新時期高校檔案管理人員職業生涯規劃的思考與研究—河南大學檔案管理人員職業規劃現狀調查分析

河南大學建校歷史悠久,文化底蘊深厚,是入選央視?世界著名大學?的中國著名大學之一,是躋身聯合國教科文組織在冊的幾所中國高校之一。２０１２年通過百年校慶,河南大學在其校史資料的收集、挖掘與整理,檔案管理人員的隊伍建設,檔案館舍的建設以及管理環境等方面,都取得了顯著的效果。而對學校的檔案管理人員如何進一步做好自己的職業生涯規劃,充分發揮他們的事業潛能,增進其工作滿足感,有效地解決檔案管理人員的職業倦怠等,就顯得非常重要。所以本文選擇河南大學作為個案研究有很好的代表性及典型性。

筆者針對河南大學檔案管理人員的職業生涯規劃的現狀,運用職業生涯規劃的相關理論指導高校檔案管理人員的職業生涯規劃及其實踐,通過自制問卷調查和個別問題訪談,分析研究新時期我國地方高等學校檔案管理人員的職業生涯規劃以及人才管理中存在的問題與對策,這將有利于高校檔案管理人員多元價值的全面激發、工作意愿的切實保護以及事業潛能的深度挖掘,為新時期高校檔案管理人員的職業生涯規劃以及檔案管理人才的開發與管理實踐研究提供一個新的視點。

１　河南大學檔案管理人員職業生涯規劃現狀及分析

河南大學檔案館是收集、保管和提供利用學校檔案的專門機構,同時也是全校檔案工作的職能管理部門,為學校直屬單位。檔案館成立于２００１年１０月,現有工作人員１８人,其中副高級以上職稱１３人,中級職稱３人;本科及以上學歷１５人,專科學歷２人。檔案館下設文書檔案室、科技檔案室、人事檔案室、辦公室和校史館。同時,全校有檔案立卷單位８２個,兼職檔案員１０６人。在校檔案館的統一管理下,負責本單位檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。

為了更好地推進河南大學檔案管理部門教職工職業生涯發展與規劃,筆者在前期訪談和總結基層學院青年教師職業生涯規劃開展工作基礎上,編制檔案工作人員職業生涯規劃發展調研問卷,于２０１４年４－６月進行問卷抽樣調查,對全校８２個檔案立卷單位、１００多名專兼職檔案工作人員發放問卷調查,回收有效問卷９１ 份,基本代表了檔案管理部門教職工的職業現狀、存在的問題和發展構想。以下是筆者根據調研結果就河南大學檔案管理人員的職業生涯規劃現狀做一些簡單的探索和分析。

調查問卷顯示:本次問卷調查對象男性３３人,女性５８人,分別占問卷回收總數的比例為３６.７％和６３.３％,其中中共黨員６５人,占被調查人員的７１.７％。抽樣調查表明,從事檔案管理工作時間不超過三年的３０人,占３３.３％;任職三至五年的２３人,占２５％;任職超過八年以上的３８人,占４２％。在被調查者中,具有大專以上學歷的７９人,占８６.７％,這也反映了學校在近年來比較重視我校檔案管理人員的準入,從事檔案管理人員的學歷普遍提高,以更好地適應高校檔案館的建設與發展。從年齡結構看:４０歲以下檔案管理人員４６人占５１％;４０歲至５０歲之間３０人,占３３％;５０歲以上１５人,占１６％。

說明各階段的年齡分布相對比較適當,平均年齡相對比較年輕,４０歲以下的人員占了總數的５１％,反映了學校檔案管理人員呈年輕化趨勢。檔案管理人員使用計算機能力:熟練使用計算機編制及檢索檔案目錄的４７人,占５１.７％;能使用計算機編制簡單的檔案目錄４３人,占４６.７％;不會使用計算機的只有１人,還是５０歲以上的。這表明我校絕大部分檔案管理人員具有使用計算機的能力和水平。對“你是否參加過省、市組織的業務檔案管理人員上崗證培訓班或實務操作班學習”? 參加過４６人,未參加４５人,各占５０％。從以上情況說明我校的現職檔案管理人員大多數雖具有大專以上學歷,絕大多數都能夠使用計算機工作,但有５０％的檔案管理人員還沒有經過業務檔案管理人員上崗培訓班或實務操作班學習。

對“你是否清楚了解自己的能力、性格和職業興趣”問題。回答很清楚的７９人;占８６.７％;不太確定７人;沒有不清楚的。你對自己目前的檔案管理職業發展狀況還滿意嗎? 回答結果是“非常滿意的”１６人,占１６.７％;基本滿意的６４人,占７０％;不滿意的８人;無所謂１人。

