機關文書檔案整理-制定歸檔制度和適時修訂

初始態的編制工作已完成

    2007年1月份我局 《轉發國家檔案局關于〈機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定〉的通知》（穗檔[2007]1號）

適時修訂

    主要面臨本單位的工作內容增減、機構變化等之時。

歸檔制度內容包括：

    文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表、歸檔時間、歸檔要求、歸檔程序等。    

（一）文件材料歸檔范圍

    歸檔范圍是歸檔制度最重要的內容，是指哪些文件需要歸檔，哪些文件不必歸檔；是篩選有價值信息資源保存下來的重要工作之一；是監督文件收集歸檔齊全、完整的依據。

    正確劃定歸檔范圍是保證歸檔文件齊全、完整、系統的關鍵。

    編制形式可按工作職能，也可按工作機構。

歸檔范圍劃分的原則：    

（1）以“我”為主，以“人”為本。

    劃定文書檔案歸檔范圍，各單位應根據國家、本地區、本行業的有關規定（8號令、10號令），結合本單位 “三定方案”突出反映本單位基本職能活動和各項業務工作。    

    以“我”為主即收文應以是否與單位工作有直接關系、本單位是否需要辦理、本單位日后是否查考利用為文件歸檔的出發點。

    以“人”為本即將與人有關的文件材料大多永久保存。

（2）不能“有文必檔”，不能“有檔不歸”。    

歸檔范圍確定重點掌握兩點：

    一是本單位形成的文件材料（發文）只有少部分不歸檔；要掌握不歸檔文件有哪些？

    二是本單位收到的文件中（收文）需要歸檔的只是收文中的一小部分。

    因此，我們在掌握本單位文書檔案歸檔范圍時，要重點抓住本單位形成文件中不歸檔的部分，以及收文中歸檔的部分。 

顯然：歸檔范圍制定的準確比劃定保管期限還關鍵。 

（3）不能將專業檔案納入文書檔案歸檔范圍。

有的單位將專業檔案歸入文書檔案……

    這類現象之前較多見，應將專業檔案作為綜合檔案管理分類中“業務檔案”的屬類，過去已經歸入文書檔案的，無需拆卷，但從現在開始按專業檔案來整理，并在全宗指南和當年歸檔文件整理說明中說明。

    專業檔案需另外編制歸檔范圍。近幾年與有關部門聯合制定了好幾個專業檔案相關管理辦法。 

（4）表述多用具體文件類型，不用“重要的”和“一般的”。

對國家、行業規定中的“重要的”、“一般的”要定量地界定為本單位應歸檔文件材料類型，且具有可操作性（先確定一個界線以統一做法 ）。

   （具體有學習參考8號令解釋） 

（二）文書類檔案保管期限

編制文書類檔案保管期限的基本原則有兩條：

    一是凡反映本單位基本歷史面貌、主要職能活動，在維護國家、單位和職工權益等方面具有長遠利用價值和憑證價值的材料應該列為永久保管。應重點研究和把握。

    二是凡反映本單位一般工作活動，在一定時期內有查找利用價值的材料，應列為定期(30年、10年)保管。（標時制分界線約為2007年）   

（三）文件歸檔范圍和檔案保管期限表體例

最好增加一列表明責任崗位

（四）文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的編制流程

從流程看：歸檔范圍和保管期限的制定不是一個部門一個人的事。

（五）歸檔時間

    指單位檔案全部歸檔的時間，主要有兩個時間段：

    一是約為次年3月底前。

    歸檔文件的整理工作由文件處理部門或業務部門分別完成。

    二是約為次年6月底前。

    歸檔文件的整理工作由檔案室集中完成。

（六）歸檔要求與程序

    1、紙質文件同步數字化或電子文件同步紙質化歸檔 

    2、歸檔的文件必須齊全完整

    3、歸檔的文件必須系統科學

    4、歸檔的文件必須優質精煉

    5、歸檔的文件必須及時迅速

    6、文件歸檔要有交接手續