館藏廣州地方民國(guó)檔案文件級(jí)著錄工作的體會(huì)和設(shè)想

近年來(lái)我館開(kāi)展了館藏民國(guó)檔案文件級(jí)著錄工作，筆者有幸參與了文件級(jí)著錄操作規(guī)范制定、著錄實(shí)際工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和培訓(xùn)，就民國(guó)檔案文件級(jí)著錄談一些體會(huì)和設(shè)想。

作為初涉民國(guó)檔案編目的新兵，總體感覺(jué)就是一個(gè)字——難。

一是由于缺乏民國(guó)時(shí)期廣州市政治、經(jīng)濟(jì)、教育、軍事、地方社會(huì)文化等方面的歷史背景知識(shí)，在加上民國(guó)時(shí)期廣州市地方政權(quán)不夠穩(wěn)定，政府機(jī)構(gòu)設(shè)置及其變化紛繁復(fù)雜，造成對(duì)館藏民國(guó)檔案各全宗立檔單位的機(jī)構(gòu)名稱、設(shè)置、職能及其演變、對(duì)廣州地方發(fā)生的重大事件、重要人物都不夠熟悉；二是因?yàn)槊駠?guó)檔案字體上均為繁體字，且異體字、行書(shū)、草書(shū)較多，且多為豎排文字，識(shí)讀較為困難；三是民國(guó)時(shí)期時(shí)間跨度大，廣州地方政府文書(shū)制度、辦文程序不斷變革，對(duì)整理編目中出現(xiàn)的新情況如何保證處理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范沒(méi)有把握；四是館藏民國(guó)檔案中語(yǔ)言文白交迭、除了近代白話、文言，還有不少英文、德文、日語(yǔ)、俄文等語(yǔ)言文字，需要有多語(yǔ)言識(shí)讀能力；五是公文體式種類繁多、非正式文種文件大量存在，與現(xiàn)代公文文種差別較大，很多用詞用語(yǔ)還具有鮮明的廣州地方特點(diǎn)，對(duì)題名、文種、主題的準(zhǔn)確理解和著錄提出了挑戰(zhàn)。

一、民國(guó)檔案文件級(jí)著錄工作中的難點(diǎn)

(一) “件” 的劃分問(wèn)題

進(jìn)行民國(guó)檔案文件級(jí)著錄中如何科學(xué)、合理準(zhǔn)確的劃分民國(guó)檔案文件，成為著錄碰到的第一個(gè)重大難點(diǎn)。在缺乏通用的民國(guó)檔案分件具體標(biāo)準(zhǔn)的情況下，我們產(chǎn)生了兩種對(duì)“件” 的劃分的思路，第一種: 具有或根據(jù)文件頁(yè)面的內(nèi)容能判斷出文件責(zé)任者、事由或主題、文件編號(hào)、發(fā)(收) 文者、正文、收文者、發(fā)文的時(shí)間、印章等全部或大部分文件結(jié)構(gòu)特征的頁(yè)面或頁(yè)面的集合構(gòu)成１ 件文件，我們稱之為“自然件”；第二種: １ 個(gè)或數(shù)個(gè)內(nèi)容緊密關(guān)聯(lián)的文書(shū)(包括其附屬物) 在完成公文流轉(zhuǎn)在立檔時(shí)被立檔人作為１ 個(gè)基礎(chǔ)保管單位而存檔的檔案，即為１ “件” 檔案，我們暫稱之為“邏輯件”。我們借鑒兄弟省市檔案館民國(guó)檔案整理分件的部分操作原則，參考?歸檔文件整理規(guī)則? 中對(duì)“件” 的定義，確定了以“邏輯件” 作為廣州市檔案館文件級(jí)著錄分件的標(biāo)準(zhǔn): 即以事由結(jié)合責(zé)任者為劃分檔案文件的主要標(biāo)準(zhǔn)。

