電子文件的歸檔要求
8.2.1電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統(tǒng)。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖象、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規(guī)定和需要確定。
由于企業(yè)生產、經營和管理活動中已經普遍應用計算機技術，電子文件正在大量產生。目前，在企業(yè)的辦公自動化（OA）、企業(yè)資源計劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）、產品協(xié)同商務（CPC）、產品生命周期管理（PLM）、計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助工程分析（CAE）、計算機輔助工藝設計（CAPP）、計算機輔助制造（CAM）、產品數據管理（PDM）、虛擬制造系統(tǒng)（VMS）、網絡化協(xié)同設計制造等系統(tǒng)中，都會形成和產生大量電子文件，而目前很多企業(yè)都還沒有將生產和經營管理方面形成的電子文件納入歸檔范圍。因此，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》首先要求將企業(yè)各信息系統(tǒng)電子文件歸檔要求及相應功能嵌入文件生成系統(tǒng)，使電子文件歸檔成為其中的必要環(huán)節(jié)或流程，從而保證各信息系統(tǒng)生成的電子文件能做到及時歸檔。關于電子文件的歸檔范圍，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》提出兩條原則性要求：一是文本、圖形、圖象、數據等類型電子文件的歸檔范圍，應參照紙質文件歸檔范圍確定；二是音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍，應根據相關規(guī)定和需要確定。
8.2.2企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數據、背景信息，以及生成非通用電子文件格式的軟件等應與電子文件一并歸檔。
電子文件的元數據指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據。而背景信息則指描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環(huán)境等信息。由于電子文件的元數據和背景信息對維護電子文件真實性和憑證性有著重要的作用，而非通用格式的電子文件生成和閱讀都要借助專用軟件，因此這一條重點強調電子文件歸檔時應注意將元數據、背景信息以及生成非通用電子文件格式的軟件等“一并歸檔”。
8.2.3歸檔的電子文件數據格式應易于識讀、遷移。電子文件通用格式見GB/T18894第6章。
由于電子文件對軟硬件有特殊要求，因此“易于識讀、遷移”就成為衡量電子文件歸檔后能否有效利用的重要指標。所謂“易于識讀”，是指歸檔的電子文件能夠在通用的軟硬件環(huán)境下打開并閱讀。所謂“遷移”，是指將源系統(tǒng)中的電子文件向目的系統(tǒng)進行轉移存儲的方法與過程。“易于遷移”也是指電子文件遷移方法和過程能夠在通用系統(tǒng)中進行。要做到“易于識讀、遷移”，必須在電子文件歸檔時使用通用格式。
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中以有詳細規(guī)定，此文件在本章后列出。
