立足地方服務, 突顯地方特色——論地方高校檔案工作的深層改革

高校檔案是高等學校在招生、教學、科研和管理等活動中形成的歷史記錄。高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作,為高校的改革、發展和穩定發揮著積極的作用。隨著２００８年教育部和國家檔案局２７號令?高等學校檔案管理辦法?的頒布實施,高校檔案工作迎來了大發展的春天。高校的領導對檔案工作越來越重視,在館舍建設、機構設置、經費投入和人員配備等方面都給予大力支持,使高校檔案工作呈現出欣欣向榮的景象。然而,由于受客觀條件以及其他因素的制約,地方高校較之老牌本科院校來說,其檔案工作發展速度緩慢,管理質量和水平偏低,存在著諸多問題,面臨與學校發展不相適應的困境。探討和研究解決困境的對策和改革思路十分必要。

地方高校是指隸屬各省、市、自治區、直轄市、港澳特區,大多數是由省市共管以地方財政供養為主的普通高等學校,目前全國約有２５００多所。作為我國高等教育體系的主體部分,以服務區域經濟社會發展為目標,著力為地方培養高素質人才。從高等學校構成比例來看,地方高校占有最大比例。但是,獲得經費數、得到政府重視程度都不太令人滿意,是高等教育群落中的“弱勢群體”。

１　新建地方高校檔案工作的現狀分析

１.１　檔案工作基礎薄弱。

地方高校大多數創辦于２０世紀５０年代至８０年代期間,于２０世紀末至本世紀初,由師范專科學校、教育學院和高等職業?？茖W校等合并升格為現在的本科院校,也有由原來的中等職業學校升格為現在的專科學校。由于建校時間短,加之受高(中)職、大(中)專體制辦學模式和財力欠缺的影響,學校各項基礎性工作的建設因此而受到了限制,也嚴重影響了檔案的各項基礎建設工作。特別是各院(系)、部門的檔案工作,基本上只停留在對資料的簡單收集和整理上,致使整個學校的檔案工作基礎普遍比較薄弱。

１.１.１ 檔案意識不強,重視程度不夠,管理理念陳舊　在教學工作水平評估以前,許多地方高校認識不到檔案工作的重要性,認為檔案工作不能直接產生經濟效益,是可有可無的一項輔助性工作,檔案工作處于“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”的尷尬地位。特別是學校有些教學院(系)、行政管理部門平時不注重教學檔案、科研檔案和文書檔案的收集整理。有些學校未把檔案工作納入學校整體發展規劃,大部分高校未把檔案工作納入各院(系)、部門目標管理考核體系或工作計劃當中。檔案管理人員管理的目的性、計劃性不強,管理的手段落后,缺乏開拓創新精神等。當然,隨著國家、省教育相關部門對各高校實施評估制度以來,這一現象已大大改善。

１.１.２ 制度建設不成體系,不夠完善　到目前為止,許多地方高校檔案館(室)雖然制定了學校檔案綜合管理辦法及崗位職責,但很少建立起學校及院(系)、部門檔案工作應急預案,以及有關檔案收集、整理、保管、檢索、利用、鑒定銷毀、編研、保密、統計、檢查、考核、評估等一系列規章制度。即使建立了,也不成體系,不夠完善。

１.１.３ 庫房面積偏小,館藏檔案數量偏少　截至２０１３年年底,廣東省地方高校檔案庫房面積普遍偏小,在統計到的２８所地方高校(含地方職業技術學院)中,平均面積為３００.１平方米,面積最小的只有６０平方米,最大的也只有１１４０平方米。館藏檔案數量普遍偏少,平均只有２１９３１卷,最少的只有１０００卷,最多的有１４４４５２卷。

１.２　檔案機構建制改革進展緩慢

由于地方高校在升格為大專或本科院校后,學校的主要精力都花在了夯實學校教學、科研和后勤管理等基礎建設上,對檔案工作的認識和重視程度各高校存在著差異。雖然２７號令頒布實施已達５年,但是,許多地方院校不論在建校歷史、在校生規模和館藏檔案數量都達到獨立建館標準和要求的情況下,卻仍然沿襲了以往的檔案管理機構———檔案室,隸屬于學校某一部門(一般是學校辦公室)。截至２０１３年年底,在統計到的２８所地方高校中,只有５所高校,已經將綜合檔案室升格成為學校獨立的中層部門———檔案館(或檔案管理中心),其中１家是正處級建制,４家是副處級建制。

在實際工作中,我們發現,高?？剖医ㄖ频臋n案機構弊端時時凸顯:以檔案室作為高校檔案機構的這種行政管理體制、運作模式(管轄隸屬校內某一部門,科級行政機構),極大地限制了檔案管理的順利開展,束縛和制約著檔案工作的進一步發展。

１.３　檔案信息化程度不高,開發利用工作質量和水平偏低

隨著信息技術的深入發展,檔案的形態也隨之發生變化。過去的采集、分類、存儲、查閱、應用的一整套相對穩定的、相對成熟的工作模式,其各個工作環節均不同程度地受到信息技術應用的沖擊,從而或主動或被動,或急促或緩慢地進行著相應的調整。

