企業的檔案工作必須有相應的檔案管理制度作保證，企業應根據國家有關法律法規的規定，結合本企業實際，制定檔案管理制度。基本內容包括：企業檔案管理規定、各類文件材料的歸檔制度、檔案保管制度、檔案利用借閱制度、檔案安全保密制度、檔案鑒定銷毀制度等。（以下提供的是制度中一些要點內容）

    XX市＊＊有限公司檔案管理規定

    第一章總則

    第一條　為進一步加強我公司檔案管理，盡快實現企業檔案工作規范化、標準化和科學化，有效地為我公司生產、經營管理和各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的有關規定要求，結合本公司實際，特制定本規定。

    第二條　本公司檔案工作是我公司各項基礎工作的組成部分，是維護單位利益和保證合法權益、提高工作效率和工作質量的必要條件；是記錄我公司歷史真實面貌的一項重要工作。

    第三條 本公司各職能部室在工作中形成的具有保存價值并按歸檔制度進行歸檔的全部檔案由綜合檔案室集中統一管理。嚴禁將應歸檔的文件材料存放在任何部門或個人手中，以便維護檔案的齊全完整和開發利用。

    第二章檔案管理體制與人員配備

    第四條　本公司檔案工作堅持集中統一管理的原則，設立綜合檔案室，隸屬行政部領導，負責統籌、組織管理檔案工作，在檔案業務上接受上級機關和市檔案局監督、檢查和業務指導。

    第五條　綜合檔案室和各職能部室應配備適應工作需要的專、兼職檔案人員，組成檔案管理網絡，以便推動本公司檔案工作的開展。

    第六條　綜合檔案室基本任務
    1、宣傳貫徹國家檔案法和上級檔案管理有關規定。
    2、負責收集、整理、保管和統計全公司形成的各種門類和不同載體的檔案。
    3、積極開展檔案利用工作，采用多種形式提供檔案信息，為本公司的生產、管理等各項工作服務。
    4、督促協助檔案形成部門做好文件材料的形成、積累、整理、
立卷和歸檔工作。
    5、檔案管理期限，對已超過保管期限的檔案，在有關部門配合下，進行檔案價值的鑒定工作。
    6、參加科研成果鑒定、工程竣工驗收、設備開箱驗收等會議，并負責對有關文件材料的完整、準確、系統進行協調工作。
    7、負責與公司所屬產權變動單位檔案的處置工作。
    8、負責管理與本公司工作活動有關的資料，配合檔案提供
利用。
    9、完成領導交辦的其他事項。

    第三章文件材料的形成與歸檔要求

    第七條　凡是我公司在各項工作和活動中形成的、辦理完畢具有保存價值的各種載體的文件材料應收集齊全，由各部室兼職檔案人員進行系統整理立卷后向檔案室移交，并將此項工作納入各部室有關人員的工作職責和考核之中。

    第八條　文件材料的歸檔范圍具體內容見本公司檔案歸檔范圍及保管期限表。

    第九條 各部門兼職檔案人員要按照文件材料的自然形成規律實行平時立卷（或預立卷），保證歸檔文件材料的齊全、完整、準確、系統、便于保管和利用。

    第十條　為加強科技檔案管理，凡是基建、科研檔案立項后，有關部門把科技檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合，在科技工作與建檔工作中必須“四同步”管理。

    第十一條　購進設備儀器開箱驗收時有關部門應會同檔案部門檢查驗收有關設備圖紙等資料，經清點后移交檔案室。

    第十二條　凡歸檔的案卷，必須遵照文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的歷史聯系，區別不同價值，便于保管和利用。案卷質量符合標準，由部門負責人簽字后，兼職檔案人員填寫移交目錄一式兩份，向檔案室辦理歸檔手續。

    各立卷部門在案卷裝訂前，應與檔案室取得聯系，由雙方對案卷質量逐卷認真檢查，達標后再訂卷，對不符合質量規定的案卷進行返工。為調動兼職檔案人員的積極性，檔案室定期進行案卷質量評比活動，并對先進部門或個人進行表彰。

    第十三條　根據不同門類檔案的要求，歸檔時間為：
    1、技術檔案一般項目，在項目完成后一個月內歸檔。重點工程或周期較長的項目，可采取階段性及項目完成后集中歸檔相結合。
    2、會計檔案立卷后在計財處保存一年后的四月份前歸檔。
    3、其他部門當年的檔案在第三年三月份前歸檔。
    4、聲像 檔案在照片沖洗加工后，承辦單位整理并編寫說明，及時向綜合檔案室歸檔，或隨其他載體檔案一起歸檔。

