探索檔案著錄新理念　推動(dòng)檔案工作新發(fā)展——有感國(guó)務(wù)院印發(fā)?促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要?

黨中央國(guó)務(wù)院高度重視大數(shù)據(jù)發(fā)展與應(yīng)用，于２０１５ 年９ 月印發(fā)了?促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動(dòng)綱要? (以下簡(jiǎn)稱(chēng)?綱要? )，這是指導(dǎo)未來(lái)我國(guó)大數(shù)據(jù)發(fā)展的綱領(lǐng)性文件。大數(shù)據(jù)時(shí)代，“數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)” “數(shù)據(jù)創(chuàng)新” 已成為全球發(fā)展的新態(tài)勢(shì)，大數(shù)據(jù)正日益對(duì)全球經(jīng)濟(jì)運(yùn)行機(jī)制、社會(huì)生活方式和國(guó)家治理能力產(chǎn)生重要的影響，數(shù)據(jù)已成為國(guó)家重要的戰(zhàn)略基礎(chǔ)性資源。?綱要? 明確提出，加快政府信息平臺(tái)整合，建立標(biāo)準(zhǔn)體系規(guī)范，推動(dòng)數(shù)據(jù)共享應(yīng)用，消除數(shù)據(jù)信息孤島，助力社會(huì)治理創(chuàng)新，提升政府治理能力。這是推進(jìn)我國(guó)大數(shù)據(jù)發(fā)展的指導(dǎo)戰(zhàn)略性文件，是對(duì)我國(guó)大數(shù)據(jù)發(fā)展的國(guó)家頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌布局。

?綱要? 的頒布，體現(xiàn)了我國(guó)信息化發(fā)展的重點(diǎn)已從前期分散化的網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，回歸和聚焦到充分發(fā)揮數(shù)據(jù)資源的核心價(jià)值。檔案作為人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原生性數(shù)據(jù)資源，對(duì)于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)和提高國(guó)家軟實(shí)力具有不可替代的重要作用。?綱要? 的頒布，為深化與提升檔案信息化建設(shè)水平提供了行動(dòng)指南。目前，檔案信息化建設(shè)進(jìn)入攻堅(jiān)期，館藏?cái)?shù)字化檔案已經(jīng)初具規(guī)模，由于著錄標(biāo)準(zhǔn)體系的滯后發(fā)展，造成著錄缺乏規(guī)范性和一致性，使得各地檔案館的網(wǎng)上檔案資源無(wú)法進(jìn)行有效融合與開(kāi)發(fā)共享，導(dǎo)致“數(shù)據(jù)鴻溝” 和“數(shù)據(jù)孤島” 的產(chǎn)生。

面對(duì)檔案信息化建設(shè)新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)切實(shí)貫徹?綱要?的精神，緊緊抓住戰(zhàn)略機(jī)遇期，認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)總書(shū)記的重要講話，按照“借鑒國(guó)外，面向未來(lái)，立足特色” 的要求，以新發(fā)展理念為引領(lǐng)，凝心聚力，破難題，補(bǔ)短板，開(kāi)展新環(huán)境下檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系的研究與制定，解決數(shù)字化檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)滯后的問(wèn)題，打造檔案數(shù)據(jù)發(fā)展的創(chuàng)新體系，著力推進(jìn)檔案信息共享與融合，發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)在國(guó)家核心競(jìng)爭(zhēng)力中基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性、先導(dǎo)性的突出作用，開(kāi)創(chuàng)“用數(shù)據(jù)說(shuō)話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)管理” 的新局面，為推動(dòng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作新發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

一、借鑒國(guó)外　研究國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系

國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系是國(guó)際檔案領(lǐng)域最前沿研究成果的概括和反映，是檔案學(xué)家和學(xué)者長(zhǎng)期理論探索和深入實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系對(duì)檔案著錄的理解具有時(shí)代氣息，緊密融合技術(shù)發(fā)展，從整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)體系到各項(xiàng)子標(biāo)準(zhǔn)，都體現(xiàn)著科學(xué)性、理論性、前瞻性和應(yīng)用性等特點(diǎn)。

