確定檔案保管期限的主要環(huán)節(jié)在于歸檔文件的價值鑒定或價值分析。目前，各級機關(guān)確定文書檔案保管期限應依據(jù)國家檔案局8號令。然而，再詳細的保管期限表也不能窮盡所有檔案文件材料，因此，確定某份文件保管期限必須對文件材料進行價值分析。

分析歸檔文件的責任者
　　文件材料保管期限的劃分應“以我為主”，即“我”形成的歸檔文件的保管期限相對較長。這里的“我”，一是指本機關(guān)，包括本機關(guān)各部門、直屬機關(guān)等；二是指本系統(tǒng)，指本機關(guān)同一系統(tǒng)或同一系統(tǒng)的上級機關(guān)，尤其指具有垂直領導關(guān)系的機關(guān)。三是指與本機關(guān)密切相關(guān)的機關(guān)。
　　1．分析歸檔文件是本機關(guān)責任者還是外機關(guān)責任者。外機關(guān)形成的非本機關(guān)主管業(yè)務的文件材料不歸檔；外機關(guān)形成的屬本機關(guān)主管業(yè)務的文件材料，應在本機關(guān)歸檔，但保管期限短。在相同內(nèi)容、相同文種的情況下，本機關(guān)責任者形成的本專業(yè)文件材料比外機關(guān)責任者形成的本專業(yè)文件材料至少要長一個檔次。
　　2．分析歸檔文件是本系統(tǒng)責任者還是外系統(tǒng)責任者。外系統(tǒng)形成的非本專業(yè)文件材料在本機關(guān)不歸檔；外系統(tǒng)形成的本專業(yè)文件材料在本機關(guān)可歸檔，但其文件材料的保管期限較短。在相同內(nèi)容、相同文種情況下，本系統(tǒng)責任者形成的本專業(yè)文件材料比外系統(tǒng)責任者形成的本專業(yè)文件材料至少長一個檔次。
　　3． 分析歸檔文件是本級責任者還是上級、下級責任者。本級責任者形成的文件材料，其保管期限相對較長。上級形成的文件材料比下級的要長。發(fā)文機關(guān)的級別還需考慮是本系統(tǒng)還是外系統(tǒng)，是黨政領導機關(guān)還是其他機關(guān)等情況。
　　4． 分析歸檔文件是多個責任者還是單個責任者。劃分保管期限時，無論是單個責任者還是多個責任者，只要有本機關(guān)責任者其保管期限就相對較長。應注意的是，多個責任者中要區(qū)分本機關(guān)是主辦機關(guān)還是協(xié)辦機關(guān)。如本機關(guān)是主辦機關(guān)則視作本機關(guān)的單獨發(fā)文來劃分保管期限，如本機關(guān)是協(xié)辦機關(guān)，則比本機關(guān)單獨發(fā)文的保管期限稍短一點。
　　5． 分析歸檔文件在運轉(zhuǎn)過程中的責任者。文件材料在主送、抄報、送閱等運轉(zhuǎn)過程中，可能會出現(xiàn)上級批復、領導簽署意見等情況。此時保管期限應從長。如有批復的請示一般保存30年以上；無批復的請示一般僅保存10年。
　　為了方便計算機輔助確定保管期限，責任者的重要程度可用分值來區(qū)分。一般來說，本機關(guān)為獨立發(fā)文的責任者或為聯(lián)合發(fā)文的主辦機關(guān)，其歸檔文件可得3分；本機關(guān)為協(xié)辦機關(guān)可得2分。本系統(tǒng)責任者中，上級的可得2分，下級的可得1分；外系統(tǒng)責任者中，上級的0.3分，本級的0.5分，下級的0.1分。

分析歸檔文件的內(nèi)容

分析歸檔文件內(nèi)容是確定檔案保管期限最重要的方面。歸檔文件內(nèi)容為“重要的”其保管期限相對較長。“重要的”主要指三種情況：一是反映本機關(guān)的主要職能，其中以反映本機關(guān)職能的典型性問題尤為重要；二是反映本機關(guān)的基本面貌，如年度以上工作總結(jié)、綜合統(tǒng)計表等；三是反映本機關(guān)經(jīng)濟關(guān)系，如本機關(guān)的房產(chǎn)、物產(chǎn)及其他債權(quán)債務文件材料。
　　1． 分析歸檔文件是否體現(xiàn)機關(guān)主要職能。一是歸檔文件的內(nèi)容是否為本機關(guān)主要職能。二是其內(nèi)容是否反映本機關(guān)主要任務。三是其內(nèi)容是否反映本機關(guān)的主要工作。四是其內(nèi)容是否反映了本機關(guān)的中心工作。五是其內(nèi)容是否反映了本機關(guān)的主要活動。六是其內(nèi)容是否反映了本機關(guān)主要工作事項。七是其內(nèi)容是否具有典型性。上述情況，其保管期限從長。
　　2． 分析歸檔文件是否反映本機關(guān)基本歷史面貌。一是歸檔文件是否反映本機關(guān)轄內(nèi)工作全貌。二是歸檔文件是否反映本機關(guān)工作狀況。三是歸檔文件是否反映了本機關(guān)的工作水平。四是歸檔文件是否反映本機關(guān)工作規(guī)模。五是歸檔文件是否反映本機關(guān)工作變化。六是歸檔文件是否反映了本機關(guān)的工作發(fā)展。七是歸檔文件是否反映本機關(guān)較長時間的工作情況。上述情況，其保管期限相對較長。
　　3． 分析歸檔文件是否反映本機關(guān)的經(jīng)濟關(guān)系。總的來說，價值高、債權(quán)債務時間長的歸檔文件其保管期限長。主要有三種情況：一是反映本機關(guān)產(chǎn)權(quán)關(guān)系的歸檔文件。二是反映本機關(guān)債權(quán)債務關(guān)系。三是下屬單位的經(jīng)濟關(guān)系。

