企業管理類文件的整理

DA/T22——2000《歸檔文件整理規則》

2.1歸檔文件    立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。

2.2歸檔文件整理    將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

2.3件    歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。

3整理原則    遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。

5整理方法

5.1裝訂    歸檔文件應按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后。

5.2分類    歸檔文件可以采用年度——機構（問題）——保管期限或保管期限——年度——機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩定。

5.2.1按年度分類    將文件按其形成年度分類。

5.2.2按保管期限分類    將文件按劃定的保管期限分類。

5.2.3按機構（問題）分類    將文件按其形成或承辦機構（問題）分類（本項可以視情況予以取舍）。

5.3排列    歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列。

5.4編號    歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容。檔章設置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構（問題）等選擇項。

5.4.4件號：文件的排列順序號

件號包括室編件號和編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號按進館要求標注。

5.4.5機構（問題）：作為分類方案類目的機構（問題）名稱或規范化簡稱。

5.5編目    歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

5.5.1歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目。

5.5.3歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置全宗名稱、年度、保管期限、機構（問題）等項目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應使用全稱或規范化簡稱。

歸檔文件目錄式樣

5.6裝盒    將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。