中國人民大學檔案學院 陳兆? 黃坤坊
（一）外國檔案鑒定工作的組織和管理形式因國而異。目前，雖然各國的檔案部門大都掌握了檔案鑒定銷毀的決定權，但是在如何具體行使這種權利方面仍然有明顯的差別。
俄羅斯聯邦對檔案工作實行統一管理制，其特點是在聯邦檔案管理總局設有中央評審委員會，該委員會既是全國檔案鑒定工作的業務指導中心，又是鑒定理論的科研中心。在各個政府機關和各個基層國家檔案館內設有鑒定委員會，負責文件的評審，在各個檔案事業管理機關和各個高層國家檔案館內則設有評審委員會，負責文件的復審，這樣就在全國范圍內組成了一個十分完整的檔案鑒定機構網。中央評審委員會負責審查和批準全國通行的鑒定手冊、應向國家檔案館移交檔案文件的機關清冊、檔案保管期限表等。
法國實行派駐代表制，即由法國國家檔案館把自己的一些檔案人員派到政府各部去，幫助政府各部鑒定并按規定向設在楓丹白露的當代檔案中心移送檔案文件。
美國實行直接實施制，即由美國國家檔案館直接承擔美國聯邦政府機關的文件鑒定工作。這種制度的優點在于可以聘用有資格的專業人員從事鑒定活動。
英國實行委派制，即由政府機關按規定期限對自己產生的文件進行審查，名為初審，在案卷辦理完畢后5年內進行，英國公共檔案館只派出一些檢查員加以監督。復審在案卷辦理完畢后25年由機關和公共檔案館共同進行。復審后，文件或移交公共檔案館保存，或銷毀。如果機關樂意，也可以不向公共檔案館移交而繼續留在機關內。這種制度的優點在于檔案部門不必承擔鑒定工作的行政負擔，因而可以大大節約資金；其缺點在于檢查員人數有限，鑒定工作很難達到一致，特別是第一階段完全交由政府機關負責，政府機關有可能向檔案部門隱瞞真實情況，不受監督地銷毀應予保存的檔案文件。
(二)無論是在前蘇聯，或者在美國，人們都把文件保管期限表看作是鑒定工作必不可少的工具。前蘇聯的檔案工作者認為，文件保管期限表可以保證文件完好無損，便于挑選進館文件，使復雜的鑒定程序條理化和制度化，從而大大簡化鑒定工作。美國的檔案工作者則認為，文件處置期限表可以決定文件保管在何處，保管多長時間以及保管期屆滿時如何處置，從而可在文件的整個生命周期內對文件起一種監控作用。
前蘇聯的文件保管期限表主要有兩種：一種叫做標準文件保管期限表；另一種叫做主管機關文件保管期限表，是為本部門形成的專門文件編制的。
美國的文件處置期限表也有兩種類型：一種叫做機關專用文件處置期限表，另一種叫做通用文件處置期限表。包括在通用文件處置期限表內的文件通常占一個機構所產生全部文件的大約三分之一。
美國的文件處置期限表通常由行政單位的行政官員擬定，大多要送交檔案當局審查，由檔案當局寫出所作的決定，最后由一個文件審查委員會批準，從而成為一個法律文件。由于它提供了銷毀文件或把文件移交檔案館的權利，常被稱為文件處置許可證。有些文件處置期限表只賦予一次性的處置權，但是大多數文件處置期限表是持續生效的。文件處置期限表一般地說每10年修訂一次或者重新授權。
在美國，一個文件系列在產生之后通常都會包括在文件處置期限表內，并受到檔案監控。不過，檔案工作者仍然需要進行工作，因為一方面文件處置期限表不會自動生效，另一方面，有許多機構往往不把高級決策文件及其執行指示放進處置期限表。檔案工作者必須行使監督權，想方設法實現文件處置期限表上的規定，并通過談判使那些有檔案價值但未包括在文件處置期限表內的文件也列入該表內。
美國文件處置期限表的最大特點是規定得非常詳細、具體。
(三)每一個檔案館都希望以最低限度的館藏量最大限度地包容最重要的信息。為此，就不能不重視優化館藏的問題。在文件產量勢如潮涌的今天，優化館藏的問題更加顯得十分突出和急迫。
