公文格式

第一節 公文格式概述

一、公文格式的含義

    公文格式即公文的規格樣式，是指公文的各個組成部分的構成方式，是公文規范化的重要標志

二、公文格式的各個要素   

 公文格式各要素分為版頭、主體和版記三部分。

（一）版頭

    版頭是置于公文首頁紅色分隔線（長度等于版心寬度，即156mm）以上的部分，包括份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文文號、簽發人。

（二）主體

      主體是置于公文首頁紅色分隔線（不含）以下、公文末頁首條分隔線（不含）以上的部分，包括標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注。

（三）版記

      版記置于公文末頁首條分隔線以下、末條分隔線以上的部分，包括抄送機關、印發機關、印發日期。    

第二節  公文的版頭

一、公文的份數序號

      涉及國家秘密的公文要標注份號，一般用6位阿拉伯數字頂格編排在版心左上角第一行。份號前3位為本年度印發密級公文的順序號，后三位為該密級公文份數的順序號。

二、公文的密級和保密期限

      公文的密級分為絕密、機密、秘密三級。如需標注密級，頂格編排在版心左上角第二行，兩字之間空一字；如需同時標注密級和保密期限，頂格編排在版心左上角第二行，密級在左，保密期限在右，中間用“★”隔開，保密期限中的數字用阿拉伯數字標注，漢字之間不空字。

三、緊急程度

      需要收文機關緊急辦理的公文、電報，應當標注緊急程度，公文分為“特急”、“加急”，電報分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需標注緊急程度，頂格編排在版心左上角。

      如需同時標注。份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

四、發文機關標志     

       發文機關標志由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”二字組成。如“通遼市檔案局文件”。內蒙古地區用蒙漢兩種文字，蒙文在上、漢字在下。漢字從左向右橫排，蒙文從左至右豎排。

      發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣35mm，使用小標宋體字，顏色為紅色。

      聯合發文時，發文機關標志可以并用聯合發文機關全稱，也可以單獨用主辦機關名稱。如需同時標注聯合發文機關名稱，主送機關名稱應當排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名字右側，以聯合發文機關名稱為準上下居中排布。如聯合發文機關過多，應將發文機關字號縮小，行距縮小，直至保證首頁必須顯示正文。

五、發文字號

      發文字號包括機關代字、年份、發文順序號，編排在發文機關標志下空二行位置，一般情況居中排布。機關代字應準確、規范、精煉，無歧義、易識別，并固定使用。年份和發文順序號均用阿拉伯數字，年份應標全稱，并用六角括號“〔〕”括入；發文順序號不加“第”，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數字后加“號”字

      聯合發文時，使用主辦機關的發文字號。

      發文字號之下4mm處為紅色分隔線。

六、簽發人

      上行文需標注簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空一字，簽發人姓名居右空一字，編排在發文機關標志下空二行位置。“簽發人”三字用3號仿宋體字，后邊加全角冒號，冒號后用3號楷體字標注簽發人姓名。聯合上行文有多個簽發文時，簽發人姓名按照發文機關順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排布兩個姓名，回行時與上一行第一個簽法人姓名對齊；發文字號與最后一個簽發人姓名排布在同一行。

第三節  公文的主體

一、標題

      公文的標題包括發文機關名稱、事由、公文種類，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，詞、詞組和專業術語不能分開，做到詞義完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當；標題排列應當使用梯形或菱形；標題文字應力求準確簡明扼要，標題中可用書名號、引號、頓號、連接號和括號等。轉發文件的標題不能省去文件內容只援引發文字號。

二、主送機關  

    主送機關即公文的主要受理機關，應使用全稱或規范化簡稱、統稱，置于公文標題之下空一行，頂格書寫，回行時仍需頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。有多個主送機關時，其名稱按黨、政、軍、群順序排列。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的抄送機關之上，以確保公文首頁顯示正文。

    上行文，主送機關只有一個，如需同時送其他機關，應當用抄送形式。正式公文一般不得主送領導者個人。

三、正文

       正文編排于主送機關名稱下一行，每個自然段首句左空兩字，回行頂格。正文的開頭、結尾、層次和段落的書面標志要鮮明，正文中的數字、年份不能回行。正文結構層次序數依次“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注，第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字。規范性文件的結構層次序數可視需要分為章、條、款、項、目。正文每頁排印22行，每行28個字，并撐滿版心。特定情況可以作適當調整 。

四、附件      

      公文如有附件，應在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱；如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如：附件：1.XXX）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。      

      附件應當另面編排在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號頂格編排在版心左上角第一行，其后不加全角冒號。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

*  版心

    公文用紙一般使用A4型紙，其尺寸為210mm X 297mm，左側裝訂。上白邊為37mm，左白邊為28mm,右白邊為26mm，下白邊為35mm。版心尺寸為156mm X 225mm。

五、發文機關署名和印章

      單一機關行文時，一般不標注發文機關署名。在正文（或附件說明）下空三行右空四字編排成文日期，印章端正、居中下壓成文日期，成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯合行文時，應標注發文機關署名。一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應，端正、居中下壓發文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期。印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。

六、成文日期和附注

      標注成文日期要年、月、日三者俱全，用阿拉伯數字書寫，一般右空四字編排。年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。成文日期一般以簽發人最后批準日期為準；聯合行文，以最后簽發機關簽發人的簽發日期為準；

      附注居左空二字加圓括號編排在成文日期下行。上行文，應將聯系人、聯系電話置于附注位置。

第四節  公文的版記      

      版記設在公文末頁下端，抄送機關欄在上，印發機關和印發日期欄在下。

一、抄送機關

      抄送機關即應當了解公文內容的機關，按照黨、政、軍、群的順序排列。標注抄送機關時，要分門別類，由大到小，一一寫出，類間用逗號，類內用頓號。向下級機關或者本系統的重要行文，應當抄送直接上級機關；上行文不得抄送下級機關。“抄送”二字和抄送機關名稱，左右各空一字編排。“抄送”二字后加全角冒號和抄送機關名稱；抄送機關較多需回行時，與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。

如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關編排于抄送機關上一行，之間不加分隔線。

二、印發機關和印發日期      

      印發機關和印發日期同處一欄，編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字，用阿拉伯數字將年、月、日標全，后加“印發”二字。印發日期一般為付印日期。  

      版記中如有其他要素，應當將其編排于印發機關和印發日期欄之上，與印發機關和印發日期用一條細分隔線隔開。

三、版記分隔線

      版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（0.35mm），中間的分隔線用細線（0.25mm）。首條分隔線位于版記中的第一要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

第五節  其它格式

一、頁碼

      頁碼編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm 。首頁不顯示頁碼。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應連續編排。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。

二、字體和字號

      公文標題用2號小標宋體字，正文用3號仿宋體。正文中如有小標題，第一層用3號黑體字，第二層用3號楷體字，第三層和第四層用3號仿宋體字。份號、密級和保密期限、緊急程度用3號黑體字，抄送機關、印發機關和印發日期用4號仿宋體字，頁碼用4號半角宋體阿拉伯數字。如無特殊說明，公文中文字的顏色均為黑色。