從著錄內(nèi)容控制來(lái)看，國(guó)際著錄標(biāo)準(zhǔn)主要有４ 個(gè)標(biāo)準(zhǔn): ?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案著錄規(guī)則(總則) ? [ＩＳＡＤ (Ｇ) ]，用于規(guī)范檔案全宗、類(lèi)別、案卷和文件等的著錄；?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———團(tuán)體、個(gè)人和家族檔案規(guī)范記錄著錄規(guī)則? [ＩＳＡＡＲ(ＣＰＦ) ]，用于規(guī)范檔案形成者的著錄；?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———職能著錄規(guī)則? (ＩＳＤＦ)，用于規(guī)范檔案保管機(jī)構(gòu)的著錄；?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案保管機(jī)構(gòu)著錄規(guī)則? (ＩＳＤＩＡＨ)，用于規(guī)范檔案形成者職能的著錄。其中，?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案著錄規(guī)則(總則) ? 是為編制檔案條目而提供的總則性指南，可與現(xiàn)有的各國(guó)檔案著錄規(guī)則結(jié)合使用，并可引領(lǐng)其他國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的制定，從而形成國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系的核心與基礎(chǔ)。因此，該國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的著錄原則已成為當(dāng)今國(guó)際上被應(yīng)用最廣的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，其采標(biāo)率達(dá)９２％。

從著錄數(shù)據(jù)的規(guī)范化形式描述來(lái)看，現(xiàn)有３ 個(gè)檔案置標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)已成為實(shí)踐中的國(guó)際著錄標(biāo)準(zhǔn): ?檔案置標(biāo)著錄? (ＥＡＤ)，用于解決檔案著錄信息?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案著錄規(guī)則(總則) ? [ＩＳＡＤ (Ｇ) ] 著錄條目的機(jī)讀格式問(wèn)題；?檔案背景置標(biāo)著錄? (ＥＡＣ)，用于解決檔案形成者著錄信息[ＩＳＡＡＲ(ＣＰＦ) ] 著錄條目的機(jī)讀格式問(wèn)題；?檔案保管機(jī)構(gòu)指南置標(biāo)著錄?(ＥＡＧ)，用于解決檔案保管機(jī)構(gòu)著錄信息(ＩＳＤＩＡＨ) 著錄條目的機(jī)讀格式問(wèn)題。此外，還有兩個(gè)是各類(lèi)信息資源通用的標(biāo)準(zhǔn): ?機(jī)讀目錄? (ＭＡＲＣ)，用于解決檔案信息與其他信息資源交換格式問(wèn)題；?元數(shù)據(jù)置標(biāo)和交換標(biāo)準(zhǔn)?(ＭＥＴＳ)，用于解決跨語(yǔ)言數(shù)據(jù)交換格式等問(wèn)題。

其中，?檔案置標(biāo)著錄? (ＥＡＤ) 是基于?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案著錄規(guī)則(總則) ? 之上建立的檔案著錄交流標(biāo)準(zhǔn)，具有著錄檔案資源、提供背景信息、提高檢索效率、維護(hù)信息安全、促進(jìn)資源共享的功能。它是通過(guò)統(tǒng)一結(jié)構(gòu)和語(yǔ)義來(lái)描述檔案特征信息，使這些信息能以與平臺(tái)無(wú)關(guān)的方式被查詢(xún)、檢索、顯示和交換，從而為數(shù)字檔案信息資源的無(wú)障礙交流與共享提供了基礎(chǔ)性保障。ＥＡＤ 很好實(shí)現(xiàn)了?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案著錄規(guī)則(總則) ? 中提出的來(lái)源原則、尊重全宗和分級(jí)著錄的要求。同時(shí)，在保持檔案來(lái)源聯(lián)系的前提下，深入地揭示檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)電子檔案著錄的目的。因此，ＥＡＤ 受到了國(guó)際檔案界的廣泛重視與認(rèn)可，對(duì)中文電子檔案著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化也有借鑒指導(dǎo)意義，具有在世界范圍的檔案保管機(jī)構(gòu)普及應(yīng)用的趨勢(shì)。

總之，國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系是一個(gè)邏輯結(jié)構(gòu)合理、層次清晰和功能齊全的規(guī)范系統(tǒng)。它不但充分考慮了時(shí)代發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步等因素，而且前瞻性地將檔案信息共享和知識(shí)服務(wù)充分體現(xiàn)于標(biāo)準(zhǔn)中。因此，深入研究和借鑒國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系，不僅是我國(guó)檔案著錄工作實(shí)踐的迫切要求，也是推進(jìn)我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的理論保證。