筆者采用會議交流、網絡查詢、電話咨詢、實地考察等方式對廣東部分地方高校檔案信息化建設情況進行了調研與分析,得到了一些基本情況。一是大部分地方高校檔案信息化建設起步較晚(于本世紀初),但學校普遍都比較重視。絕大部分地方高校已將檔案信息化建設納入學校信息化整體規劃,與學校數字化校園建設同步進行。二是學校為檔案館(室)配備了計算機,并接入了學校局域網和互聯網(涉密計算機除外),但配置較低、數量偏少。部分地方高校還為檔案館(室)配備了服務器、掃描儀、刻錄機、移動硬盤、數碼相機等信息設備。三是幾乎所有檔案館(室)都引進了檔案管理系統,建立了各自的網站等。經過廣大檔案工作者的不斷努力,信息化建設步伐逐漸加大。但檔案信息化程度不高,檔案信息化建設基本處于檔案內容信息的網絡化管理與初級應用階段。

１.４　檔案館(室)人員編制數少

根據廣東省檔案學會高校系統委員會提供的２０１３年數據顯示,在統計到的２８所地方高校中,檔案館(室)的總編制數和現有工作人員數為１０１人,平均每館(室)只有３.６人,低于全省平均數的學校達１９所,占６７.９％。編制數和工作人員只有２人以下的地方高校就達１３所,差不多占去半壁江山,占４６％。

１.５　業務建設經費匱乏

在統計到的２８所地方高校中,截至２０１３年年底,檔案館(室)的業務建設經費年平均為５.１萬元,但各高校很不平衡,低于平均數的館(室)達１８間,占６４.３％。業務建設經費每年２萬元以下的館(室)達１０間。

２　地方高校檔案工作的困境

２.１　機構建制難

雖然?高等學校檔案管理辦法?第六條規定,凡符合建校歷史在５０年以上,或全日制在校生規模在１萬人以上,或已集中保管的檔案、資料在３萬卷(長度３００延長米)以上的高等學?？稍O立檔案館,但迄今為止,絕大部分地方高校仍然沿襲傳統的檔案室掛靠學校某一中層部門的管理模式。許多地方高校檔案部門已經達到第六條規定標準,也已向學校提出過獨立建館申請,但是,大部分申請還沒有被獲得批準。

２.２　增加編制難和引進人才難

目前,除了１９８５年由原國家勞動人事部和國家檔案局頒布過一個?地方各級檔案館人員編制標準? (試行)以外,我國高校檔案界還沒有統一的關于人員編制的行業國家標準,沒有具體的指標依據,致使各高校檔案館(室)在人員編制配備上很難滿足實際工作需要,申請編制的增加十分困難。

由于有些高校領導對檔案工作認識不足,認為檔案工作是一項簡單的業務工作,有的高校甚至隨意安排低學歷人員從事檔案管理工作,致使在地方高校檔案館(室)里高職稱、高學歷人員比例偏小,尤其是信息化技術和檔案學專業人才更加奇缺。由于大多數高校都把檔案館(室)納入教輔業務部門,受整個學校編制數的影響,教輔部門編制數處在壓縮再壓縮的尷尬局面。以致于檔案館(室)要引進高職稱、高學歷人才難上加難。

２.３　增加經費難

“省市共管,以市為主管理模式”的地方院校,辦學所需的經費主要由地方政府負責,受地方區域經濟發展不平衡的影響和制約,地方政府對地方高校的投入差距較大。廣東的珠三角及粵東地區各地方政府對地方高校的投入普遍較大,而廣大的粵西、粵北等貧困地區則對當地高校的投入普遍偏小。地方高校經費“捉襟見肘”的狀況,勢必影響學校對檔案工作的經費投入。檔案館(室)要想增加業務建設經費比較困難。

２.４　部門立卷難

?高等學校檔案管理辦法?第十六條明確規定:“學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求,組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。”但是,實際上大部分地方高校很難做到。由于地方高校的教學或行政管理部門負責檔案工作的人員大多數是由辦公室主任或教務員兼任,這些兼職檔案員本身工作特忙,加上大部分人認為檔案的歸檔立卷是檔案館(室)的份內事,因此,幾乎所有的地方高校很難做到部門立卷。

２.５　編研工作不到位,科研能力和水平較弱

與老牌本科院校相比,許多地方高校受人力資源不足和人員素質的影響,其編研工作沒有很好地開展起來,未能對檔案資源進行二次以上開發和利用,為高校管理決策提供服務少,為地方經濟社會提供特色服務更少。工作人員忙于基礎性檔案工作,很少對新形勢下高校檔案工作的最新理念、服務特色及發展動態進行研究,科研成果稀缺。

