新時(shí)期高校干部檔案有效利用的主要途徑

新時(shí)期,隨著高校人事制度改革的不斷深化,高校干部隊(duì)伍建設(shè)和師資隊(duì)伍建設(shè)成為學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)和發(fā)展的主要內(nèi)容。如何提高干部檔案的有效利用,為高校內(nèi)涵建設(shè)提供準(zhǔn)確、真實(shí)、全面的檔案信息,提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù),是高校干部檔案工作面臨的重要課題。

１　高校干部檔案利用工作存在的問題

１.１　組織上重視不夠

近幾年,高校辦學(xué)規(guī)模迅速擴(kuò)大,師資隊(duì)伍人數(shù)驟增,管理有些浮躁,干部檔案管理也是如此,沒有足夠的人力深入研究和開發(fā)干部檔案利用工作。

一些高校在干部競聘、選拔、任用、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評審、全員崗位聘用、各類優(yōu)秀人才選拔、推薦等方面,沒有認(rèn)真查閱干部檔案,沒有把干部檔案信息作為重要依據(jù),檔案利用流于形式。

組織人事部門查閱檔案局限于調(diào)資時(shí)核對一下工齡,退休時(shí)核實(shí)一下年齡,死亡時(shí)為了寫訃告查一下簡歷等,檔案利用范圍窄,利用率低。

１.２　干部檔案基礎(chǔ)工作差

１.２.１干部檔案質(zhì)量的好壞,主要是指檔案基礎(chǔ)工作的好壞　如果提供的干部檔案質(zhì)量好,檔案內(nèi)容真實(shí)、材料完整、編排有序、目錄清楚、裝訂考究、整齊美觀,利用起來有據(jù)可依,快捷高效;如果提供的干部檔案質(zhì)量差,內(nèi)容陳舊、材料缺失、材料零散,編排混亂、沒有裝訂,就會(huì)嚴(yán)重影響利用效果。

１.２.２按干部檔案材料十大類分類法　內(nèi)容有些陳舊,呆板,不能真實(shí)、動(dòng)態(tài)地反映出高校教師教學(xué)水平、科研水平,論文、論著等。

１.２.３檔案中缺少反映新時(shí)期人事制度改革的新材料　如崗位聘用材料、公開招聘材料、社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)材料等。

１.２.４干部檔案部門在干部檔案材料收集工作方面存在嚴(yán)重的坐、等、靠的思想　缺乏干部檔案材料的收集制度,收集渠道不暢通,收集內(nèi)容不全面,收集材料搞突擊,影響了干部檔案的利用質(zhì)量。

１.３　檔案意識薄弱

有些教職工檔案意識薄弱,讀碩、讀博、單科進(jìn)修、做國內(nèi)外訪問學(xué)者、企業(yè)掛職鍛煉結(jié)束后,不能及時(shí)將學(xué)習(xí)、鑒定材料交到干部檔案部門,而是將檔案材料放在自己手里。

不少干部對干部履歷表、年度考核表等需要個(gè)人填寫的檔案材料填寫不認(rèn)真,年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、經(jīng)歷等檔案信息出現(xiàn)前后不一致,個(gè)人考核鑒定材料與實(shí)際工作不符,很難準(zhǔn)確反映教職工的真實(shí)工作情況。

檔案“重保管、輕利用”的現(xiàn)象較嚴(yán)重,強(qiáng)化了干部檔案的保密,弱化了利用,常把干部檔案閑置在檔案柜中,利用的方式單一,利用功能弱化,造成人力、財(cái)力及信息的浪費(fèi)。

１.４　查、閱檔案手段落后,影響檔案利用效率

目前,高校仍然按照?干部檔案工作條例?的規(guī)定進(jìn)行查、借閱干部檔案,查、借閱干部檔案的手續(xù)較為復(fù)雜、嚴(yán)格,這樣做雖然有利于干部人事檔案的保密,但對檔案的有效利用有一定影響。

一些高校干部檔案部門沒有創(chuàng)新查、閱檔案手段,利用者每次查、閱檔案的某項(xiàng)信息,干部檔案人員都用傳統(tǒng)、落后、老一套的手工操作方法進(jìn)行查、閱檔案。

一些高校缺乏干部檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè),沒有建立干部檔案信息數(shù)據(jù)庫、干部檔案信息檢索查詢系統(tǒng),沒有采用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)手段,沒有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢,利用效率較低。

