檔案的著錄

一、檔案著錄的一般概念

檔案著錄, 是按照一定的方法規(guī)則, 對(duì)檔案內(nèi)容特征和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。檔案的內(nèi)容特征, 是指文件或案卷所論述的主題內(nèi)容; 檔案形式特征, 是指文件或案卷的時(shí)間、數(shù)量、責(zé)任者、文種、載體等有關(guān)記載。用以揭示檔案內(nèi)容特征和形式特征的記錄事項(xiàng)稱著錄項(xiàng)目; 檔案著錄的結(jié)果, 稱為條目, 它是反映文件或案卷內(nèi)容特征和形式特征的著錄項(xiàng)目的組合; 按照一定次序編排而成的條目組合, 稱作檔案目錄。

檔案目錄是檔案信息檢索的基本工具。它是由條目組成的,條目是組成目錄的基本單元, 檔案條目又是由著錄項(xiàng)目組成。著錄項(xiàng)目中的分類號(hào)、題名、主題詞、文號(hào)等特征常被用來選作標(biāo)目, 選擇什么標(biāo)目決定了條目的性質(zhì), 標(biāo)目是排列條目順序的依據(jù)及檢索檔案的媒介, 標(biāo)目的名稱決定了條目乃至目錄的名稱。

為了建立健全我國統(tǒng)一的檔案信息檢索體系, 推行檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化, 1985 年我國頒布了國家標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》( GB3792. 5-85 ) (以下簡稱《規(guī)則》) , 作為全國檔案著錄的規(guī)范性依據(jù), 次年在全國范圍內(nèi)實(shí)施。

二、檔案著錄的基本內(nèi)容

(一) 著錄項(xiàng)目

著錄項(xiàng)目是揭示檔案內(nèi)容和形式特征的記錄事項(xiàng)。它是根據(jù)檔案的本身特點(diǎn), 結(jié)合利用者查找檔案的需要而確定的?！兑?guī)則》為了滿足各種類型檔案的著錄和各種目錄的編制特點(diǎn), 適應(yīng)手檢和機(jī)檢的要求, 將著錄項(xiàng)目規(guī)定為10 大項(xiàng), 下設(shè)相應(yīng)的若干小項(xiàng)。

1 . 題名與責(zé)任者項(xiàng)

題名是直接表達(dá)檔案內(nèi)容特征、中心主題并區(qū)別于另一檔案的題目名稱, 是了解檔案內(nèi)容, 查找檔案的最基本的途徑。責(zé)任者是指對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造, 負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。

它是文件的重要的外形特征, 對(duì)于確定文件來源, 鑒別其有效性和使用價(jià)值有著重要的作用。責(zé)任者通常是文件和案卷題名的一個(gè)組成部分, 反映了文件制作過程及撰寫案卷標(biāo)題的基本要求,由于題名和責(zé)任者關(guān)系極為密切, 因此二者同居一大項(xiàng)。

2 . 文本項(xiàng)

文本是文件稿本的名稱, 包括正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、原圖、底圖、藍(lán)圖等, 它反映了文件的形成過程。不同稿本在形式、作用、有效性等方面都有差異, 據(jù)此可鑒別文件的價(jià)值和可靠程度, 是利用者識(shí)別和選擇檔案材料的重要線索之一。

3 . 密級(jí)與保管期限項(xiàng)

密級(jí)是指文件的機(jī)密等級(jí), 它能反映文件內(nèi)容涉及黨和國家機(jī)密的程度, 便于控制文件的利用范圍。

保管期限是根據(jù)檔案價(jià)值確定的檔案的保存時(shí)間, 一般分為永久、長期、短期三種。

4 . 時(shí)間項(xiàng)

時(shí)間是指文件的形成時(shí)間和案卷內(nèi)文件起止時(shí)間, 它能幫助人們了解文件產(chǎn)生的時(shí)代背景, 對(duì)于深入理解文件內(nèi)容, 正確判定檔案價(jià)值, 有重要意義。

5 . 載體形態(tài)項(xiàng)