4．分析歸檔文件是否涉及個人利益。歸檔文件涉及本機關(guān)人員較重要個人利益，涉及外單位個人利益，如行政確認工作中形成的宅基地使用證、房屋產(chǎn)權(quán)證、公民學歷和學位的證明、婚姻等文件材料；行政征收工作形成的財產(chǎn)稅和行為稅等文件材料；安置、撫恤、優(yōu)待、補助、救災扶貧等行政給予工作中形成文件材料，一般應作永久保管。
　　5． 分析歸檔文件利用的時效性。某些文件只能在一段時間內(nèi)有作用，其保管期限從短。但是文件的時效性不是檔案保存期的決定因素。檔案是一種歷史記錄，決定檔案有無保存價值主要還是其能否反映本機關(guān)主要職能、歷史面貌、經(jīng)濟關(guān)系和個人利益等，這些檔案在確定其保管期限時就應從長。
　　歸檔文件保管期限劃分應從歸檔內(nèi)容是否重要來分析，同時還要結(jié)合文件的責任者來分析，一般來說，本機關(guān)、本系統(tǒng)責任者形成的內(nèi)容重要的文件材料，可永久保存；內(nèi)容一般重要的可定期（30年、10年）保存。外機關(guān)、外系統(tǒng)形成的屬本專業(yè)內(nèi)容，且重要的文件材料，可30年保存；內(nèi)容為一般的可10年保存，非本專業(yè)的文件材料一般不歸檔。為了方便計算機輔助確定保管期限，歸檔文件內(nèi)容的重要程度可用分值來區(qū)分。一般來說，反映本機關(guān)主要職能、基本歷史面貌、經(jīng)濟關(guān)系、個人利益的重要的歸檔文件可得6分，一般的可得3分；雖不反映本機關(guān)主要職能、基本歷史面貌、經(jīng)濟關(guān)系、個人利益、但要執(zhí)行的文件材料可得2分，不需執(zhí)行的不歸檔。

分析歸檔文件的形式
　　歸檔文件保管期限劃分應以形式重要為主。這里的“重要”指“規(guī)范性”、“權(quán)威性”、“正式性”和“珍貴性”。
　　1． 分析歸檔文件的文種。反映方針政策、重大事件、主要業(yè)務活動，具有權(quán)威性和重要性的決定、決議、命令、指示、條例、紀要、報告等，比處理日常事務的通知、簡報、來往函件等保管期限長，但通知、函等文種還要根據(jù)其內(nèi)容的重要程度來決定其保管期限。
　　2． 分析歸檔文件的稿本。歸檔文件的正本比副本、草稿、草案的保管期限長。但有些重要文件經(jīng)反復修改，其過程性的草稿、征求意見稿、送審稿、報批稿等都很重要，這些重要文件要結(jié)合其文種及其文件本身的重要性來劃分保管期限。
　　3． 分析歸檔文件的外形特點。有重要領導、著名人物的題詞、批注、簽字的文件材料有權(quán)威性，具有紀念價值。某些文件因載體古老、珍稀而具有文物價值，某些文件因書法或裝幀優(yōu)秀而具有藝術(shù)價值。這些歸檔文件都可作永久保存。
　　歸檔文件的形式分析要結(jié)合文件材料的責任者、內(nèi)容的重要性等來分析。一般來說，本機關(guān)、本系統(tǒng)上級機關(guān)形成的重要文種的文件材料，可永久保存；一般文種的文件材料可定期（30年、10年）保存。為了方便計算機輔助確定保管期限，歸檔文件的形式可用分值來區(qū)分。一般來說，本機關(guān)、本系統(tǒng)上級機關(guān)形成的重要文種可得1分；一般文種的可得0.5分。外機關(guān)、外系統(tǒng)重要文種的歸檔文件可得0.5分，一般文種的僅得0.2分。

用計算機輔助確定歸檔文件保管期限的方法
　　計算機輔助確定歸檔文件保管期限的方法主要使用抽詞比較法。可在月末或每年年底成批處理，也可隨辦隨歸對單份文件處理。
　　1． 編制歸檔文件責任者、內(nèi)容、文種的詞表，并按上述分值對每個詞條給分。這些詞條可預先列出一部分，其余的在錄入時由計算機系統(tǒng)以“自學習”方式建詞表。二是列出歸檔文件內(nèi)容的主題詞并劃分為兩檔：重要的、一般的，分別定出相應分數(shù)。三是列出各種歸檔文件的文種、分數(shù)。
　　2． 根據(jù)現(xiàn)行文件的格式，確定不同的模板。如模板一：責任者、內(nèi)容、文種；模板二：內(nèi)容、文種。確定模板的目的是為了計算機自動抽詞進行比較的方便。
　　3． 編制計算機程序。其核心內(nèi)容是將電子文件的題名中各段與詞表相比較，責任者、內(nèi)容、文種一致的則抽出，并給出相應分數(shù)。最后匯總分數(shù)。
　　4． 每份或一批電子文件形成后，在設計好的程序中運行，根據(jù)匯總分數(shù)，初步確定保管期限，最后由人工審核保管期限劃分的是否準確。

劉愛民   陳壯  （來源：中國檔案2008年第二期）