高校檔案工作者職業生涯規劃困境與路徑

目前,職業生涯規劃已經在許多行業和部門開展得如火如荼,并取得了十分顯著的效果,但對于高校檔案部門及其從業人員來講,職業生涯發展規劃似乎還是一個陌生的概念,這一現狀,主要是源于社會公眾乃至從業人員自身對檔案職業的基本定位不準、認識不清。檔案職業被很多人認為是一個缺乏技術性的工種,入職門檻低,任何人都可以從事,既然如此,也就不用考慮什么長遠發展。因而不少高校檔案部門缺乏對檔案工作的戰略規劃,檔案工作者也缺乏對自身職業的長遠考慮,不少人抱著得過且過的心態,缺乏工作的動力。然而,２１世紀,高校檔案部門的發展展現出新的姿態,出現了許多新概念,諸如數字檔案館、電子文件中心等。為了適應這種發展和變化,高校檔案工作者需要對自己進行新的定位,重塑職業形象,轉變職業觀念,激發職業潛能,以更好的應對檔案職業面臨的沖擊。

１　高校檔案工作者職業生涯規劃內涵

所謂職業生涯規劃,就是指個人根據對自身的主觀因素和客觀環境的分析、總結和測定,確立自己的職業生涯發展目標,選擇實現這一目標的職業,制訂相應的工作、培訓和教育計劃,并按照一定的時間安排,采取必要的行動實現職業生涯目標的過程。相應的,高校檔案工作者職業生涯規劃可以理解為:高校檔案工作者通過對職業生涯的主客觀因素進行分析、總結和測定,如對個人興趣、愛好、性格、氣質、能力等進行測定,然后結合檔案部門的戰略發展目標,確定自身最佳職業奮斗目標,并為實現這一職業目標預先進行職業生涯系統安排的過程;在這一過程中,高校檔案部門則將人作為一個積極主動,有創造性的資源來看待,以人為本,人盡其才,充分發揮人的積極主動性,而不是將人當作完成任務的工具。

２　高校檔案工作者開展職業生涯規劃的重要意義

２.１　職業生涯規劃有利于增強高校檔案工作者的主動性,不斷提高自身綜合素質

現代社會,信息技術日新月異,在影響著檔案學外部相關學科知識的同時,也使得檔案學本身的理論和方法面臨著更新。這就要求高校檔案工作者在工作中必須不斷更新知識結構和提高自身素養,重視終身學習。高校檔案工作者如果科學地規劃了自己的職業生涯,工作的每一個階段該干什么就會有明確的目標,該掌握哪些新的技能自己也會心中有數,這就增強了高校檔案工作者的主動性,必將有利于他們學好新的專業知識,夯實專業技能,提高綜合素質。

２.２　職業生涯規劃有利于增強高校檔案工作者發展的目的性與計劃性,提升成功的機會

俗話說,凡事“預則立,不預則廢”,職業生涯規劃可以幫助高校檔案工作者更加全面、深入、客觀地分析和了解自己,了解自己所面對的外部世界,對自己的職業生涯發展有明確的定位,并在此基礎上根據自身特點和所處的環境制定出一個確實可行的目標。有了合適的目標,就有了明確的方向和強大的動力,再加上周密的安排,離成功也就不遠。

２.３　職業生涯規劃有利于緩解高校檔案工作者的職業倦怠,促使他們積極工作

管理心理學認為,制定切實可行的職業目標有助于激發工作人員的積極主動性。由于在職業生涯規劃過程中形成的職業目標是在充分認識自身實力基礎上做出的,具有可行性,高校檔案工作者自然會為它的實現積極努力,甚至還包括超出本職工作之外所做的一些努力。同時,職業生涯規劃強調平衡職業目標和其他目標,如生活目標,家庭目標,這將是高校檔案工作者消除職業倦怠,做好檔案工作的不竭動力。

２.４　職業生涯規劃有利于高校檔案部門滿足人才需求,留住人才

高校檔案部門的待遇一般,尤其是對信息化建設中急需的計算機高素質人才來講,待遇更是偏低,如何才能留住人才? 高校檔案部門需要做好檔案工作者職業生涯規劃,最大限度地發揮他們的才華與潛能,使他們在自己的崗位上,才能得到發揮,專長得到利用,高校檔案工作者自然會積極工作,不斤斤計較報酬問題,人才也得以留住。