載體形態(tài)是指檔案載體內(nèi)物質(zhì)形態(tài)特征, 說明檔案的篇幅、規(guī)格和附加成分。

6 . 叢編項(xiàng)

叢編是指在一總題名下, 匯集若干同一類型、統(tǒng)一編號(hào)發(fā)布的系列文件。這一系列文件是文件產(chǎn)生時(shí)自然形成的, 反映了文件之間的固有聯(lián)系。

7 . 附注項(xiàng)

指各著錄項(xiàng)目中需要補(bǔ)充和說明的事項(xiàng)。

8 . 標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)

此項(xiàng)是與《文獻(xiàn)著錄總則》第八大項(xiàng)相對(duì)應(yīng), 著錄國際、國內(nèi)文獻(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)裝訂、價(jià)格等內(nèi)容。目前不適用于檔案文獻(xiàn), 一般不予著錄。

9 . 提要項(xiàng)

提要項(xiàng)是對(duì)文件和案卷內(nèi)容的簡介和評(píng)述。它力求全面反映其主題內(nèi)容, 說明內(nèi)容要點(diǎn)、使用價(jià)值、可靠程度等情報(bào)信息,是利用者了解檔案內(nèi)容, 選擇所需檔案的依據(jù)。由于目前我國檔案著錄標(biāo)引工作量太大, 而編寫提要是項(xiàng)繁重的工作, 加上題名、主題詞等項(xiàng)一般可揭示檔案的主題, 為了加快著錄標(biāo)引進(jìn)度, 將提要項(xiàng)列為選擇項(xiàng)目, 各單位可根據(jù)具體情況決定是否著錄此項(xiàng)。

10 . 排檢與編號(hào)項(xiàng)

排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館( 室) 業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。它是在檔案加工整理過程中所形成的各種號(hào)碼和標(biāo)識(shí), 如檔號(hào)、分類號(hào)、縮微號(hào)、主題詞、檔案館( 室) 代號(hào)等。它是編排目錄, 指明檔案存址, 進(jìn)行檢索的主要途徑, 有著很重要的查檢作用。

(二) 著錄格式

著錄格式是構(gòu)成條目的各個(gè)著錄項(xiàng)目在載體上的排列順序及其表達(dá)方式。著錄格式依目錄種類、條目的載體形式及其表達(dá)形式不同而有所差別, 但同一種目錄須為同一著錄格式。

我國檔案部門以往采用的著錄格式是表格式, 即把著錄項(xiàng)目填寫在表格上, 其優(yōu)點(diǎn)是較直觀, 著錄不易出錯(cuò), 便于查找。但著錄受到事先固定的表格的限制, 內(nèi)容多時(shí)寫不下, 少時(shí)寫不滿, 浪費(fèi)空間, 也影響信息的存儲(chǔ)量。若編書本式目錄, 則排版較復(fù)雜, 成本較高, 不便對(duì)外報(bào)道與交流。《檔案著錄規(guī)則》采用的是段落符號(hào)式, 它是將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落, 每個(gè)項(xiàng)目之間用特定的標(biāo)識(shí)符號(hào)區(qū)分開來。這種著錄格式有如下優(yōu)點(diǎn):

(1 ) 每一項(xiàng)目的字?jǐn)?shù)不受限制, 能充分存儲(chǔ)有用的信息, 又能節(jié)省空間;

(2 ) 采用通用的標(biāo)識(shí)符號(hào)分隔各項(xiàng)目, 便于識(shí)別不同的著錄事項(xiàng), 克服不同語言間的障礙;

(3 ) 符合編目工作現(xiàn)代化的需要。將著錄項(xiàng)目的形式代碼化, 便于計(jì)算機(jī)識(shí)別和存儲(chǔ), 轉(zhuǎn)換成機(jī)讀目錄, 能消除人機(jī)之間的理解障礙, 實(shí)現(xiàn)人機(jī)對(duì)話;

(4 ) 有利于信息交流, 資源共享。這種著錄格式在國際上廣為采用, 我國國家標(biāo)準(zhǔn)《文獻(xiàn)著錄總則》和圖書情報(bào)工作一系列著錄標(biāo)準(zhǔn), 均采用段落符號(hào)式, 檔案著錄與之統(tǒng)一有利于不同信息資源間的交流和共享;

