項目文件的整理與歸檔
7.1項目文件的整理
7.1.1建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
7.1.2建設單位各機構形成或收集到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質、內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理。
7.1.3勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業(yè)整理。
7.1.4施工技術文件應按單項工程的專業(yè)、階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
7.1.5設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝、調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件、工程事故處理文件由施工單位整理。
7.2項目文件的組卷
7.2.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯(lián)系；分類科學，組卷合理；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
7.2.2項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷；項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)境等順序組卷；設備文件按專業(yè)、臺件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監(jiān)理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
7.2.3案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。
7.3案卷與卷內文件的排列
7.3.1管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
7.3.2施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測實驗記錄、評定、驗收排列。
7.3.3設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
7.3.4竣工圖按專業(yè)、圖號排列。
7.3.5卷內文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
7.4案卷編目
7.4.1卷內文件頁號的編寫
卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號，頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號。各卷之間不連續(xù)編頁號。
7.4.2卷內目錄的編制
卷內目錄包括內容如下：
序號，應用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注卷內文件的順序，一個文件一個號；
文件編號，應填寫文件文號或圖樣的圖號，或設備、項目代號；
責任者，應填寫文件形成部門或主要責任者；
文件標題，應填寫文件標題全稱；
日期，應填寫文件形成日期；
頁號，應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號；
備注（需要時填寫）。
7.4.3案卷封面和脊背的編制
案卷封面可采用案卷個封面和案卷內封面兩種形式，主要內容如下：
案卷題名，應簡明、準確揭示卷內文件的內容，主要包括項目名稱、代字、代號及結構、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱應與批準的原立項、設計（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文；
立卷單位，應填寫文件組卷部門或項目負責部門；
起止日期，應填寫卷內文件形成的起止日期；
保管期限，應依據(jù)有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限；
密級，應依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內文件的最高密級；
檔號，應依據(jù)建設單位提供的項目檔案分類編號方案，填寫檔案的項目代號、分類號和案卷流水號；
案卷脊背，應填寫保管期限、檔號和案卷題名或關鍵詞。
案鄭封面及脊背的檔號，暫用鉛筆填寫；移交后由接收單位統(tǒng)一正式填寫。
7.4.4卷內備考表
卷內備考表要標明卷內文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量，說明組卷情況，如立卷人、檢查人、立卷時間等；
卷內備考表排列在卷內文件之后；
互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號，并注明其載體形式。
7.5案卷裝訂要求
7.5.1文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項目應統(tǒng)一。
7.5.2案卷內不應有金屬物。
7.5.3單份文件裝訂時，應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內容有：檔號、序號。
7.5.4外文資料應保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。
7.7聲像材料整理
聲像材料整理時應附文件說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。
7.8項目文件的歸檔
7.8.1建設單位各機構、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理、編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
7.8.2根據(jù)基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后與竣工驗收文件一并歸檔。
7.8.3歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反映建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反映項目建設過程和竣工時的實際情況，圖物相符、技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備；文件質量要符合相關規(guī)定。
7.8.4勘察、設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定和歸檔范圍及保管期限表的要求單獨立卷歸檔。
7.8.5外文資料應將題名、卷內章節(jié)目錄譯成中文；經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
7.9項目文件的歸檔審查
施工單位在項目竣工文件收集、編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審；經(jīng)建設單位確認并辦理接交手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
7.10項目文件的歸檔時間
除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位在項目實體完成后三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。
