電子圖紙檔案管理流程規(guī)范

    隨著企業(yè)信息化建設(shè)的進一步發(fā)展，企業(yè)對于數(shù)字化管理的要求和呼聲越來越高，而目前國內(nèi)外對電子文件的管理研究比較多，如電子文件的形成、傳輸、存儲、歸檔、利用。在國內(nèi)檔案領(lǐng)域呼聲最高的還是文檔一體化的管理，但電子圖紙的管理大多局限于ＣＡＤ電子文件的管理，真正具體到一個企業(yè)，從施工圖到竣工圖這一變化過程來進行研究，找出一條對電子圖紙和圖紙實物有效進行動態(tài)管理，應(yīng)該說還是一個空白。為加強圖紙的管理，雖然國內(nèi)已經(jīng)出現(xiàn)了很多開發(fā)圖紙管理系統(tǒng)的軟件公司，從技術(shù)上說如何實現(xiàn)其管理，軟件公司替我們解決了很多問題，但要使這些管理系統(tǒng)軟件得到有效應(yīng)用，并不是這么簡單，還有一段很長的距離，同時還有很多問題值得我們?nèi)パ芯俊?br/>    一些企業(yè)圖紙管理問題主要在以下幾方面：手工式傳統(tǒng)管理以致無法形成資源共享；多套制重復(fù)管理（兩至三套）以致圖物不一致；工程建設(shè)過程中圖紙管理無法到位以致圖紙歸檔不準確、不完整；藍圖和底圖都保管，以致人力、物力、財力浪費。這些問題的存在，足以影響到一個企業(yè)員工對圖紙的利用，有些用錯或不及時直接造成企業(yè)經(jīng)濟損失。為解決這些問題，有必要提出一個以數(shù)字化管理為手段，紙質(zhì)圖通過掃描轉(zhuǎn)發(fā)或收集、有效管理其他方式形成的電子圖紙，實現(xiàn)資源共享為原則的思路。為此，廣東韶鋼進行了一些探索。
    第一步：建立電子圖紙管理系統(tǒng)。
    這是解決電子圖紙管理的首要條件。電子圖紙管理系統(tǒng)主要包括電子圖紙采集歸檔、檔案管理工作業(yè)務(wù)、ＷＥＢ查詢等十一個子系統(tǒng)等，操作模式是Ｃ／Ｓ和Ｂ／Ｓ混合結(jié)構(gòu)，不受用戶站點限制，模塊化結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)采用ＤＥＬＰＨＩ７．０開發(fā)，ＷＥＢ部分采用ＪＡＶＡ技術(shù)，同時與ＯＡ系統(tǒng)、ＰＤＭ系統(tǒng)接口，選擇ＳＱＬＳｅｒｖｅｒ為數(shù)據(jù)庫平臺。
第二步：施工圖到竣工圖一體化管理。
所有工程圖紙從設(shè)計院發(fā)放到現(xiàn)場開始，就全方位納入計算機系統(tǒng)管理，每個項目都由檔案館派出人員管理，從而從源頭確保了竣工檔案的完整。為保證管理的有效進行，我們編制了《重點項目工程文件整理及檔案移交規(guī)定》、《關(guān)于加強重點工程建設(shè)項目檔案歸檔的通知》、《項目文件管理操作指南》等。
施工圖管理階段。由項目部門的資料員把施工圖錄入系統(tǒng)后，再統(tǒng)一發(fā)放，按階段分批進行數(shù)字化處理。施工圖可在網(wǎng)絡(luò)終端隨時提供利用（全圖）；Ａ３及以下圖紙可下載到本機上處理打印。由施工管理部門負責，檔案部門提供指導(dǎo)，并協(xié)助做好圖紙更改通知單的管理，并及時將更改通知單和被修改圖在系統(tǒng)中建立標識關(guān)系，以備編制竣工圖時進行參考。這一階段的工作，確保了圖紙的完整性。