(5 ) 標(biāo)識(shí)符號(hào)具有固定著錄項(xiàng)目排列順序和準(zhǔn)確識(shí)別不同項(xiàng)目的功能, 可提高檢索速度。

按不同的著錄對(duì)象, 著錄格式分為文件級(jí)和案卷級(jí)兩種, 如

圖所示:

著錄格式說明:

(1 ) 文件級(jí)和案卷級(jí)條目著錄格式, 按其載體形式均可分為卡片式和書本式。

(2 ) 卡片式著錄格式將著錄項(xiàng)目劃分為四個(gè)段落。第一段落中分類號(hào)與檔號(hào)分別著錄于卡片左上角的第一、二行。檔案館(室) 代號(hào)與縮微號(hào)分別著錄于卡片右上角第一、二行。第二段落從檔號(hào)下一行與檔號(hào)齊頭處依次著錄題名與責(zé)任者項(xiàng)、文本項(xiàng)、密級(jí)與保管期限項(xiàng)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、叢編項(xiàng)和附注項(xiàng), 各項(xiàng)目回行時(shí), 齊頭著錄。第三段落為主題詞, 另起一行齊頭著錄。第四段落為提要, 另起一行空兩字著錄, 回行時(shí)與一、二、三段落齊頭。

(3 ) 如卡片正面著錄不完, 可接背面連續(xù)著錄。

(4 ) 卡片尺寸為12. 125px×7. 125px。著錄時(shí), 卡片四周均應(yīng)留25px 空隙。

(5 ) 書本式條目著錄格式除在正題名前加順序號(hào)( 以黑體字印刷) , 其后空一格, 且第二段落著錄項(xiàng)目相應(yīng)后移外, 其余與卡片式條目相同。

(6 ) 文件級(jí)、案卷級(jí)書本式目錄均采用雙欄排版形式。各條目之間空一行。

例1: (文件級(jí)卡片式條目)

例2: (文件級(jí)卡片式條目)

例3: (案卷級(jí)卡片式條目)

例4: (書本式條目)

1080932                         000102

16—2—30                       92 - 1

016345 各省、自治區(qū)、直轄市1972 年糧食產(chǎn)量統(tǒng)計(jì)表. —永久. —1973. 3. 14～1973. 5. 20. —西藏自治區(qū)統(tǒng)計(jì)表因污漬大部不清

1972 年全國各省、自治區(qū)、直轄市耕地面積、糧食作物播種面積、總產(chǎn)量和各種糧食作物產(chǎn)量。

(三) 著錄用標(biāo)識(shí)符號(hào)和文字

1 . 著錄用標(biāo)識(shí)符號(hào)

(1 ) 著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符( 冠于各著錄項(xiàng)目之前) :

. — 各大項(xiàng)( 題名與責(zé)任者項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)、提要項(xiàng)除外) ;

= 并列題名;

: 副題名及說明題名文字、文件編號(hào)、規(guī)格;

/ 第一責(zé)任者;

; 其他責(zé)任者、保管期限;

+ 附件。

著錄項(xiàng)目標(biāo)識(shí)符說明:

① 除“ . —” 符占兩格并在回行時(shí)不應(yīng)拆開外, 其他符號(hào)占一格, 前后均不再空格;

② 除題名與責(zé)任者項(xiàng)外, 各大、小項(xiàng)回行時(shí), 均不省略標(biāo)識(shí)符;

③ 凡重復(fù)著錄一個(gè)項(xiàng)目, 需重復(fù)添加該項(xiàng)目的標(biāo)識(shí)符; 不進(jìn)行著錄的項(xiàng)目, 其符號(hào)連同項(xiàng)目一并省略。

(2 ) 著錄內(nèi)容識(shí)別符:

( ) 責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者職務(wù)、中國責(zé)任者時(shí)代、外國責(zé)任者國別及姓名原文、叢編項(xiàng);

[ ] 自擬著錄內(nèi)容、載體類型標(biāo)識(shí);