在分件的具體操作中，由公務(wù)文書(shū)的正式文種轉(zhuǎn)化形成的館藏民國(guó)檔案文件因?yàn)榫哂邢鄬?duì)固定和完整的構(gòu)成要素，分件相對(duì)容易；但對(duì)于大量成套出現(xiàn)的專用表冊(cè)，如戶籍卡、擔(dān)保書(shū)、合同、學(xué)籍冊(cè)、各類統(tǒng)計(jì)表、登記表、履歷表等，在邏輯上定為一件的劃分方法實(shí)際是文件的組合，存在“件” 的劃分上往往會(huì)因?yàn)榉旨^(guò)粗而產(chǎn)生著錄深度不夠、檢索查全率和查準(zhǔn)率降低的問(wèn)題。如“廣州市黃沙區(qū)民國(guó)二十五年人口遷入/ 遷出申請(qǐng)表”，其中該文件就有６０ 頁(yè)，但按照邏輯件的分件標(biāo)準(zhǔn)只算為一件，但實(shí)際上每頁(yè)為獨(dú)立的一張申請(qǐng)表，上面記載了申請(qǐng)遷入或遷出的人員姓名、擔(dān)保人姓名、家庭住址、申請(qǐng)內(nèi)容等信息，每一頁(yè)的文件信息實(shí)際上構(gòu)成一個(gè)自然件，但邏輯件的分件使得著錄無(wú)法揭示這些檔案內(nèi)容信息。

(二) 著錄項(xiàng)的確定問(wèn)題

依據(jù)?檔案著錄規(guī)則? (ＤＡ/ Ｔ １８—１９９９)，檔案文件級(jí)著錄項(xiàng)為層級(jí)式著錄，一般通用的文件級(jí)目錄著錄項(xiàng)共分７ 大項(xiàng)，２１ 個(gè)小項(xiàng)，?民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案著錄細(xì)則? (ＤＡ/ Ｔ ２０ １—１９９９) 則規(guī)定，民國(guó)檔案文件級(jí)著錄項(xiàng)必錄項(xiàng)共分５ 大項(xiàng)，９ 小項(xiàng)，加上全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、起至頁(yè)號(hào)、檔號(hào)等通用必錄項(xiàng)，合計(jì)應(yīng)錄５ 大項(xiàng)，１５ 小項(xiàng)，完全著錄則為７ 大項(xiàng)，１９ 小項(xiàng)。

廣州市檔案館開(kāi)展民國(guó)檔案文件級(jí)著錄是依據(jù)?檔案著錄規(guī)則? (ＤＡ/ Ｔ１８—１９９９) 和?民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案著錄細(xì)則? (ＤＡ/ Ｔ２０ １—１９９９) 的基礎(chǔ)上，使用平行著錄項(xiàng)，以“最小必要性” 為原則，選擇了全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)、起至頁(yè)號(hào)、檔號(hào)、題名、附件題名、責(zé)任者、文件形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)、控制標(biāo)識(shí)、政權(quán)標(biāo)識(shí)、關(guān)鍵詞、附注１６ 個(gè)著錄項(xiàng)，作為我館民國(guó)檔案的必錄項(xiàng)。舍棄了文件編號(hào)、稿本、文種、語(yǔ)種、載體類型、載體形態(tài)、提要、分類號(hào)、縮微號(hào)、檔案館代碼等著錄項(xiàng)。這１６ 個(gè)著錄項(xiàng)能夠基本反映對(duì)應(yīng)檔案文件的內(nèi)容和形式特征，基本滿足當(dāng)前方式下的檔案查閱利用需要。對(duì)分類號(hào)、提要、主題詞等內(nèi)容特征檢索項(xiàng)的舍棄，減少了分類和主題標(biāo)引工作，大大降低了著錄工作難度和工作量，有助于提高文件級(jí)目錄著錄工作進(jìn)度，但削弱了目錄的內(nèi)容檢索深度，在未來(lái)實(shí)際工作中，這樣的選擇，利用效果有待檢驗(yàn)。

著錄項(xiàng)的舍棄、增加、完善是一項(xiàng)極其關(guān)鍵和復(fù)雜的工作，是目錄建庫(kù)的首要問(wèn)題，要綜合考慮檔案類型、檔案內(nèi)容和形式特征、元數(shù)據(jù)、整理基礎(chǔ)、著錄軟件功能配置、著錄項(xiàng)規(guī)范性、可操作性、數(shù)據(jù)互聯(lián)和共享要求等，需要在不斷的實(shí)踐中完善和擴(kuò)展，以提高對(duì)檔案描述的全面性、準(zhǔn)確性。

