文件材料整理歸檔-組件、件的構成、件內文件排序

    組件 

    件，是文書檔案的整理單位。

    歸檔文件按“件”裝訂。

    將關聯性強、利用時需要相互查證的應歸檔文件材料集中組合為一件，作為整理的基本單位，便于日后查找與利用。

    件的構成 

    1.正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括法律法規等重要文件的歷次修改稿）為一件；轉發文與被轉發文為一件。

    2.原件與復制件為一件；正本與翻譯本為一件；中文本與外文本為一件。

    3.報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件（作為文件附件時除外）。

    4.簡報、周報等材料一期為一件。

    5.會議記錄、會議紀要一般一次為一件，會議記錄一年一本的，一本為一件。

    6.來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。

    7.介紹信及存根、新聞報道材料。

    介紹信及存根可依材料多少按時間順序自定件數，如一年或半年的作為一件。組織人事部門或有些比較大的系統等形成大量的介紹信或存根，可按原裝訂方式，一冊作為一件，但跨年度的材料應分別組件。

    新聞報道材料中有關系列報道的組件可集中組件，也可單獨成件相對集中。專題報道應單獨組件。便于日后查找利用。

    件內文件排序（結論性文件在前） 

    1.正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；

    2.轉發文在前，被轉發文在后；

    3.原件在前，復制件在后；

    4.不同文字文本，無特殊規定的，漢文文本在前，少數民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后；

    5.來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。