? 推測(cè)的不能確定的著錄內(nèi)容;

□ 每一個(gè)殘缺文字。未考證出的責(zé)任者、時(shí)間及難以計(jì)數(shù)的殘缺文字用三個(gè)“ □” 號(hào)表示;

· 外文縮寫;

～ 起止連接。

2 . 著錄用文字

(1 ) 著錄用文字必須規(guī)范化;

(2 ) 文件編號(hào)、時(shí)間項(xiàng)、載體形態(tài)項(xiàng)、排檢與編號(hào)項(xiàng)中的數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字;

(3 ) 少數(shù)民族文字檔案著錄時(shí)必須依照少數(shù)民族文字書寫規(guī)則。

(四) 著錄級(jí)別

《規(guī)則》中, 根據(jù)檔案的特點(diǎn), 將著錄分為文件級(jí)和案卷級(jí)兩種級(jí)別。文件級(jí)著錄是指以單份文件為對(duì)象的著錄, 即一文一卡; 案卷級(jí)著錄是指以卷、冊(cè)、袋、盒為對(duì)象進(jìn)行的著錄, 即一卷一卡。除此之外, 一些單位還采用了文件組合級(jí)和案卷組合級(jí)著錄。文件組合級(jí)是根據(jù)文件之間的聯(lián)系以多份主題內(nèi)容相同的文件為對(duì)象進(jìn)行的著錄, 即多文一卡; 案卷組合級(jí)是以多個(gè)內(nèi)容密切相關(guān)的案卷為對(duì)象進(jìn)行的著錄, 即多卷一卡。其中, 文件級(jí)著錄能比較準(zhǔn)確、全面地反映文件的內(nèi)容和形式特征, 專指性強(qiáng)、檢索深度大。但文件級(jí)著錄的工作量也大, 著錄速度慢, 而且逐份著錄有不少重復(fù)現(xiàn)象, 因?yàn)橥话妇碇械奈募黝}往往是相同和相關(guān)的。案卷級(jí)著錄概括性強(qiáng), 著錄工作量大大減小, 但往往不能全面、準(zhǔn)確地反映文件的各方面特征, 檢索深度較小。

文件組合級(jí)和案卷組合級(jí)著錄是根據(jù)文件級(jí)、案卷級(jí)著錄的不同特點(diǎn)采取的權(quán)宜之計(jì)。組合級(jí)著錄兼有文件級(jí)、案卷級(jí)著錄的優(yōu)點(diǎn), 既能較全面地反映檔案主題, 又能提高著錄速度, 但這種著錄方式多一個(gè)步驟, 需要先對(duì)內(nèi)容相同或相關(guān)的文件或案卷進(jìn)行組合, 再行著錄, 如果組合不當(dāng)?shù)脑拰⒌貌粌斒?/span>, 既嚴(yán)重影響著錄質(zhì)量又增加了工作量, 還會(huì)破壞檔案整理體系的完整性。

著錄級(jí)別關(guān)系著檔案著錄的深度與速度, 各單位應(yīng)根據(jù)館藏檔案的實(shí)際情況及本單位的具體條件來選擇合適的級(jí)別。目前各檔案部門未著錄的檔案積壓嚴(yán)重, 普遍要求提高著錄工作效率,因此不少單位采用案卷級(jí)著錄, 但案卷級(jí)著錄雖說省事, 卻大大影響了檢索效率, 不能滿足利用者檢索要求。所以, 只要單位條件許可, 一般應(yīng)采用文件級(jí)著錄, 如果人力不足, 可采取文件級(jí)和案卷級(jí)著錄相結(jié)合的辦法, 即一部分使用價(jià)值大的檔案采取文件級(jí)著錄, 一部分利用率不高的檔案采取案卷級(jí)著錄。

(五) 著錄詳簡級(jí)次

著錄項(xiàng)目分為必要項(xiàng)目和選擇項(xiàng)目。必要項(xiàng)目有: 正題名、第一責(zé)任者、時(shí)間、分類號(hào)、檔號(hào)、縮微號(hào)、主題詞。選擇項(xiàng)目有: 并列題名、副題名及說明題名文字、文件編號(hào)、載體類型標(biāo)識(shí)、其他責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、載體形態(tài)、叢編、附注、提要、檔案館( 室) 代號(hào)。