對“你是否規劃過自己近３—５年的職業發展問題”。調查結果是:認真規劃、目標明確的有６２人,占６８％;規劃過,但目標不太明確的有２０人,占２２％;對還不確定今后的職業發展道路或者不知道,從未規劃過自己的職業生涯的有５人,占５％。“認為影響自己實現職業生涯規劃最主要的因素是什么?”回答沒有明確目標的８人;缺少發展機會和空間的２１人,占２３％;工作任務繁重,無暇顧及自身發展３８人,占４２％;是自身條件及能力的制約的５人;缺少外界以及環境的支持的１０人。“你比較喜歡檔案管理事務中的哪項工作?”認為是“管理工作、具體業務工作”有７１人,喜歡“編研工作、學術研究”的２４人。對于自己的檔案工作職業生涯規劃知道的５３人占５８％;知道很少的２０人,占２２％ ;不知道４人。尤其是認為職業生涯規劃對于我們檔案工作者很重要的有８４人,達９２％ ;無所謂、不知道只有５人。對自己今后的職業打算是“安心檔案管理工作,努力實現自己的人生價值”有５０人,占５５％;不太安心,有機會會調其他工作崗位的有３人。

在“你認為要實現自己的職業生涯規劃及發展最需要的條件”是“需要個人再繼續努力學習,進一步明確自己的職業生涯發展規劃”的有５３人,占５８％;回答是“需要檔案管理部門多創造學習培訓提高的機會、學校主要領導多理解和支持檔案管理工作”的５０人,占５５％。

上述調查結果表明,在河南大學,其檔案管理人員隊伍整體是好的,中共黨員占７０％以上;近年來學校比較重視檔案管理人員的準入,從事檔案管理人員的學歷普遍提高,在被調查者中,具有大專以上學歷的達８６.７％。從年齡結構看,各階段的年齡分布相對比較適當,平均年齡相對比較年輕,４０歲以下的人員占５１％,學校檔案管理人員呈年輕化趨勢。在檔案管理人員使用計算機能力方面,不會使用計算機的只有１人,還是５０歲以上的,表明絕大部分檔案管理人員具有使用計算機的能力和水平。但調查也發現有５０％的檔案管理人員還沒有經過業務檔案管理部門上崗培訓班或實務操作班學習。

在其職業規劃方面,雖有８６.７％的能清楚地了解自己的能力、性格和職業興趣,對自己目前的檔案管理職業發展狀況滿意、基本滿意的占８５％,但認為影響自己實現職業生涯規劃最主要的因素是“缺少發展機會和空間、工作任務繁重“, “無暇顧及自身發展”的占到了６５％。在被調查中雖然大多數都“比較喜歡檔案管理事務中的“管理工作、具體業務工作”和“編研工作、學術研究”,認為職業生涯規劃對于我們檔案工作者很重要的８４人,達９２％ ;而對自己今后的職業打算是“安心檔案管理工作,努力實現自己的人生價值”只有５５％。認為“要實現自己的職業生涯規劃及發展最需要的條件”是“需要個人再繼續努力學習,進一步明確自己的職業生涯發展規劃”的有５８％;回答是“需要檔案管理部門多創造學習培訓提高的機會、學校主要領導多理解和支持檔案管理工作”的５５％。這說明河南大學的檔案管理人員整體素質基本是好的,但需要個人努力學習,進一步明確自己的職業生涯發展規劃;需要檔案管理部門多創造學習培訓提高的機會、學校主要領導多理解和支持檔案管理工作”。其中有４０％的人員對自己的檔案職業生涯規劃知道很少或不知道。這說明學校對檔案管理人員的職業規劃體系尚不健全,檔案管理人員對自己目前的職業規劃空間和職業能力不很明晰,缺乏體系的規劃、培養;這部分人員對于自己的職業發展前途表現出明顯的職業顧慮。同時也說明在河南大學檔案管理人員中實施職業生涯發展規劃的必要性及其重大意義。

２　高校檔案管理人員職業生涯規劃的必要性

２.１　職業生涯發展規劃是檔案管理人員認清自己事業發展目標的需要。

檔案管理人員制定職業生涯規劃的重要內容之一就是要明確自己的人生事業目標,這一目標是建立檔案職業生涯規劃的基礎和前提。在確立目標的過程中檔案管理人員要深入地進行自我評價分析,從而明確自己內心的需要、正確認識自身的特質,以及自己現有的綜合條件與潛在的發展可能,并評估個人發展目標與現實之間的差距,進而樹立自己明確的檔案管理職業生涯發展目標。筆者從河南大學近百人的調查結果中就有４０％的人員對自己的檔案職業生涯規劃知道很少或不知道。所以在高等學檔案管理人員中做好其職業發展規劃有助于檔案管理人員進一步認清自己事業的發展目標。

