主要是圖紙管理的組織方式，如按工程項目的自然面貌進(jìn)行管理，不再人為地按工藝流程或其他方式組織圖紙案卷。紙質(zhì)圖紙只保存一套，同時必須保存一套與之相符的電子圖紙，確立電子圖紙庫的惟一有效性，最終過渡到只保存電子圖紙，實現(xiàn)無紙化管理。現(xiàn)惟一的一份紙質(zhì)圖紙已作封存管理，原有的兩級管理直接過渡到一級管理。
以上辦法實施后，檔案館可提供高素質(zhì)的服務(wù)，實現(xiàn)電子圖紙的有效利用。目前檔案館提供２４小時網(wǎng)絡(luò)查詢、下載、瀏覽、輸出打印，并提供電子檔案光盤刻錄、電子圖紙矢量化等數(shù)字化服務(wù)，電子圖紙發(fā)揮了積極的作用。
１．創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益。在近五年的管理過程中，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟(jì)效益，主要在兩方面：一是節(jié)省庫房面積；二是減少圖紙份數(shù)，降低工程建設(shè)、設(shè)備采購成本，效益非常可觀。２０００年至２００５年，韶鋼投資４０多億元進(jìn)行技術(shù)改造，我們采用電子圖紙規(guī)范管理的研究成果，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)效益。具體的數(shù)字沒有評估，但從工程歸檔時減少一份藍(lán)圖保管的情況來分析，效益非常顯著?穴初步估算上百萬元?雪。２００５年以后，按照備件采購部門的電子商務(wù)方式采購后，每年還可節(jié)約打圖費用１０多萬元。
２．確保了圖紙歸檔的準(zhǔn)確率、完整率、歸檔率。通過近五年多時間的實踐，韶鋼工程項目的圖紙管理組織嚴(yán)密，充分利用計算機(jī)管理系統(tǒng)高效管理，每一個項目，沒有一張圖紙漏網(wǎng)，連工程聯(lián)系單、現(xiàn)場洽商單等都能納入管理。如在韶鋼大轉(zhuǎn)爐改造工程項目試點管理過程中，通過現(xiàn)有的系統(tǒng)檢索發(fā)現(xiàn)施工單位有大量的修改圖紙、技術(shù)資料未歸檔，通過適當(dāng)?shù)拇胧┒酱偈┕挝唤还ぃY(jié)果在檔案館預(yù)存的資料中共復(fù)制１萬多張。
３．為學(xué)術(shù)研究提供生動案例。在幾年的研究過程中，我們提出了電子圖紙的系列管理辦法，確保研究成果的延續(xù)性和有效性。尤其是提出施工圖紙的一體化管理，解決了韶鋼幾十年來基建技改工程管理的難題。項目的研究成果已經(jīng)在韶鋼現(xiàn)有４０多億１０多個工程項目檔案資料管理、圖紙的動態(tài)管理、檔案資源整合、館存圖紙的優(yōu)化管理等工作中全面應(yīng)用，為檔案管理——科檔一體化、企業(yè)管理模式的優(yōu)化、電子文件的優(yōu)化管理、圖紙的動態(tài)管理等提供了生動的實踐案例和研究素材。