案室在向檔案館移交檔案時按進館要求對檔案質量進行的鑒定和對已到保管期限的未移交進館的短期或者長期檔案進行的鑒定，在很大程度上也主要是為“文件的形成者”鑒定的，不過可能要兼顧除“文件的形成者”以外的其他“檔案利用者”（這其中可能包括未來的學術研究人員<主要是歷史研究人員>）的利用需求。

“檔案館的鑒定”主要是指檔案館根據館藏動態性原則對館藏檔案進行的定期鑒定，具體又包括三個方面：“（1）圍繞開放檔案進行鑒定；（2）對已到期的短期和長期檔案進行鑒定；（3）對重復檔案文件進行鑒定?！薄?0〕檔案館圍繞開放檔案進行的鑒定即開放檔案鑒定，主要是為“文件形成者”以外的其他社會利用者鑒定的，因為“文件形成者”利用檔案館館藏的其自身形成的檔案一般不受限制，而其他社會利用者一般只能利用已開放的檔案。檔案館對已到期的短期和長期檔案進行的鑒定即期滿檔案鑒定，在很大程度上是 “為未來的學術研究人員（主要是歷史研究人員）鑒定”的，因為期滿檔案鑒定除“把那些內容重要的反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的文件”繼續留存外, 主要是把“對研究個別情況起到憑證作用的文件(如名人及重要領導人的批示、講話、手跡、書信等) 繼續留存”〔11〕，而這些文件無疑是“未來的學術研究人員（主要是歷史研究人員）”喜愛的珍貴史料。檔案館對重復檔案文件進行的鑒定即重復檔案鑒定，是為“檔案館自己”鑒定的。其目的主要是為了優化館藏，減少不必要的重復檔案文件，從而減少檔案館的人力、物力、財力的不必要的浪費。

2　思考之二：檔案鑒定應當由誰鑒定

關于檔案鑒定應當由誰鑒定的問題, 國外曾有兩種最具代表性的觀點,“其一，以希拉里·詹金遜（英國著名檔案學家）為代表, 認為文件形成者是檔案鑒定合適的人選；其二，以T·R·謝倫伯格（美國著名檔案學家）為代表, 認為檔案人員才能勝任鑒定工作”，“我國采取的是檔案人員、業務人員和有關領導三結合的辦法”。 〔12〕劉東斌先生認為應當由文件形成者、檔案人員、檔案利用者三方面人員共同完成檔案鑒定，“由檔案人員根據文件形成者和檔案利用者的鑒定意見, 具體實施檔案鑒定。應當說明的是檔案人員實施檔案鑒定并不是代表文件形成者和檔案利用者, 而是這兩者的代言人, 是具體操作者?！薄?3〕那么，在檔案鑒定三個階段究竟應當由誰鑒定呢？

“文件歸檔整理的鑒定”主要應當由“文件的形成者”（具體主要是指形成文件的有關業務、文書部門及其人員）鑒定，也就是希拉里·詹金遜提出的“文件形成者是檔案鑒定合適的人選”的觀點，因為“文件是行政管理無意識的副產品, 是行政活動和事務處理的原始證據, 它不能被后來的加工者人為干預?！薄?4〕鑒定是文件形成者的職責，文件形成者作為檔案利用者為滿足自己“管理和法律需要”, 對挑選檔案顯然應當有話語權。至于檔案人員在這一階段鑒定中扮演的最多只是“在一定程度上干預”而已的角色或者“文件形成者”的“代言人和具體操作者的角色”，這和劉東斌先生的觀點有點不謀而合。

“機關檔案室的鑒定”主要是機關檔案室工作人員（即機關檔案人員）承擔的，當然在鑒定過程中機關檔案人員要征求“文件的形成者”（具體主要是指形成文件的有關業務、文書部門及其人員）和檔案館檔案人員的意見。