２.２　職業生涯發展規劃是增強檔案管理人員職業發展規劃的目的性、計劃性的需要由于我們過去缺乏職業生涯規劃的概念和意識,不少檔案管理人員對自己要達到什么目標,通過哪些努力可以達到自己的目標,現在自己處于層次階段等問題,在自己的思想里一直是模糊的、不清楚的,有的甚至從來就沒有這樣考慮過,缺少自我發展發展規劃的需要和意識。表現在工作上,就是服從學校檔案管理部門的安排,以完成任務為目標,沒有多少自己的追求和發展目標,工作比較被動。當工作不滿意、影響其事業發展時,往往歸因于外界的環境影響制約,認為自己盡力了,沒有辦法克服困難。対河南大學檔案管理人員隊伍的調查中“對自己近３—５ 年的職業發展規劃個人沒有明確目標“占１３％,有３０％的人員對自己近３—５年的職業發展規劃不知道,從未規劃過自己的職業生涯或規劃過,但目標不太明確。其調查結果也說明做好其職業生涯發展規劃,可有助于高校檔案管理人員確定好自己的發展目標,實現自己的規劃及人生價值,促進學校事業的發展。

２.３　職業生涯發展規劃是檔案管理人員發掘自我潛能、增強競爭能力的需要一種行之有效的職業生涯規劃必然為檔案管理人員提供明確的發展方向、詳細的發展內容和科學的發展策略,在這些內容中對于發展重點及其選擇,一定是在全面分析全面認識自己的基礎上,發展地認識自己,從而更好地樹立發掘自身潛能的信心。消除自卑心理,感受自身存在的潛能,發展自我觀察體驗的能力。掌握開發自我潛能的方法,積極地開發自我潛能。所以檔案管理人員一定要把握機會,在確認自己核心優勢的基礎上,解放思想、打破條條框框,以積極的心態,設定目標,全力拓展優勢,突破思維的自我設限,實現自我超越。檔案管理人員要善于從認識自己的特長開始發掘潛能,經常給予自我積極的暗示,培養有利于激發潛能的習慣,樹立發掘自身潛能的信心,在實踐中才能持續釋放自己的潛能。所以,檔案管理人員職業生涯規劃的未來發展重點一定是有利于發掘自我潛能并使其持續增值,成為增強個人實力和競爭能力的重要突破點。

２.４　職業生涯發展規劃是有效解決檔案管理人員職業倦怠的需要職業倦怠是指個體因在體力、精力和能力上無法應付外界的要求而產生的身心耗竭狀態,是個體厭倦和畏懼工作任務的一種心理、生理反應。職業倦怠不是由某一個事件造成的,而是由日常工作中的挫折、焦慮、沮喪日積月累造成的。檔案管理工作具有復雜性高、重復性高、枯燥繁瑣等特點,檔案管理人員在大多數時間里對各種檔案材料進行收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用服務,與人打交道的時間與機會較少,他們每天從事著同一種工作,工作重復性高,長期從業極易使基層檔案管理人員產生孤獨厭倦焦慮等消極心理,形成職業倦怠。因此,高校檔案管理人員與一些大學教師一樣,由于缺少有意識的訓練,因而表現出的工作水平和能力往往處于高原缺氧狀態,沒有成就感和發展感,這樣很快就會出現職業的倦怠和退縮。所謂職業倦怠是一個漸進的過程,一個難以突破的惡性循環。是個體無法應付外部影響超出個人能量和資源的過度需求而產生的身心耗竭疲憊狀態。為了克服職業倦怠,檔案管理人員很有必要樹立職業生涯規劃的意識,掌握職業生涯規劃的方法,真正把自己的職業生涯規劃置于理性的思考之上。

總之,高校檔案管理人員的職業生涯是一個意義深長的生涯,其生命在學習中成長,在付出中完成。高校檔案管理人員通過制定職業生涯規劃,將使他們自己個人的職業生涯得到極致的發展。思考、學習、工作與行動,健康、婚姻、生活與家庭,知識、情感、素質與技能都將得到全面的、綜合的的發展,真正實現自己的人生價值,獲得人生的快樂與幸福。這次對其檔案管理人員的問卷調查有６３％的“未參加、或從未參加過任何單位或機構組織的檔案專業培訓”。其結果也說明高校檔案管理人員的職業生涯規劃必須作為高校檔案管理部門對其進行培訓的重要內容。