竣工圖階段。由檔案部門會同工程管理等部門進行竣工圖會審，只有通過會審合格的圖紙才能提供竣工驗收。電子圖紙移交歸檔有兩種方案：一是由設(shè)計院直接做竣工圖設(shè)計，在原ＣＡＤ電子文件上修改，移交電子文件，經(jīng)有關(guān)人員審核后轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)庫，以后供查詢使用；二是由施工單位配合，按照我們先前利用系統(tǒng)錄入的圖紙信息，在原來施工圖上編制竣工圖，同時采取在目錄上簽名蓋章（竣工圖章）再掃描。我們經(jīng)過幾個工程項目測試，執(zhí)行的是第二個方案。因為前者經(jīng)費投入較大，國內(nèi)設(shè)計院很難做到竣工圖設(shè)計（據(jù)了解，電力行業(yè)的設(shè)計院有些做到了），同時考慮目前的數(shù)字化轉(zhuǎn)換手段比較先進，沒必要花至少５％的設(shè)計費去做竣工圖設(shè)計。這一步工作的實施，確保了圖紙的準確性和紙質(zhì)圖紙向電子圖紙的順利轉(zhuǎn)化。
因為實現(xiàn)了電子圖紙的有效管理，圖紙實體的管理相對松散，主要是電子圖紙與相應(yīng)的實體建立好對應(yīng)關(guān)系。圖紙實體的管理，主要是對其組卷和排架方式進行改革，組卷采用取消卷的形式一個圖號一盒，一個單位內(nèi)大流水排架等。
在原有竣工圖數(shù)字化的前提下，我們進行了施工圖的數(shù)字化試點，一方面確保施工圖紙的有效利用，同時也確保了竣工圖的及時提供給使用單位使用，這種管理方式比原有工程圖紙竣工驗收提前了兩個多月。
第三步：研究電子圖紙和紙質(zhì)圖紙實物的變更規(guī)律，確保對電子圖紙有效地進行動態(tài)管理。
以前，每個企業(yè)都對紙質(zhì)圖紙的動態(tài)管理非常頭痛，可以說無法做到，尤其是實行兩級管理的企業(yè)。我們通過研究和實踐，不僅做到了紙質(zhì)圖紙的動態(tài)管理，而且做到了紙質(zhì)圖紙相應(yīng)的電子圖紙的動態(tài)管理。辦法的關(guān)鍵是由檔案部門實行審核歸檔，控制圖紙的更改，同時輔之以系統(tǒng)的管理，完全實現(xiàn)了紙質(zhì)圖紙與電子圖紙以及與實物管理的高度統(tǒng)一，這一成果為企業(yè)解決了圖紙管理最大的難題——圖實不一致，為技術(shù)人員進行技術(shù)改造提供了良好的外部環(huán)境。為此，我們編制了備件圖管理規(guī)范，規(guī)范了電子圖紙的管理流程，為備件采購部門推動電子商務(wù)進程奠定了基礎(chǔ)，加快了其備件采購的無紙化進程，其要求是：
通過電子圖紙數(shù)據(jù)庫查詢所需的備件圖。這是保證電子圖紙數(shù)據(jù)中電子圖紙與實物一致的必要的強制性規(guī)定。數(shù)據(jù)庫中不完整的電子圖紙，利用在線收集系統(tǒng)或其他數(shù)據(jù)采集方式入庫，由檔案管理人員完成數(shù)據(jù)的補充或更新、作廢；把修改信息利用ＯＡ系統(tǒng)發(fā)送到檔案管理員郵箱，完成數(shù)據(jù)的歸檔與否確認，如備件編號、圖號、文件名等電子圖紙屬性的確認與處理；檔案館完成審核后，發(fā)送備件管理系統(tǒng)。備件員審核后，進入備件采購的電子商務(wù)流程。
目前，我們已能做到無紙化備件圖管理和備件采購，但鑒于國內(nèi)的電子商務(wù)進程并沒有廣泛開展，所以我們根據(jù)大部分備件采購供應(yīng)產(chǎn)商的需要，依然打印多份紙質(zhì)備件圖。
