企業(yè)檔案管理的文件依據(jù)

這里列一些本課件中會提到的主要文件依據(jù)：

法律法規(guī)：

1.《中華人民共和國檔案法》

2.《檔案法實施辦法》

3.《廣東省檔案條例》

4.《廣州市檔案管理規(guī)定》

5.《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》——處罰

工作規(guī)范：

6.《企業(yè)檔案工作規(guī)范》

        7.《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

8.《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評辦法》

9.《 廣州市執(zhí)行〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》

（一）法律法規(guī)

    1. 法律：是由國家最高權(quán)力機關(guān)——全國人民代表大會及其常務(wù)委員會制定和審議通過的，由國家強制力來保證履行的檔案工作的專門立法或法律規(guī)定。

    《中華人民共和國檔案法》， 1990年11月19日國家檔案局令第1號發(fā)布，1999年6月7日國家檔案局令第5號重新發(fā)布， 2016年11月7日全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十四次會議《關(guān)于修改<中華人民共和國對外貿(mào)易法>等十二部法律的決定》修正。

    2. 行政法規(guī)：行政法規(guī)是由國務(wù)院制定的以憲法和法律為依據(jù)，其效力高于地方性法規(guī)、規(guī)章和有普遍約束力的行政決定、命令 。

    《檔案法實施辦法》，1990.11.19 發(fā)布實施 ，1999.5.5 修訂，根據(jù)2017年3月1日國務(wù)院令第676號《國務(wù)院關(guān)于修改和廢止部分行政法規(guī)的決定》再次修正。

    3. 地方性法規(guī)：省、自治區(qū)、直轄市和國務(wù)院批準的較大的市等地方權(quán)力機關(guān)制發(fā)的地方性檔案法規(guī)。

    《廣東省檔案條例》，原《廣東省檔案管理規(guī)定》由廣東省第十屆人民大會常務(wù)委員會第三十三次會議于2007年7月27日修訂為《廣東省檔案條例》。2007年9月1日施行。共42條。

    4. 地方政府規(guī)章： 人民政府批準的地方檔案局制定的規(guī)范性文件。地方政府規(guī)章在本行政區(qū)域內(nèi)有效，其效力低于法律、行政法規(guī)和地方性法規(guī)。

    《 廣州市檔案管理規(guī)定》，2008年4月15日市政府第13屆第41次常務(wù)會議通過，自2008年7月1日起施行。2015年廣州市人民政府令又有細微修改。共25條。

   5. 法律法規(guī)中的相關(guān)條款

     一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務(wù)。（ 《檔案法》第七條）

     機關(guān)（含鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)（檔案室）或者檔案工作人員，負責保管本單位的檔案，并對所屬機構(gòu)的檔案工作實行監(jiān)督和指導。（《檔案法》第七條）

    對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。 （《檔案法》第十條）

    機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織必須按國家規(guī)定，定期向同級檔案館移交檔案。（ 《檔案法》第十一條）

           6.檔案管理違法違紀行為處分：2013年，中華人民共和國監(jiān)察部聯(lián)合人力資源和社會保障部、國家檔案局發(fā)布了第30號令，就叫《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》。

                其中有關(guān)條款：

                第三條  將公務(wù)活動中形成的應(yīng)當歸檔的文件材料、資料據(jù)為己有，拒絕交檔案機構(gòu)、檔案工作人員歸檔的，對有關(guān)責任人員，給予警告處分；情節(jié)較重的，給予記過或者記大過處分；情節(jié)嚴重的，給予降級或者撤職處分。   

               第六條  利用職務(wù)之便，將所保管的檔案據(jù)為己有的，對有關(guān)責任人員，給予記大過處分；情節(jié)較重的，給予降級或者撤職處分；情節(jié)嚴重的，給予開除處分。

               第七條  因工作不負責任或者不遵守檔案工作制度，導致檔案損毀、丟失的，對有關(guān)責任人員，給予記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分。

               第八條  擅自銷毀檔案的，對有關(guān)責任人員，給予記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴重的，給予撤職或者開除處分。

                  具體處罰：

                  第二條  有檔案管理違法違紀行為的單位,其負有責任的領(lǐng)導人員和直接責任人員，以及有檔案管理違法違紀行為的個人，應(yīng)當承擔紀律責任。

                  第十九條  有檔案管理違法違紀行為，應(yīng)當給予黨紀處分的，移送黨的紀律檢查機關(guān)處理。涉嫌犯罪的，移送司法機關(guān)依法追究刑事責任。

（二）工作規(guī)范

        1. 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T 42-2009， 2010年1月1日開始實施）

        2. 《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第10號，2013年2月1日起施行）

        3. 《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評辦法》（粵檔發(fā)〔2011〕24號）

    　4. 《 廣州市執(zhí)行〈歸檔文件整理規(guī)則〉實施細則》（穗檔[2002]4號）

       5. 工作規(guī)范中的部分條款

《檔案綜合管理分類方案》和《文件歸檔范圍和保管期限表》是檔案管理的兩個核心和基礎(chǔ)文件，各單位必須作為基礎(chǔ)性的工作認真做好！

三納入，四參加，四同時的真正含義，不是做制度。

? 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》附件：

? 附錄A（資料性附錄）企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表----注意是資料性，而非規(guī)范性附錄

