企業檔案知識化管理

（一）企業檔案工作發展的進程

　   我國企業檔案工作發展的進程，伴隨我國檔案工作發展，自l959年“大連會議”以來按管理特征劃分，大體可以分為檔案管理、檔案信息技術管理與檔案知識化管理三個階段。這三個階段不是截然分開的，它們既有密切聯系，又有一定的區別。

　 檔案管理階段在管理形式上有企業檔案分別管理與綜合管理。該階段的特點，是以檔案實體為主要管理對象，重在對檔案實體的收集、管理、保存與利用。

  檔案信息技術管理階段在管理形式上有文檔一體化管理與信息一體化管理等，該階段的特點，是以檔案實體管理為基礎，重在對檔案信息的管理與開發利用，強調對檔案中信息的開發或對檔案、資料、情報信息的綜合開發。在此階段，人們在檔案管理觀念上發生了深刻變革，不斷把信息論、系統論與現代信息技術引進到檔案管理領域。

  知識管理是近年來出現的一個新概念，它首先出現于醫療保健、生物工程、空間技術、計算機軟件等高新技術產業，企業將知識作為主要資本形態。所謂知識管理是以知識為主要資源，以知識的獲取、處理、共享、利用和創新為基本內容，以增強企業核心競爭力為根本目標的管理模式。

（二）知識化管理是企業檔案工作發展的趨勢

  它在內容上主要包括作為經營資本的市場資產、知識產權資產、人力資源資產和基礎結構資產。其中市場資產包括企業品牌、聲譽、長期業務、合同、銷售渠道等；知識產權資產包括企業專利權、商標權、商業秘密和版權等；人力資源資產包括企業人力的經驗、專業素質、工作能力等；基礎結構資產指企業管理過程、管理哲學、企業文化、信息技術系統、網絡管理和 金融關系等。這些知識從表現形態上看既有物化在機器設備上的知識，有體現在書本、圖紙、說明書、規章中的知識；也有體現在員工頭腦與實踐中的知識。

  企業之所以把上述對象看做是知識并實施知識管理有著十分豐富的內涵與重要的作用。

1.增加知識儲備

  知識管理的首要任務是捕捉知識，通過知識管理，將個人的、零散的知識和信息儲備起來。這種知識既包括顯性知識，也包括隱性知識；既有企業內部的知識，也有企業外部的知識。 知識雖然是普遍存在的，但知識的收集卻是個艱苦的積累過程，特別是要捕捉到隱性知識就更為困難。

2.知識處理

  知識處理的任務是將儲備的知識和信息通過數字化與知識化將其有序化，提供知識共享的環境。這就要求對儲備的知識進行分類，分析各種知識間隱含的聯系，并在知識與員工間能進行有效的溝通，以利于知識的傳播與利用。

3.共享知識

  知識管理的重要目的是使知識源與利用者之間構筑起一座橋梁，并通過適當的工具與環境幫助員工輕松地獲取知識。例如通過知識庫使銷售人員能方便地與有關客戶進行業務對話，從銷售商網絡、供應商網絡中了解有關信息，不因人員的崗位調動或流失而影響業務的正常進行；企業管理人員能通過企業內部網絡方便 地了解市場動態、生產進展等知識與信息，掌握競爭環境中的機遇與挑戰；同時也能幫助新員工盡快熟悉本企業的業務流程。總之，通過網絡技術能使需要知識的人在需要的時候能方便地獲得所需要的知識，對知識實行共享、共用。

4.創新知識

  知識管理的最終目的是幫助員工從現有知識與信息中挖掘新知識，進行知識創新。在市場競爭中，創新是企業活力的源泉，是企業的靈魂，但這種創新只能是來自一定基礎上的創新。企業在生產經營活動中積累了大量的知識，通過對這些知識的總結、分類，按關聯規則從中發現知識就是一種創新，從現有數據中挖掘出有用的知識就是向知識管理轉變。　　

  從上述企業管理的內涵與目的中不難看出，企業知識管理與企業檔案管理、企業信息管理最大的區別：

           一是管理觀念的不同。

           二是管理對象的不同。

           三是運作方式的不同。

 從上述區別中可以看出，盡管三者中有一定關聯，但區別是明顯的，正如檔案信息技術管理不是檔案管理的自然延伸一樣，企業知識管理也不是信息技術管理的自然延伸。

 從我國目前檔案工作發展狀況看，表現有以下明顯特征：

           一是共存性。

           二是漸進性。 

（三）企業知識管理對企業檔案工作的啟示

  企業知識管理概念的出現不僅是企業管理觀念的重大變革，為企業管理開辟了嶄新的天地，同時也為檔案工作注入了新的活力，給檔案工作帶來許多有益的啟示，對進一步主動地推進企業檔案工作改革具有深刻的指導意義。

1.樹立“大檔案”觀

  傳統企業檔案工作主要是收集企業內部的顯性知識。實際上作為企業科技生產活動的歷史記錄，除了傳統紙質文件，還有大量知識存在于員工頭腦中、實踐中，還存在于企業組織機構與企業文化中。此外，企業科技生產活動也不局限于企業內部，在市場經濟體制下大量的經營活動發生在企業外部，市場環境對企業的生存與發展是至關重要的。企業檔案工作不僅要收集企業內部的歷史的知識與信息，還應注意企業外部的動態的知識與信息。

2.重在知識的共享與創新

  企業管理的核心是實行知識的共享與創新，直接提高企業的核心競爭力。現有的檔案、資料作為企業知識的一種表現形式，不論是實行檔案綜合管理，還是實行信息一體化管理，工作重點一方面要放在知識的有序化上，要對檔案中的知識進行分類，分析各種知識間隱含的聯系，不能只簡單限定在檔案實體的分類與實體間的聯系上，要在知識庫中的知識與知識利用者之間進行有效地溝通，為員工提供知識共享與創新創造條件；另一方面應大力開展對檔案內容的編輯研究工作，盡力開發利用檔案中蘊涵的知識。通過對檔案內容研究除編輯檔案參考資料之外，還應積極參與制定企業的各種工作細則、業務流程、操作規程等，把檔案中的知識運用到企業管理中去。

3.檔案信息化與信息知識化

　　企業知識管理是一種管理模式，也是一個過程。知識管理的基礎是企業信息化，檔案知識化管理也需要對信息內容實施信息化，借助企業網絡實現知識的有效傳遞與共享。與知識管理相關的另一問題是，信息知識化，就知識與信息關系看，知識應是知識化的信息，信息只有知識化才能實施管理。

  信息知識化的主要含義，一是指在企業信息化的進程中有大量電子文件產生，如何使有保存價值的電子文件檔案化、知識化；二是指如何捕捉企業經營活動中產生的非文獻記錄的知識與信息，特別是如何挖掘企業的隱性知識與信息，并及時將其顯性化、檔案化、知識化。按知識管理的要求，檔案部門應認真研究信息知識化的途徑、對策。