檔案分類方案是立檔單位文件歸檔和檔案管理的業(yè)務(wù)規(guī)范。為統(tǒng)一我市各立檔單位檔案分類的基本方法，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，特對檔案分類方案的編制作如下規(guī)定：

　　一、分類原則

　　檔案分類以立檔單位的職能分類為基礎(chǔ)。

　　職能是指每個立檔單位承擔(dān)的社會功能及其基本工作任務(wù)。建立檔案分類體系，應(yīng)以職能劃分作為劃分檔案類別的依據(jù)。檔案職能分類法適用于所有立檔單位。

　　任何一個單位都有國家和社會賦予的特定職能，這種職能具體表現(xiàn)為區(qū)別于其它單位的專門性的管理或業(yè)務(wù)技術(shù)工作。也有為順利行使特定職能而進(jìn)行的一系列輔助性管理活動，如人事、財務(wù)、后勤管理等，這些活動一般在所有單位具有共同性。立檔單位這兩種類型的活動形成兩種類型的檔案。特定職能活動形成"職能類型"檔案，輔助性管理活動形成"通用類型"檔案。

　　以一個單位的全部檔案為對象，依據(jù)特定職能和輔助管理為立類、劃類的標(biāo)準(zhǔn)，建立起完整的檔案分類體系，就能全面地系統(tǒng)地反映立檔單位的職能活動和歷史面貌，也便于檔案的收集、整理和科學(xué)管理。

　　二、分類方法

　　首先把全部檔案劃分為通用類型和職能類型兩大部分。然后分別在每一部分內(nèi)進(jìn)行檔案的分類。

　　全宗= 通用類型+ 職能類型

　?。ㄒ唬┩ㄓ妙愋蜋n案的一級類目，一般包括黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計類、聲像類、干部職工檔案類等。其中"聲像類"不是按職能標(biāo)準(zhǔn)，而是為保管方便按載體特征劃分出的類。這類檔案各單位都存在，所以列入"通用類"。上述各類檔案按順序統(tǒng)一給定類號，由于各單位的建制、規(guī)模不同，有些單位可能不完全具備這些類的檔案，可以從實(shí)際出發(fā)不設(shè)有關(guān)類目。但是給定的類號應(yīng)予保留，不可被其他類占用。

　?。ǘ┞毮茴愋蜋n案的一級類目，依其基本職能的分工為標(biāo)準(zhǔn)設(shè)立。主要依據(jù)是本單位"三定方案"規(guī)定的基本職責(zé)任務(wù)。單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)是以現(xiàn)職能劃分為基礎(chǔ)設(shè)立的，因此可參考內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行職能分類，但在實(shí)際工作中，每個內(nèi)部機(jī)構(gòu)的具體職能任務(wù)可能不止一項(xiàng)，且組織機(jī)構(gòu)變化頻繁，具有不穩(wěn)定性，因此機(jī)構(gòu)設(shè)置不能作為分類的主要依據(jù)。只有按立檔單位的基本職能項(xiàng)目來劃分檔案的類別，才具有客觀準(zhǔn)確性和相對的穩(wěn)定性。

　　三、檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

　　檔案分類方案由編制說明、分類表、使用說明三部分組成。

　?。ㄒ唬┚幹普f明

　　編制說明是分類方案的編制目的、分類的依據(jù)、規(guī)則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置以及若干重要問題的說明，是使用方案的指南。

　　（二）分類表

　　分類表是分類方案的主體部分，該表是將一個立檔單位各職能活動中所形成的全部檔案按類目進(jìn)行劃分排序，以圖表的形式表示出來，考慮與我市《立檔單位檔案管理系統(tǒng)》的計算機(jī)軟件相一致，檔案類目排序?yàn)橄韧ㄓ妙愋秃舐毮茴愋汀?/p>

