科技檔案分類

科技檔案分類，就是根據科技檔案的內容性質和形成特點，把一定范內的科技檔案劃分成不同的類別層次，從而使庫藏全部科技檔案形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的系統。對科技檔案進行科學分類，既是管理科技檔案的必要手段，也是科技檔案整理的核心內容。

1 科技檔案分類規則

科技檔案分類，是一種嚴密的思維活動。為了保證其科學性，分類時必須按照一定的要求，遵循一定的規則。

1.嚴整性規則

科技檔案分類的結果，是形成一個具有一定從屬關系和平行關系的不同等級的系統。嚴整性要求表現在縱向的從屬關系和橫向的平行關系兩個方面。

從縱向的從屬關系來說，它表示大類和它所展開的各級屬類之間的關系，即上位類和下位類的關系。對于上位類，一定要能包含它所屬的下位類，下位類一定要是它的上位類的組成部分，兩者之間是總體和部分的關系。

從橫向的平行關系來說，它表示同一分類層次上的各類目之間的關系，即同位類之間的關系。對于同位類，相互之間是互相排斥的關系，只能并列、平行，而不能交叉重復。

2.效用性規則

效用性規則要求科技檔案分類要適應科技檔案及其管理的特點，追求分類的整體適用效果?？萍紮n案分類本身不是目的，而是科學管理的一種手段。因此，衡量科技檔案的分類工作，重要的是看它能否為科學管理、方便利用創造條件，這就決定了科技檔案分類允許存在一定的靈活性。

比如，科技檔案分類層次和類目設置就不強求絕對統一。無論是分類層次，還是分類類目，都要適中。分類層次過少，類目也少，就達不到分類的目的；分類層次過多，類目也多，反而因增加了頭緒而使管理變得復雜化?？萍紮n案分類的效用性，就是在不影響分類科學性的前提下，靈活確定分類層次、設置分類類目，滿足科技檔案科學管理和方便利用的需要。

3.穩定性規則

科技檔案的分類，往往牽動著科技檔案管理的全局。一方面，如果分類發生變化，則會導致相關工作如排架、編號等一系列的變化，有些甚至需要從頭做起。因此，不論是基層科技檔案機構還是科技專業檔案館，對科技檔案的分類，必須保持較長時期的穩定，不宜經常地或頻繁地變更分類方法和分類體系。另一方面，形成科技檔案的科技生產活動不是一成不變的，科技生產活動的調整或改變，必然導致科技檔案這一分類對象的變化，無論是分類方法，還是分類方案，適時地進行變動、完善也是必須的。

在科技檔案分類的“變”與“不變”中取得協調，這就是穩定性規則的要求，準確講是相對穩定性規則的要求。既不要一成不變，也不要朝令夕改。為此，在確定分類方法、制定分類方案時，一定要進行全面、細致的研究，務使類目體系能夠包容基層科技檔案機構或科技專業檔案館庫藏的全部科技檔案，并留有一定的余地，且易于操作，這是確?？萍紮n案分類相對穩定的前提。

2 科技檔案分類方案

為了做好科技檔案的分類工作，每個基層科技檔案機構和科技專業檔案館，都應根據庫藏科技檔案的實際情況，編制科學的、切實可行的科技檔案分類方案?？萍紮n案分類方案，是對科技檔案進行類別劃分和正確歸類的依據性文件。它提供了一個完整的分類體系，使科技檔案的歸類能夠按部就班地順利完成。同時，科技檔案分類方案提綱挈領地反映了庫藏的全部內容。因此，編制科技檔案分類方案既是科技檔案分類工作的一項重要內容，也是科技檔案部門的一項基礎建設。

1.科技檔案分類方案的構成

科技檔案分類方案由說明、類目表和類號組成。

（1）說明。“說明”是分類方案的前置部分，它的任務是通過介紹類目及其使用方法，指導人們正確地使用分類方案。其內容一般包括：分類方案編制的指導思想以及分類方案的適用范圍、分類標準的選擇、類目排列的依據、分類號的含義以及類目表使用中應注意的問題等。

（2）類目表。這是分類方案的主體，它是由縱向類目和橫向類目組成的，反映科技檔案分類序列的類目體系。

類目是類別的名稱，它是根據類別內容概括出來的。科技檔案分類方案要求類目確切和穩定。確切，就是要求類目要恰如其分地反映類別的特征，類目的文字表達要準確；穩定，就是要求類目不能隨意或經常變動，而應具有相對的穩定性。