著錄詳簡級(jí)次分為簡要級(jí)次和詳細(xì)級(jí)次。凡條目僅著錄必要項(xiàng)目的稱簡要級(jí)次。凡條目除著錄必要項(xiàng)目外, 還著錄部分或全部選擇項(xiàng)目的稱詳細(xì)級(jí)次。

(六) 著錄來源

檔案的著錄來源是被著錄檔案的本身。主要依據(jù)文頭、文尾、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表等。如需對(duì)某些項(xiàng)目進(jìn)行考證時(shí), 可參考其他有關(guān)的檔案資料。

三、檔案著錄細(xì)則

(一) 題名與責(zé)任者項(xiàng)

1 . 題名項(xiàng)

(1 ) 正題名: 檔案的主要題名, 一般是指單份文件文首的題目名稱和案卷封面上的題目名稱。正題名照原文著錄。

(2 ) 并列題名: 以第二種語言文字書寫的與正題名對(duì)照并列的題名, 必要時(shí)并列題名與正題名一并著錄, 并列題名前加“ = ” 號(hào)。

(3 ) 副題名: 解釋或從屬于正題名的另一題名。副題名照原文著錄。正題名能夠反映檔案內(nèi)容時(shí), 副題名不必著錄。副題名前用“ :” 號(hào)。

(4 ) 說明題名文字: 指在題名前后對(duì)檔案內(nèi)容、范圍、用途等的說明文字, 照原文著錄, 其前加“ :” 號(hào)。

(5 ) 沒有題名的單份文件: 依據(jù)其內(nèi)容擬寫題名, 并加“[ ]” 號(hào)。

(6 ) 題名含混不清的文件或案卷: 單份文件的題名不能揭示內(nèi)容時(shí), 原題名照錄, 并根據(jù)其內(nèi)容另擬題名附后, 加“ 〔〕”號(hào)。案卷題名不能揭示案卷內(nèi)容或題名過于冗長時(shí), 一般應(yīng)重新擬寫, 改寫原案卷題名后再著錄。

(7 ) 文件編號(hào): 文件編號(hào)是文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個(gè)人編寫的順序號(hào), 包括發(fā)文字號(hào)、圖號(hào)等, 文件編號(hào)照原文字和符號(hào)著錄, 其前加“ :” 號(hào)。例如:

: 中發(fā)〔1980〕16 號(hào)

: J6—021—001

(8 ) 載體類型標(biāo)識(shí): 以紙為載體的檔案一般不予著錄, 其他載體類型的檔案據(jù)實(shí)著錄, 并加“ 〔〕” 號(hào)。

2 . 責(zé)任者項(xiàng)

(1 ) 第一責(zé)任者: 第一責(zé)任者是指文件上列于首位的責(zé)任者, 其前加“/ ” 號(hào)。責(zé)任者只有一個(gè)時(shí)作為第一責(zé)任者照原文著錄。

(2 ) 其他責(zé)任者: 其他責(zé)任者指除第一責(zé)任者以外的責(zé)任者, 其前加“ ;” 號(hào)。單份文件有多個(gè)責(zé)任者時(shí), 除著錄第一責(zé)任者外, 其他責(zé)任者最多著錄兩個(gè), 以“ ;” 號(hào)相隔, 并加“等”字。立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄。

(3 ) 機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者: 團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡稱。如“ 中國共產(chǎn)黨中央委員會(huì)” 簡稱“ 中共中央”, “ 中華人民共和國外交部” 簡稱“ 外交部”、“ 中國人民解放軍總參謀部” 簡稱“ 總參”, “ 河北省人民政府人事局” 簡稱“ 河北省人事局”,“國家檔案局檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)處” 簡稱“ 國家檔案局二處” 等;不得著錄為“ 本部”、“ 本委”、“ 本省人事局”、“ 二處” 等。歷代政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者, 著錄時(shí)其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱, 并加“ ( )” 號(hào)。如( 清) 內(nèi)閣, (民國) 教育部。