“檔案館的鑒定”主要是檔案館檔案人員承擔的，當然在鑒定過程中要征求有關方面及其人員的意見。具體來說，開放檔案鑒定，要征求“文件形成者”及其機關檔案人員的意見，以避免開放不宜開放的檔案；期滿檔案鑒定，除征求“文件形成者”及其機關檔案人員鑒的意見外，還要征求有關學術研究人員（主要是歷史研究人員）的意見，以免銷毀文件形成者和檔案人員認為已無保存價值但對學術研究人員（主要是歷史研究人員）仍有利用價值的“期滿檔案”；重復檔案鑒定，也要適當征求有關方面及其人員的意見，適當留存一定數量的必要的重復檔案文件。

3　思考之三：檔案鑒定應當挑選什么

關于檔案鑒定應當挑選什么問題，劉東斌先生認為檔案鑒定應當挑選反映“人類生活的方方面面”的“社會記憶”。這一觀點從檔案鑒定的總體上講無疑是最理想的，但從理論上講根本不存在這樣的檔案鑒定標準。對此劉東斌先生提出了一個折中的方案:對于近期保存的檔案, 挑選的標準以文件形成者的需求為主；對于中長期保存的檔案, 挑選的標準以普通公眾的利用需求為主；對于遠期永久保存的檔案的挑選標準, 以未來的學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求為主?！?5〕筆者認為這一方案在實踐中操作起來是很難的，尤其是以未來的學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求為主挑選遠期永久保存的檔案更是難上加難。對此劉東斌先生又提出了一個折中的方案:即一方面綜合現有檔案鑒定標準之長來挑選檔案；另一方面是挑選某一典型地區、單位、個人和某一方面形成的所有的檔案文件全部“完整”地保存下來, 以滿足未來利用者的利用需求。〔16〕這種設想方案的確是極好的設想方案，但恐怕具體實行起來有很大的難度。

關于如何挑選檔案問題，劉東斌先生認為“挑選檔案: 一是要按照文件形成者的利用需求挑選；二是按照普通公眾利用需求挑選；三是按照當代學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求挑選；四是按照未來學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求挑選?！薄?7〕對于劉東斌先生的挑選檔案的四個方面的設想筆者沒有多大異議，但在檔案鑒定三個階段如何具體實施這些設想呢？

“文件歸檔整理的鑒定”階段主要是按照文件形成者的利用需求挑選檔案的，主要挑選的是能滿足文件形成者的管理和法律需要的關于組織、職能、政策、決定、程序、規章和各種活動等方面的檔案文件，以及內部管理的人事、財務、采購、財產支配等方面的檔案文件，因為這一階段的鑒定主要是為文件形成者鑒定的，并且主要由文件形成者鑒定。當然，我們可以要求這一階段挑選檔案時還應兼顧普通公眾和學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求，至于效果如何就不好說了。

“機關檔案室的鑒定”階段不僅要按照文件形成者的利用需求挑選檔案移交檔案館，還要考慮挑選能兼顧普通公眾和學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求的檔案移交檔案館，從而使檔案館擁有更多的能滿足普通公眾和學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求的檔案。這就要求這一階段挑選檔案時要把“那些對文件形成者作用不大或沒有作用的,卻對普通公眾和學術研究人員有很大的作用”的檔案挑選出來繼續留存或者移交檔案館保存。

“檔案館的鑒定”階段“如何挑選檔案”應當具體情況具體分析。具體來說，開放檔案鑒定“挑選檔案”時，應當主要考慮普通公眾和學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求，一方面要挑選那些與普通公眾息息相關的反映普通公眾的身份、資歷、學歷、獎懲、權屬、婚姻、公證等各個方面以及有關家庭、家世、家族等方面的檔案, 以滿足普通公眾對檔案的法律需求、休閑需求和文化需求；另一方面要挑選學術研究人員(主要是歷史研究人員)感興趣的社會各行各業的各種類型的檔案、能反映他們喜怒哀樂和衣食住行等方面的檔案、反映歷史細節記錄（諸如反映某個人、家庭、家族、事件、單位的詳細記錄等）的內容的檔案以及反映地方特色內容（主要包括自然或地理、歷史、經濟、文化、民俗、事件和人物特色等諸方面的內容）的檔案；期滿檔案鑒定“挑選檔案”時，要重點考慮學術研究人員(主要是歷史研究人員)的利用需求，把那些對文件形成者和普通公眾已無保存價值而對學術研究人員（主要是歷史研究人員）仍有利用價值的“期滿檔案文件”挑選出來繼續留存；重復檔案鑒定“挑選檔案”時，也要注意考慮有關方面及其人員的利用需求，適當留存一定數量的必要的重復檔案文件。