類目表的表現形式主要有圖示法、表格法和縮行法三種：

圖示法，是用展開圖表現類目關系的方法。這種方法明確、直觀，適用于分類層次簡單、類目數量較少的分類方案。

表格法，是用表格的形式反映科技檔案的類目結構，其豎欄表示類目的從屬關系，橫行表示類目的并列關系。這種方法比較簡單，適宜反映類別層次少、同位類目多的大型分類方案。

縮行法，是根據類目等級關系，以縮行表示類目層次的方法。這種方法節省空間，便于通覽類目，適用于表示多層次、多類目的比較復雜的分類方案。

（3）類號。“類號”是類目的代字或代號，是類目的標識符號。在類目表中，每個類目都配有一個類號，這個類號既是類目的代表，也是類目排列的依據。常用的類號形式有兩種：

一是單純號碼制，即由單一形式的代碼作為類號。

二是混合號碼制，即由兩種或兩種以上的符號組成類號，如由漢語拼音字母（代字）和數字（代碼）作為類別符號。

類目代字的選用，一般提倡采用“漢字聲母法”。它是以科技檔案類目首字的漢語拼音聲母作類目代字。其優點是可以借用代字的諧音，標識鮮明，容易識別與記憶。但由于漢語拼音聲母有限，有可能出現重碼。類目代碼的選用，是在類目順序確定后，按照阿拉伯數字的順序或英文字母的順序依次標注各類目。其優點是不會出現重碼，便于識別類目的順序，但不如代字直觀。因此，代字與代碼的優缺點是互補的，選擇代字還是代碼，其原則自然是揚長避短?？萍紮n案的類號形式以混合號碼制居多，其中代字一般用于表示一級類目或較高層次的類目，其它則用代碼表示。

2.科技檔案分類方案的編制

科技檔案分類方案的編制，可按下列程序進行：

（1）全面地了解和掌握庫藏科技檔案的內容構成和形成規律。這是編制科技檔案分類方案的基礎工作。具體包括：庫藏科技檔案的基本種類；每類科技檔案的內容構成、形成過程及規律；每類科技檔案的歷史演變和今后發展變化的初步預測。

（2）確定明確的分類標準和分類方法。在正常的情況下，不是在對科技檔案進行具體分類時才確定分類標準和分類方法，而是在制定分類方案時，就把分類標準和分類方法確定下來。為此，在全面了解和掌握庫藏科技檔案內容構成和形成規律的基礎上，應根據科技檔案的分類原理，對每種科技檔案確定具體的分類標準和分類方法。

（3）設置科學、合理的類目體系，以文字敘述或圖表的形式表達出來。具體包括：

A.劃分大類，確定類列。根據庫藏科技檔案的基本種類設大類，這就是整個分類方案中的類列。有多少種科技檔案，就設置多少個大類。

B.劃分屬類，形成類系。在每個大類中，按照已確定的分類標準和分類方法，進行類目展開，設置相應的上位類和下位類，形成不同的類別層次，構成一個完整的類系。

C.進行類目排序。所謂類目排序，是指橫向類目的排序，即給每一個類目確定一個合理的位置。在類目的排序中，一級類目的排序與其它各級屬類類目的排序，其要求是不同的。

一級類目即大類的排序，應考慮科技檔案種類之間的關系，把反映形成單位基本職能活動的檔案文件加以突出，明確科技檔案的主體，并把它們置于各大類前列，以便于使用。如工礦企業科技檔案的主體是產品檔案或生產技術檔案，而科研單位科技檔案的主體則是科研檔案等等。其它一級類目的排列，可根據企事業單位各輔助職能活動的關系，安排次序。

各級屬類類目的橫向排序比較復雜，應根據具體情況，按照以下幾種關系排列。

一是主次關系。同位類目從分類的意義上說，它們的地位是平等的，但就類目內容的重要程度而言，常有主要與次要之分。排列時，主要在前，次要在后。

二是一般和特殊的關系。同級類目在某些特殊情況下還存在著一般和特殊的關系。如普通產品與專用產品。這兩種產品檔案的排序，就可按先一般后特殊的順序，將普通產品類排在前，專用產品類排在后。

三是程序銜接關系。科技程序的銜接關系，如作業分工、工序安排、工期確定等是屬類類目中常見的銜接關系，可以根據這種關系進行同位類目的排序。

四是位序關系。位序關系是指同位類目之間體現的科技檔案內容在空間方面的規定性，如地理位置方面的規定性、物體結構或組成部分的規定性等。

五是時間關系。在科技檔案類別劃分時，有些類目是以時間或年度標準劃分的，以便使同位類目體現出時間的先后順序。這就要求，在對與此相關的同位類目排序時，按時間順序進行排列。

