GB/T9705——88《文書檔案案卷格式》
2案卷卷皮格式 文書檔案案卷卷皮分兩種,一種是硬卷皮,一種是軟卷皮。
2.1硬卷皮格式
2.1.2 案卷封面項(xiàng)目 它包括:全宗名稱、類目名稱、案卷標(biāo)題、時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。
2.1.3封面項(xiàng)目的填寫方法
2.1.3.1全宗名稱 它相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。
2.1.3.2類目名稱 是指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類,并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。
2.1.3.3案卷題名
2.1.3.4時(shí)間:卷內(nèi)文件所屬的起止年月。
2.1.3.5保管期限:立卷時(shí)劃定的案卷保管期限,一般由立卷人填寫。
2.1.3.6件、頁數(shù):裝訂的案卷要填寫總頁數(shù),不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。
2.1.3.7歸檔號:填寫文書處理號,由立卷宗人填寫。
2.1.3.8檔號的編制:
封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。
全宗號:檔案館指定給立檔單位的編號。
目錄號:全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號,在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。
案卷號:目錄內(nèi)案卷的順序編號,在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。
2.2軟卷皮格式
2.2.2軟卷皮封面項(xiàng)目 軟卷皮封面項(xiàng)目及填寫方法均同硬卷皮格式。
3卷內(nèi)文件目錄格式
3.3卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括:順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。
3.4卷內(nèi)文件目錄填寫方法
3.4.1順序號:以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號,即件號。
3.4.2文號:文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
3.4.3責(zé)任者:對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人,即文件的署名者。
3.4.4題名:即文件的標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件,可自擬標(biāo)題,外加“[]”。
3.4.5日期:文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可以省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的數(shù)字右下角加“.”號。
3.4.6頁號:卷內(nèi)文件所在之頁的編號。
3.4.7單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章,檔號章的位置在每份文件首頁的右上角,其格式與尺寸是:
3.4.8備注:留待對卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明之用。
4卷內(nèi)備考表格式
4.2卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。
4.3卷內(nèi)備考表填寫方法
4.3.1本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。
4.3.2立卷人:由責(zé)任立卷者簽名。
4.3.3檢查人:由案卷質(zhì)量審核者簽名。
4.3.4立卷時(shí)間:填寫完成的立卷日期。
5案卷各部分的排列格式
5.1使用硬卷皮組卷,無論裝訂與否,其案卷各部分的排列格式均是:案卷封面—卷內(nèi)文件目錄—文件—備考表—封底
5.2使用軟卷皮組卷,其案卷各部分按下列格式排列:軟卷封面(含案卷內(nèi)文件目錄)—文件—封底(含備考表),以案卷宗號排列次序裝入卷盒保存。