    第十四條　科研成果鑒定、工程竣工驗收、設備開箱，主辦部門要通知綜合檔案室參加驗收文件材料。
   
    第十五條　科研項目評獎、工程創優歸檔文件材料必須完整、準確、系統，經檔案室簽署意見后，方能申報成果。

    第十六條　各部門工作人員外出參觀學習，出國考察和參加各種會議收集獲得的文件材料要按規定及時歸檔。

    第四章檔案的整理

    第十七條　本公司在各項工作活動中形成的全部檔案為本公司全宗檔案，綜合檔案室對我公司全宗檔案進行整理工作。人事檔案作為全宗檔案內的專業檔案進行單獨整理保管。

    第十八條　　綜合檔案室對各部門歸檔的案卷進行分類、整理、編號，具體編號方法見《天津＊＊有限公司檔案分類方案》。

    第十九條　檔案室按規定編制檔案案卷目錄、全引目錄、按件歸檔的檔案總目錄，以及根據需要編制檢索工具。

    第二十條　鑒于會計檔案的特點，如需要拆封重整時，檔案人員要會同計財處有關人員拆封整理，不能單方面進行。

    第五章檔案的保管

    第二十一條　為保護檔案的安全，延長檔案的壽命，發揮檔案的作用，要嚴格執行《天津＊＊有限公司庫房管理》制度，確保檔案安全。

    第二十二條　本公司檔案必須存放在專用庫房密集架和檔案柜內。案卷的排列，根據本公司檔案的不同門類、載體、保管期限，分別上架排列。符合規范化、標準化、科學化的要求。

    第二十三條　檔案庫房必須與辦公、閱覽分開。庫房要做到“七防”，即防火、防盜、防光、防塵、防潮、防蟲、防鼠等安全措施。檔案人員會使用滅火器材，庫房內溫度保持14—24oC,濕度保持45 %—60%。

    第二十四條　每年對室藏檔案進行一次檢查，做到賬、物相符，遇有特殊情況要及時檢查。對破損、變質的檔案要及時進行修補和復制。庫存檔案發現丟失時，應立即查明原因，報經領導批準后辦理注銷手續，并將注銷手續歸入全宗卷保存。

    第二十五條　檔案室保存的圖紙（正卷），一般不得外借。修改已歸檔的圖紙要保持專業技術委員會批準的“圖紙變更通知單”辦理登記手續，圖紙修改處要標明“修改標記”。

    第二十六條　專、兼職檔案管理人員工作變動時，在離崗前要辦理交接手續，并交待清楚所保管的檔案狀況。

    第六章檔案的統計

    第二十七條　檔案室應按照上級檔案部門的規定，建立健全檔案統計工作。負責對本公司檔案機構、人員、檔案的收進、移出、保管、利用等情況的統計，并按時上報檔案工作基本情況年報，做到統計數字準確、可靠。

    第七章檔案的利用

    第二十八條　開發檔案信息資源，為本公司生產、科研、管理服務是檔案工作的根本目的。

    第二十九條　檔案室根據工作需要，編寫具有利用價值的綜合性文件匯編、簡介和檢索工具。

    第三十條　檔案人員要熟悉家底，了解需要，積極主動地采取多種形式及時、準確地提供檔案、資料，為各項工作服務。

    第三十一條　嚴格執行檔案借閱制度，履行檔案借閱登記手續，防止檔案丟失。

    第三十二條　借閱檔案的人員，對所借檔案應負責保密，不得轉借他人，不準帶出公司外，檔案用后要及時歸還。如若丟失借卷人應寫出書面報告，經領導審批后，送公司保密委員會審理，然后交檔案室存檔備查。

    第三十三條　遇有需要復印檔案材料時，由檔案室統一辦理，借閱人不得自行復印。

    第八章檔案的鑒定與銷毀
   
    第三十四條　根據上級有關檔案保管的規定，結合本公司檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，判定檔案的存毀。

    第三十五條　檔案的鑒定工作，在主管經理領導下，由行政部部長、有關部門負責人和檔案人員組成鑒定小組，按規定對檔案進行鑒定工作。對需要銷毀的檔案進行登記造冊，經主管經理審批。

