《歸檔文件整理規則》講解

2000年12月6日國家檔案局發布了《中華人民共和國檔案行業標準——歸檔文件整理規則》（DA/T22--2000）

一、實施《規則》的意義：

（一）對機關檔案工作的意義

1、緩解機關檔案工作的壓力

2、節省機關的財力物力

3、理順機關檔案工作職能

（二）對檔案館工作的意義

1、便于檔案館控制檔案進館的質量

2、有利于檔案館向社會開放

（三）對檔案管理現代化的意義

1、為以計算機技術為中心的現代科學技術在檔案管理工作的有效應用鋪平道路。

2、促進機關文檔一體化管理的實現。

3、為設計合理的電子文件整理和管理方法打下基礎。

 二、《規則》的特點：簡化、兼容、靈活

（一）簡化

1、整理過程簡單：確定文件是否歸檔、確定整理單位“件”、確定保管期限、以“件”為單位裝訂、按事由排序、確定件號及盒號、蓋歸檔章并填寫其內容、裝盒、填寫盒內備考表、上架。

2、取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣、復雜的組卷過程

3、取消案卷、卷內文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄

4、無需編頁號，目錄改設“頁數”項。

5、歸檔文件直接裝盒保管。

6、無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊。

（二）兼容

  1、兼顧機算機和手工兩種方式：分類和排列就是考慮到手工檢索；

  2、簡化檔案室操作，兼顧檔案館的需要。設置了盒號。

（三）靈活

1、界定“件”的概念時，規定“來文與復文可為一件”；

2、分類方法固定為年度、保管期限、機構（問題）三種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。

3、裝訂以“件”為單位進行，對裝訂材料不做統一規定，只要符合檔案保護要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線。

4、排列方法強調按事由排列，時間、重要程度等作為參考因素，可根據實際情況選用。

5、歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端的空白處皆可。并設置選擇項目。

6、檔案盒盒脊、歸檔文件目錄可根據需要設置其它項目

靈活原則的掌握應取得同級檔案行政管理部門的同意。

三、歸檔文件的價值鑒定

1、鑒定的原則和標準

2、歸檔和不歸檔范圍

3、保管期限：永久、30年、10年

   按照國家檔案局八號令和市檔案局的要求，制定了本單位的歸檔和不歸范圍以及檔案保管期限表。

四、歸檔文件整理的組織工作

（一）確定整理環節：

 1、誰來整理：文書處理部門

 2、整理環節選擇：集中式、分散式、集中與分散結合式

（二）重視平時積累

 1、嚴格登記；2、及時收集；3、嚴格檢查；4、隨辦隨歸；5、妥善管理

（三）建立相關制度

 1、文件材料整理及歸檔辦法（明確整理工作的環節、明確分類方案、確定整理方法、對機關工作中產生的其他門類和載體的檔案一并提出整理和歸檔要求、限定歸檔的時間和質量要求）

 2、機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

 3、不歸檔文件管理處置辦法（兩點：明確管理部門、逐件登記造冊）

（四）加強指導、監督與檢查

五、歸檔文件的整理：

 1、確定整理單位：

   對“件”和“為一件”的確定，原則上，整理單位應為“自然件”，即單份文件為一件

   一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件、也可各為一件。

   1）會議文件—按內容（問題）分別確定為件；2）會議記錄：以一次會議為一件；3）調查處理事項，一事一件；4）信息簡報，每期一件；5）正本和不同稿本、正文和附件，過厚可單獨為一件；6）正文和文件處理單應與文件為一件；7）來文和復文可分別做為一件；8）介紹信存根可以一本為一件 