二、面向未來(lái)　構(gòu)建我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系

在網(wǎng)絡(luò)發(fā)展越來(lái)越快的今天，文字?jǐn)?shù)碼化、檔案圖像化、網(wǎng)絡(luò)利用化，使得檔案著錄觀念在新環(huán)境下發(fā)生了根本性變化。數(shù)字環(huán)境下不僅要滿足數(shù)字信息的檢索需求，而且要滿足其憑證價(jià)值的證明需求；不僅要滿足其表層形式特征描述的需求，而且要滿足其深層內(nèi)容信息智能控制的需求。但我國(guó)于１９９９ 年頒布的?檔案著錄規(guī)則?，無(wú)論從著錄概念、著錄項(xiàng)目的設(shè)置以及著錄內(nèi)容的規(guī)范，都難以滿足檔案著錄的新要求。

一是檔案著錄概念落后狹隘。１９９９ 年頒布的中國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中，“著錄” 僅指“在編制著錄檔案目錄時(shí)，對(duì)檔案的內(nèi)容和形式進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程”，其范圍只限于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件。在國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)對(duì)著錄的定義是: 通過(guò)捕獲、核對(duì)、分析、組織有助于確認(rèn)檔案以及說(shuō)明其上下文和產(chǎn)生該檔案的文件系統(tǒng)的各種信息。兩者比較，現(xiàn)代檔案著錄概念突破了傳統(tǒng)檔案著錄囿于“檔案編目” 的范圍，已經(jīng)擴(kuò)大成為對(duì)各種檔案信息資源的一種全方位、立體化的智力控制。

二是著錄條目設(shè)置不科學(xué)。我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)分為７ 大項(xiàng)、２２ 小項(xiàng)。２２個(gè)小項(xiàng)都是僅從檔案本身的內(nèi)容和形式特征出發(fā)。而國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)分為７大項(xiàng)、２６ 小項(xiàng)。不僅包括了檔案本身內(nèi)容和形式特征，還涵蓋了檔案來(lái)源、保管情況、利用條件、關(guān)聯(lián)檔案信息和著錄控制等信息。兩者相比，國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)比我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)更具有前瞻性，著錄項(xiàng)目設(shè)置更科學(xué)，適應(yīng)了包括電子檔案在內(nèi)的檔案著錄，滿足了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案的真實(shí)性、完整性和憑證性的要求。

三是多級(jí)著錄的體現(xiàn)不夠。我國(guó)的檔案著錄規(guī)則不能很好地體現(xiàn)尊重全宗原則，缺少全宗著錄級(jí)別，只包含案卷與文件級(jí)別的著錄，用戶難以判斷著錄對(duì)象與其潛在信息的關(guān)聯(lián)性。這種著錄幾乎相當(dāng)于圖書(shū)館界所采用的書(shū)目著錄方式。而在國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定中，很好地體現(xiàn)了尊重全宗原則，著錄首先從全宗開(kāi)始，由全宗逐級(jí)向下著錄到類(lèi)別，然后再由類(lèi)別著錄至案卷、文件。這種多級(jí)著錄原則，很好地解決了通過(guò)一次檢索就能獲得從文件到全宗的相關(guān)檔案信息，滿足了利用者多角度的需求。

四是配套標(biāo)準(zhǔn)不健全不完善。現(xiàn)代檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是一個(gè)多維的系統(tǒng)工程，需要不斷完善，不可能一蹴而就。我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)雖然頒布了一個(gè)通用性檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，但隨后并沒(méi)有形成全面、科學(xué)的檔案著錄體系。而?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———檔案著錄規(guī)則(總則) ? 制定完成之后，國(guó)際檔案理事會(huì)檔案著錄委員會(huì)又隨后制定頒布了?國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)———團(tuán)體、個(gè)人與家族檔案規(guī)范記錄著錄規(guī)則? ?職能著錄國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)? ?檔案保管機(jī)構(gòu)著錄國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)? 等與其相配套，使著錄檔案的內(nèi)容更為詳盡規(guī)范，更為系統(tǒng)科學(xué)，便于檔案檢索和信息共享。

五是與電子文件著錄兼容困難。在我國(guó)現(xiàn)行?檔案著錄規(guī)則? 中表達(dá)電子檔案結(jié)構(gòu)的著錄項(xiàng)目太少，只有載體類(lèi)型標(biāo)識(shí)、數(shù)量及單位、規(guī)格３ 個(gè)著錄單元，缺少對(duì)產(chǎn)生電子檔案信息系統(tǒng)著錄的要求，不能保證電子檔案真實(shí)性、可靠性和憑證性的要求。而?國(guó)際檔案著錄規(guī)則?，既能滿足檔案館內(nèi)部傳統(tǒng)文件著錄，又能滿足新環(huán)境下電子文件著錄的要求。因而，?國(guó)際檔案著錄規(guī)則? 已成為國(guó)際上各個(gè)國(guó)家制定本國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的基石。