２.５　職業生涯發展規劃也是幫助檔案管理人員增進工作滿足感,提升職業幸福感的需要幸福是一種心理上的主觀感受,它由多種心理因素相互聯系,包含了幸福的感情、需要、認知和行為等諸多因素。在影響人們幸福感的獲得中,有一個非常重要的因素就是工作。因此人們把因工作產生的幸福感,叫做“工作滿足感”或“職業幸福感”。那么對于大學的檔案管理人員來講,職業的滿足感、幸福感是什么? 開心、快樂、敬業、奉獻。但職業的滿足感、幸福感不是與生俱來的,不是因為你得到這個崗位就會產生職業幸福感,它是一個系統工程,既需要學校以及檔案管理部門有能力并能及時地滿足我們檔案管理人員的需要,同時又需要檔案人從自身內部形成正確的社會認知和情感體驗。

大家知道,檔案管理人員職業生涯發展規劃的終極目標之一,就是幫助我們檔案管理人員增加實現人生價值的可能,從而使我們在心靈和精神的層面上獲得滿足感和幸福感。

一般地講,有效的職業生涯發展規劃應該使大家在工作的過程中體驗到工作帶來的滿足與成就感,從而使其高校檔案管理人員激發其朝著下一個目標奮發努力,敬業奉獻,使每一個檔案管理人員每時每刻都生活在一種積極的心理狀態下,其生活的質量自然就有所提高。因此在構建豐富校園文化的大背景下,以創造快樂文化為手段,探索提升檔案管理人員的工作滿足感以及職業幸福感的策略,具有重要意義。

３　對高校檔案管理人員進行職業生涯規劃的思考與建議

３.１　何謂生涯和職業生涯

生涯是一個人一生重要工作的綜合過程。它以職業為中心,非僅職業層面,包括所有人生角色。生涯是自我認知、自我了解、自我肯定、自我定位、自我發展、自我實現的過程。

職業生涯,是指一個人一生中的所有與工作職業相聯系的行為與活動,以及相關的人生態度、價值觀、愿望等連續性經歷的過程。簡單地講,職業生涯是指一個人一生中職業經歷的過程總和,是指一個人一生連續從事和承擔的職業、職務、職位的過程。而高校檔案管理人員的職業生涯,則是指一個作為大學教師從事高校檔案管理職業的整個過程。

３.２　何謂高校檔案管理人員的職業生涯規劃

職業生涯規劃是指個人發展與組織發展之間相互結合,對決定一個人職業生涯的主客觀因素進行分析、總結和測定,以及一生所連續地承擔的職業和職務的發展歷程的預期與有效的職業生涯設計,確定一個人的事業奮斗目標,并選擇實現這一事業目標的職業,編制相應的學習、工作、教育和培訓的行動計劃,對每一步驟的時間、順序和方向做出合理的安排。

把這一理解和高校檔案管理人員相結合,檔案管理人員的職業生涯規劃,就是指高校中的檔案管理人員與該大學檔案館實際相結合,在對個人職業生涯的主、客觀條件進行分析、測定、總結研究的基礎上,確定其最佳的職業奮斗目標,并為其實現這一奮斗目標做出的科學有效的安排。

在高等學校中,檔案館作為一級組織,不能只單純地使用他們,而應以檔案管理人員的成長來促進檔案館發展,使檔案管理人員的成長與檔案館的發展有機地融為一體。檔案館并有必要通過細化目標,引導和幫助檔案管理人員設計和制定職業生涯規劃,提高基層檔案管理人員的效能感,使他們通過個人價值的實現而受到充分的鼓舞,挖掘他們的潛能,調動他們的積極性和創造精神。

３.３　高等學校檔案管理人員職業生涯規劃的思考與建議

我們都知道,高等學校教師的職業生涯規劃是一種社會行為,它既是有目的的行為,又是在人與人的相互關系中進行的行為。同樣道理,高校的檔案管理人員的職業生涯規劃也是有目的的、在人與人的相互關系中進行的行為。大學承擔著培養人才、科學研究和社會服務三大任務。而高校檔案管理人員同樣也承擔著大學最基本的任務和職責。所以,做好高等學校檔案管理人員的職業生涯規劃在高等學校的建設和發展中起著無比重要的作用。