(三) 著錄項(xiàng)的規(guī)范性問(wèn)題

在確定著錄項(xiàng)的基礎(chǔ)上，在編目外包項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，外包公司員工面對(duì)具體和紛繁復(fù)雜的具體民國(guó)檔案文件，在理解和執(zhí)行分件、編目著錄規(guī)則的過(guò)程中，各著錄項(xiàng)存在諸多不夠規(guī)范的問(wèn)題，有些問(wèn)題反復(fù)出現(xiàn)，困難較多，對(duì)一些復(fù)雜情況的不規(guī)范著錄處理仍留有不少遺憾。特別是題名、文件形成時(shí)間、關(guān)鍵詞、責(zé)任者、政權(quán)標(biāo)識(shí)等項(xiàng)是著錄的核心內(nèi)容，在著錄過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在不少問(wèn)題，歸納概括起來(lái)為:

１ 題名項(xiàng)

題名照錄事由；題名有語(yǔ)病；題名冗長(zhǎng)；題名不能確切反映檔案內(nèi)容；文種、責(zé)任者錯(cuò)漏；抽象代指詞語(yǔ)未替換和明確；未使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范簡(jiǎn)化字；對(duì)干支代月，韻目代日沒(méi)有進(jìn)行換算的照錄。

２ 文件形成時(shí)間項(xiàng)

文件形成時(shí)間判斷錯(cuò)誤；錄入錯(cuò)誤；農(nóng)歷、偽滿、日本等年號(hào)未轉(zhuǎn)換；考證時(shí)間未加“ [　] ”；等等。

３ 責(zé)任者項(xiàng)

機(jī)構(gòu)責(zé)任者全稱或簡(jiǎn)稱混用著錄，不統(tǒng)一；個(gè)人責(zé)任者未著錄職務(wù)，著名人物責(zé)任者使用別名、筆名、字、號(hào)署名時(shí)為標(biāo)注其真實(shí)姓名或常用名；考證責(zé)任者未加“ [　] ”；等等。

４ 關(guān)鍵詞項(xiàng)

關(guān)鍵詞無(wú)檢索意義；關(guān)鍵詞過(guò)長(zhǎng)；關(guān)鍵詞錯(cuò)漏；關(guān)鍵詞的非敘詞問(wèn)題。

５ 政權(quán)標(biāo)識(shí)項(xiàng)

文件的日偽屬性判斷依據(jù)不足；文件的日偽屬性判斷錯(cuò)誤；文件的日偽屬性判斷遺漏。

針對(duì)上述問(wèn)題，廣州市檔案館制定了著錄項(xiàng)操作規(guī)范，對(duì)每一項(xiàng)的著錄進(jìn)行了具體的規(guī)定，結(jié)合著錄實(shí)例，編寫了操作手冊(cè)和案例集，對(duì)外包公司員工進(jìn)行了持續(xù)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，并通過(guò)例行質(zhì)檢，發(fā)現(xiàn)和及時(shí)解決了一些著錄項(xiàng)規(guī)范性的問(wèn)題，盡最大可能提高各著錄項(xiàng)的著錄質(zhì)量。

二、對(duì)民國(guó)檔案著錄工作的設(shè)想

(一) 制定民國(guó)檔案整理規(guī)則的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

通過(guò)參與館藏民國(guó)檔案著錄工作，筆者深刻感受到，文件級(jí)檔案著錄，“件” 的劃分是著錄工作難易和工作量高低的關(guān)鍵決定因素。而“件” 的劃分和排列實(shí)質(zhì)是檔案整理問(wèn)題，即保持文件的完整性和文件之間的歷史聯(lián)系，歷史研究界對(duì)民國(guó)檔案內(nèi)容有深入系統(tǒng)的研究，但從檔案學(xué)角度對(duì)民國(guó)檔案整理技術(shù)和方法的研究卻比較少見(jiàn)，有關(guān)民國(guó)檔案整理的論文大多也只是論述民國(guó)檔案整理的某一方面問(wèn)題，系統(tǒng)、全面規(guī)定民國(guó)檔案整理方法、步驟、操作規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)遲遲未能出臺(tái)。對(duì)民國(guó)檔案整理規(guī)則的制定和研究，各檔案館基本上處于封閉和各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，水平參差不齊。因?yàn)槿鄙俳y(tǒng)一和通用的民國(guó)檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，各檔案館制定的整理規(guī)則差別非常大，對(duì)同一情況的處理方法各不相同，編目成果兼容性較差，交換和共享數(shù)據(jù)困難；規(guī)則起草和制定代價(jià)大，試錯(cuò)成本高，在開(kāi)展民國(guó)檔案整理工作時(shí)往往事倍功半，整理質(zhì)量也無(wú)法得到切實(shí)保障。如果能夠制定用于指導(dǎo)和規(guī)范全國(guó)各級(jí)檔案館民國(guó)檔案整理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，則能大大推動(dòng)民國(guó)檔案整理工作標(biāo)準(zhǔn)化。