鑒于我國(guó)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的滯后性，我們有必要借鑒和采納國(guó)際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息共享大環(huán)境和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)下，思考檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系框架，加快修訂和完善我國(guó)?檔案著錄規(guī)則?，吸納國(guó)際公認(rèn)的檔案多級(jí)著錄理念。同時(shí)，將檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)作為一個(gè)系統(tǒng)來(lái)對(duì)待，以?檔案著錄規(guī)則? 新版本為基礎(chǔ)，完善相應(yīng)的明細(xì)規(guī)則和相關(guān)配套標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)化建構(gòu)我國(guó)新環(huán)境下檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案著錄工作的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，為檔案信息的共建共享提供重要的保證。

三、立足特色　做好民國(guó)檔案文件級(jí)著錄工作

檔案著錄工作是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)。文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是較案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)更全面、客觀、直接地映射館藏檔案內(nèi)容的一種信息組織形式。檔案具有承載歷史，知古鑒今，昭示未來(lái)的作用。隨著館藏?cái)?shù)字化進(jìn)程的不斷加快，適時(shí)開(kāi)展數(shù)字檔案的文件級(jí)著錄工作無(wú)疑具有重要意義。

(一) 正確認(rèn)識(shí)文件級(jí)著錄工作

１ 推動(dòng)檔案信息的共建共享

民國(guó)檔案是一種不可再生的原生性信息資源，形成于民國(guó)時(shí)期各個(gè)中央政權(quán)及其直屬機(jī)構(gòu)，涉及政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化及社會(huì)各方面，具有正聽(tīng)、糾誤、存真和資政的作用，是連接過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的使者和橋梁。開(kāi)展民國(guó)檔案文件級(jí)著錄，對(duì)于深入挖掘民國(guó)檔案信息資源，貫徹?綱要? 的核心內(nèi)涵，推動(dòng)檔案信息資源共建共享具有重要意義。

２ 應(yīng)以堅(jiān)持客觀著錄為原則

長(zhǎng)期以來(lái)，民國(guó)檔案經(jīng)過(guò)幾代檔案工作者的辛勤勞動(dòng)，劃分了全宗，組成了案卷，基本做到了“有矩可循，有目可查”。由于案卷級(jí)目錄缺乏專(zhuān)指性和直接性，而文件級(jí)目錄具有直接揭示和客觀描述，兩者之間形成了鮮明的反差。隨著檔案數(shù)字化不斷加快，開(kāi)展民國(guó)檔案文件級(jí)著錄已提到重要議事日程。對(duì)于民國(guó)檔案文件級(jí)著錄規(guī)則的制定，我們應(yīng)以遵循客觀著錄為原則，以簡(jiǎn)便實(shí)用為主，易于掌握為宜，達(dá)到一線著錄人員正確領(lǐng)會(huì)和方便使用的目的。

３ 實(shí)施檔案智力控制的過(guò)程

檔案著錄的目標(biāo)是為了確認(rèn)和說(shuō)明檔案的背景、內(nèi)容和結(jié)構(gòu)信息，以便促進(jìn)檔案的檢索和理解。同時(shí)保障檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。因此，我們要從維護(hù)檔案歷史面貌出發(fā)，立足特色，做好民國(guó)檔案文件級(jí)的著錄工作。通過(guò)科學(xué)設(shè)置著錄項(xiàng)目和規(guī)范著錄內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)利用者在未閱讀檔案原文的情況下，就可快速篩選與快速識(shí)別，從而做出“需要” 或“不需要” 的判斷，提高檔案信息快速查找、檢索和利用的效果。

(二) 題名是著錄工作中的核心

１ 題名是檔案著錄工作的重要內(nèi)容

文件題名是數(shù)據(jù)檢索的關(guān)鍵，也是著錄工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，其著錄質(zhì)量關(guān)系著數(shù)據(jù)檢索能力的高低。因此，檔案工作者應(yīng)本著科學(xué)性、規(guī)范性和一致性原則，客觀著錄檔案內(nèi)容，不加褒貶，直述其事。