    第三十六條　銷毀檔案必須嚴格掌握，對應銷毀的檔案保存兩年后再行銷毀，在有關部門配合下，由兩名檔案人員監銷，監銷人員在鑒定銷毀清冊上簽字，同時寫明銷毀方法和日期。

    第九章檔案的現代化管理

    第三十七條　為使檔案的管理納入辦公自動化系統，本公司文檔和科檔案卷均輸入到文件級，實現檔案現代化管理，提高工作效率。

    第十章保密與安全

    第三十八條　檔案人員要認真貫徹執行上級和本公司的保密規定和制度，不泄漏檔案內容，忠于職守，保護我公司檔案不受損失，確保檔案安全。

    第三十九條　本公司檔案等級劃分，按照本公司保密項目和密級劃分的規定執行。

    第十一章獎勵與處分

    第四十條　在主管經理領導下，行政部部長和綜合檔案室負責人負責定期或不定期的對專兼職檔案人員進行工作考評，對在工作中做出優異成績的人員，給予表揚和獎勵。對工作不負責任，使檔案受到損失的失職者給予批評和處罰。

    第十二章附則

    第四十一條　本規定如有未盡事宜或與上級規定有抵觸時，按上級文件執行。

    第四十二條　天津＊＊有限公司綜合檔案室工作程序圖。

    第四十三條　本規定從公司批準之日起執行。

    檔案安全保密制度

    為確保企業檔案信息的安全，制定本制度。
    1、檔案管理人員必須嚴格遵守職業道德、遵紀守法、保守本企業的機密。
    2、檔案管理人員應（適當區分）根據國家有關規定和本企業實際，對各種載體的文件和檔案劃分密級。對涉密文件和檔案加強保密措施，并采取相應的借閱制度，在一定時間內只限一定范圍的人員知悉。
    3、檔案管理人員不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室。未經批準，不得將秘密檔案、資料給無關人員閱讀。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職后對所了解的機密情況，不得泄露。
    4、有關部門需查閱涉密文件或檔案須經企業主管領導批準，并只限在檔案閱覽室利用。利用涉密檔案的單位或個人不得擅自擴大范圍，有保守秘密的責任和義務。
    5、不得與無關人員談論涉密檔案內容。
    6、下班時，應將涉密檔案文件收起鎖好，并關好門窗。
    7、經批準銷毀的檔案材料和不需要歸檔的文件，應指定專人進行銷毀，銷毀機密文件應登記造冊，并有人負責監銷。
    8、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失、損毀情況，應及時向有關領導報告，采取必要的挽救措施。

    檔案保管制度

    為保護好本企業的檔案材料，維護檔案的完整與安全，制定本制度。
    1、接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續。
    2、案卷入庫要做到卷、目、卡相符，排放整齊，便于查找，以保證提供利用快速準確。
    3、管理人員要掌握各門類檔案的特點和規律，熟知案卷擺放地點、上架順序，做到調檔、還檔及時準確。
    4、研究和改進檔案保護技術，定期對檔案進行檢查，（發現破損檔案及時修補、復制。）發現問題及時采取措施進行處理。
    5、檔案的接收、移出、鑒定、銷毀、利用要有登記，統計準確。
    6、借閱完畢的檔案經核對無誤后，要及時入庫，以防丟失。
    7、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜。
    8、存放膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防磁柜內。
    9、每年要對庫藏檔案進行一次全面的檢查，認真核對，做到賬物相符。對破損或載體變質檔案，要及時迸行修補和復制，發現檔案發霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。

    檔案庫房管理制度
    1、檔案庫房要貫徹"以防為主，防治結合"的原則，認真貫徹防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防高溫等"十防"方針。
    2、庫房要有安全防護措施。庫房要有專人管理，非工作人員一律不得進入庫房。
    3、保持檔案庫房整齊干凈，檔案入庫前，必須嚴格檢查，檔案柜內應施放防霉、防蟲藥劑。
    4、存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
    5、箱柜以五節檔案柜為標準柜編寫組號，每節柜自上而下編寫箱柜號。
    6、在每間庫房，檔案柜擺放要從左至右成反“S”形
    7、檔案庫房每半年要定期進行安全檢查，按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等八防要求，及時排除檔案保管中的安全隱患。
    8、檔案庫房應配置調控溫、濕度的設施和設備，使庫房溫度基本保持在14－24°C，相對濕度45－60%之間的規定要求。每天堅持記錄溫濕度。
    9、建立輔助檢索工具。每個庫房要繪制"檔案存放示意圖"，每個箱柜應設置指引卡。
    10、要保持庫房的衛生清潔。庫房內嚴禁吸煙，庫房內不準存放易燃、易爆、腐蝕性的物品。
    11、節假日或較長時間無人時，要加封加鎖，并注意保衛工作。

