特殊載體形式文件材料的整理工作

（1）、照片檔案的整理，應在企業設定檔案類目下按保管期限—年度—問題進行整理。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—問題—年度進行整理。整理方法應保持前后一致，不應隨意變動。并要寫明六要素：即時間、地點、事由、人物、拍攝者、背景。

照片檔案的排列：應在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間、重要程度進行排列。

照片檔案的編號：

格式：全宗號—類目號（產品、項目、課題、設備儀器代號）—目錄號—冊號—張號

照片入冊：正常尺寸照片裝入照片檔案冊中；大照片可放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。

照片編號：在每一卷中照片按張單獨編號，如有同一問題的或同組中的每一張照片，均應在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯符號。組聯符號按組依次采用“①”、“②”、“③”同組中的照片其組聯符號相同。如冊內只有一組照片和其他散照片時，組聯符號采用“①”來標識。組聯符號不宜越冊。

照片檔案目錄的編制：

著錄項目：照片號、底片號、題名、時間、攝影者、備注、參見號、冊號、頁號、組內張數、分類號、項目號、主題詞或關鍵詞、密級、保管期限、類型規格、檔案館代號、文字說明等。

以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。以一組照片為單位著錄時，題名應根據擬寫要素，簡明概括、準確反映一組照片的基本內容。照片號、底片號、頁號均應著錄起止號；時間著錄起止時間；參見號、攝影者可以著錄多個。對于大幅照片、底片，應在備注欄內注明“大幅”和存放地址。以一級照片為單位著錄時，還應在備注欄內注明其中所含的大幅照片的照片號、底片號。

（2）、錄音、錄象帶與照片整理方法相同，

（3）、實物整理，分實物形式，按大類、分專題進行整理。對于一些禮品、紀念品，整理時要有文字說明。

（4）、底圖整理，按產品型號、單項課題、單項工程和單臺設備儀器，再依照其設計圖號順序或生產流程順序排列整理。