２ 題名是建立檔案檢索系統(tǒng)的前提

檢索系統(tǒng)要有效地發(fā)揮存儲(chǔ)和檢索功能，必須依賴(lài)于題名著錄的完備性以及揭示檔案內(nèi)容的深度和確切程度。因此，題名著錄準(zhǔn)確對(duì)于提高檔案信息的檢索能力至關(guān)重要。

３ 題名是提供文件查找途徑的依據(jù)

題名是檔案內(nèi)容的概括和客觀反映，是揭示檔案信息的重要手段。計(jì)算機(jī)通過(guò)題名關(guān)鍵詞檢索，可以找到包含這個(gè)詞語(yǔ)的所有檔案。題名著錄中的任何紕漏、不當(dāng)都會(huì)影響檢索系統(tǒng)的質(zhì)量，影響檢索效率。

(三) 文件題名著錄的規(guī)范控制

題名著錄離不開(kāi)責(zé)任者、受文者、事由、地名、時(shí)間和文種六要素。為了避免或減少誤檢和漏檢的情況，在題名中每個(gè)要素不僅須準(zhǔn)確、唯一地表征所反映的事物或事件，而且在很大程度上取決于題名要素著錄的規(guī)范控制。因此，題名數(shù)據(jù)采集著錄應(yīng)遵循客觀、精準(zhǔn)、一致的原則，最大限度地體現(xiàn)檔案內(nèi)容的歷史性、人文性和地域性。

１ 對(duì)責(zé)任者著錄的規(guī)范要求

責(zé)任者是文件的作者，是指對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個(gè)人。機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者必須用全稱(chēng)或規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。在同一個(gè)全宗，責(zé)任者不可以簡(jiǎn)稱(chēng)與全稱(chēng)同時(shí)混用。

個(gè)人責(zé)任者，對(duì)于檔案內(nèi)容中，個(gè)人姓名前的背景信息，如地區(qū)、機(jī)構(gòu)、官職等，應(yīng)如實(shí)抄錄，以便使題名最大限度地反映文件內(nèi)容的特征，提升文件的歷史價(jià)值。

如果原文中只有個(gè)人責(zé)任者的姓名，應(yīng)盡可能在姓名后著錄對(duì)文件負(fù)有責(zé)任的職務(wù)，并加“ () ”。例如: 陳儀(福建省政府主席)。

原文只有個(gè)人責(zé)任者的姓和職務(wù)，除抄錄原文外，如能考證出來(lái)，應(yīng)著錄考證出的姓名，并加“ 〔〕”。例如: 國(guó)防部何部長(zhǎng)，考證得出: 〔何應(yīng)欽〕，即“國(guó)防部何〔何應(yīng)欽〕部長(zhǎng)”。

原文只有個(gè)人責(zé)任者的字、號(hào)、別名、筆名時(shí)，除照錄原文外，如能確定其真實(shí)姓名或常用名，可附后并加“ () ”。例如: 胡展堂(胡漢民)；周樹(shù)人(魯迅)。

外國(guó)責(zé)任者應(yīng)依次著錄民國(guó)時(shí)期外國(guó)國(guó)家的簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)一的中國(guó)譯名、外文原文及所擔(dān)任的職務(wù)。國(guó)家名簡(jiǎn)稱(chēng)、姓名原文、所擔(dān)任的職務(wù)均加“ () ”。例如: (美) 陳納德(Ｃｌａｉｒｅ Ｌｅｅ Ｃｈｅｎｎａｕｌｔ)。

２ 受文者著錄的規(guī)范要求

目前，全要素著錄已經(jīng)成為國(guó)內(nèi)外檔案界的普遍共識(shí)。任何公文的來(lái)往，都有責(zé)任者和受文者，受文者不能刻意省略，應(yīng)如實(shí)著錄。責(zé)任者與受文者的著錄能夠表明文件的運(yùn)行軌跡，是對(duì)新環(huán)境下檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性的直接反映。受文者與責(zé)任者著錄規(guī)范要求相同，必須準(zhǔn)確，須用全稱(chēng)或規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱(chēng)，不能用“本市” “該局” “本人” 等替代。

例如: 臨時(shí)大總統(tǒng)孫文為各部局明確事權(quán)致外交部總長(zhǎng)王寵惠電

對(duì)于沒(méi)有正文的法令、報(bào)表、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)表等，直接抄錄原文標(biāo)題。