    檔案鑒定銷毀制度

    為了保證庫藏檔案的質量，保護好有價值特別是有重要價值的檔案，結合本單位的實際情況，制定本制度。
    1、企業成立檔案鑒定工作小組，由主管領導、辦公室主任、檔案人員及業務部門負責人組成。
    2、企業各部門在文件材料歸檔時，應根據本企業制定的《歸檔范圍》和《檔案保管期限表》，將應歸檔的文件收集齊全，并準確劃分檔案的保管期限。
    3、對保存在企業檔案部門的保管期限屆滿的檔案，先由企業檔案部門進行初步鑒定，提出鑒定意見，交企業檔案鑒定小組審定。
    4、對經過鑒定小組審定應該銷毀的檔案，由企業檔案部門寫出鑒定報告，連同檔案銷毀清冊一起送企業主管領導批準后進行銷毀。
    5、銷毀檔案時，應指定二人以上進行監銷。檔案銷毀前，監銷人應認真核對要銷毀的檔案與銷毀清冊。檔案銷毀后，監銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。
    6、銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家和單位有關規定進行處理。
    7、檔案銷毀后，應將銷毀清冊，鑒定形成的材料及領導批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。


    檔案借閱制度

    為維護檔案的完整與安全，服務企業各項工作，根據企業檔案管理的具體情況，制訂本制度。
    1、本企業員工因工作需要，可以借閱與其工作有關的檔案和資料。
    2、借閱本企業檔案須辦理登記手續，保密的檔案須履行相應的手續經主管領導批準后方可借閱。
    3、本企業檔案一般不外借，借閱時應在檔案部門指定的地方進行閱覽。確須外借的檔案，要經主管領導或辦公室主任同意，按時歸還。
    4、所借檔案不得隨意折疊和拆散，嚴禁對檔案進行更改或涂寫。對借閱檔案時造成的檔案丟失、損壞或泄密的，要追究當事者責任。
    5、借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閱者當面核對清楚。
    6、摘抄或復印檔案材料的有關內容，須按有關規定，經主管領導批準后方可復制。
    7、調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件后方可辦理調離手續。
    8、外單位人員借閱本企業檔案，須持有所在單位介紹信和本人工作證，并辦理有關手續，經企業主管領導同意后方可借閱。

    歸檔制度

    為了完整、系統地保存本企業工作活動中形成的各種門類、各種載體的檔案，提高歸檔文件材料的質量，以滿足企業領導及各方面的需要，特制定本制度。
   
    一、歸檔文件材料的范圍：
    凡是反映本企業工作活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。具體包括：
（依企業實際情況而定，《文件材料歸檔范圍保管期限表》為附件）

    二、歸檔文件材料的要求：
    1、歸檔文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等不耐久的書寫材料；
    2、歸檔文件材料要完整、系統、準確；
    3、歸檔文件必須是原件；
    4、保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，區分不同保管期限，按分類、編號的規定進行分類、登記、編目造冊；
    5、文件材料歸檔必須辦理移交手續。

    三、歸檔質量要求：
    1、遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的聯系，區別不同價值，確定保管期限。
    2、問題、名稱組卷是立卷的基本方法，專題性、成套性內容多數量大，可按階段、結構、部件等分別組卷。
    3、兩個以上部門辦理的工作形成的材料，以主辦部門（牽頭部門）歸檔。
    4、歸檔文件必須齊全完整。文件排列順序重要在前，次要在后；批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，討論稿在后；轉發件在前，被轉發件在后；結論性材料在前，依據性在后；卷內文字材料在前，圖樣在后。
    5、文書檔案歸檔，一般以每份文件為一件。聯系密切的文件，允許將兩份或多份文件作為一件。填寫每一件歸檔文件的總頁數，按該件有圖文的頁面計算，用阿拉伯數字填寫。
    6、加蓋歸檔章：歸檔章一般應加蓋在歸檔文件首頁上端居中的空白位置。歸檔章不應壓住文件字跡，也不應與批示文字或上級文章相交叉。歸檔章及各項目戳記均用紅色印泥蓋制。
    7、其它案卷組卷一般不超過200頁，同一問題文件較多，可分卷裝訂。文件無論單面或雙面，凡有文件內容均應編寫頁號，頁號位置在右（或左）上角。
    8、文件紙張原則要求A4，大于A4的要折疊，小于A4的要貼補。裝訂線有字的應先貼補后折疊。裝訂前一定去掉文件上的金屬物。
    9、案卷封面必須按格式要求填寫，題名按原文填寫，無題名要重新擬定，前后加[ ]；會議記錄應概括主要內容。
    10、卷內文件材料需要說明的，應填在備考表內。
    11、案卷標題應簡明確切，一般包括責任者、內容、名稱等，內容較多，要概括主要內容。最多不超過50個字，年月日填寫齊全，不準省略。

