機關文件材料歸檔范圍

  文件材料歸檔前的兩項核心工作

  ○檔案綜合管理分類方案

  ○文件材料歸檔范圍和保管期限表

  認識不歸檔的文件材料

  1.上級普發性、不需辦理的文件材。（任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等）

  2.未定稿文件。（一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿等 ）

  3.重份文件及機關內部往來文件。（無查考利用價值的事務性、臨時性文件，無特殊保存價值的信封，機關內部互相抄送的文件材料等）

  4.同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料。

  5.下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

   認準應歸檔的文件材料(把握“七大類”文件材料的收集工作)

   1.紅頭文件:規定、條例、辦法、決定、指示、通知、報告、函、批復、批轉文件等； 

   2.白頭文件:如會議文件、經驗介紹、調查報告、某些通知等；

   3.公布性文件:如公告、通告、布告等;

   4.內部使用文件:會議記錄、規章制度、計劃、總結、登記表、統計表等;

   5.記載性文件:大事記、工作日志、組織沿革等；

   6.契約性文件:協議、合同、意向書等；

   7.證明性文件:如介紹信存根、組織關系存根。

   應歸檔文件的形成方式

  1.本單位向上級的請示、報告;

  2.向下級的指示、決定、批復、通知;

  3.向同級單位發出的通知、公函等;

  4.不經收發文登記（未經辦公OA系統流轉）的文件材料：如各類會議文件、記錄，各項工作計劃、總結、報表、調查材料；本單位人事任免、提升、晉級、考核、勞資、 人員名冊、獎懲等文件材料及各類專項活動所產生的應歸檔文件材料，如：精準扶貧、創文等。

   應歸檔文件的來源渠道

  1.本單位形成的文件材料

 (1)本單位召開各種會議形成的文件材料。如：黨委（組）會、局長辦公會議的記錄、紀要、決議等。

 (2)本單位發出的各種文件及其定稿。

 (3)本單位向上級的請示及上級的批復；下級向本單位的請示和本單位的批復。    

 (4)本單位及各職能部門的工作計劃、總結、報告、統計報表及其分析材料。

 (5)本單位各職能部門在管理等各項業務活動中形成的文件材料。

 (6)本單位機構成立、合并、撤銷等文件材料。

 (7)本單位的歷史年鑒、史冊、大事記。  

 (8)本單位制定的各項規章制度。

 (9)本單位領導離任的審計材料。

 (10)本單位人事、勞資、人員名冊等文件材料。

 (11)本單位出版的各種刊物的正本及其原稿。

 (12)本單位簽定的各種合同、協議。

 (13)本單位各種糾紛、案件的文件材料。

 (14)本單位獎懲的文件材料。

  單位年度計劃總結、領導班子會議記錄紀要、大事記、組織沿革、機構變動、人員編制、干部任免、職工名冊、各種年度統計報表、黨支部會議記錄、黨員名冊等歸檔并永久保存。

   上級單位的來文

  （1）上級單位的指示、批復等文件。

  （2）上級單位召開會議，本單位需要貫徹執行的文件材料。

  （3）上級單位印發的與本單位業務有密切聯系的規定等文件。

  （4）上級單位轉發本單位的文件。

   下級單位的來文

  （1）年度和長遠的工作總結。

  （2）重要的專題報告。

  （3）重大案件、事故的調查材料。

  （4）年度和綜合性的統計報表。

    同級和非隸屬單位的來文

   （1）與本單位業務有關、有查考價值的規定性文件材料。

   （2）與本單位往來的文件材料。

   （3）與本單位簽訂的合同、協議。

文件運轉程序

  應歸檔文件的來源渠道（通用文書辦理完畢歸檔之后，才能稱之為文書檔案）

   文書轉化為檔案需具備的條件

   1.必須是辦理完畢的文件材料; 

   2.必須是具有查考利用價值的文件材料；

   3.必須經過系統整理并集中保存的文件材料。