２.５　職業生涯規劃有利于實現高校檔案工作者與檔案部門發展的和諧統一,推動檔案事業向前發展

高校檔案部門制定發展目標時考慮對檔案工作者個人目標的影響,檔案工作者制定個人目標時也結合檔案部門的發展需求,這樣制定出的目標是組織目標和個人目標的完美結合,不會造成個人目標與組織目標之間的沖突,將對檔案工作者起到激勵和鞭策作用,竭盡全力來實現檔案部門的工作目標,在檔案工作者的齊心努力下,高校的檔案事業必將得到進一步的發展。

３　高校檔案工作者職業生涯規劃困境

３.１　職業生涯規劃理念樹立困境

從目前情況來看,職業生涯規劃理念在高校檔案部門和工作者中難以真正實現和貫徹。一方面,檔案部門不能正確看待個人成長與組織發展之間的相互依存和推動作用,極易忽視工作人員的內在發展需求,對于他們的職業生涯規劃中組織應當承擔的責任缺少充分認識,認為職業生涯規劃完全是個人的事情,對其不管不問,這些嚴重阻礙了高校檔案工作者職業生涯規劃的實施,不利于工作者個體價值的提高和個人的職業發展。有一部分檔案工作者甚至不了解自己職位的崗位職責與任職條件,不了解本職位在高校檔案事業發展中的地位。另一方面,個人發展過程也缺乏職業生涯規劃意識和行為。高校檔案工作者的流動性不大,屬于事業單位,工作內容的變化較少,科技對其沖擊作用相對較小,一些高校檔案工作者對自身發展抱著一種順其自然的心態,對職業生涯規劃的認識有待提高;另一些高校檔案工作者可能會有一些關于個人職業生涯規劃的思考,但由于個人職業發展方面的培訓和機會較少,缺乏必要的條件,導致個人發展過程中職業生涯規劃意識淡薄,對職業生涯規劃的知識了解很少,更難以制訂出具有可行性的職業生涯規劃方案。

３.２　職業生涯規劃專業咨詢人員困境

高校一般沒有為教職員工配備專業的職業咨詢人員,這就無可避免地使檔案工作者職業生涯規劃得不到正確的引導和必要的支持,從而導致檔案工作者的工作動力僅來源于自身的發展目標,如筆者所在高校的轉A 崗、評定職稱等,不會規劃、不懂規劃的現象很普遍。這需要具有心理咨詢、職業發展、人才測評、良好溝通能力的專業咨詢人員提供相關的指導和培訓,但這恰恰是高校人事管理部門一個最為薄弱的環節,特別是一些新入職人員剛從學校畢業,急需得到援助和引導,但到目前為止,高校還只是停留在對新員工進行幾天的崗前集體培訓,有些高校甚至沒有培訓,更不用提針對個人的專業咨詢。

３.３　職業生涯規劃目標困境

高校檔案部門發展目標與成員個人目標是否協調一致以及一致程度如何直接影響著高校檔案部門發展目標能否實現以及實現目標的效率。職業生涯規劃理念強調個人目標和組織目標的一致性和統一性,這就要求高校檔案工作者的個人目標與高校檔案部門目標之間不能相脫節。然而,長期以來,高校一直忽略檔案工作者個人目標的重要性,很少提倡設立個人發展目標,導致檔案工作者沒有把檔案部門的發展目標放在戰略高度上,甚至不了解檔案部門的戰略目標、長期目標、中期目標和短期目標是什么,認為只需要做好本職工作就行,檔案部門的長遠發展與自身沒有多大關系。這一方面導致高校檔案工作者很難竭盡全力來實現高校檔案部門的目標;另一方面也會造成檔案工作者個人職業發展目標的缺失。