D.明確代字或代號。類目體系形成后，即可根據已確定的類號形式，給每一個類目配上相應的符號。

E.制成文件或圖表。將由類列和類系組成的類目體系，用文字敘述或圖表的形式表達出來，最終形成一個完整的科技檔案分類方案。

F.撰寫“分類方案編制說明”。指出分類方案的編制依據、分類標準、類目代字和代碼的使用方法等。

分類方案的初稿形成后，應當在檔案部門進行充分的討論，并征求用戶的意見。分類方案還需經有關領導的審查批準才能實行。

3 科技檔案分類方法

科技檔案分類，是在分類方案的指導下分兩步進行。第一步是對全部科技檔案，按種類劃分大類。如一個企業可將全部科技檔案劃分為產品檔案類、基建檔案類、科研檔案類、設備檔案類等；第二步是對每類科技檔案進行分類。以下闡述的是第二步分類。

1.科技檔案分類的基本方法

科技檔案種類很多，科技檔案的形成單位的性質和情況也千差萬別，因此科技檔案的分類方法較多。但最基本的分類方法可劃分成兩類。

（1）對象分類法。這是以一個實物對象的研究、設計、生產等活動形成的整套科技檔案為單元進行分類的方法。具體有型號分類法、工程項目分類法、課題分類法。這種分類方法的特征是：①以套為分類單元，維護了科技檔案的完整性；②外部界限明確，便于進行歸類；③保持了科技文件之間的有機聯系。

以一定實物為對象的科技生產活動，如產品、設備的生產制造活動和基建工程的設計、施工活動等，其目的是為了獲得某種物質產品，因此形成的科技檔案大都具有以下特點：第一，它們都是以特定的實物對象為中心，圍繞著某一實物對象的研制、生產形成的。這些檔案實體明確，對象單一，檔案內容聯系密切，構成一個密不可分的有機整體。第二，它們都是按特定的程序，分階段、有步驟地自然形成的。第三，它們都是按照結構或專業形成的：產品一般都是由不同功能而又緊密相關的部分構成的具有一定功能的整體，它們的設計、研制和生產，是按各個組成部分進行的；而建筑工程項目的設計和施工都是按專業進行的，是不同專業技術形成“合力”的產物。這類科技生產活動對其檔案的利用，要求保證科技檔案的成套性，以反映其活動規律，對象分類法則滿足了這一要求。

（2）特征分類法。這是以科技檔案的內容特征為依據進行分類的方法。具體有專業分類法、時間分類法、地域分類法。

特征分類法適用于針對各種自然現象和自然規律進行的研究活動，如氣象觀（探）測活動、地震監測活動等。這類科技活動既有三個明顯的特征：第一，按專業分工進行，各專業活動形成的科技檔案是一個有機聯系的整體。第二，按時間進行，具有嚴格的時間要求。第三，按地域進行，必須在明確的地域進行觀測活動。自然現象觀測活動的特點，使其檔案具有顯著的專業和時空特征，這些特征為其分類提供了重要的依據。

科研活動是介于上述兩種類型之間，并且常常滲透在兩種類型之中的一種科技活動。因此，科研檔案的分類方法應依科研活動的具體情況而定：按課題獨立進行的，適合采用課題分類法；與實物對象的設計、制造活動融為一體的，其檔案則是該實物對象檔案的組成部分；伴隨自然現象觀測活動所進行的科研活動，其檔案材料無疑是自然觀測檔案的有機組成部分。

以上概括了科技檔案分類的兩類方法，具體方法則由課題分類法、型號分類法、工程項目分類法、專業分類法、時間分類法和地域分類法這六種方法組成。

2.科技檔案分類方法的綜合運用

（1）基建檔案分類

基建檔案的基本分類方法是工程項目分類法，即以工程項目作為分類單元進行分類的方法。具體到不同的單位和不同的基建項目，基建檔案主要有以下兩種分類方法：性質一工程項目分類法和流域一工程項目分類法。

A.性質——工程項目分類法。這種分類方法是以工程項目為基礎，結合工程項目的使用性質或專業性質進行分類。

工程設計（包括工業工程設計和民用工程設計）檔案和施工檔案，適合按性質——工程項目分類法進行分類。以民用建筑工程設計檔案為例，其可以分為：辦公性建筑設計類、文化性建筑設計類、學校建筑設計類、商業性建筑設計類等。

城市建設檔案也適用按性質——工程項目分類法進行分類。它以工程項目為基礎，首先按專業或使用性質分為市政工程類、工業建筑類、民用建筑類、名勝古跡和園林綠化類以及人防工程類等，然后再按工程項目分類。