１.５　檔案管理人員配備少,檔案開發(fā)利用受限

一些高校不按規(guī)定配備檔案管理人員,管理１０００卷以上檔案沒有配備一名專職檔案人員,而是由兼職人員管理,造成干部檔案崗位“一個(gè)蘿卜兩個(gè)坑”。

由于人力不足,干部檔案人員沒有足夠的時(shí)間和精力進(jìn)行干部檔案的開發(fā)和利用。長期以來,多數(shù)高校的干部檔案管理停留于保存、保管的靜止?fàn)顟B(tài),久而久之,檔案室變成了保管室,檔案的開發(fā)利用受到限制。

２　提高干部檔案利用的主要途徑

２.１　高校領(lǐng)導(dǎo)高度重視,提高對干部檔案利用的認(rèn)識

近幾年,媒體曝光多起地方官員年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等檔案信息造假事件,不得不引起高校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視,干部檔案信息是領(lǐng)導(dǎo)選拔提升干部的重要依據(jù)。

干部檔案準(zhǔn)確而全面地記載著個(gè)人的經(jīng)歷、品德、能力、業(yè)績等主要情況,通過利用干部檔案,高校領(lǐng)導(dǎo)能夠了解和掌握中層干部的德、能、勤、績的真實(shí)情況,避免領(lǐng)導(dǎo)盲目用人、隨意用人、以權(quán)謀私、任人唯親等不正之風(fēng)發(fā)生。

高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視干部檔案利用工作,堅(jiān)持依法治檔,依法管檔,充分認(rèn)識到干部檔案的重要地位和利用價(jià)值,責(zé)成組織人事部門建立健全干部檔案管理的規(guī)章制度,依法履行干部檔案利用的程序。

２.２　加強(qiáng)干部檔案基礎(chǔ)工作,提高干部檔案的利用價(jià)值

干部檔案材料的收集工作是檔案基礎(chǔ)工作中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié),干部檔案材料能否收集齊全直接影響到干部檔案利用工作的質(zhì)和量。結(jié)合高校的實(shí)際情況,應(yīng)收集反映教學(xué)能力、科研貢獻(xiàn)、管理實(shí)績、學(xué)識水平、職能結(jié)構(gòu)、廉政水平、品德修養(yǎng)等材料,豐富檔案內(nèi)容。同時(shí),嚴(yán)格按照干部檔案材料收集時(shí)限,有計(jì)劃、有目的、有步驟、有方法、多渠道收集材料,及時(shí)補(bǔ)充新材料。

干部檔案人員要做好鑒別材料的真?zhèn)?/span>、鑒別材料的歸檔價(jià)值工作,要檢查個(gè)人填寫的信息是否真實(shí)準(zhǔn)確,檢查材料經(jīng)過的組織程序與手續(xù)是否完備,簽署時(shí)間等是否正確與完善;凡涉及檔案材料不規(guī)范的,檔案工作人員逐一登記需補(bǔ)材料,經(jīng)審核材料不合格的不予接收,材料不符合要求的不予歸檔,確保檔案信息的真實(shí)性。

２.３　改變“重保管、輕利用”的做法,注重干部檔案的利用效果

干部檔案是黨和國家的秘密,保密就是嚴(yán)格按著干部檔案提供利用的手續(xù)和范圍辦事,不向無關(guān)人員擴(kuò)散干部檔案內(nèi)容,絕不能利用崗位之便,隨意泄露檔案機(jī)密,應(yīng)做到不該說的不說,不該看的不看,不該提供利用的干部檔案堅(jiān)決不提供使用,嚴(yán)防泄密、失密現(xiàn)象發(fā)生。

保密是前提,利用是目的,改變“重保管、輕利用”的被動(dòng)服務(wù)做法,變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。干部檔案工作者摸清本單位干部檔案利用規(guī)律,積極編研各種實(shí)用的參考資料和分析數(shù)據(jù),及時(shí)、主動(dòng)地給組織、人事部門提供檔案信息,為學(xué)校內(nèi)涵建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。

新時(shí)期,高校干部檔案提供利用要以人為本,放寬服務(wù)對象,非保密的信息可以向本人公開,干部可以知道自己檔案的目錄內(nèi)容、出生年月、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、職稱、年度考核情況等,逐步改變被動(dòng)保管的局面,開發(fā)多種利用的方式,提高干部檔案的利用率。