３　對策建議

３.１　制定高校檔案業務建設國家標準

檔案工作標準與檔案工作標準化密切聯系。自?高等學校檔案管理辦法?實施以來,大部分高校檔案館將?辦法?作為規范和標準,不斷完善、優化日常檔案管理和建設工作。建議組織相關專家,盡快制定和頒布具有前瞻性又切實可行的我國高等學校檔案建設的行業國家標準,包括具體的館舍面積、人員編制、業務建設經費、信息化建設要求等指導性國家行業標準。

３.２　建立檔案工作評價機制,健全完善考評體系

檔案評估工作,是對?辦法?頒布實施以來,對檔案工作執行情況的一種檢閱。檔案館一方面可以通過此次評估更規范、更高標準的嚴格要求自己,做到規范管理;另一方面,通過評估標準的自查方式,積極調整軟、硬件不足,有助于促進檔案工作進一步建設,利于檔案工作長遠發展。同時定期開展評估檢查,也有助于檔案館擴大影響力和宣傳力。目前,廣東省頒發了?高等學校檔案工作水平評定辦法?和?高等學校檔案工作水平評定標準?,成為全國率先制定高校檔案工作評價機制的省份。但是,廣東省頒發的評價體系里卻對各高校檔案館(室)的人員編制數、館舍面積要求等指導性指標沒有明確的規定,建議組織專家開展調查研究,并與相關政府職能部門協商,盡快完善考評指標體系。

３.３　創新管理模式,破解人力資源短缺難題

隨著高等教育事業的蓬勃發展,高校招生規模的不斷擴大,高校檔案館(室)存檔數量越來越多,受人員編制數的局限,高校檔案館(室)如何破解人力資源短缺難題就成了檔案管理工作的重點,許多高校檔案館(室)在管理上勇于開拓創新,進行了很多有益的嘗試,并取得了很好的效果。比如,韶關學院檔案館走出了一條值得借鑒的新路,構建了一種“勤工助學＋學生實踐基地”模式。他們的做法是:一方面向學校勤工助學中心申請一定職數的勤工助學崗位,為在校貧困生提供經濟資助和就業鍛煉的平臺;另一方面與某一教學院系(特別是開設了檔案管理學課程的院系)簽訂合作協議,共建“學生實踐基地”。這些學生利用無課時間到檔案館(室)上班,參與檔案的收集整理、立卷歸檔、數據錄入、鑒定保管、編研利用等具體工作,在檔案館(室)工作人員的帶領和指導下,學生們掌握了基本的檔案業務和辦公室工作技能,提高了綜合實踐的能力水平。另外,檔案工作的嚴謹性和服務性也使得這些學生在工作過程中培養了認真負責的工作態度和耐心細心的服務意識,為他們將來走出校門,較快適應社會工作奠定了良好的基礎。

３.４　想方設法,緩解經費少和庫房小之困境

３.４.１做年度經費預算時胃口要適度加大　每年年底做檔案業務經費預算時,檔案館(室)要加大經費預算額度(３０％－５０％為宜),盡量多設項目,可設檔案保護費、檔案業務培訓費、檔案編研印刷費、檔案裝具設備費、實物檔案裝裱加工費等項目。檔案保護經費的預算最好按國家或地方標準來測算,即:館藏檔案數×每卷年均檔案保護經費(廣東標準是:３元/卷)。

３.４.２多向校領導匯報,多與職能部門溝通　每學期初,檔案館(室)的領導要積極向學校分管檔案工作的領導和學校主要領導匯報本部門上學期的工作和新學期的主要工作思路,并勇于擺出要完成工作計劃所遇到的實際困難,力爭校領導和相關職能部門(如人事處、財務處、資產管理處、后勤處等)的重視和支持。力爭把檔案工作納入院(系)、部門目標管理考核體系當中。

３.４.３通過申報項目來增加建設經費　可通過申報校級以上科研課題(項目)、檔案數字化、部門網站建設、檔案管理系統維護、編印出版為學校服務的編研材料、購置檔案保管保護等設備和舉辦專題活動等項目增加建設經費。

３.５　加強檔案宣傳與培訓

要把檔案法的宣傳和兼職檔案員的業務培訓納入檔案館(室)每年度的工作計劃中。通過宣傳和培訓,增強兼職檔案員的檔案意識,提高兼職檔案員的檔案業務水平,打破傳統觀念,逐步實現部門立卷的目標。讓檔案館(室)有更多的時間和精力投入到檔案編研和提高利用服務水平上來。

３.６　服務地方協同發展

為地方服務,是地方檔案館與地方高校的共同使命,雙方需要搭建橋梁和平臺,進行深層次的合作與交流。地方檔案館的檔案資源門類齊全、內容豐富、具有地方特色;高校檔案館專業人才薈萃,具有專業能力強、學術科研水平高等特點。因此,高校檔案館應發揮高校人力資源的優勢,除積極為學校教學、科研和管理服務外,還應與地方檔案館積極開展協同創新服務,充分利用好地方檔案館的檔案資源,結合地方特色,多出一些為地方黨委、政府決策參考用的編研產品,最大限度地為地方經濟和社會發展服務。