３.３.１實事求是,客觀的自我評估,制定適合自己發展的職業生涯規劃　檔案管理人員要充分認識自己的成長和發展狀況,清楚地了解自己是高校檔案管理人員制定職業生涯規劃的首要基礎,它也是自己未來事業成功的保證。高校檔案管理人員只有實事求是,首先做好客觀地分析自我,評估自我,才能制定出適合自己發展的職業生涯規劃。這就要求作為高校檔案管理人員,一定要清楚自己的長處和短處,對個人的素質特征、能力結構及發展潛力進行科學地測定和評價,在職業生涯設計中,揚長避短,或揚長補短。具體內容包括知識狀況、能力狀況、個性特點等。同時,在制定個人的職業生涯規劃時,還要正確分析環境條件的特征、環境的發展變化情況、自己在這個環境中的地位、環境對自己提出的要求以及環境對自己有利、不利的條件等等。

３.３.２不斷學習,以提升專業技能為目標,不斷加強自身的專業培訓　高校檔案管理人員在其職業生涯規劃制定后的發展期階段,應積極參加形式多樣的專業培訓,以此提升自己的職業行為能力,圍繞職業發展目標,運用自己的專業知識技能,采用科學的原則和方法,依法行使自己的職責,完成具體的檔案管理工作。比如參加和檔案專業相關的學位培養、專題研討、學術論壇、國內訪問、干部掛職鍛煉等,不斷學習,加強自身的專業培訓,以此更新知識,培養能力,不斷提高他們的專業理論知識和技術水平。在職業發展培訓中,人力資源管理部門要根據實際情況,對檔案管理人員實行差異化的培訓管理,根據每個管理人員在檔案管理工作中的崗位不同、能力不同、素質不同來決定對他們的職業培訓,不能搞一刀切,只有做到區別情況進行培訓,做到差異化的目標培訓,這樣才能收到最佳的培訓效果。

３.３.３依據人力資源管理與配置,為檔案管理人員的發展創造有利條件　大家知道,檔案管理人員個人職業生涯規劃的順利實現,需要個人在考慮自己的職業理想、職業興趣、職業能力等方面基礎上來確定的,同時也必須了解和掌握自己所在檔案管理部門各方面的情況,如檔案館的發展戰略、經營管理觀念、人力資源管理制度和供求情況、職位的空缺等。而其個人職業生涯規劃的實現,需要依托檔案管理部門這一組織載體。因為檔案館為了謀求單位的自身發展,必須認真考慮重新進行內部人力資源的配置,以保持其持續發展的動力。檔案管理部門必須依據自身的發展戰略和管理需求,關注如何從環境設置入手幫助檔案管理人員個人制定實施職業生涯發展規劃,同時也需要全面掌握檔案管理人員的個人素質基本情況,如個人的性格,知識水平,發展潛能及價值觀等。

３.３.４細化組織管理,保證發展方向,有效實現對檔案管理人員的內在激勵　心理學研究表明,需要是人的行為的原動力,人的合理需要得到滿足,工作積極性就高。傳統組織管理中大多采用發獎金等物質激勵手段來激發他們的積極性,其本質是通過外在的物化手段刺激人的行為,但并沒有從根本上體現出其個人的真正價值,它只滿足了其低層次需要,卻忽視了他精神需要的滿足,因而難以形成對檔案管理人員的內在激勵。這就要求檔案管理部門要根據其個人具體實際條件,細化其組織管理,引導和幫助檔案管理人員進行職業生涯規劃,并將其融入學校和檔案事業的發展中,將檔案管理人員的個人發展與學校的發展、檔案館的發展需求保持一致,在組織發展的過程中才能更有效地實現對檔案管理人員的內在激勵,檔案管理人員也才能獲得更好的個人發展,從而使個人的發展得到最大限度的實現,職業競爭力得到穩步提升,使其個人的工作潛能得以充分發揮。

３.３.５增強創新意識,拓寬發展空間,最終實現職業生涯規劃目標　在高校檔案管理工作中,創造性地發揮自身的發展優勢做好檔案管理工作,是每個檔案管理人員的職責。

檔案管理人員的職業規劃對其個人的職業生涯發展具有十分重要的功能和意義。檔案管理人員只有不斷增強自己的創新意識,具有較高的極具創造性的思維水平,思路靈活,持續提出新的設想、新的觀念,才能不受傳統思維和行為習慣的束縛。因此,有必要通過檔案管理人員的職業生涯規劃來不斷提高管理者個人的工作創造力,因而有了這種創造精神和發散性思維,檔案管理人員才能在服務于學校中心工作和檔案事業的健康發展中,不斷拓展自己的發展空間,才能最終實現高校檔案管理人員的職業生涯規劃目標。