３.４　職業生涯發展通道困境

高校檔案部門屬于服務型機構,經濟效益不高,帶給個人的社會聲望也不大,人才的流入較少;同時,相比校內其他崗位,檔案工作者轉崗機會也較少,在原單位升職的機會也十分有限。如筆者所在的高校,十多年來只在館內提拔了一位副館長;轉崗到校內其他崗位的也只有兩人;職稱評定亦不規范,目前只有副研究館員三人。近年在館領導的多方爭取下,職稱評定日益規范化,檔案工作者在業務職稱方面步步提升可以預見會成為一個較為穩定的職業發展道路,但這條職業發展道路對一些檔案工作者亦有一些不利因素,因為職稱是以學歷、發表的文章、科研課題等作為硬條件,但并不是所有的人都對科研和撰寫論文感興趣,因此,這些檔案工作者在職業發展道路中會找不到支撐點,自然也就談不上實現自我價值、超越自我。不少的高校檔案工作者是一輩子呆在一個崗位上,對于現有的工作逐漸喪失積極性和能動性,思想中普遍存在“不求有功,但求無過”的懶散意識,最終懷著遺憾退休。

４　高校檔案工作者職業規劃路徑

４.１　樹立高校檔案工作者職業生涯規劃理念

首先,高校檔案部門管理者要強化職業生涯規劃意識,借鑒各行各業職業生涯管理方法的理論和應用成果,引入職業生涯規劃、測評、管理機制,給每一位員工配備合適的工作崗位,尋找其與檔案部門發展目標的最佳結合點,從招聘開始就注意將個人能力與工作崗位相匹配。進入檔案部門后,根據每個人的實際情況和檔案部門具體工作的需要,適時地調整其最終的職業發展方向。館長、室主任在工作中要能不斷激發檔案工作者的潛能,保證他們可以在工作過程中學習到與自己原有知識背景相關的更多的知識和技能,比如讓檔案工作者參加業務培訓、業務交流活動等。其次,相關職能部門如肩負選人用人、學習培訓、評估考核重任的組織部與人事處也要樹立職業生涯規劃理念,明白職業生涯規劃的意義和價值、主要內容、實施方法等,跳出傳統人事管理的束縛,用全新的理念對高校檔案工作者進行管理,及時對檔案工作者的個人能力和潛力進行評估和反饋。再次,要提高高校檔案工作者對職業生涯規劃的認知和理解,可以通過學校文件、校報、校園網宣傳和開展培訓等多種形式,及時在檔案工作者中普及職業生涯規劃的理念,推廣職業生涯規劃知識,使檔案工作者能夠主動地、廣泛地參與進來。

４.２　設立專業的職業生涯規劃指導機構

可以考慮在高校人事處內部增設職業生涯規劃指導機構,選派專業的職業生涯規劃師,全面負責高校工作人員的職業生涯規劃工作。在檔案工作者方面其主要職責:通過基礎調研、召開座談會、個人訪談等多種形式,了解高校檔案工作者的基本情況、思想動態以及對職業生涯規劃、學校日常管理和發展等的意見和建議;建立職業生涯管理相關制度和實施方案;熟練使用測評工具對檔案工作者進行個人特長、技能評估和職業傾向調查;通過客觀分析檔案工作機構的基本情況、戰略目標等,結合檔案工作者的個人愛好與特長,幫助檔案工作者制定符合檔案部門發展方向的職業生涯規劃方案;對高校檔案工作者職業生涯進行跟蹤管理,定期開展咨詢與培訓服務,及時幫助檔案工作者修訂職業生涯規劃方案;設立專門的職業生涯咨詢室,建立專兼職職業生涯規劃導師值班接待制度,及時解決檔案工作者在職業生涯發展過程中遇到的困惑。兼職導師可由人事處的工作人員、檔案部門館長和一些成功人士擔任。

