《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》問題解答

國家檔案局令第8號(hào)

    《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》已經(jīng)2006年9月19日國家檔案局局務(wù)會(huì)議審議通過，現(xiàn)予公布，自公布之日起施行。

                                                                                                                                                                         局長：楊冬權(quán)

                                                                                                                                                                  二○○六年十二月十八日

《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》

 一、《規(guī)定》有哪些特點(diǎn)

1.具有強(qiáng)制性和權(quán)威性。《規(guī)定》以“國家檔案局令”的形式發(fā)布，屬部門行政規(guī)章，具有法律效力。

2.合二為一。《規(guī)定》將1987年頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔不歸檔范圍》兩個(gè)業(yè)務(wù)文件合二為一。《規(guī)定》中的附件《文書檔案保管期限表》實(shí)際上既是文書檔案保管期限的具體劃分，也是機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍，具有一表兩用的功能。

3.改革了文書檔案保管期限劃分方法。將原來的“永久”、“長期”、“短斯”保管期限劃分方法改變?yōu)椤坝谰谩薄ⅰ岸ㄆ凇薄６ㄆ谥性賹?shí)行標(biāo)時(shí)制，一般分為30年和10年。

4.突出了立檔單位的主體地位。在界定機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍和文書檔案保管期限方面體現(xiàn)了“以我為主”的思想。

5.充實(shí)一些內(nèi)容。《新規(guī)定》增加了行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等領(lǐng)域的文件材料。

6、體現(xiàn)“以人為本”思想。凡涉及到與公民權(quán)益有關(guān)的檔案，絕大多數(shù)調(diào)整為永久保管。

7.將備案制改為審批制。加強(qiáng)了檔案行政管理部門的行政管理力度。各機(jī)關(guān)編制的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，須經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后方可執(zhí)行。

二、《規(guī)定》條款解讀：

  1、第一條：實(shí)施范圍和對(duì)象：“機(jī)關(guān)”是指各級(jí)黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體，各級(jí)人大、政協(xié)、法院、檢察院和具有行政管理職能的事業(yè)單位等。（P34）

  2、第二條：“機(jī)關(guān)文件材料”是指各種門類和載體的歷史記錄。 從門類上分：文書、人事、基建、會(huì)計(jì)等文件材料；從載體上分：紙質(zhì)、磁性、電子等載體文件材料；（P35）

   《規(guī)定》第九條：機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

  3、歸檔和不歸檔范圍

  4、集中統(tǒng)一管理：實(shí)體統(tǒng)一管理 信息統(tǒng)一管理 P38

  5、保管期限定為永久和定期。定期一般分為30年、10年。

  6、元數(shù)據(jù)、背景信息的含義（P44）

三、《表》的解讀

  1、關(guān)于會(huì)議文件保管期限：P58

  2、上次領(lǐng)導(dǎo)視察中重要的、一般的文件材料：根據(jù)行政級(jí)別和檢查視察的事由的重要程度來劃分(第7條)

  3、如何區(qū)分重要業(yè)務(wù)問題與一般業(yè)務(wù)問題：法規(guī)政策性和重要業(yè)務(wù)建設(shè)內(nèi)容屬于重要問題；涉及基礎(chǔ)性、技術(shù)性內(nèi)容屬一般業(yè)務(wù)問題。

  4、第8條第8款：年度以下計(jì)劃總結(jié)統(tǒng)計(jì)資料如何把握 P67

  5、先進(jìn)表彰材料保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)：受到縣級(jí)（含）以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范和先進(jìn)工作者的文件材料，歸檔時(shí)保管期限定為永久；受到縣級(jí)以下表彰的文件材料，其保管期限為30年。

  6、人事勞資材料保管期限的確定：9.6、9.7、9.8、9.9都永久。

  7、區(qū)分上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的“重要的”和“一般的”文件材料

 四、編制方法：

（1）調(diào)查研究。全面詳細(xì)了解單位職能和機(jī)構(gòu)設(shè)置情況；對(duì)工作中形成的文件材料加強(qiáng)研究；

（2）根據(jù)《新規(guī)定》詳盡制定。詳盡編制本機(jī)關(guān)的文件材料歸檔范圍；應(yīng)歸檔的文件材料，根據(jù)其重要程度，合理確定其保管期限。

（3）合二為一。編制的《表》要具有明確本機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和本機(jī)關(guān)文書檔案保管期限的功能。P50

（4）建議采用條款表述的形式。

（5）經(jīng)檔案管理部門審批同意的《表》，各機(jī)關(guān)應(yīng)以作為業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以機(jī)關(guān)正式文件的形式制發(fā)并執(zhí)行。

五、編制質(zhì)量要求：

（1）編制的《表》應(yīng)能全面準(zhǔn)確地反映本機(jī)關(guān)各項(xiàng)職能活動(dòng)和基本歷史面貌，具有較強(qiáng)的涵蓋力和穩(wěn)定性。

（2）編制的《表》應(yīng)能充分反映本機(jī)關(guān)的職能特點(diǎn)，切勿照搬照抄，千篇一律