(4 ) 個(gè)人責(zé)任者: 個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名, 必要時(shí)在姓名后著錄職務(wù), 并加“ ( )” 號(hào)。如吳學(xué)謙(外交部長) 。文件所署個(gè)人責(zé)任者為別名、筆名等時(shí)均照原文著錄, 但應(yīng)將其真實(shí)姓名附后, 并加“ ( )” 號(hào)。如茅盾(沈雁冰) 。清代及以前的個(gè)人責(zé)任者的著錄, 應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱,并加“ ( )” 號(hào)。如: ( 清) 曹雪芹。外國責(zé)任者, 應(yīng)著錄各歷史時(shí)期易于識(shí)別的國別簡稱, 統(tǒng)一的中文姓氏譯名、姓氏原文和名的縮寫。一般采用姓在前, 名在后的順序。國別、姓氏的原文和名的縮寫均加“ ( )” 號(hào)。如:(美) 蘭卡斯特( Lancaster , F . W .)。

(5 ) 未署責(zé)任者的文件: 應(yīng)著錄根據(jù)其內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者, 并加“〔〕” 號(hào)。經(jīng)考證仍無結(jié)果時(shí), 以三個(gè)“□”代之。著錄為“ □□□”。

(6 ) 文件的責(zé)任者有誤: 仍照原文著錄, 但應(yīng)考證出真實(shí)責(zé)任者附后, 并加“ 〔〕” 號(hào)。

(二) 文本項(xiàng)

文本是文件稿本的名稱, 依實(shí)際情況著錄為正本、副本、草稿、定稿、手稿、草圖、底圖、藍(lán)圖等, 其前加“. —” 號(hào)。

(三) 密級(jí)與保管期限項(xiàng)

1 . 密級(jí)

    一般按文件形成時(shí)所定密級(jí)著錄, 對(duì)已升、降、解密的, 應(yīng)著錄新的密級(jí), 其前加“. —” 號(hào)。

2 . 保管期限

    一般按案卷組成時(shí)所定保管期限著錄, 對(duì)已更改的, 應(yīng)著錄新的保管期限。其前加“ ;” 號(hào)。當(dāng)密級(jí)與保管期限項(xiàng)中不著錄密級(jí)時(shí), 小項(xiàng)保管期限前不加“ ;” 號(hào)。

(四) 時(shí)間項(xiàng)

時(shí)間項(xiàng)視著錄對(duì)象分為文件級(jí)的文件形成時(shí)間和案卷級(jí)的案卷內(nèi)文件起止時(shí)間。其前均加“. —” 號(hào)。

1 . 文件的形成時(shí)間

一般公私文書、信札為發(fā)文時(shí)間; 決議、決定、命令為通過時(shí)間或發(fā)布時(shí)間; 條約、合同為簽署時(shí)間; 報(bào)表、計(jì)劃為編制時(shí)間; 工程產(chǎn)品圖紙為設(shè)計(jì)時(shí)間等。時(shí)間著錄, 可省略年、月、日, 在表示年、月的數(shù)字右下角加“. ” 號(hào)。例如: 1982 年6 月5 日著錄為: . —1982. 6. 5。歷史檔案應(yīng)著錄原紀(jì)年, 將換算好的公元紀(jì)年附后。并加“ ( )” 號(hào)。例如: 清乾隆十年九月二十六日著錄為: . —清乾隆10. 9. 26 ( 1745. 10. 21 )沒有形成時(shí)間或形成時(shí)間不清的文件, 應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等考證出形成時(shí)間著錄, 并加“ 〔〕” 號(hào), 或著錄文件上的其他時(shí)間( 收發(fā)時(shí)間、審核時(shí)間、印發(fā)時(shí)間等) , 并在附注項(xiàng)中說明, 如考證無結(jié)果, 且無其他時(shí)間, 則以三個(gè)“ □”代之, 著錄為“ □□□”。時(shí)間記載有誤的文件, 仍照原文著錄, 再將考證的時(shí)間附后, 并加“ 〔〕” 號(hào)。

