機關文書檔案管理-電子文件整理歸檔要求

    電子文件的概念： 

    指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于光盤、磁盤、磁帶等載體，依賴計算機等數字閱讀處理，并可在通信網絡上傳送的文件。

    指單位在管理等各項活動中直接形成的對單位和社會具有保存價值并按規范要求整理歸檔保存的電子文件。

    歸檔范圍和保管期限：  電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限與單位各門類紙質文件材料歸檔范圍和檔案保管期限一致。

    歸檔時間：電子文件與紙質文件同步歸檔。

    歸檔質量要求：

    1.歸檔電子文件的格式轉換、元數據收集、歸檔數據包組織、存儲等整理要求，參照《數字檔案室建設指南》等標準執行。 

    2.歸檔電子文件整理，應使用符合《數字檔案室建設指南》等標準的應用系統。

    3.在系統中，除原始電子文件（含電子簽章信息）需歸檔外，具備條件的系統應對歸檔電子文件進行固化，生成可視效果與有公章或手寫簽名的紙質文件相同、符合要求的PDF、CEB等版式文件一并歸檔。 

    歸檔要求

    1.電子文件歸檔要遵循“雙套制”，要求具有永久（或30年）保存價值或者其他重要價值或者其他重要價值的電子文件，應當轉換為紙質文件同時歸檔。

    2.通過OA系統流轉的電子文件，在文件流轉過程中是有效的，則其按歸檔要求歸檔后就是有效的電子檔案。

    關于制成紙質檔案的要求：

   （一）使用了電子簽章的系統制成紙質文件時，紙質文件如果能呈現系統中的電子簽章（如印章或手寫簽名），且其可視效果與有公章或手寫簽名的紙質文件相同的，可直接打印，不需再在紙質文件上補簽章。

   （二）如不符合上述要求，在歸檔時須在紙質文件上加蓋具有法律效力的非電子簽章。

    未使用檔案管理系統管理的電子文件按照《廣州市歸檔電子文件整理規范》（穗檔﹝2010﹞29號）執行。

    電子文件類別代碼用字母表示

T－文本文件；I－圖像文件；G－圖形文件 

V－影像文件；A－聲音文件；O－超媒體鏈結文件；P－程序文件；D－數據文件

    把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至一次性只讀光盤上，存儲二種以上類目或類別的電子文件時應將所包含的類目編號或類別都寫上。

    常用歸檔電子文件光盤編號舉例：某某機關2016年永久的文書檔案的電子文件。

    歸檔電子文件套別號用英文字母A、B、C表示：

A代表封存保管。

B代表查閱利用。

C代表異地保管。

    歸檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目應與紙質文件材料組件要求規定保持相對一致。

   文書電子目錄樣板：年度-機構（問題）-保管期限

歸檔光盤目錄

文書電子目錄樣板：年度-保管期限

電子檔案目錄夾封面及脊背標簽

    編制歸檔電子文件目錄：歸檔電子文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔電子目錄。

    編制歸檔光盤目錄：歸檔光盤應依據光盤檔號和室編文件夾號順序編制歸檔光盤目錄。

    填寫歸檔電子文件備考表：歸檔電子文件備考表項目包括光盤內電子文件情況說明、整理人、檢查人和日期。