第四步：館藏圖紙最優(yōu)數(shù)字化管理。
主要體現(xiàn)在：一是原有的館藏圖紙數(shù)字化只是掃描處理，現(xiàn)在增加了圖紙的系列處理，如矢量化、光盤刻錄（帶查詢系統(tǒng)）；二是解決韶鋼三十多年遺留下來的圖紙鑒定的問題，在館藏圖紙數(shù)字化的前提下，鑒定了一大批沒有保存價值的圖紙；三是進行資源整合，把以前保存的兩套或三套的圖紙整合為一，提高了資源共享率和可利用率。
第五步：提出了企業(yè)最佳圖紙及電子圖紙的管理模式和方法。
主要是圖紙管理的組織方式，如按工程項目的自然面貌進行管理，不再人為地按工藝流程或其他方式組織圖紙案卷。紙質(zhì)圖紙只保存一套，同時必須保存一套與之相符的電子圖紙，確立電子圖紙庫的惟一有效性，最終過渡到只保存電子圖紙，實現(xiàn)無紙化管理。現(xiàn)惟一的一份紙質(zhì)圖紙已作封存管理，原有的兩級管理直接過渡到一級管理。
以上辦法實施后，檔案館可提供高素質(zhì)的服務(wù)，實現(xiàn)電子圖紙的有效利用。目前檔案館提供２４小時網(wǎng)絡(luò)查詢、下載、瀏覽、輸出打印，并提供電子檔案光盤刻錄、電子圖紙矢量化等數(shù)字化服務(wù)，電子圖紙發(fā)揮了積極的作用。
１．創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益。在近五年的管理過程中，為企業(yè)創(chuàng)造良好的經(jīng)濟效益，主要在兩方面：一是節(jié)省庫房面積；二是減少圖紙份數(shù)，降低工程建設(shè)、設(shè)備采購成本，效益非常可觀。２０００年至２００５年，韶鋼投資４０多億元進行技術(shù)改造，我們采用電子圖紙規(guī)范管理的研究成果，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟效益。具體的數(shù)字沒有評估，但從工程歸檔時減少一份藍圖保管的情況來分析，效益非常顯著?穴初步估算上百萬元?雪。２００５年以后，按照備件采購部門的電子商務(wù)方式采購后，每年還可節(jié)約打圖費用１０多萬元。
２．確保了圖紙歸檔的準確率、完整率、歸檔率。通過近五年多時間的實踐，韶鋼工程項目的圖紙管理組織嚴密，充分利用計算機管理系統(tǒng)高效管理，每一個項目，沒有一張圖紙漏網(wǎng)，連工程聯(lián)系單、現(xiàn)場洽商單等都能納入管理。如在韶鋼大轉(zhuǎn)爐改造工程項目試點管理過程中，通過現(xiàn)有的系統(tǒng)檢索發(fā)現(xiàn)施工單位有大量的修改圖紙、技術(shù)資料未歸檔，通過適當?shù)拇胧┒酱偈┕挝唤还ぃY(jié)果在檔案館預(yù)存的資料中共復(fù)制１萬多張。
３．為學術(shù)研究提供生動案例。在幾年的研究過程中，我們提出了電子圖紙的系列管理辦法，確保研究成果的延續(xù)性和有效性。尤其是提出施工圖紙的一體化管理，解決了韶鋼幾十年來基建技改工程管理的難題。項目的研究成果已經(jīng)在韶鋼現(xiàn)有４０多億１０多個工程項目檔案資料管理、圖紙的動態(tài)管理、檔案資源整合、館存圖紙的優(yōu)化管理等工作中全面應(yīng)用，為檔案管理——科檔一體化、企業(yè)管理模式的優(yōu)化、電子文件的優(yōu)化管理、圖紙的動態(tài)管理等提供了生動的實踐案例和研究素材。