2 . 案卷內(nèi)文件起止時(shí)間

著錄卷內(nèi)文件最早和最遲形成的時(shí)間, 其間用“ ～” 連接。例如: 1980 年3 月4 日至1980 年12 月7 日著錄為: . —1980.3. 4～1980. 12. 7。

(五) 載體形態(tài)項(xiàng)

1 . 數(shù)量及單位

數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字, 單位用檔案物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計(jì)單位, 如:“頁”、“卷”、“冊(cè)”、“盒” 等, 著錄時(shí)其前加“. —” 號(hào)。

2 . 規(guī)格

指檔案載體的尺寸及型號(hào)等, 著錄時(shí)其前加“ :” 號(hào)。例如:. —1 盒: 35mm; . —5 頁: 16 開。

3 . 附件

指文件正文后的附加材料, 一般只著錄附件題名, 其前冠“ + ” 號(hào)。載體形態(tài)項(xiàng)中不著錄小項(xiàng)數(shù)量及單位和規(guī)格時(shí), 附件前不加“ + ” 號(hào)。例如: . —中共溫州地委辦公室轉(zhuǎn)發(fā)平陽縣辦公室“ 關(guān)于水頭區(qū)委檔案被燒情況的報(bào)告”。

如附件具有自己的題名, 并能單獨(dú)使用, 具有獨(dú)立檢索意義時(shí), 亦可另行著錄條目, 但應(yīng)在附注項(xiàng)中加以說明。

(六) 叢編項(xiàng)

叢編是指在一個(gè)總題名下, 匯集若干同一類型、統(tǒng)一編號(hào)發(fā)布的系列文件, 一般照原文著錄叢編題名, 并將著錄內(nèi)容置于“ ( )” 號(hào)中, “ ( )” 號(hào)前加“. —” 號(hào)。例如: . — ( 全國檔案工作會(huì)議材料之二)。

(七) 附注項(xiàng)

附注項(xiàng)著錄各個(gè)項(xiàng)目中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng), 依各項(xiàng)目的順序著錄。項(xiàng)目以外需解釋和補(bǔ)充的列在最后。

(八) 標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)及有關(guān)記載項(xiàng)

主要用于科技檔案。

(九) 提要項(xiàng)

提要項(xiàng)是對(duì)文件和案卷內(nèi)容的簡介和評(píng)述, 應(yīng)力求反映其主題內(nèi)容, 一般不超過300 字。

(十) 排檢與編號(hào)項(xiàng)

排檢與編號(hào)項(xiàng)是目錄排檢和檔案館( 室) 業(yè)務(wù)注記項(xiàng)。

1 . 分類號(hào)

依據(jù)檔案分類法的有關(guān)規(guī)定著錄, 置于條目左上角第一行。

2 . 檔案館(室) 代號(hào)

依據(jù)檔案館( 室) 代碼的有關(guān)規(guī)定著錄, 置于條目右上角第一行。

3 . 檔號(hào)

指檔案館( 室) 在檔案整理過程中對(duì)檔案的編號(hào), 通常包括全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)或頁號(hào)。

某些科技檔案可著錄具有檢索意義的專業(yè)號(hào)、工程號(hào)、專題號(hào)、產(chǎn)品型號(hào)等編號(hào)。

檔號(hào)中各號(hào)之間用“-” 號(hào), 占半格。

檔號(hào)著錄于條目左上角第二行, 與分類號(hào)齊頭。

4 . 縮微號(hào)

縮微號(hào)是檔案縮微品的編號(hào), 著錄于條目右上角第二行, 與檔案館( 室) 代號(hào)齊頭。

5 . 主題詞

主題詞是揭示檔案主題內(nèi)容的規(guī)范性詞匯, 該項(xiàng)目依據(jù)GB3860-83 《文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則》的原則進(jìn)行標(biāo)引。文件級(jí)條目一般著錄3～8 個(gè)主題詞, 案卷級(jí)可適當(dāng)增加。

主題詞著錄于第二段落之下, 另起一行齊頭著錄。各主題詞之間空一格。