第一章 總  則

　　第一條  為適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理檔案的需要，規(guī)范歸檔文件的整理方法，保證整理質(zhì)量，有利于檔案管理現(xiàn)代化，特制定本規(guī)則。

　　第二條  本規(guī)則適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織的歸檔文件整理工作。

　　第三條  本規(guī)則所稱歸檔文件是指各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其它組織在其職能活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　第四條  歸檔的文件材料應(yīng)收集齊全完整，于次年6月底以前歸檔。

　　第五條  歸檔文件的整理，應(yīng)遵循文件材料形成的基本規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

　　第二章  歸檔文件整理程序

　　第六條  歸檔文件的整理，按分類、裝訂、排列、編號(hào)、裝盒、編目的步驟進(jìn)行。

　　第七條  歸檔文件的整理，以件為單位進(jìn)行。一般以一份文件為一件；各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書刊等，一冊(cè)(本)為一件;正本與定稿合為一件；來(lái)文與復(fù)文合為一件；正件與附件合為一件。

　　第八條  分類

　　歸檔文件的整理，按下列步驟進(jìn)行分類：

　　分年度：將歸檔文件按其形成年度分開(kāi)。

　　分保管期限：將同一年度的歸檔文件按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)。分職能：將同一年度、同一保管期限的歸檔文件按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理三種職能分開(kāi)。

　　第九條  裝訂

　　歸檔文件應(yīng)逐件裝訂，使用的裝訂材料應(yīng)有利于歸檔文件的保護(hù)，裝訂時(shí)正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后：正件在前，附件在后。   

　　第十條  排列

　　同一年度、同一保管期限、同一職能的歸檔文件按文件形成時(shí)間或問(wèn)題排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡(jiǎn)報(bào)、刊物等應(yīng)分別排列在一起。

　　第十一條  編號(hào)

　　在每件歸檔文件首頁(yè)右上方加蓋檔號(hào)章(檔號(hào)章格式見(jiàn)附圖一)并填寫有關(guān)項(xiàng)目。檔號(hào)章的項(xiàng)目包括：  

　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　年  度：歸檔文件的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。

　　保管期限：歸檔文件的保管期限。

　　件    號(hào)：歸檔文件在同一年度、同一保管期限中的排列順序號(hào)。

　　編制件號(hào)時(shí)，同一年度、同一保管期限的歸檔文件只編一個(gè)順序號(hào)，件號(hào)不得重復(fù)。

　　第十二條  裝盒

　　歸檔文件應(yīng)按件號(hào)順序裝滿檔案盒，同一年度、同一保管期限但不同職能的歸檔文件可放在同一檔案盒內(nèi)。檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作，由深圳市檔案局監(jiān)制，封底下部應(yīng)印有“深圳市檔案局監(jiān)制”字樣。

　　檔案盒封面(格式見(jiàn)附圖二)填寫立檔單位全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

　　檔案盒背脊(格式見(jiàn)附圖三)項(xiàng)目包括：

　　全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

　　年  度：歸檔文件的形成年度。

　　保管期限：歸檔文件的保管期限。

　　起止件號(hào)：盒內(nèi)歸檔文件的起始和終止件號(hào)。

　　盒  號(hào)：檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。

　　備考表(格式見(jiàn)附圖四)項(xiàng)目包括：

　　盒內(nèi)檔案情況說(shuō)明：說(shuō)明盒內(nèi)檔案缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

　　整理者：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

　　整理日期：歸檔文件整理完畢的日期。

　　第十三條  編目

　　檔案目錄即歸檔文件目錄(格式見(jiàn)附圖五)項(xiàng)目包括：

　　件號(hào)：歸檔文件在同一年度、同一保管期限中的排列順序號(hào)。

　　責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人。

　　文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。

　　題名：文件的標(biāo)題。

　　日  期：文件的制發(fā)日期。

　　頁(yè)數(shù)：每件文件(含文件處理單、發(fā)文稿紙)的頁(yè)數(shù)。

　　備注：檔案狀況的必要說(shuō)明。

　　檔案目錄封面格式見(jiàn)附圖六。

　　整理說(shuō)明應(yīng)包括的內(nèi)容：本單位的職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置與變化情況、主要領(lǐng)導(dǎo)人任職與變化情況；本年度工作概況；本年度歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、數(shù)量及整理方法。

　　整理說(shuō)明應(yīng)與檔案目錄一起裝訂成冊(cè)，一式三份。