企業檔案業務工作-文件整理與歸檔

7.3.1  文件整理

    文件立卷整理應遵循文件形成規律，區分保管期限，保持文件間有機聯系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應分別符合GB 9705、DA／T 22、GB／T11822、財會字〔1998〕32號、勞力字〔1992〕33號等標準及文件的要求；音像、電子等載體形態文件整理，應分別符合GB／T 11821、DA／T 15、GB／T 18894、DA／T 32等標準的要求。

7.3.2  文件歸檔范圍

7.3.2.1  企業在籌備、建設、生產、經營、管理等活動及產權變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應納入歸檔范圍。國有企業文件歸檔范圍應符合檔發〔2004〕4號文件要求。

7.3.2.2  歸檔文件的主要來源有：

    ——本企業形成的文件；

    ——本企業引進項目、外購設備等接收的文件；

    ——所屬單位及參股企業應向本企業提交的文件；

    ——本企業參與的合作項目，合作單位按要求應向本企業提交的文件；

    ——本企業執行、辦理的外來文件。

 7.3.2.3  企業應根據經營管理范圍和業務活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項目建設類文件應依據企業在項目建設中的性質確定，建設單位、設計單位、施工單位、監理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務類型企業各類文件歸檔范圍及企業中專業性較強的業務活動的文件歸檔范圍，應結合企業活動和專門業務編制。

7.3.3  文件歸檔時間

7.3.3.1  經營管理工作、生產技術管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。

7.3.3.2  科研開發、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔；產品生產及服務業務應定期或按階段歸檔。

7.3.3.3  產權產籍、質量認證、資質信用、合同協議、知識產權等文件應隨時歸檔；外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。

7.3.3.4  會計核算專業材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔，保管一年后向檔案部門移交。

7.3.3.5  電子文件邏輯歸檔宜定時進行，物理歸檔應與相應門類或內容的其他載體歸檔時間一致。

7.3.3.6  磁帶、照片及底片、膠片、實物等載體形式的文件應在工作結束后及時歸檔，或與相應內容的紙質載體歸檔時間一致。

7.3.3.7  更新、補充的文件，企業內部機構變動和干部職工調動、離崗時應清退的文件，企業資產與產權變動過程中形成的文件，其他活動中形成的文件等，應隨時歸檔。

7.3.4  文件歸檔要求

7.3.4.1  企業應實行部門、項目及專項工作的文件收集、整理、歸檔責任制。各部門、項目及專項工作專兼職檔案人員應按照規定將文件整理后歸檔。

7.3.4.2  歸檔的文件應完整、準確、系統，其制成材料應有利于長久保存，圖文字跡應符合形成文件設備(打印機、復印機、掃描儀等)標稱的質量要求。

7.3.4.3  歸檔的文件應為原件。因故無原件的可將具有憑證作用的復制件歸檔。

7.3.4.4  非紙質文件應與其文字說明一并歸檔。外文(或少數民族文字)材料若有漢譯文的，應一并歸檔，無譯文的要譯出標題和目錄后歸檔。

7.3.4.5  歸檔的文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數。

7.3.4.6  兩個以上單位合作完成的項目，應以合同、協議等形式約定文件歸檔要求。主辦單位一般應保存全套文件，協辦單位保存與所承擔任務相關的正本文件。

7.3.4.7  文件形成部門應就歸檔文件填寫《檔案交接登記表》(見附錄B表B．1)。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明，并經項目負責人審核簽字。