機關文書檔案整理的幾個基本認識

（一）所指“機關”的范疇。

    所指的機關包括黨委、政府、人大、政協、團體機關，具有行政職能的事業單位、自治組織。

（二）七個基本術語 

   《檔案工作基本術語》DA/T1-2000

    1、專業檔案  2、檔案整理  3、立檔單位

    4、全宗         5、檔號         6、全宗指南  

    7、全宗卷

檔號編制的基本原則：

    一個全宗內各門類檔案的分類號與目錄號不重復、一個目錄號內案卷號不重復、一個案卷內文件序號不重復、一份（件）文件的頁號不重復。（見《檔號編制規則》DA/T13-1994）

劃分全宗：

    主要是看立檔單位是否有根本性的變化，這種根本性的變化主要包括政治性質、基本職能等。在政治性質不變的情況下，就看基本職能有無根本變化，如撤銷、新成立（含臨時機構）、合并等。 

（三）接手檔案工作的一般準備

1、具有檔案專業學歷證明或取得檔案崗位培訓證書，對國家、本地區、本行業有關檔案方面的規定、規范等基本掌握；    

2、了解本單位已有的檔案管理制度和檔案實體，對不明白的問題，或者是自身無力解決的問題等，善于借力；     

3、按經審核同意的本單位文件材料歸檔范圍收集應歸檔的文件材料；    

4、區分全宗（有沒有多全宗的情況？）

5、一個全宗檔案的整理。

同一全宗里的分類方案應保持相對穩定。 

(四)文書檔案的一般理解:

    文書檔案是反映黨務、行政管理等活動的檔案。

    它是綜合反映本單位黨政工團及業務活動等各方面總體情況，記錄本單位發展過程和基本歷史面貌的一類檔案，是全部檔案的一個重要組成部分。    

（五）文件轉化為檔案的基本條件：

－－文件－－ 

1、辦理完畢；

2、保存價值；

3、系統整理、移交歸檔。

－－檔案－－

（六）文件運轉程序

收文登記簿

收文處理單或者內部事務呈批單