２.４　加強(qiáng)干部檔案信息化建設(shè),提供快捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)

建立干部檔案信息數(shù)據(jù)庫,是干部檔案提供利用實(shí)現(xiàn)快捷、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基礎(chǔ)和前提。以內(nèi)蒙古科技大學(xué)為例,內(nèi)蒙古科技大學(xué)早在１９８８年自行開發(fā)了人事檔案信息管理系統(tǒng),建立了在職人員信息數(shù)據(jù)庫、離退休人員信息數(shù)據(jù)庫、新增人員信息數(shù)據(jù)庫、調(diào)出人員信息數(shù)據(jù)庫,死亡人員信息數(shù)據(jù)庫等,檔案卷宗編排號使用人事檔案信息數(shù)據(jù)庫編排號,便于計(jì)算機(jī)檢索查詢,大大提高了干部檔案的利用效率。

人事檔案信息管理系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng),人事檔案信息數(shù)據(jù)庫是系統(tǒng)的最主要部分,數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)和更新十分重要,干部檔案工作人員要做到:信息錄入要完整,信息錄入要準(zhǔn)確,更新和核準(zhǔn)要及時(shí);配備專人、專機(jī)用來維護(hù),保證檔案內(nèi)容的保密性、準(zhǔn)確性。

有條件的高校可以通過大型掃描儀把利用頻率高、易磨損、利用價(jià)值高的干部檔案材料,運(yùn)用高科技技術(shù)手段,傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中去,建立一個(gè)干部檔案全文數(shù)據(jù)庫,創(chuàng)新干部檔案的保管方式,改變干部檔案的利用手段。

借助校園局域網(wǎng),在確保安全、保密的前提下,實(shí)現(xiàn)人事檔案信息部分向個(gè)人開放。

干部可以通過網(wǎng)絡(luò)輸入個(gè)人賬戶和密碼,簡單、迅速查詢自己的檔案信息,為利用者提供優(yōu)質(zhì)、快捷的服務(wù)。

結(jié)合高校的實(shí)際情況,創(chuàng)建全國高校通用的具有特色化、標(biāo)準(zhǔn)化的、便捷實(shí)用的、操作性強(qiáng)的干部檔案信息系統(tǒng),逐步實(shí)現(xiàn)高校干部檔案信息資源數(shù)字化、信息網(wǎng)絡(luò)化、信息載體多樣化、管理流程自動(dòng)化、信息共享整體化、干部檔案利用現(xiàn)代化。

２.５　加強(qiáng)干部檔案隊(duì)伍建設(shè),提高檔案利用效益

按照規(guī)定千卷以上檔案的單位,要配備一名專職檔案工作人員;千卷以下的要有數(shù)名以干部人事檔案工作為主的兼職人員;條件允許的單位,配備一名從事計(jì)算機(jī)開發(fā)、維護(hù)的檔案信息管理員。

選拔黨性強(qiáng)、作風(fēng)正、守紀(jì)律、愛崗敬業(yè)、保守機(jī)密,并具有一定工作能力的、能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)的、比較年輕的、學(xué)歷較高的黨員干部從事干部檔案工作,為提高干部檔案的高效利用打下基礎(chǔ)。

鼓勵(lì)干部檔案工作人員參加上崗培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn),參加檔案學(xué)術(shù)會(huì)議,加強(qiáng)兄弟院校之間業(yè)務(wù)交流等,干部檔案工作人員也可以通過在職自學(xué)、以整代訓(xùn)等方式提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

在干部檔案崗位輪崗時(shí),要做好新老人員交接工作,老同志要主動(dòng)傳授操作經(jīng)驗(yàn),指導(dǎo)新同志親自動(dòng)手粘貼、剪切、修補(bǔ)、裝訂等,讓他們熟悉干部檔案工作程序,熟練基礎(chǔ)工作的操作方法,盡快進(jìn)入角色。

干部檔案工作人員要加強(qiáng)政策、法規(guī)、理論知識、業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí),了解干部檔案十大類材料形成的背景及來源,提升自身的文化內(nèi)涵,提高計(jì)算機(jī)水平,更好地適應(yīng)新時(shí)期干部檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的需要,增強(qiáng)干部檔案的利用效益。