    四、歸檔文件材料的時間：
    1、各項管理工作形成的文件材料，在第二年的三月份前，要將應歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負責人審定后，向檔案部門歸檔；
    2、當年完成的工作，當年歸檔，跨年度完成的工作，以完成的年度歸檔，計劃和總結、表彰等材料放在對應年度歸檔。
    3、建設項目文件材料應在項目竣工驗收后三個月內歸檔；
    4、外購設備的隨機文件，在設備開箱驗收后即應收集歸檔；
    5、在設備安裝、調試、使用、維修、改造過程中形成的文件材料，應在每一階段工作結束后，將有關材料及時收集歸檔；
    6、當年形成的會計檔案，在會計年度結束后，由會計部門繼續保管一年，期滿后，由會計部門編制移交清冊，移交企業檔案部門統一保管；
    7、其它文件材料按有關規定辦理。

    四、歸檔份數
   
    歸檔份數一般是一式一份。企業制發的編有發文號的文件材料歸兩份，一份歸入案卷，一份用以編制發文匯編，其它文件如價值重要或利用頻繁，可歸檔多份，一份歸入案卷，其他備查。

    五、歸檔手續

    向檔案部門移交檔案時，必須填寫《歸檔文件移交清單》一式兩份，歸檔時交接雙方按清單交點清楚，確認無誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。

    科技文件歸檔時，歸檔人員需編寫歸檔文件簡要說明，內容包括：項目的名稱和代號，項目的任務來源、工作依據和實施過程，項目的科技水平、質量評價和技術經濟效益，科技檔案質量情況，項目主持人及參加者的姓名和分工，文件整理者和說明書撰寫人姓名、日期等。


    檔案的修改補充制度

    一、歸檔后的檔案，原則上不能修改，凡私自修改、勾劃、涂抹檔案的，根據情節輕重給予處罰。

    二、企業的科技檔案文件材料可以進行修改和補充，但必須按照一定的程序和要求進行。

    三、檔案的修改和補充必須嚴格堅持審批權限和手續，由檔案形成部門的負責人和檔案部門負責人批準后方可進行。提出修改補充的部門應填寫《科技檔案文件材料修改補充通知單》，并附詳細修改補充技術文件及修改圖紙，經批準后負責修改。檔案部門負責監督修改補充工作。

    四、修改補充較少的可以直接在原圖上更改，用另種色筆在原圖上把修改部分標出，注明修改版號，并在更改補充通知單中把修改部位用草圖說明。

    修改補充變動較多的應另制新圖代替，原圖作廢。如果一套圖紙中部分圖作廢時，應在圖紙目錄中注明或重新修改目錄，重新編成修改的圖號（即原圖后加g1、g2……）。整套圖紙作廢時應填寫圖紙注銷單，并將新底圖、新藍圖各一份歸檔，仍沿用原圖號。修改后的底圖、曬制的藍圖以及修改說明和形成的有關材料，作為原有檔案的補充材料編入原目錄中一并歸檔。

    五、為保持修改補充后圖紙的準確性、完整性，應同時將所涉及的有關圖紙一并修改。修改補充后的科技文件材料復制后發送有關部門，并履行登記手續。

    六、各門類檔案歸檔后，如發現有重要保存價值的文件材料遺漏，文件形成部門不能私自銷毀，應及時到檔案室補充歸卷，并根據文件材料的內容，插入相應位置。

    檔案的統計制度

    1、檔案統計是檔案部門和有關領導掌握情況、分析和研究問題、制訂計劃、指導工作的重要環節。
    2、根據上級有關部門的要求責成專人負責檔案統計工作，做到統計準確、填報及時、報送準時，并注意保密。
    3、檔案的收進、移出、銷毀、利用等應建立登記簿及時登記，于年終累計，做到帳物相符。
    4、對各類檔案應建立分類統計帳，并做好平時的統計臺帳和基礎原始登記。
    5、及時收集檔案利用效果情況的登記，重點收集起到重大效果和對工作起到重要作用的事例。
    6、對各種統計數字進行綜合分析，找出問題，提出改進措施。