過去，檔案立卷方法是以案卷作為基本保管單位，將零散的文件材料根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值分類組成案卷。案卷組合工作通常包括：文件材料分類、排列、編號，卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表的編制、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷封面項目的填寫，案卷目錄的編制。這在當時很有必要，確實促進了基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。然而這種方法繁瑣復雜，耗費大量的人工和時間，而且主觀隨意性較大，案卷質(zhì)量很難把握，也容易引發(fā)了檔案館與檔案室、檔案館與業(yè)務(wù)指導人員之間在進館檔案案卷質(zhì)量上的矛盾。同時，由于認識上的分歧，加之人們普遍重視立卷質(zhì)量和案卷整理，檔案館往往要對接收進館的檔案重新整理，使檔案館的工作重心偏向整理這一環(huán)節(jié)。

隨著改革開放的深入，檔案館工作的外部環(huán)境發(fā)生了很大變化。簡化檔案整理方法和程序，通過檔案開放、檔案編研等形式強化檔案的利用，是目前國際上較為先進的檔案管理模式。從我省情況看，檔案館工作已由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，其社會化和現(xiàn)代化趨勢不可逆轉(zhuǎn)。為此，有必要轉(zhuǎn)變思想觀念，調(diào)整工作思路。結(jié)合我省檔案館工作的實際，在對檔案館各個工作環(huán)節(jié)思考、定位的基礎(chǔ)上，建議按照“細化收集、簡化整理、深化檢索、強化服務(wù)”的思路開展工作。

“細化收集”，就是要突破傳統(tǒng)檔案接收范圍的局限，用全新的眼光發(fā)現(xiàn)檔案，用有效的方法積累檔案，拓展檔案進館單位的范圍，擴大檔案進館門類，把全面建設(shè)小康社會進程中產(chǎn)生的各種新型載體檔案和同人民群眾利益密切相關(guān)的檔案納入接收、征集范圍，努力構(gòu)造一個門類齊全、內(nèi)容豐富、載體多樣、地方特色濃郁的檔案資源體系。

“簡化整理”，就是檔案館適當弱化整理步驟，簡化整理方法。對檔案館館藏的和接收進館的檔案，只要符合“三個不亂”，即“全宗不亂、年代不亂、保管期限不亂”的原則，做到分類科學、有規(guī)可循、有目可查，可不重新整理。特別是檔案館館藏的檔案，只要符合三個不亂，不要隨便拆卷整理。要清楚，最好的整理方法都有一定的局限性，不可能解決利用查找中的所有問題。利用查找中的問題要通過“深化檢索”來解決。

“深化檢索”，就是檔案館適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要，建立健全檔案檢索體系。在新時期，應(yīng)重點研究現(xiàn)代信息檢索技術(shù)在檔案檢索中的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案信息檢索的可視化、智能化；不再局限于檔案目錄信息的檢索和提供利用，應(yīng)探索基于檔案原文的全文檢索和內(nèi)容檢索，逐步建立一套傳統(tǒng)檔案檢索工具與現(xiàn)代檔案檢索系統(tǒng)有機結(jié)合的檔案檢索體系。　

“強化服務(wù)”，就是檔案館要改進方法，改善態(tài)度，積極主動地做好檔案的利用服務(wù)工作。在做好正常接待利用工作的基礎(chǔ)上，依法做好開放檔案的工作，加緊開放依法可以隨時向社會開放的經(jīng)濟、科技、文化等類檔案，向社會公布開放檔案的內(nèi)容和利用方式，開辟開放閱覽室，簡化利用開放檔案的手續(xù)。選擇影響大、前瞻性強的課題進行檔案史料研究，公布檔案，編輯出版檔案史料，提高編研工作的質(zhì)量和層次，努力探索利用網(wǎng)絡(luò)進行檔案編研的新路。圍繞中心工作、重大活動，舉辦檔案展覽、陳列、講座，制作影視音像制品，舉辦各類報告會，發(fā)揮檔案館愛國主義教育基地的作用。在做好檔案信息資源的開發(fā)利用的同時，做好已公開現(xiàn)行文件利用工作。

把思想統(tǒng)一到“細化收集、簡化整理、深化檢索、強化服務(wù)”的認識上來，不但有利于推動檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的開展，也有利于檔案信息資源建設(shè)和開發(fā)利用；更有利于構(gòu)建檔案館、室和業(yè)務(wù)指導部門三者之間的和諧關(guān)系。