企事業單位的基建檔案，也可采用性質——工程項目分類法進行分類。如工廠的基建檔案，按建筑物的使用性質和檔案內容可以劃分為廠區綜合性檔案、生產性建筑檔案、輔助生產性建筑檔案、辦公和生活性建筑檔案等，其下再按單項工程劃分。

B.流域（水系） 工程項目分類法

這種分類方法，一般適用于水利、水電設計部門及其管理部門，如水利勘測設計院、黃河水利委員會、長江流域規劃辦公室、淮河水利委員會以及水利廳、局等單位。這些單位的工程設計或工程項目，都分布在整個流域或水系上面，其工程設計檔案或工程建設檔案，不僅以工程項目為一個獨立的整體，而且與整個流域或水系聯結在一起。這樣一種特點決定了它適合采用流域（水系）——工程項目分類法進行分類。

以遼寧省為例。該省境內分布著遼河、渾河、太子河、鴨綠江等幾個較大河流，分別構成若干流域（水系）。這里的水利部門即可按流域（水系）一工程項目分類法，對水利工程設計檔案或水利工程建設檔案進行分類。其具體的分類方法是：以全省的各個流域（水系）的干流為大類，在每個大類中以本流域的各個支流為屬類，然后以每個支流上面的工程項目為分類單元，保持一個工程項目檔案的完整性。

無論是性質一工程項目分類法，還是流域（水系） 工程項目分類法，均維護了工程項目檔案的完整，并且體現了工程的使用性質和地域特征，便于管理和使用。

（2）產品檔案分類

產品檔案的基本分類方法是型號分類法，即以一個型號產品的科技檔案為分類單元，對產品檔案進行類別劃分。產品檔案之所以可以采用型號分類法，是因為型號是產品的標識，而型號本身就是對產品進行分類的結果。所謂型號，就是表示產品的品種、性能、規格、技術參數和結構特征的一種代號。按產品型號對產品檔案進行分類，實際上就是按產品的品種、使用性質等特征對產品檔案進行科學分類。比如X2010，是一種銑床產品的型號，如果把這個型號分解一下，就可以看出產品型號本身就是一種分類的結果。

“X2010”體現了三個層次的分類：                                               

第一層分類，是機床產品品種的分類，即車床（C）、鉆床（Z）、鏜床（T）、磨床（M）、銑床（X）、刨床（B）等等。

第二層分類，是在每種銑床（C）產品內部，按其不同的結構特征，劃分組別。如表12-1。

第三層分類是在每組銑床產品內部，按其使用性質劃分型別。如龍門及雙柱銑床X2可分為下列型別，見表12-2。

型號X2010中的最后兩位數字“10” ，則是銑床主參數的代號。

由于產品種類繁多，各種產品代號也不盡相同，因此，在型號分類法的基礎上，派生出許多具體的分類方法，比較常用的有：

A.性質--型號分類法。以型號為基礎，首先將產品檔案按產品的使用性質進行類別劃分，然后再按型號分類。比如，船舶產品檔案分類時，一般采用性質--船舶分類法。首先按船舶性質劃分類別，如分成客貨輪類、油輪類、拖船類、駁船類等，然后在每個類別內以每條船舶作為分類單元。

B.系列--型號分類法。產品的生產，往往是圍繞某一基型產品形成不同規格或參數的一組產品即系列產品。對系列產品檔案可采用系列--型號分類法，即以型號為分類基礎，首先將產品檔案按不同系列劃分類別，然后再按型號進行分類。以服裝產品檔案為例，一般采用號型系列一品種分類法，或品種--號型系列分類法。服裝號型是服裝規格的標志，是設計和生產服裝的規格尺寸依據。號，指人體的高度，它是設計和生產服裝長短的依據和標志；型，指人體的圍度，它是設計和生產服裝肥瘦的依據和標志。根據人體變化規律，按照不同的分檔，號和型組成若干系列。這是國家制訂的服裝標準，因此，服裝產品檔案可以采用號型系列與服裝品種相結合的方法進行分類。

C.年度一紗號分類法。紗號是棉紡產品型號的一種特殊形式，是表示棉紗粗細程度的代號，即以1000米長的棉紗重量為標準，重量多少克就稱為多少號紗。由于每年原料來源和質量不同，紡紗產品一般采用年度--紗號或紗號—年度分類法，即將紗號和年度結合起來進行棉紡產品檔案的分類。