4　思考之四：檔案鑒定應當鑒定什么

關于檔案鑒定應當鑒定什么問題，劉東斌先生認為“檔案鑒定的主要內容是對檔案價值的鑒定，價值鑒定是檔案鑒定的核心?！薄?8〕那么檔案價值具體又是指什么呢？《檔案學詞典》解釋為：“一般指檔案對于人們和社會的意義與作用”，〔19〕這種解釋不太好理解，在具體的檔案鑒定過程中也不太好掌握。美國著名檔案學家T·R·謝倫伯格認為：“成為公共檔案的文件有兩種類型的價值：對于原機構的原始價值，對于其他機構和非政府使用者的從屬價值”。 〔20〕這樣就相對容易理解和掌握了?！霸純r值”，亦譯‘第一價值’，即檔案對于檔案形成者所具有的利用價值；“從屬價值”，“亦譯‘第二價值’，即檔案對于檔案形成者以外的組織或個人所具有的利用價值。〔21〕那么，在檔案鑒定三個階段分別應當鑒定什么呢？進一步講，每個階段應當重點鑒定檔案的“原始價值”（即第一價值）還是“從屬價值”（即第二價值）呢？

“文件歸檔整理的鑒定”主要是鑒定檔案的“原始價值”（即第一價值），就是“檔案對于檔案形成者所具有的利用價值”，因為這一階段的鑒定主要是為文件形成者鑒定的，并且主要由文件形成者鑒定。另外，這一階段的鑒定在很大程度上還承擔有“完整性鑒定”的任務，即鑒定“歸檔文件檔案是否齊全。那些記錄和反映各職能部門工作活動的文件材料是否齊全”?！?2〕

“機關檔案室的鑒定”，不僅要鑒定檔案的“原始價值”（即第一價值），更要鑒定檔案的“從屬價值”（即第二價值），還要承擔“完整性鑒定”的任務。這就要求這一階段鑒定檔案價值時要特別關注那些雖然“原始價值”（即第一價值）不大但是“從屬價值”（即第二價值）卻很大的檔案，尤其是機關檔案室對保管期滿的室藏短期（或長期）檔案進行鑒定銷毀時一定要把那些雖然“原始價值”（即第一價值）不大但是“從屬價值”（即第二價值）卻很大的檔案繼續留存下來或者移交檔案館保存。

“檔案館的鑒定” 應當具體情況具體分析。具體來說，開放檔案鑒定，應當主要鑒定檔案的“從屬價值”（即第二價值），就是“檔案對于檔案形成者以外的組織或個人所具有的利用價值”，以方便更多的檔案形成者以外的組織或個人利用已開放的檔案；期滿檔案鑒定，更要重點考慮“檔案對于檔案形成者以外的組織或個人所具有的利用價值”，一定要把那些雖然“對于檔案形成者已無利用價值”但是“對于檔案形成者以外的組織或個人仍有利用價值”的“期滿檔案”繼續留存下來；重復檔案鑒定，應同時兼顧檔案的“原始價值”（即第一價值）和“從屬價值”（即第二價值），適當留存一定數量的必要的重復檔案文件。