(二) 修訂民國(guó)檔案著錄相關(guān)配套規(guī)則

筆者通過(guò)學(xué)習(xí)?檔號(hào)編制規(guī)則? ?檔案著錄規(guī)則? 和?民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案著錄細(xì)則? (以下簡(jiǎn)稱“ ?兩個(gè)著錄規(guī)則? ” ) 等，對(duì)比實(shí)際著錄工作，發(fā)現(xiàn)這些標(biāo)準(zhǔn)均存在嚴(yán)重滯后于工作實(shí)際需要的問(wèn)題，主要是:

１ 著錄成果都是段落式條目和表格式條目，輸出的條目卡片連續(xù)排列形成卡片式目錄，在著錄用標(biāo)識(shí)符、著錄項(xiàng)組合的表現(xiàn)形式等諸多規(guī)定大多無(wú)法直接使用于當(dāng)今的計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境下開(kāi)展的民國(guó)檔案著錄工作；而現(xiàn)在計(jì)算機(jī)著錄工作方式和環(huán)境與過(guò)去相比發(fā)生了巨大變化，著錄結(jié)果是條式條目，輸出的條式條目按序排列組成簿式目錄，電子形態(tài)則為數(shù)據(jù)庫(kù)，新的著錄成果形態(tài)沒(méi)有統(tǒng)一規(guī)定。

２ 只有對(duì)條目著錄的規(guī)定，沒(méi)有對(duì)目錄組織方法的規(guī)定；而現(xiàn)在檔案編目軟件一般自帶目錄組織功能，而且功能并不一致，迫切需要統(tǒng)一規(guī)定。

３ 對(duì)全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、宗號(hào)、件號(hào)、檔號(hào)等著錄項(xiàng)的著錄只能依據(jù)?檔號(hào)編制規(guī)則? 的一般性規(guī)定，缺乏適用于民國(guó)檔案文件級(jí)著錄的詳細(xì)規(guī)定。

４ 都是本館條件下利用，未考慮目錄數(shù)據(jù)的共建共享和互聯(lián)互通；而現(xiàn)在對(duì)數(shù)據(jù)格式兼容性、數(shù)據(jù)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)跨時(shí)空共建共享和互聯(lián)互通等方面有了強(qiáng)烈要求。

５ 在部分款目的具體規(guī)定上，?兩個(gè)著錄規(guī)則? 對(duì)文件形成時(shí)間項(xiàng)的著錄要求有明顯的不一致，如?檔案著錄規(guī)則? “９ ４ ５ 文件時(shí)間不完整或部分時(shí)間字跡不清時(shí)，仍著錄原時(shí)間，原時(shí)間中缺少或字跡不清部分以‘□’ 補(bǔ)之，……” “９ ４ ７ 文件形成時(shí)間考證不出時(shí)著錄為‘□□□□□□□’……”；而?民國(guó)檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)民國(guó)檔案著錄細(xì)則? “９ ３ ２ 時(shí)間項(xiàng)用８ 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示……，原文無(wú)法確定的時(shí)間補(bǔ)‘０’ ”。給統(tǒng)一著錄造成困惑。

?檔號(hào)編制規(guī)則? ?民國(guó)檔案著錄細(xì)則? ?民國(guó)檔案分類標(biāo)引細(xì)則? ?民國(guó)檔案主題標(biāo)引細(xì)則? 等配套組成民國(guó)檔案著錄工作的必備標(biāo)準(zhǔn)，如果能夠在修訂時(shí)統(tǒng)籌考慮，系統(tǒng)修訂完善，方能適應(yīng)當(dāng)下和未來(lái)網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境下的民國(guó)檔案編目著錄工作，服務(wù)新時(shí)期各檔案館館藏民國(guó)檔案深度編研開(kāi)發(fā)和查閱利用的需要。

