如何提高科技檔案利用效果
我們分析影響檔案利用因素的目的,主要是為了尋找克服障礙的途徑,有針對性地做好利用服務(wù)工作。從一定程度上也可以說我們開展檔案利用工作的過程,就是克服影響檔案利用不利因素的過程。
1.豐富庫藏
無論是科技檔案館還是基層單位檔案部門都有一個豐富庫藏的問題。
基層單位實行檔案綜合管理后,檔案部門在收集工作中不要局限于歸檔范圍,應(yīng)根據(jù)單位科技生產(chǎn)活動與管理體制的變化及時調(diào)整收集范圍,同時要加強外部動態(tài)性資料如市場動態(tài)信息、產(chǎn)品信息的收集。
豐富的庫藏是開展檔案有效利用的物質(zhì)保證。庫藏貧乏對利用者是沒有吸引力的,這是個很淺顯的道理。檔案部門應(yīng)把豐富庫藏作為一個長期的戰(zhàn)略性任務(wù)來抓。
2.人文管理與技術(shù)管理并重
在推進(jìn)檔案信息技術(shù)管理的同時,應(yīng)大力加強包括鑒定工作在內(nèi)的人文管理。檔案鑒定工作的滯后,大大降低了上網(wǎng)檔案信息的數(shù)量與質(zhì)量。究其滯后的原因,一是觀念問題,檔案部門求穩(wěn)怕亂、重藏輕用的觀念還沒有得到根本的轉(zhuǎn)變;二是檔案信息政策與法律不完善,其中心問題是知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)與信息安全問題;三是檔案鑒定工作機(jī)制不健全。而這些問題的解決均有賴于大力加強人文管理。因此,人文管理與技術(shù)管理并重是提高科技檔案利用效果不可缺少的途徑。
3.強化服務(wù)觀念
強化服務(wù)觀念亦屬人文管理的范疇。檔案部門應(yīng)切實認(rèn)識到以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心,以客觀需要為出發(fā)點,大力開發(fā)科技檔案信息為國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供有效服務(wù),這是科技檔案工作的生命線。檔案部門樹立為科技生產(chǎn)活動服務(wù)的觀念應(yīng)體現(xiàn)在行動與觀念上。以企業(yè)科技檔案工作為例:
(1)在服務(wù)觀念上要樹立市場觀念、信息觀念、時間觀念、效益觀念和競爭觀念等,主動參與企業(yè)市場競爭,為企業(yè)科技生產(chǎn)、管理活動提供主動、優(yōu)質(zhì)、高效服務(wù)。
(2)在服務(wù)內(nèi)容上要擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域,為企業(yè)加強資產(chǎn)和資金管理企業(yè)質(zhì)量管理、企業(yè)加強成本管理提供有效服務(wù),為企業(yè)創(chuàng)新提供必要條件,為企業(yè)市場營銷提供準(zhǔn)確信息,為企業(yè)民主管理提供有效保證。
(3)在業(yè)務(wù)建設(shè)上要推進(jìn)科技檔案實體管理向科技檔案信息開發(fā)轉(zhuǎn)變,由手工管理向信息技術(shù)管理轉(zhuǎn)變。
4.研究用戶利用檔案的規(guī)律
研究用戶信息需求的特點與規(guī)律是開展主動、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的必要條件,也是強化服務(wù)觀念的一種體現(xiàn)。用戶對科技檔案信息的利用符合利用信息的一般規(guī)律。
(1)用戶心理——行為規(guī)律。
①省力原則 ②匹配原則
(2)用戶信息需求的動態(tài)規(guī)律。
信息需求的階段性。信息需求的層次性。信息需求的導(dǎo)向性。信息需求的導(dǎo)向性有兩層含義:一是信息需求與國家經(jīng)濟(jì)政策有關(guān),國家的政策、方針對用戶的信息需求有導(dǎo)向性。二是信息供給對信息需求的導(dǎo)向性,有效的信息供給可以刺激用戶對檔案信息的需求。
5.正確處理科技檔案利用與知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)、保密的關(guān)系
(1)利用與保密的關(guān)系。
①利用中遵守國家與企業(yè)的有關(guān)保密規(guī)定,是科技檔案利用中的一條原則
②利用與保密是辯證的統(tǒng)一
③正確執(zhí)行保密規(guī)定:一是應(yīng)合理劃定保密范圍與密級,防止人為的保密擴(kuò)大化,限制正常的技術(shù)交流與開發(fā)利用。二是保密具有時間性,在規(guī)定保密期限結(jié)束后應(yīng)及時解密或調(diào)整密級,防止“一定終身”的現(xiàn)象。三是利用者應(yīng)遵守保密規(guī)定。
(2)利用與保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的關(guān)系。
①商業(yè)秘密
商業(yè)秘密的構(gòu)成:第一,技術(shù)信息。A.是企業(yè)可以申請專利,但出于某種考慮沒有申請或由于法律規(guī)定不能申請專利的獨立完整的一套技術(shù)方案,如關(guān)鍵配方、工藝訣竅、非專利技術(shù)等;B.是沒有在專利文件中公開的對專利實施的最佳效果的數(shù)據(jù)或訣竅。第二,經(jīng)營信息。經(jīng)營者經(jīng)營的品種、數(shù)量、進(jìn)貨、銷售渠道,客戶姓名、地址、經(jīng)營狀況等。
構(gòu)成商業(yè)秘密的條件:一是否具有獨創(chuàng)性。技術(shù)信息在技術(shù)上應(yīng)有一定高度,不為掌握一般知識的人所理解。二是否具有實用性。能否為權(quán)利人帶來經(jīng)濟(jì)效益。三是否采取保密措施。不采取保密措施者不受法律保護(hù)。
企業(yè)檔案部門為維護(hù)企業(yè)利益,要防止因人員同行業(yè)“跳槽”泄露商業(yè)秘密帶來的不正當(dāng)競爭。一是應(yīng)協(xié)助企業(yè)制定保密措施;二是采取防護(hù)措施,保護(hù)商業(yè)秘密檔案的安全。
②著作權(quán)
③專利權(quán)