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GB/T9705-88《文書檔案案卷格式》

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2019-02-24 15:44:42    瀏覽次數(shù):1828    評論:0
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GB/T9705——88《文書檔案案卷格式》2案卷卷皮格式文書檔案案卷卷皮分兩種,一種是硬卷皮,一種是軟卷皮。2.1硬卷皮格式2.1.2 案卷封面項(xiàng)目 它包括:全宗名稱、類目名稱、案卷標(biāo)題、時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。 2.1.3封面項(xiàng)目的填寫方法2.1.3.1全宗名稱它相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用

GB/T9705——88《文書檔案案卷格式》

2案卷卷皮格式    文書檔案案卷卷皮分兩種,一種是硬卷皮,一種是軟卷皮。

2.1硬卷皮格式

2.1.2 案卷封面項(xiàng)目   它包括:全宗名稱、類目名稱、案卷標(biāo)題、時(shí)間、保管期限、件、頁數(shù)、歸檔號、檔號。                    

2.1.3封面項(xiàng)目的填寫方法

2.1.3.1全宗名稱    它相同于立檔單位的名稱。填寫全宗名稱必須用全稱或通用簡稱。

2.1.3.2類目名稱    是指全宗內(nèi)分類方案的第一級類目名稱。在一個(gè)全宗內(nèi)應(yīng)按統(tǒng)一的方案分類,并應(yīng)保持分類體系的穩(wěn)定性。

2.1.3.3案卷題名

2.1.3.4時(shí)間:卷內(nèi)文件所屬的起止年月。

2.1.3.5保管期限:立卷時(shí)劃定的案卷保管期限,一般由立卷人填寫。

2.1.3.6件、頁數(shù):裝訂的案卷要填寫總頁數(shù),不裝訂的案卷要填寫本卷的總件數(shù)。

2.1.3.7歸檔號:填寫文書處理號,由立卷宗人填寫。

2.1.3.8檔號的編制:

封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。

全宗號:檔案館指定給立檔單位的編號。

目錄號:全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號,在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號。

案卷號:目錄內(nèi)案卷的順序編號,在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號。

2.2軟卷皮格式

2.2.2軟卷皮封面項(xiàng)目    軟卷皮封面項(xiàng)目及填寫方法均同硬卷皮格式。

3卷內(nèi)文件目錄格式

3.3卷內(nèi)文件目錄項(xiàng)目包括:順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注。

3.4卷內(nèi)文件目錄填寫方法

3.4.1順序號:以卷內(nèi)文件排列先后順次填寫的序號,即件號。

3.4.2文號:文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。

3.4.3責(zé)任者:對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人,即文件的署名者。

3.4.4題名:即文件的標(biāo)題,一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件內(nèi)容的文件,可自擬標(biāo)題,外加“[]”。

3.4.5日期:文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可以省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月的數(shù)字右下角加“.”號。

3.4.6頁號:卷內(nèi)文件所在之頁的編號。

3.4.7單份裝訂的案卷應(yīng)逐件加蓋檔號章,檔號章的位置在每份文件首頁的右上角,其格式與尺寸是:



                  

3.4.8備注:留待對卷內(nèi)文件變化時(shí)作說明之用。

4卷內(nèi)備考表格式

4.2卷內(nèi)備考表項(xiàng)目包括:本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。

4.3卷內(nèi)備考表填寫方法

4.3.1本卷情況說明:填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。

4.3.2立卷人:由責(zé)任立卷者簽名。

4.3.3檢查人:由案卷質(zhì)量審核者簽名。

4.3.4立卷時(shí)間:填寫完成的立卷日期。

5案卷各部分的排列格式

5.1使用硬卷皮組卷,無論裝訂與否,其案卷各部分的排列格式均是:案卷封面—卷內(nèi)文件目錄—文件—備考表—封底

5.2使用軟卷皮組卷,其案卷各部分按下列格式排列:軟卷封面(含案卷內(nèi)文件目錄)—文件—封底(含備考表),以案卷宗號排列次序裝入卷盒保存。


 
(文/小編)
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