據第七屆國際檔案大會的資料，英國公共檔案館保管的檔案文件只占英國政府機關所產生文件數量的1％，美國則為1～4％。由此不難看出，這兩個國家都十分重視優化檔案館館藏的問題。
優化館藏的途徑主要有兩種：一種是限制和減少向檔案館移交文件的機關；另一種是限制和減少向檔案館移交的檔案文件(包括選樣保留等)。初看起來，前蘇聯等國似乎樂于采用前一種辦法，而美國等國似乎樂于采用后一種辦法。但是，仔細加以考察就會發現，無論是在前蘇聯還是在美國等國，兩種辦法都是同時采用的。前蘇聯把國家機關分為兩類：一類是向國家檔案館移交檔案文件的機關，另一類是不向國家檔案館移交檔案文件的機關。前西德等國也把政府機關分為兩類：一類是決策機關，另一類是執行機關。無論是在前蘇聯還是在美國等國，都采用選樣法來減少進館檔案的數量。
美國檔案學家G?哈姆認為，對檔案工作者來說選樣法并不是什么新的發現，因為鑒定本身就是一種選樣過程，只不過這種選樣是定性的，而我們現在所說的選樣法主要是定量的。選樣法可以大大減少檔案館潛在的文件接收量。因此，選樣法不是是否利用的問題，而是如何利用的問題。
外國的選樣法可以分為兩大類：一類是統計選樣，它建立在數學的基礎上，所抽選的樣品能夠確切代表全部文件；另一類是按目的選樣，又叫檔案選樣，它的設計是為了對整個文件匯集提供一種特殊的看法，為了保存具有特殊歷史意義的個別化信息，或者為了充實檔案工作者的其他一些主題目標。這樣的樣品有的可以建立在統計的基礎上，有的則不可以建立在統計的基礎上。
統計選樣法也叫數學選樣法，是為了既減少文件匯集的數量又保持文件匯集一系列主要特點而設計的。這種選樣法最適用于大量的同種的文件。采用這種選樣法時，應當確定樣品所占的百分比。統計選樣法又分為兩種：一種叫做隨機選樣，另一種叫做系統選樣。
隨機選樣法適用于每個文件單元都沒有什么不同于其他文件單元的情況，就是說每一個文件單元都有被抽出來代表文件整體的機會，而且也有資格代表文件整本。采用隨機選樣法的文件單元，一般地說都有非隨機的預先排定的順序，例如住址和收入水平等的非隨機順序，即每個住址和收入水平都有一個預先排定的獨一無二的編號。選樣時，要使用隨機編號表，所選樣品也必須達到一定數量。
系統選樣法是按照某種規則抽取樣品的方法。例如，對于測繪文件可采集測繪樣品，即從每個測繪點采集一份文件作為樣品；對于按字母編碼的文件可采用字順標準，即凡帶有某一個字母的文件均挑選出來作為樣品；對于編有號碼的文件可采用編號挑選法，即凡帶有某一個編號的文件全都挑選出來作為樣品；對于按年次保存的文件可采用年度挑選法，即凡尾數為某一個數的那一年的文件都是樣品。系統選樣法也像隨機選樣法一樣，必須保證每個文件單元都與其他文件單元一樣有被挑選出來作為樣品的均等機會。
按目的選樣是另一類選樣方法。在許多情況下，統計的可靠性是不必要的，而以只記載某種活動的文件代表文件整體是更可取的。這就要求鑒定者按照所要達到的目的挑選樣品，也就是說挑選的目的取決于鑒定者的判斷，而不取決于某種數學公式。這是一種傳統的選樣方法，其原則在于只保存那些與某一特定主題有關的文件，例如，只挑選與某一次暴亂有關的文件或者與某一個特定人物有關的文件。
除了統計選樣和按目的選樣以外，挑選典型例證材料或者挑選例外材料加以保留，也都屬于選樣活動。據報道，美國國家檔案館就保存有大約4000卷例外案卷。①
①F．Gerald Ham： Selecting andAppraising???Archives andManuscripts． Chicago，1993，P.77～78．
（郭紅解、倪政華摘自《檔案學》2004年第3期）
