高校學生檔案管理工作困境與優化之思

高校學生檔案是指高校在學生管理活動中形成的,記錄和反映學生個人經歷、德才能績、學習和工作表現的、以學生個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。可以說高校學生檔案是干部人事檔案的前身,所以做好高校學生檔案管理工作,對高校畢業生就業或升學乃至未來人生發展都有著至關重要的作用。因此,對學生檔案管理問題進行研究也便具有比較重大的實際意義。

１　高校學生檔案管理現狀及問題

筆者結合所在學校學生檔案管理情況,與其他高等院校就學生檔案管理問題進行探討,并結合網絡調查與文獻考究發現,高校學生檔案管理普遍存在檔案管理模式多樣、歸檔范圍不一、學生檔案意識薄弱等諸多問題。

１.１　高校學生檔案管理模式多樣化

筆者根據中國校友會網公布的中國大學２０１４年綜合排行榜,對排行前１５名的高校進行了學生檔案管理方面的網絡調查,結果顯示高校學生檔案的管理模式呈現多樣化特點,以檔案實體保存地為線索展開分析主要分成以下幾種模式:第一種是學校檔案館集中統一管理,當中又分為職工人事檔案和學生人事檔案都劃歸檔案館管理,或只有學生人事檔案劃歸檔案館管理,如清華大學、中國人民大學;第二種是人事部門集中統一管理,即學校人事部門下設人事檔案室保管職工人事檔案和學生人事檔案,如北京大學、上海交大;第三種是高校行政部門負責監督指導,基本上是學生處和研究生院,學生培養單位即院系所等負責具體檔案保管及傳遞業務,如吉林大學;第四種是高校行政部門直接分口管理,即學生工作處負責本科生檔案管理,研究生院負責研究生檔案管理,如浙江大學。由此可見,學生檔案的保管歸屬并不像其他門類檔案一樣清晰明確,各學校可以根據自身工作的需要對其進行調整。而在新生入學前檔案接收環節,各高校也各有不同,有檔案保存部門直接接收,也有其他部門接收后統一移交至檔案保管部門,更有學生自帶至檔案保管部門等多種現象。此兩個環節的多樣性將產生兩個問題:一是利用者查檔時因對檔案保管部門的不明確,為避免查詢函無效而采用大抬頭開具查詢函,并存在部門碰壁多次的情況下才找到檔案保存單位的可能性;二是新生檔案寄發單位由于對接收地址和接收要求的不明確,導致新生檔案到位情況混亂現象的出現。

檔案材料的錯漏檢查、畢業檔案的歸檔和寄發則相對一致。檔案材料的錯漏檢查和畢業檔案的寄發基本上都由檔案保管單位進行,畢業檔案的歸檔裝袋則由各培養單位負責。在檔案管理規章制度建設方面,只有少數高校制訂了學生檔案管理辦法,更多的只是在學校網站上發布與學生檔案各工作環節相關的“問與答”信息。

高校學生檔案管理模式的多樣化直接導致了高校學生檔案從入學時新生檔案的接收到畢業后檔案的轉遞都各有特色,一方面不利于檔案查閱單位的對口查詢;另一方面不利于校際間學生檔案管理部門進行溝通交流業務經驗,或是只能基于基本業務的交流,無法上升到管理機制的深入探討。

１．２　高校學生檔案歸檔范圍不一致

學生人事檔案是反映學生情況的基本憑證和重要依據,是學生工作的重要信息,檔案材料收集歸檔工作的質量決定了學生檔案在反映學生德智勤體等的真實性和全面性。２００８年國家教育部和國家檔案局聯合頒布的２７號令第十五條指出,學生類文件材料的歸檔范圍主要包括“高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等”對高校學生檔案的歸檔范圍指出了大致方向,但過于籠統;而基于高校學生檔案是干部人事檔案的前身緣由,各高校在制訂學生檔案歸檔范圍時往往參考２００９年中組部頒發的?干部人事檔案材料收集歸檔規定?進行,即?規定?中的第十條學歷學位材料,包括“高中畢業生登記表;中專畢業生登記表;普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表,入學考試各科成績表,研究生推免生登記表,專家推薦表;學生(學員、學籍)登記表,學習成績表、畢業生登記表,授予學位的材料,畢業證書、學位證書復印件,黨校學歷證明;選拔留學生審查登記表等參加出國(境)學習和中外合作辦學學習的有關材料;國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等”。由此,一方面能夠進一步明確歸檔范圍,另一方面能通過歸檔范圍有關規定反過來對學生工作提出有效建議和意見。但是,由于在全國范圍內都沒有專門關于高校學生檔案收集歸檔方面的頂層文件,致使各高校在制訂歸檔范圍時不可避免地遇到一個問題:即學生在高中、本科、研究生各階段普遍必備的材料常有差異。

