企業檔案分類

       為完善企業檔案業務工作，提高企業檔案信息的綜合整體管理水平，以更好地服務企業抓質量、產品、效益的需要，1992年國家檔案局印發了《工業企業檔案分類試行規則》，什么是企業檔案分類：依據企業檔案的自然形成規律，以及檔案相互之間的有機聯系，遵循一個統一的準則，將企業檔案分門別類，形成一個具有一定從屬關系或平行關系的有機系統。

1、企業檔案分類的基本原則

（1）、企業檔案分類的對象是企業的全部檔案，將企業檔案作為一個有機整體，不再只局限于文書檔案、科技檔案各個局部。

（2）、企業檔案分類的依據，主要是立足于企業在社會分工中的職能。這里提出的管理職能是指企業生產與管理活動的整體職能，是生產經營的全過程。在堅持管理職能分工為主要分類標準的同時，還要結合企業檔案的內容和形成特點。就是要求在分類中保持檔案所反映事物屬性的不變性和有序性。

（3）、企業檔案分類類目劃分要堅持上位類目設置對下位類目的包容性，保證檔案所反映事物內容的有機聯系，不應人為地顛倒、錯位和裂解。

2、一級類目設置

        依據上述三個原則，《工業企業檔案分類試行規則》中設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。這十個一級類目的設置即體現了企業管理職能分工，以及其相互之間的聯系。同時又體現了檔案的形成特點。如黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理和會計檔案、干部職工檔案是體現企業管理職能分工，而產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器則是反映企業生產職能分工。這十個大類之間是平行關系。

       另外，這個《規則》是以工業生產企業為主要研究對象出臺的，由于企業的行業類別較多，規模差別大，又有不同的管理特點，所以在一級類目設置上留有一定的靈活性。如企業規模特大（特大型聯合企業）、生產特殊產品企業（電力企業）、采掘企業（礦業采掘企業、石油天然氣采掘企業），有一些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據實際需要增設一級類目。再如非工業企業、非生產企業、規模較小的企業和所有制不同的企業，由于生產與管理相對于工業企業或生產企業較為簡化一些，形成的檔案也就相對少一些，在設置一級類目時，可參照《規則》適當減少或合并一級類目。

3、二級類目的設置

（1）、二級類目設置的基本原則

       二級類目設置要遵循企業檔案分類原則的要求，以企業管理職能分工為主，結合檔案形成的特點來設置。就是要求在劃分二級類目時，要在已確定的一級類目范圍內，就其全部管理工作內容，按照職能分工的不同，并結合檔案形成的特點，確定類目。這就是二級類目設置的基本原則。在《工業企業檔案分類試行規則》中，除了產品類、科學技術研究類、基本建設類和設備設備儀器類以外，共設置了40個基本二級類目。

       在當今企業管理體制和經營機制的變化中，各種不同企業在管理分工上有較大差異，考慮到企業之間的這種差異，對已提出的二級類目進行了限定，稱為基本二級類目，是為給企業留有更大的靈活性。允許企業結合實際需要增加或減少設置二級類目。

（2）、二級類目設置的基本方法

       第一種分類方法是按職能分工和問題進行分類設置。黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理四大類的二級類目可按職能分工進行分類。它是將同一機構或不同機構工作形成的檔案，都按其所反映的職能性質，分別劃為若干類。這里說明一點，《工業企業檔案分類試行規則》是研究解決企業檔案的實體分類，是解決企業檔案的分類整理和排架管理，如果分類層次過多，會給企業檔案實體管理帶來不利。如卷內文件過少、倒架、檔號編制復雜等。我們建議不設置三級類目。如果企業這四類檔案數量確實較大，那么，二級類目以下的劃分一般按問題分類。如組織工作類目一般可設置組織管理、黨員干部管理、整黨建設和其他四個三級類目。

       第二種分類方法是科學技術檔案常用的分類設置方法。產品檔案、科研檔案、基建工程檔案、設備儀器檔案是按產品型號、科研課題、工程項目、設備儀器類型進行分類。那么二級以下類目則可以按單項產品、課題、工程項目、設備儀器進行劃分，較大的產品、課題、工程項目、設備還可按其部件、工作階段或專業進行劃分。

       第三種分類方法是按照檔案的特點進行分類設置。會計檔案按文件形式（即憑證、帳薄、報表、其他）、干部職工檔案按人的職責分工進行二級或二級以下類目劃分。這里說明一點，干部職工檔案基本大類，是指企業職工的個人檔案，而不是指企業干部、工人管理檔案。這個大類設置五個基本二級類目即干部檔案、工人檔案、離退休職工檔案、死亡職工檔案。一級類目與二級類目及二級以下類目是從屬關系。

工業企業檔案分類表