（一）外國檔案鑒定工作的組織和管理形式因國而異。目前，雖然各國的檔案部門大都掌握了檔案鑒定銷毀的決定權，但是在如何具體行使這種權利方面仍然有明顯的差別。
俄羅斯聯邦對檔案工作實行統一管理制，其特點是在聯邦檔案管理總局設有中央評審委員會，該委員會既是全國檔案鑒定工作的業務指導中心，又是鑒定理論的科研中心。在各個政府機關和各個基層國家檔案館內設有鑒定委員會，負責文件的評審，在各個檔案事業管理機關和各個高層國家檔案館內則設有評審委員會，負責文件的復審，這樣就在全國范圍內組成了一個十分完整的檔案鑒定機構網。中央評審委員會負責審查和批準全國通行的鑒定手冊、應向國家檔案館移交檔案文件的機關清冊、檔案保管期限表等。
法國實行派駐代表制，即由法國國家檔案館把自己的一些檔案人員派到政府各部去，幫助政府各部鑒定并按規定向設在楓丹白露的當代檔案中心移送檔案文件。
美國實行直接實施制，即由美國國家檔案館直接承擔美國聯邦政府機關的文件鑒定工作。這種制度的優點在于可以聘用有資格的專業人員從事鑒定活動。
英國實行委派制，即由政府機關按規定期限對自己產生的文件進行審查，名為初審，在案卷辦理完畢后5年內進行，英國公共檔案館只派出一些檢查員加以監督。復審在案卷辦理完畢后25年由機關和公共檔案館共同進行。復審后，文件或移交公共檔案館保存，或銷毀。如果機關樂意，也可以不向公共檔案館移交而繼續留在機關內。這種制度的優點在于檔案部門不必承擔鑒定工作的行政負擔，因而可以大大節約資金；其缺點在于檢查員人數有限，鑒定工作很難達到一致，特別是第一階段完全交由政府機關負責，政府機關有可能向檔案部門隱瞞真實情況，不受監督地銷毀應予保存的檔案文件。
(二)無論是在前蘇聯，或者在美國，人們都把文件保管期限表看作是鑒定工作必不可少的工具。前蘇聯的檔案工作者認為，文件保管期限表可以保證文件完好無損，便于挑選進館文件，使復雜的鑒定程序條理化和制度化，從而大大簡化鑒定工作。美國的檔案工作者則認為，文件處置期限表可以決定文件保管在何處，保管多長時間以及保管期屆滿時如何處置，從而可在文件的整個生命周期內對文件起一種監控作用。
前蘇聯的文件保管期限表主要有兩種：一種叫做標準文件保管期限表；另一種叫做主管機關文件保管期限表，是為本部門形成的專門文件編制的。
美國的文件處置期限表也有兩種類型：一種叫做機關專用文件處置期限表，另一種叫做通用文件處置期限表。包括在通用文件處置期限表內的文件通常占一個機構所產生全部文件的大約三分之一。
美國的文件處置期限表通常由行政單位的行政官員擬定，大多要送交檔案當局審查，由檔案當局寫出所作的決定，最后由一個文件審查委員會批準，從而成為一個法律文件。由于它提供了銷毀文件或把文件移交檔案館的權利，常被稱為文件處置許可證。有些文件處置期限表只賦予一次性的處置權，但是大多數文件處置期限表是持續生效的。文件處置期限表一般地說每10年修訂一次或者重新授權。
在美國，一個文件系列在產生之后通常都會包括在文件處置期限表內，并受到檔案監控。不過，檔案工作者仍然需要進行工作，因為一方面文件處置期限表不會自動生效，另一方面，有許多機構往往不把高級決策文件及其執行指示放進處置期限表。檔案工作者必須行使監督權，想方設法實現文件處置期限表上的規定，并通過談判使那些有檔案價值但未包括在文件處置期限表內的文件也列入該表內。
美國文件處置期限表的最大特點是規定得非常詳細、具體。
(三)每一個檔案館都希望以最低限度的館藏量最大限度地包容最重要的信息。為此，就不能不重視優化館藏的問題。在文件產量勢如潮涌的今天，優化館藏的問題更加顯得十分突出和急迫。
