科技檔案直接利用

   科技檔案的直接提供利用，主要是指以直接提供檔案或檔案復制件為主的一類服務方式的總稱。

（一）直接提供利用服務的主要方式

1.閱覽

  閱覽服務，是指為利用者直接查閱科技檔案原件提供服務的一種利用形式。這是最基礎、最大眾化的一種利用方式，具有面廣、及時、方便的特點。閱覽服務之所以是利用服務工作的基本方式與主體內容，是由利用者利用檔案的多元性、隨機性和單向選擇性決定的。由于利用者利用目的多元性和利用時間的隨機性，而且利用具有明顯的個人特征，檔案部門難以預先及時滿足各種不同的需要。

  為搞好閱覽服務工作，檔案部門一是應編制較完善的檢索工具；二是應熟悉庫藏；三是要創造良好的閱覽環境。

2.出借

 1.檔案館保存的科技檔案，應根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍。

 2.外單位因工作需要使用我公司科技檔案，憑單位正式函件借閱并經過原密級批準部門的許可和有關領導批準；但不能外借出庫。

 3.外單位來公司協作參閱檔案時，須經過公司協作部門主管與檔案館主管批準，方可在科技檔案室內查閱；凡機密級以上檔案需公司領導批準方可參閱。

　4.屬我公司同意技術轉讓的，需憑技術轉讓合同，由經辦人才按公司規定向科技檔案室辦理有關手續。

　5.凡查閱核心材料必須經所在部門領導、形成檔案部門領導和公司領導批準。

 6.科技檔案一般不外借，僅供檔案室內參閱，凡要摘錄與復印檔案應事先征得同意，規定不準摘錄和復印的檔案和文件，一律不得擅自摘錄和復印。借閱檔案應填寫檔案利用登記表。

 7.確需借出檔案館的檔案，應嚴格辦理借閱手續，借閱時間為2周；因特殊需要借閱2周以上者，需辦理續借手續。

 8.借出檔案由借閱者負責保密和保管責任，不得在檔案上畫圓點符號、剪裁、拆散，不得轉借他人和外單位，不得遺失。如遺失檔案應及時向檔案館報告，違者或造成損失的，要追求責任，并根據情節輕重作出處理。

 9.職工調離時，應將所借檔案全部歸還，并由檔案人員在職工調動通知單上簽字或蓋章。否則，人事部門不于辦理調離手續。

　 從上述借閱制度可以看出，它在內容上主要應包括：

 （1）向利用者出借檔案的數量與期限應有所規定。

　（2）對有密級的檔案的出借應履行必要手續。

 （3）對借閱對象應區別對待。

　（4）借閱中注意維護檔案的安全與完整。

　（5）要建立借閱登記制度。

3.復制供應

 復制供應是根據用戶的需要提供科技檔案復制件服務的一種利用形式。復制供應是基層檔案部門提供利用服務中較經常的一項工作。其服務的范圍有：

 （1）為滿足設計需要套用標準圖、通用圖或對原有設計的套用。

 （2）滿足外單位利用的需要。

 （3）維護設備的需要。

 （4）滿足科技成果轉讓的需要。

 （5）出具檔案證明。

 （6）滿足恢復生產的需要等。

 同出借一樣，復制供應同樣要制定一定的制度，對復制范圍與手續作出規定。

  1.樹立“服務第一”、“質量第一”的思想，積極做好曬、復印工作。

  2.曬、復印的范圍：主要是各種檔案目錄、檔案統計報表、檔案編研出版資料、檔案工作管理材料和檔案利用中的文字材料、圖紙、圖表等。

  3.承接曬、復印，一律填寫《曬、復印中請單》。在確有必要的情況下，為兄弟單位或處室曬、復印，須經領導簽批同意。

  4.曬、復印的字、線、圖要清晰，布局要合理，份數要齊全，交貨前要自查 ,曬、復印合格率為98%以上。

  5.承接曬、復印，通常按中請先后順序安排。

  6.非曬、復印員，未經同意，不得進入機房和操作機器；不聽勸告，造成機械損壞，應由其負責。

  7.曬、復印員要做好曬、復印機的維修和保養工作，每天上機前要檢查，完工后切斷工作電源；曬圖機的轉動軸要經常加油，曬、復印機要經常揩抹，保持機械的外觀整潔和零部件的完好狀況。發現曬、復印機零部件磨損或自行無法排除的故障，應及時送外維修。

4.咨詢服務

  科技檔案咨詢服務是根據利用者的需要通過查詢或檢索，以個別解答形式提供服務的一種利用方式。咨詢服務具有被動性、及時性、針對性的特點，其咨詢服務內容包括科技檔案內容與科學技術內容的咨詢。在情報學領域，咨詢服務是一項最活躍、內容最豐富的一環，科技檔案咨詢服務的經濟效益盡管不能與情報咨詢相提并論，但也是一個應該得到發展的服務領域，利用這種服務形式同樣能取得較好的經濟效益。

　　咨詢服務的類型大致有：

   ①指導性咨詢。

   ②檢索性咨詢。

   ③事實型咨詢。

   ④科技咨詢。

5.信息交流

　　信息交流不完全屬直接提供利用的范圍，它主要是借助報道交流目錄、文摘等形式進行科技檔案信息交流，但利用工作中的檔案陳列、展示也屬于信息交流的范疇。利用信息交流方式能刺激人們對檔案信息的需求，有助于科技成果的推廣，是檔案部門應大力倡導的一種利用方式。

（二）建立科技檔案利用登記與統計制度

  在直接提供利用服務中，檔案部門建立利用登記制度是十分必要的，它不僅有利于維護檔案的完整與安全，而且通過統計分析能發現檔案利用規律，為今后更好地開展利用服務提供有益的借鑒：

 （1）掌握用戶的類型與分布，便于向重點用戶提供優質服務。

 （2）了解用戶利用檔案的內容與分布，可以反饋收集的質量并為編制檢索工具提供參。

 （3）掌握利用檔案的規律與特點，為主動服務、優質服務奠定基礎等。、