? 附錄B（資料性附錄）表格樣式----補充規(guī)范性引用文件中沒有的表格（如：檔案交接登記表、溫濕度登記表、銷毀清冊、借閱檔案登記表、檔案利用效果登記表）

    6. 對《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評辦法》的一些說明：

      《測評辦法》對評價結(jié)果分級定等，適當區(qū)分評價企業(yè)對檔案工作的重視力度和保障條件，以及企業(yè)檔案工作總體業(yè)務(wù)水平。這一創(chuàng)新設(shè)計，在省內(nèi)外有關(guān)檔案工作評價方式上屬于首次。

       廣東省檔案局認為，在《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的全面指引下，特別是總結(jié)本省多年來的檔案監(jiān)督和指導經(jīng)驗，企業(yè)檔案工作是時候要在理念認知和業(yè)務(wù)實踐上實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。這個轉(zhuǎn)型升級突出有兩點，一是要理清企業(yè)檔案工作的體制與機制關(guān)系，二是要平衡組織管理與業(yè)務(wù)工作的關(guān)系。檔案行政管理部門、企業(yè)領(lǐng)導、企業(yè)業(yè)務(wù)部門、企業(yè)檔案部門等各方，都要充分認識到檔案作為企業(yè)重要的信息資源和知識資產(chǎn)，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項管理中發(fā)揮的作用日益突出。企業(yè)應(yīng)當通過加強對檔案工作的組織領(lǐng)導和系統(tǒng)管理，從而帶動和提升檔案工作業(yè)務(wù)水平。

       廣東省檔案局認為：一種評價方式，必須有良好的覆蓋性，能適應(yīng)大多數(shù)評價對象，能讓企業(yè)感覺“有奔頭”；同時也要有一定的高度指引性，使得企業(yè)必須通過適當?shù)呐Γ拍塬@得相應(yīng)的高標準評價。

      《廣東省檔案工作規(guī)范測評辦法》及《測評標準》，全面貫徹落實《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的要求，系統(tǒng)地對企業(yè)檔案工作如何有序開展進行了規(guī)定和布置。

       在《測評辦法》的組織實施中，關(guān)于檔案人員崗位核查、面向業(yè)務(wù)部門人員的現(xiàn)場問答等環(huán)節(jié)的具體考察方法是：

       如關(guān)于檔案人員的配備，要查看企業(yè)人力資源部門確定的崗位分類說明或職位表，核實崗位設(shè)置及其定員情況；

       如檔案工作機構(gòu)的設(shè)立，要進而查看職能部門設(shè)置安排，而不僅僅憑著“一紙公文”的通知；

       再如面向業(yè)務(wù)部門人員的現(xiàn)場問答，則是直接檢查了解企業(yè)員工對檔案工作與業(yè)務(wù)活動的認知和實踐情況。

（三） 國際標準

    1.ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》

       作為市場經(jīng)濟和國際貿(mào)易的產(chǎn)物，ISO9001《質(zhì)量管理體系要求》是國際標準化組織在世界范圍內(nèi)推行最成功的標準之一。該標準1987年國際標準化組織發(fā)布第一版 9000系列標準；2008年國際標準化組織發(fā)布第四版ISO9001。較為突出一點是，在此過程中，增加了多處對檔案記錄建立和管理維護的要求。說明在質(zhì)量管理體系中檔案記錄的重要作用日益被重視。    

      國際標準化組織的管理專家指出，企業(yè)實施ISO有如下優(yōu)勢（Advantage）：

       1）保持企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量；      2）規(guī)范企業(yè)供應(yīng)商；

       3）有助企業(yè)市場競爭；      4）降低企業(yè)風險；

       5）提高客戶忠誠度；        6）降低企業(yè)風險；

       7）領(lǐng)先對手18-24個月。

 2.國際標準ISO15489.1《檔案管理通則》

     2001年，國際標準化組織頒布了國際標準ISO15489.1《檔案管理通則》。規(guī)定了檔案管理的頂層架構(gòu)，提出了實現(xiàn)有效檔案管理所能產(chǎn)生的作用，并明確規(guī)定了檔案管理的法規(guī)環(huán)境、檔案管理的政策與職責、檔案管理、檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)以及檔案管理過程與控制等方面的要求

   ISO15489.1《檔案管理通則》第4章中特別明確指出了檔案管理的收益：

        1）以有序、高效、負責的方式開展業(yè)務(wù)活動；

        2）以連貫的和公平的方式提供服務(wù)；  

        3）支持并記錄方針的制定和管理的決策；

        4）保證宏觀管理與微觀管理的一致性、連貫性和效率；

        5）方便業(yè)務(wù)活動在整個機構(gòu)內(nèi)的有效開展；  

        6）預(yù)防突發(fā)事變及災(zāi)害的發(fā)生，提供持續(xù)運作的可能；

        7）滿足法律和規(guī)章在檔案化、審計和監(jiān)督活動方面的要求；

        8）為法律訴訟提供保護和支持，包括對與機構(gòu)活動證據(jù)存在與否相伴隨的風險管理提供的保護和支持；

        9）保護機構(gòu)的利益，保護員工、客戶和當前及未來受益人的權(quán)利；

        10）支持并記錄當前與未來的研發(fā)活動、進展狀況、取得的成績以及歷史研究活動；

        11）提供事務(wù)活動、個人活動和文化活動的證據(jù)；

        12）建立事務(wù)標識、個人標識和文化的標識；

        13）維護機構(gòu)記憶、個人記憶或社會記憶。