４.３　制訂并實施個人目標與部門目標一致的職業生涯規劃方案

高校檔案工作者首先要分析環境,認識自己,在既定的檔案部門工作環境下準確地為自己定位。方法主要有測驗法、實踐法、他人評價法、內省法等,通過對自己性格、興趣、能力、技能等多方面的深刻剖析,準確評價自身的特點和優劣,并依此確定與自身特點相匹配的發展方向。其次,高校檔案工作者要結合檔案部門發展目標,確定自己的職業生涯發展目標,如主動了解檔案部門的戰略規劃、發展目標、方向任務、規章制度,激勵手段、職稱系列、評價體系,對檔案工作者知識、技能、任職資格的要求等,并把這些信息運用到自己的職業生涯規劃中;同時,要注意制定的職業生涯發展目標,不但要有長期目標也要有中短期目標,目標還必須要具有挑戰性和可操作性。再次,高校檔案工作者要以實際行動去落實自己制定的目標。職業生涯規劃目標一旦確立,就應該循序漸進地采取行動并具體落實。如在工作方面,采取什么措施來提高工作效率;在業務素質方面,計劃學習哪些知識,掌握哪些技能,采用什么學習方式,通過什么途徑來提高自己的業務能力;人際關系、潛能開發等方面,采取什么措施來實現自己的目標等。此外,高校檔案工作者還要定期評估和修正職業生涯規劃,職業生涯規劃是一個動態、持續的過程,要根據檔案部門的環境、個人閱歷和知識的積累不斷調整和修正規劃并且及時地進行評估和總結,克服困難,不斷改進,以適應環境的變化和檔案部門的發展要求。通過高校檔案工作者職業生涯規劃,檔案部門的發展目標得以實現,檔案工作者的職業生涯逐步趨于完美,才能實現高校檔案部門和檔案工作者的雙贏。

４.４　暢通高校檔案工作者的職業生涯通道

目前,高校檔案工作者職業晉升的途徑有兩條:一是職務的晉升,從高到低依次為館長、副館長、各部(室)主任、工作人員;二是職稱的晉升,從高到低依次為研究館員、副研究館員、館員、助理館員。檔案工作者的職業發展途徑不應僅僅追求這兩條垂直式晉升途徑,而應在此基礎上采取多種形式的結合,使檔案工作者在多重職業發展道路中,獲得更多的成就感。檔案部門尤其要重視新職業通道的挖掘。首先可以實施工作輪換制度,工作輪換主要對象是新入館以及發展潛力較大的檔案工作者,使他們在不同類型業務之間調動、在業務工作和管理工作之間輪換,通過工作輪換既可發現檔案工作者的優勢,同時又可以使檔案工作者積累多方面的工作經驗,培養他們的管理技能,為以后的發展創造有利的條件。其次,可以鼓勵各類團隊產生,增設一些虛擬職位。檔案機構的職業崗位相對來說是比較穩定的,為減少檔案工作者的職業倦怠,檔案部門管理者應鼓勵各類團隊的產生,鼓勵檔案工作者主動提出項目,積極參加與本職工作不同的項目工作,鍛煉不同技能,發展興趣,開發多方面潛能。同時,還可適當增設一些可發揮潛力的虛擬職位,例如項目小組長、兼職業務指導等,豐富檔案工作者的工作內容。筆者所在的檔案館根據館內工作的需要,成立了一些工作小組,如近代建筑編研小組、信息化小組、檔案日活動宣傳小組等。這些小組均為跨部門的工作組織,檔案工作者可根據自身的興趣愛好和特長加入一個或多個小組中,發揮優勢,實現自我價值。這些小組的成立與有效運轉,極大地調動了檔案工作者的工作積極性與工作熱情,形成了良好的工作氛圍。再次,可以增加檔案工作者發展的級次。目前一些高校檔案部門已經對人事管理制度進行了改革。筆者所在的高校就將檔案部門工作崗位設為由高到低三至十三級,共１１個級別專業技術崗位,使檔案工作者上升的空間層次增多,這無疑具有良好的激勵作用。此外,應讓檔案工作者流動起來,一方面,檔案部門發展需要校內一些專業人員流入從事信息化建設、軟硬件維護等專門工作;另一方面,也要允許檔案工作者流向其喜歡從事的非檔案部門崗位,特別是一些在性格上、興趣上不適合從事檔案部門工作的員工,檔案部門更要鼓勵他們參加館外的競爭,向外流動,盤活檔案工作隊伍。

綜上所述,高校檔案工作者職業生涯規劃在高校是一個新生事物,它需要高校檔案部門和檔案工作者雙方面的共同努力與配合,才能使檔案工作者有清晰的職業生涯規劃,進而激勵與鼓舞檔案工作者努力達到他們的職業發展目標,獲得工作上的成就感,使高校檔案事業隨著檔案工作者個人的不斷發展而向前推進。