(三) 推進(jìn)民國(guó)檔案分類標(biāo)引和主題標(biāo)引自動(dòng)化工作

分類標(biāo)引和主題標(biāo)引是著錄的關(guān)鍵工作，直接決定了內(nèi)容揭示類核心著錄項(xiàng)的著錄質(zhì)量，在過(guò)去傳統(tǒng)人工著錄方式下是最耗費(fèi)時(shí)間和考驗(yàn)著錄工作人員水平的工作，往往因?yàn)橐筝^高而效率較低，質(zhì)量也無(wú)法有效控制，不少檔案館甚至被迫舍棄分類標(biāo)引和主題標(biāo)引工作。在現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境下，如果對(duì)分類號(hào)、主題詞的標(biāo)引依據(jù)?民國(guó)檔案主題標(biāo)引細(xì)則? 和?民國(guó)檔案分類標(biāo)引細(xì)則? 的內(nèi)容進(jìn)行修訂完善和軟件化改造，使兩個(gè)細(xì)則的內(nèi)容分類和主題標(biāo)引工作能夠在著錄軟件中根據(jù)題名、事由、責(zé)任者、全文內(nèi)容自動(dòng)提取主題詞和分類號(hào)，輔以人工選擇和審核。圖書(shū)編目著錄中以人機(jī)結(jié)合開(kāi)展自動(dòng)化的圖書(shū)分類號(hào)和主題詞標(biāo)引工作，經(jīng)驗(yàn)成熟，值得借鑒。

(四) 成立民國(guó)檔案目錄編制機(jī)構(gòu)，建設(shè)全國(guó)檔案館民國(guó)檔案聯(lián)機(jī)編目檢索系統(tǒng)，建立檔案編目員培訓(xùn)和評(píng)價(jià)機(jī)制

參考國(guó)家統(tǒng)計(jì)局對(duì)企業(yè)一套表全國(guó)聯(lián)網(wǎng)直報(bào)信息采集和圖書(shū)聯(lián)機(jī)編目的思路，筆者設(shè)想，建立全國(guó)性民國(guó)檔案聯(lián)機(jī)編目中心和各省級(jí)區(qū)域分中心，建設(shè)全國(guó)性檔案館館藏民國(guó)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)按照統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，配發(fā)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化編目軟件或建設(shè)網(wǎng)上編目統(tǒng)一平臺(tái)；各類型檔案館加入成為聯(lián)機(jī)編目中心的成員館，共享技術(shù)、平臺(tái)、標(biāo)準(zhǔn)和目錄資源，成員館聯(lián)機(jī)原始編目可以得到聯(lián)機(jī)編目機(jī)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則等方面的技術(shù)、業(yè)務(wù)支持；成員館的編目數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，質(zhì)量接受聯(lián)機(jī)編目機(jī)構(gòu)的評(píng)估，編目質(zhì)量評(píng)價(jià)結(jié)果作為檔案館業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)的核心指標(biāo)之一，影響檔案館民國(guó)檔案整理編目經(jīng)費(fèi)劃撥、人員配置等。檔案編目是一項(xiàng)極為專業(yè)的工作，必須接受專業(yè)的培訓(xùn)教育。民國(guó)檔案聯(lián)機(jī)編目各中心可依托編目機(jī)構(gòu)的專業(yè)人員力量強(qiáng)大、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則研發(fā)能力突出等優(yōu)勢(shì)，持續(xù)開(kāi)展檔案編目員培訓(xùn)和成員館編目水平評(píng)價(jià)工作，促進(jìn)編目員自身業(yè)務(wù)水平不斷提高和成員館檔案編目工作質(zhì)量穩(wěn)步改進(jìn)，最終建成全國(guó)民國(guó)開(kāi)放檔案目錄信息網(wǎng)及其檢索系統(tǒng)，為社會(huì)提供便捷、統(tǒng)一的檔案目錄查閱服務(wù)。