5　思考之五：檔案鑒定應當如何鑒定

關于檔案鑒定應當如何鑒定問題，其實就是如何組織檔案鑒定人員采取何種方法為檔案利用者從大量的檔案中挑選最有保存價值的檔案。劉東斌先生認為：“應當從中央到縣都相應地建立檔案鑒定委員會來組織實施檔案鑒定工作，實行統一領導、分級管理的原則，當然，國家檔案鑒定委員會應對全國的檔案鑒定工作實施統籌規劃、組織協調和指導。檔案鑒定委員會的組成由檔案行政管理部門的主管領導、業務骨干，檔案館的主管領導、檔案鑒定人員，檔案專家學者，檔案文件形成者單位的檔案人員。”〔23〕筆者認為，不管成立什么鑒定組織，真正做檔案鑒定工作的還是業務人員和檔案人員。具體來說，文件歸檔整理的鑒定中真正做鑒定工作的是機關文書和業務人員；機關檔案室的鑒定中真正做鑒定工作的是機關檔案室檔案人員；檔案館的鑒定中真正做鑒定工作的是檔案館檔案鑒定人員。那么，在檔案鑒定三個階段分別“應當如何鑒定”呢？

“文件歸檔整理的鑒定”應重點做好兩件事：其一是嚴格按歸檔制度辦事，保證檔案文件材料的齊全完整。這就要求機關的文書、業務部門把機關工作活動中形成的具有保存價值的文件材料, 按歸檔要求進行歸檔整理, 定期向機關檔案室歸檔；同時歸檔時必須明確歸檔范圍, 嚴格執行劃定的歸檔范圍, 既要保證文件材料的齊全完整, 又要防止“有文必檔”, 避免使文件材料過于龐雜。其二是嚴格執行機關檔案保管期限表, 準確劃分保管期限。機關的文書、業務和檔案部門應根據全國通用的標準檔案保管期限表, 并結合機關實際, 共同制訂適合自身具體情況的機關檔案保管期限表，根據此表確定每一份文件的保管期限。

“機關檔案室的鑒定”應重點做好兩件事：其一是嚴格把好檔案進館前的鑒定關，確保進館檔案質量。具體來說，應該嚴格把好五關：一是嚴把文件材料關，確保文件材料的齊全完整，同時剔除那些無查考利用價值的文件材料；二是嚴把抄目編號關，對于諸如未抄文號、漏抄作者、漏抄文件、編號不一、空白頁編號等等應予糾正和整理，能改的就改，不能改的就重抄，努力使抄目編號規范化；三是嚴把文件裝訂關，對于諸如金屬物未去除等等, 該重新裝訂的就重新裝訂；四是嚴把保管期限關，根據機關檔案保管期限表審查機關的文書、業務部門在文件歸檔整理過程中對每一份文件確定的保管期限是否準確，盡量確保保管期限劃分正確無誤；五是嚴把編研材料關，保證立檔單位檔案全宗的機關沿革、全宗介紹、全宗指南、鑒定材料等編研材料的齊全完整, 努力使進館檔案的檢索體系趨于完備, 便于保管和查找利用。其二是對保管期滿的室藏短期（或長期）檔案進行鑒定銷毀。鑒定銷毀時一定要把那些雖然“對于檔案形成者已無利用價值”但是“對于檔案形成者以外的組織或個人仍有利用價值”的“期滿檔案”繼續留存下來或者移交檔案館保存；同時銷毀期滿檔案前一定要經機關領導人審核批準并編制檔案銷毀清冊。

“檔案館的鑒定”應當具體情況具體分析。具體來說，開放檔案的鑒定，應遵照《檔案法》關于開放檔案的有關規定，正確處理開放與保密的關系，具體地分析開放檔案的價值，準確地鑒定哪些檔案可以開放，哪些檔案應控制使用，力爭做到既最大限度地開放檔案，又不致泄露黨和國家的機密；同時在鑒定中如果發現某些檔案價值鑒定(即原保管期限)明顯錯誤，應予以及時調整或糾正。期滿檔案的鑒定，應給合文件產生的歷史背景，運用歷史唯物主義的觀點，進行全面具體地鑒定，把其中確無查考利用價值的文件剔除，把那些內容重要的反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的文件，以及對研究個別情況起到憑證作用的文件(如名人及重要領導人的批示、講話、手跡、書信等)繼續留存，并重新給予相應的保管期限。重復檔案的鑒定，應結合各館實際，剔除其中的一部分重復檔案進行銷毀，但須在卷內目錄或備考表上注明，以便利用時能在相關案卷中找到同份(當然并非原份，只是內容一樣)檔案。

　　參考文獻：

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