 2、文件的修正

 1）修裱破損文件

 2）復制字跡模糊或易退變的文件

 3）超大紙張折疊

 4）去除易銹蝕的金屬物

 3、件內文件的排序和裝訂

   正本在前，定稿在后

   正文在前，附件在后

   原件在前，復制件在后

   轉發文在前，被轉發文在后

   復文在前，來文在后

   漢文本在前，少數民族文字在后

   中文本在前，外文在后

   文件處理單可放在最前面

 裝訂：

       1）符合檔案保護要求，對文件無損害。裝訂方式能維護文件原始面貌

       2）常見的裝訂方式有變形材料鋼夾等（金屬制品和塑料制品要有強度和符合保管條件，不能微波消毒）；粘接式用裱糊漿糊和熱封膠等（復印掃描不能拆除）；穿孔式如訂書釘和鐵背夾等（對檔案破壞較大）。

4、歸檔文件的分類：

    年度分類法：１）一般以文件形成日期為準；2）對計劃、總結、預決算、統計報表統一以文件的簽發日期判定所屬年度，取消了原來按針對年度歸類。2009年形成的2008年總結歸2009年。3）跨年度形成的會議文件歸閉幕年。4）跨年度的案件放在結案年立卷。5）幾份文件做為一件時，以排在前面的日期為準。6）有專門年度按一般年度分類，如教學年度

   機構分類法：機關名稱就是類名，排序為領導和綜合機構排在最前面，業務部門起草的以機關名義發出的應歸在業務部門中。

   問題分類法：按職能和中心任務單獨設類，“黨群類”、“行政類”、“業務類”

   保管期限分類法：永久、30年、10年

  （1）年度—機構（問題）—保管期限分類法（排架上，同一機構集中）

  （2）保管期限－年度－機構（問題）分類法（同一期限集中）

  （3）年度—保管期限分類法

  （4）保管期限—年度分類法

 5、歸檔文件的排列：同一保管期限內，同一類目內文件確定順序使之系統化。

  1）同一事由內的歸檔文件排列：按文件形成時間的先后順序，日期在前的歸檔文件排列在前，日期在后的排列在后；或者按文件重要程度排列，相對重要的文件放在前面，其他的文件放在后面。 

  2）不同事由間歸檔文件的排列：按不同事由形成時間排列；按事由的重要程度排列；按事由的具有的共同屬性分別集中排列。 

6、歸檔文件的編號：

 1）室編件號：在分類方案的最低一級類目內排列順序號（原來跨年度流水），有利于平時歸卷，手工檢索和機檢兼顧。

 2）必要項目：全宗號、年度、保管期限、件號；選擇項目：機構和問題。

 3）檔號章：一般規格45×16mm，在檔案業務指導部門指導下可自行設定。  有將收文章合二為一的，有的省市要蓋頁數章。

    填寫要求：耐久字跡材料。

    蓋章位置：首頁上端居中位置，可文件的收文階段提前蓋好。有文件處理單的，蓋文件處理單上。

在分類方案的最低一級類目內排列順序號

7、歸檔文件目錄的編制：

1）件號：填寫室編件號：

2）責任者：全稱或者通用簡稱，領導講話和著作填寫個人責任者

3）文號：不能省略。不要填寫期刊號和會議次數。

4）題名：題名不全不能反映內容，補充缺失內容；被轉發文要補充被轉發的題目；會議記錄要寫議題；副標題加破折號錄入；補充內容加方括號標示“[  ]”；附件內容加“（）”標示。                                                    

5）日期：省略年月日，8位阿拉伯數字表示。可分兩行回行填寫：       1999

   0117

6）頁數：文件處理單+復文+來文的總頁數，空白頁不計，折疊前的頁面計算頁數。

7）備注項：缺損、修改、補充、移出、銷毀、互見等情況說明。

    歸檔文件目錄要打字和裝訂！

8、裝盒：

   1）裝合要求：不同形成年度的歸檔文件不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔文件不應放入同一檔案盒；分機構（問題）的情況下，不同機構（問題）形成的歸檔文件不應放入同一檔案盒。

    選擇適當大小的檔案盒；檔案盒是裝具，不是整理單位；

   2）編號：在盒脊上填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號。其中，起止件號填寫盒內第一件文件和最后一件文件的件號。盒號可不編寫，要編用鉛筆。   

   3）備考表項目

     備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。