　　分類表有三種形式：分類體系表、分類類目細(xì)分表、分類主題詞表。

　　1、分類體系表

　　將立檔單位職能活動形成的檔案按一級、二級類目排序，形成一個分類體系表，該表簡潔明了，較直觀地揭示一個立檔單位職能活動所形成的各類檔案情況。

　　該表如下圖所示：

　　圖中O1-08為通用類型的類目，09之后為職能類型的類目。任何立檔單位的檔案全宗都是由上述兩大類型檔案組成，不同的單位可能有不同的通用類，可能編到09、10……，其職能類序號相應(yīng)順延。其中職能類型1-N是一個單位檔案的主要類別，要根據(jù)立檔單位的主要職能活動的實(shí)際來設(shè)置。

　　2、分類類目細(xì)分表

　　該表詳盡地反映了立檔單位職能活動形成的所有應(yīng)歸檔的文件材料、分類排序、保管期限劃分情況，集分類、歸檔范圍、保管期限三者為一體，能較好地指導(dǎo)立檔單位實(shí)行部門立卷及文件材料價值鑒定工作。

　　分類類目細(xì)分表的構(gòu)成如下圖所示：

　　一級類目二級類目序號三級類目保管期限

　　黨群工作(01) 黨務(wù)綜合(01) 001 黨委會議決議、紀(jì)要、記錄永久

　　002 黨委工作計劃、工作總結(jié)(年度的) 永久

　　黨委工作計劃、工作總結(jié)(半年的) 長期

　?。?）一級類目是立檔單位檔案實(shí)體分類的最高層位，根據(jù)立檔單位的職能分工，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，設(shè)立若干個一級類目。

　　（2）二級類目是對一級類目職能的分解，按照單位工作職能、性質(zhì)，結(jié)合檔案特點(diǎn)設(shè)置。

　?。?）三級類目是對二級類目的細(xì)分，一般表現(xiàn)為歸檔范圍的條款，可以用概括揭示問題或文件內(nèi)容的主題詞作為類目名稱。

　　（4）保管期限

　　按照國家對保管期限劃分的有關(guān)規(guī)定，對三級類目歸檔范圍條款逐一確定其保管期限。

　　3、分類主題詞表

　　為了計算機(jī)管理檔案的需要，每個立檔單位應(yīng)在已編制以上兩表的基礎(chǔ)上，依據(jù)本單位職能并結(jié)合形成的檔案內(nèi)容編制本單位實(shí)用的檔案分類主題詞表，形成集分類、主題詞為一體的詞表。該表分類類目與主題詞互相參照，形成規(guī)范化的檢索標(biāo)識，從而正確指出檔案文件主題，提高標(biāo)引的準(zhǔn)確性和一致率，是實(shí)現(xiàn)計算機(jī)管理檔案進(jìn)行檔案文件標(biāo)引檢索的重要基礎(chǔ)。

　　編制檔案分類主題詞表，其方法為：以本單位已編制的分類類目細(xì)分表為主體構(gòu)架，將類目細(xì)分表中的一部分非主題詞性的類名轉(zhuǎn)換為規(guī)范化的主題詞或使它具有主題詞功能，使主題詞能夠找到相應(yīng)的類目，按照分類類目細(xì)分表的結(jié)構(gòu)體系排列成分類號與主題詞互相對應(yīng)的詞表。該表既集分類、主題詞為一體，又是實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體分類與信息檢索一體化的重要途徑，是文檔單位檔案分類的重要配套材料。

　　分類主題詞表的結(jié)構(gòu)如下圖所示：

　　一級類（職能名稱）二級類（類別詞）三級類（類屬詞）

　　序號類目名稱序號類目名稱主題詞范疇

　　01 黨群工作0101 黨務(wù)工作黨員代表大會

　　在檔案分類主題詞表中，采用的排列方法為：職能名稱（一級類）+ 類別詞（二級類）+ 類屬詞（三級類），其中類別詞為分類表中的二級類目，將其用主題詞來規(guī)范，既有分類表中的類目作用，又是一個具有上位概念的主題詞。主題詞范疇中主題詞的選定要根據(jù)詞表的使用范圍，選擇那些在職能工作中經(jīng)常出現(xiàn)的，具有檢索意義和使用頻率適中的最基本的名詞術(shù)語。

　　（三）使用說明

　　說明檔號標(biāo)識和案卷排列方法。