據第七屆國際檔案大會的資料，英國公共檔案館保管的檔案文件只占英國政府機關所產生文件數量的1％，美國則為1～4％。由此不難看出，這兩個國家都十分重視優化檔案館館藏的問題。
優化館藏的途徑主要有兩種：一種是限制和減少向檔案館移交文件的機關；另一種是限制和減少向檔案館移交的檔案文件(包括選樣保留等)。初看起來，前蘇聯等國似乎樂于采用前一種辦法，而美國等國似乎樂于采用后一種辦法。但是，仔細加以考察就會發現，無論是在前蘇聯還是在美國等國，兩種辦法都是同時采用的。前蘇聯把國家機關分為兩類：一類是向國家檔案館移交檔案文件的機關，另一類是不向國家檔案館移交檔案文件的機關。前西德等國也把政府機關分為兩類：一類是決策機關，另一類是執行機關。無論是在前蘇聯還是在美國等國，都采用選樣法來減少進館檔案的數量。
美國檔案學家G?哈姆認為，對檔案工作者來說選樣法并不是什么新的發現，因為鑒定本身就是一種選樣過程，只不過這種選樣是定性的，而我們現在所說的選樣法主要是定量的。選樣法可以大大減少檔案館潛在的文件接收量。因此，選樣法不是是否利用的問題，而是如何利用的問題。
外國的選樣法可以分為兩大類：一類是統計選樣，它建立在數學的基礎上，所抽選的樣品能夠確切代表全部文件；另一類是按目的選樣，又叫檔案選樣，它的設計是為了對整個文件匯集提供一種特殊的看法，為了保存具有特殊歷史意義的個別化信息，或者為了充實檔案工作者的其他一些主題目標。這樣的樣品有的可以建立在統計的基礎上，有的則不可以建立在統計的基礎上。
統計選樣法也叫數學選樣法，是為了既減少文件匯集的數量又保持文件匯集一系列主要特點而設計的。這種選樣法最適用于大量的同種的文件。采用這種選樣法時，應當確定樣品所占的百分比。統計選樣法又分為兩種：一種叫做隨機選樣，另一種叫做系統選樣。
隨機選樣法適用于每個文件單元都沒有什么不同于其他文件單元的情況，就是說每一個文件單元都有被抽出來代表文件整體的機會，而且也有資格代表文件整本。采用隨機選樣法的文件單元，一般地說都有非隨機的預先排定的順序，例如住址和收入水平等的非隨機順序，即每個住址和收入水平都有一個預先排定的獨一無二的編號。選樣時，要使用隨機編號表，所選樣品也必須達到一定數量。
系統選樣法是按照某種規則抽取樣品的方法。例如，對于測繪文件可采集測繪樣品，即從每個測繪點采集一份文件作為樣品；對于按字母編碼的文件可采用字順標準，即凡帶有某一個字母的文件均挑選出來作為樣品；對于編有號碼的文件可采用編號挑選法，即凡帶有某一個編號的文件全都挑選出來作為樣品；對于按年次保存的文件可采用年度挑選法，即凡尾數為某一個數的那一年的文件都是樣品。系統選樣法也像隨機選樣法一樣，必須保證每個文件單元都與其他文件單元一樣有被挑選出來作為樣品的均等機會。
按目的選樣是另一類選樣方法。在許多情況下，統計的可靠性是不必要的，而以只記載某種活動的文件代表文件整體是更可取的。這就要求鑒定者按照所要達到的目的挑選樣品，也就是說挑選的目的取決于鑒定者的判斷，而不取決于某種數學公式。這是一種傳統的選樣方法，其原則在于只保存那些與某一特定主題有關的文件，例如，只挑選與某一次暴亂有關的文件或者與某一個特定人物有關的文件。
除了統計選樣和按目的選樣以外，挑選典型例證材料或者挑選例外材料加以保留，也都屬于選樣活動。據報道，美國國家檔案館就保存有大約4000卷例外案卷。①
①F．Gerald Ham： Selecting andAppraising???Archives andManuscripts． Chicago，1993，P.77～78．
（郭紅解、倪政華摘自《檔案學》2004年第3期）