在產品檔案的分類中，還有一種特殊的方法，即十進分類法。這種方法突破了最終產品的形態以及產品內部的隸屬關系，把產品、部件、零件的科技檔案作為分類單元，按其特征、結構或用途，以十進制的方法劃分類別。其特點有二：一是打破產品界限進行分類，不考慮產品組成部分之間的隸屬關系；二是突破形成單位的界限，按事先規定好的十進制分類表，實行全國同行業或同專業系統的統一分類，因此可以按行業或專業實現產品檔案分類的標準化。十進分類法一般適應于專業化生產方式和產品的通用化、組合化程度較高機電生產部門，電器、儀表等產品檔案多采用此種分類方法。

（3）設備檔案分類

設備就其實質來說，屬于產品的范疇。設備的標識也是型號，因此，設備檔案分類的基本方法同樣也是型號分類法。根據生產組織形式和設備類型的不同，設備檔案具體的分類方法有以下兩種：

A. 性質一型號分類法。該方法就是按照設備的使用性質結合設備型號，對設備檔案進行分類。首先，按照設備性質歸類，如工礦企業的設備可分為金屬切削設備、鍛壓設備、起重運輸設備等；然后，在每一個類別內，以型號為單元劃分檔案類別。凡是獨立性較強的單體設備，其檔案適合采用這種分類方法。

B.工序一型號分類法。這種方法是以型號為基礎，按生產或工藝過程對設備檔案進行類別劃分。該方法一般適用于生產連續性較強的設備或裝置檔案（如輕工、紡織或煉油、化工等生產設備檔案）的分類。例如，毛紡廠的設備檔案，按工序--型號分類法分類如下：首先，將毛紡設備按其對應的工序，分成原毛加工類、毛條加工類、絨線加工類、染整類等；然后每類下再細分，如原毛加工類分成開毛、洗毛、烘毛等設備，毛條加工類分成梳毛、針梳、精梳等設備，最后以型號為單元劃分檔案類別。

這種方法的特點是：以型號為基礎，保持了一個型號設備檔案的完整；設備檔案的分類和排列，直接反映生產工藝或工序的連續性和階段性；從類別的劃分和排列來說，每一個大類（原毛加工類、毛條加工類、絨線加工類和染整類）既是一個獨立的類別，相互之間又以生產流程緊密連接，反映著絨線生產的整個過程；各大類中的每一個屬類，其劃分和排列也是以生產工藝過程聯系著；在每一個屬類中排列著本工序使用的各型號設備的檔案。

（4）科研檔案分類

科學技術研究一般分為基礎研究、應用研究和開發研究?；A研究大多不與實物對象相聯系；應用研究有一部分與實物對象有一定聯系；開發研究則絕大多數為研制活動，與實物對象直接聯系。由于科研活動通常是按課題來組織管理的，圍繞一個科研課題形成了科研檔案的有機整體，所以，科研檔案適宜按課題進行分類。常見的科研檔案分類方法有：

A.學科一課題分類法。這種方法是以課題為基礎，結合所屬學科進行分類。它一般適用于基礎科學研究檔案的分類。

B.專業課題分類法。由于科學技術研究活動都是在一定的學科范圍內分專業進行的，而許多科研院所的機構也是按專業設置的，因此，形成了專業課題分類法，即以課題為基礎，結合專業分工進行分類。該方法一般適合應用研究和開發研究檔案的分類。

（5）自然觀測檔案分類

由于自然觀測活動的時空特點和專業特點，使自然觀測檔案的分類適宜采用特征分類法，即以反映時空特征的測站、年度為標準，結合各項觀測活動的專業特點進行類別劃分。這里以氣象檔案為例，來說明自然觀測檔案的分類。

在氣象部門形成的檔案中，以氣象觀測記錄檔案為主體。因為氣象觀測記錄檔案是氣象觀測活動最原始的記錄，而氣象觀測活動又是整個氣象工作的基礎，它對一定范圍內氣象狀況及其變化，進行系統、連續的觀察和測定，為天氣預報、氣象情報、氣候分析和氣象科研提供重要依據。氣象觀測活動的突出特點是時間性強、地域性強，根據一定的專業分工嚴格地在規定時間和地域范圍內進行。而氣象觀測記錄檔案準確地記載和反映了相應時間和觀測地區內的各項氣象要素和氣象現象。所以，氣象觀測記錄檔案在分類時必須突出其專業、時間和地域特征。

國家氣象局為適應現代化管理的需要，根據標準化、規范化發展的要求，于1986年制定了《氣象科技檔案分類法》，其中對氣象觀測記錄檔案正是按照上述特征進行分類的。該分類法是從氣象工作宏觀的角度對整個氣象檔案進行分類的。具體到一個省氣象局或市（專區）、縣氣象局（臺、站），并不完全具有“分類法”中所列類目，因此，在具體分類時，可以根據《氣象科技檔案分類法》的分類體系，結合本單位的實際情況，合理取舍。