學生各階段必備材料的不確定性,引發了以下幾個問題:首先是歸檔范圍表的內容寬泛現象與檔案材料的實際保存量存在較大反差,容易造成材料缺失嚴重的假象,反而不利于保證檔案的齊全完整;其次是給檔案材料檢查工作增加了難度,檢查人員對具體材料的價值判斷容易產生誤差,對材料的缺少情況也無法作出較為明確的判斷,造成材料追補不及時,對缺失材料追補未果時也無法明確責任歸屬,因此對檔案材料的檢查最終變成檔案管理單位本著自發的盡可能的對學生負責的態度而開展,而學生材料缺失造成的對其就業或未來職業發展的影響根本無法從制度規定上追究責任。最后,高校學生人事檔案作為干部人事檔案的前身,管理的最終目的同樣是作為個人憑證為未來提供有效利用, ?干部人事檔案材料收集歸檔規定?給高校學生檔案收集歸檔范圍的制訂提供了框架式的指引,各高校據此為出發點結合自身學校材料形成實際發揮靈活性制訂相應階段的材料收集范圍。

然而,由于沒有統一的必備材料規定,各高校的收集歸檔范圍往往因為各自的特點有所差異,導致利用單位在審核學生檔案時經常出現無法從個人檔案材料中獲得完整的信息需求,還需通過學校檔案館保存的其他材料進行佐證的情況,從而降低了查詢效率。

１．３　高校學生檔案意識薄弱

高校學生人事檔案盡管被一再強調重要性,然而作為其所有者和第一責任人的學生本人卻至今普遍存在不認識或認識不到位的現象,即所謂的檔案意識薄弱。

大學生檔案意識是指大學生與自己職業生涯發展密切相關的檔案管理法律法規、大學生檔案基本材料內容和大學生檔案功能的認知、了解以及利用檔案解決問題的意識。筆者從事檔案工作幾年來總結的學生檔案意識薄弱現象主要包括以下幾方面:一是檔案知識認識薄弱,許多學生不知道什么是學生人事檔案,認為檔案與自己日常學習生活毫無關系,不知道學校檔案館的功能,不知道自己的檔案保存在哪里等。二是建檔意識薄弱,由于對檔案基礎知識認知的缺乏,沒有充分認識到學生檔案對自己未來發展的重要性,導致不少學生在建檔時不能提高認識,往往馬虎對待材料的填制,出現錯填漏填甚至漏歸的現象。三是檔案利用意識薄弱,表現為獲取知識信息只認圖書館不知檔案館,不清楚檔案利用有關規定等。四是檔案去向關注意識薄弱,由于高校擴招關系目前大學生普通存在就業壓力大的問題,加之現在許多單位在招聘人才時強調能力而不重視檔案,導致許多學生對人事檔案與個人前途的關系不甚明了,不關心個人檔案去向,往往是待到用人單位追詢時才匆忙尋找檔案的下落。

歸結起來,高校學生檔案意識薄弱既有歷史原因又有現實原因。首先,在我國長達數千年的封建統治時期,檔案局限于為統治階級服務,使檔案的封閉性長期根植于人們的意識形態;新中國成立后檔案工作仍然處于封閉和半封閉狀態,偏重于強調檔案的保密性,因此普通老百姓難以將檔案與自身日常生活聯系起來,學生難于將平常所填材料視為檔案。其次,在我國的教育體系中,從小學到大學都缺乏檔案知識的系統普及宣傳,在大學的非檔案專業中也多不開設檔案相關課程。檔案管理部門對學生檔案的宣傳力度也不夠深入,往往只局限于將相關信息公布在工作網站后,不對其訪問量和有關問題進行關注和解答。最后,市場經濟體制改革和用人制度改革的發展,一些用人單位不再將學生檔案視為招聘人才的主要參考因素,轉而更注重學生個人的能力,主觀弱化了檔案的重要性,進而影響了大學生對個人檔案重要性的認識。

２　高校學生檔案管理優化探析

２．１　分兩步出臺高校學生檔案管理辦法

高校學生檔案管理模式出現多樣化現象,一方面源于國家層面學生檔案管理辦法的缺位,另一方面源于各學校內部工作運作模式的差異性,同時學生檔案流動性強的特點即學生檔案在校內短暫保存后隨其畢業去向而流動的特點,引起人們對其認識的差異性也一同決定了其在各高校中的管理方式。但不論是集中統一的管理還是多口管理,都應該做到學生檔案的接收、整理、利用和傳遞的有效實現,切實保證學生的個人利益,因此,筆者認為在學生檔案管理辦法頂層設計缺位的情況下,各高校檔案管理部門應針對學校自身建設實際情況,本著對學生高度負責的態度制訂可行的學生檔案管理辦法,確定制度管檔的工作方式。

從高校層面看,學生檔案管理辦法的制訂可以檔案工作環節為線索,即從新生檔案的接收、整理,日常檔案材料的形成,畢業檔案的產生、歸檔,學生檔案的利用和傳遞等環節明確各相關職能部門的權責。管理辦法確定后,各相關部門就嚴格按照辦法規定有效管理學生檔案,并在實際工作中不斷充實完善辦法,解決隨著學校建設發展引起的學生工作變化帶來的對學生檔案管理的挑戰。

而從國家層面看,學生檔案畢竟與干部人事檔案有所不同,雖然學生檔案的管理可以借鑒參考干部人事檔案有關規定,但具體落實工作上及提高對學生檔案的重視問題上,頂層文件規定的缺失依然對實際工作的開展造成了不利的影響。而出臺一部針對性強的管理辦法將有利于學生檔案管理工作有理可依、有據可查,落實各層次學生檔案管理部門對應的管理職責,提高高校學生檔案管理質量。筆者認為國家層面的學生檔案管理辦法同樣可從學生檔案工作環節出發,制訂框架式管理規定,采用求同存異的制訂原則,無需過度研究檔案具體管理歸屬部門,而是將研究重點放在從工作職能方面切實提高檔案質量環節上,切保學生就業后隨從轉出的人事檔案能夠為其人生發展提供完整、真實、可靠、有效的憑證作用。

２．２　制訂學生檔案收集歸檔范圍

學生人事檔案作為全面反映學生德智體全方位素養的可靠材料,最基本的前提在于檔案材料的齊全完整,因此制訂合理規范的學生檔案收集歸檔范圍表意義重大。經過調研發現,在學生檔案歸檔范圍國家規定缺失的情況下,大部分高校采用的方法都是參照２００９年中組部頒發的?干部人事檔案材料收集歸檔規定?進行,即?規定?中的第十條學歷學位材料的有關規定并結合學校自身產生材料的實際制訂歸檔范圍。但因如前所述,有關規定過于籠統,加上各學校情況各異因此材料收集范圍往往差異很大,有的從高中階段開始追溯有的從本科階段開始建檔;而對于有關材料缺少追補成功與否的處理也各不相同,而且大部分情況都是認為盡到通知職責即可,從而導致用人單位經常無法從學生人事檔案中獲取滿意的信息,需要從別的渠道進而信息補充,嚴重的甚至因為檔案材料的不足導致校友錯失良好的就業與上升機會。產生這種情況的根本原因,筆者認為就在于缺少一份全國范圍的可行性強的學生檔案歸檔范圍表。國家有關部門應該就此展開調研,盡早制訂。在調研階段一方面可以廣泛收集各高校學生檔案收集歸檔范圍情況進行歸類研究,深入探討各階段各材料的重要程度,保證范圍制訂的齊全有效;另一方面可以廣泛征求用人單位查詢意見,切保制訂的范圍表發揮最大的價值空間,最后可以與國外學生人事檔案工作情況進行經驗交流,取長補短。

為使制訂的學生收集歸檔范圍表能夠有效地成為各高校制訂學生檔案歸檔范圍表的參照物,筆者認為在保證范圍表包含內容的齊全完整上,最重要的還應明確檔案材料的必備性和補充性,即明確各階段檔案材料的必備項目和補充項目,以便檔案材料缺失時追補工作的開展及提高檔案保管工作對檔案形成工作的反作用力。

２．３　做足高校學生檔案宣傳

如前所述,大學生檔案意識薄弱也是造成學生檔案材料不齊全不完整及檔案信息不準確的重要原因之一,所以著力提高學生檔案意識勢在必行。首先,要培養大學生的的自我檔案意識。其次,可通過開設檔案基礎知識選修課,全面系統地對大學生進行檔案管理知識入門教育。也可帶領學生到檔案管理部門進行參觀,以檔案知識問答、檔案討論會等形式,讓他們直觀地感受檔案,明白學生檔案的價值。再次,做好畢業生檔案知識教育,利用畢業生就業指導階段,針對畢業生檔案的傳遞去向以及檔案對本人今后發展的重要性進行重點講解,讓學生明確自己的檔案權利和義務。最后,檔案管理部門要做好平時的宣傳工作,主動與學生工作處、團委等聯系,充分發揮學生會、學生社團的作用,通過網絡、廣播、報紙、學生宣傳欄等宣傳工具在廣大在校生中開辦與學生檔案相關知識的講座和展覽等。

總而言之,學生檔案作為學生綜合素質的可靠憑證,是學生在各個人生階段留下的真切烙印,且不可再生,學生檔案管理部門要充分認識到學生檔案的重要性,以制度管檔;為切實保證全國范圍內學生檔案的有序管理,保障學生未來發展,國家層面的學生檔案管理辦法應盡快出臺;為從源頭上切實保證學生檔案材料的完整有效,高校尤其是檔案管理部門要系統持續的開展學生檔案知識宣傳工作。