例如: 國(guó)民政府組織法

３ 對(duì)文種要求

民國(guó)時(shí)期公文種類(lèi)有“訓(xùn)令” “指令” “咨” “呈” “函” “代電” 等。文種名稱(chēng)反映了文件作者與受文者的關(guān)系，它能夠準(zhǔn)確反映文件的行文關(guān)系、重要程度和發(fā)文范圍，體現(xiàn)了文件的性質(zhì)和價(jià)值。在文件題名著錄時(shí)，文種不能省略，應(yīng)該保留它的原貌。

４ 對(duì)時(shí)間著錄的規(guī)范要求

在時(shí)間項(xiàng)的著錄中，文件年代一律采用公元紀(jì)年。但是，在題名中應(yīng)保留民國(guó)紀(jì)年的時(shí)代特征，體現(xiàn)民國(guó)特色。檔案原件中民國(guó)紀(jì)年應(yīng)如實(shí)抄錄。如“民國(guó)五年公債”，又如“民國(guó)二十九年財(cái)政部工作報(bào)告”。

題名中的舊歷如實(shí)抄錄，這也在清代檔案中得到印證，如?光緒二十八年宙字密碼電報(bào)冊(cè)?。

當(dāng)然這樣的寫(xiě)法也非常流行，即將題名中的民國(guó)紀(jì)年改成公元紀(jì)年，如財(cái)政部一九四〇年工作報(bào)告(１９４０ 年)；

又如: 原文中“中華民國(guó)三十三年一月份各戰(zhàn)(省) 區(qū)軍糧檢討報(bào)告書(shū)”，寫(xiě)成“一九四四年一月份各戰(zhàn)(省) 區(qū)軍糧檢討報(bào)告書(shū)”。

由此，引出一個(gè)問(wèn)題: 標(biāo)題中的時(shí)間是否一定要把民國(guó)紀(jì)年改成公元紀(jì)年，值得商榷。目前的“民國(guó)檔案著錄細(xì)則” 只是規(guī)定時(shí)間項(xiàng)中用公元紀(jì)年，但并沒(méi)有對(duì)題名中時(shí)間要素進(jìn)行規(guī)定。

５ 對(duì)事由著錄的規(guī)范要求

文件題名中的“事由” 部分，是對(duì)檔案內(nèi)容的提煉與歸納，是文件題名的主體部分。

“事由” 部分的揭示要確切、恰當(dāng)、清楚，使人一目了然，有助用戶弄清文件的內(nèi)容是否是自己要找的文件。

民國(guó)時(shí)期公文有上行文、平行文和下行文，公文類(lèi)檔案沒(méi)有標(biāo)題，但公文類(lèi)文件有案由和摘由，我們雖不能將其直接作為題名，但可以作為擬寫(xiě)題名事由部分的參考。

責(zé)任者與事由常用的連詞，經(jīng)歸納起來(lái)，有“關(guān)于” “為” “因” “就”“對(duì)(對(duì)于) ” “據(jù)” “奉” “準(zhǔn)予” “核準(zhǔn)” 等。

例如１: 軍政部第二紡織廠上尉特務(wù)隊(duì)長(zhǎng)王懷祺對(duì)于蔣介石所著?中國(guó)之命運(yùn)? 研讀的意見(jiàn)

例如２: 軍政部第二紡織廠為請(qǐng)購(gòu)眷屬實(shí)物給軍需署的呈文

例如３: 軍政部軍需署奉令取締國(guó)軍官兵穿著日軍服裝給第二紡織廠的代電

例如４: 軍政部準(zhǔn)予按照編制官佐配發(fā)夏服給第二紡織廠的代電

例如５: 軍政部軍需署關(guān)于報(bào)繳廢品服裝以資利用給第二紡織廠的代電

６ 對(duì)地名著錄的規(guī)范要求

對(duì)地名的著錄應(yīng)照錄文件中原地名，民國(guó)時(shí)期的地名不應(yīng)與現(xiàn)今地名相換，如“直隸” 不能寫(xiě)成“河北”，“奉天” 不能寫(xiě)成“遼寧”。市、縣、區(qū)前應(yīng)加省名，以便完整地揭示文件所反映的地域性。

例如１: 山東省臨清、平原、朝城、金鄉(xiāng)、文登、魚(yú)臺(tái)縣煤商調(diào)查表

例如２: 原文“軍事委員會(huì)外事局大溪?jiǎng)e墅三號(hào)”，應(yīng)寫(xiě)為“軍事委員會(huì)外事局重慶大溪?jiǎng)e墅三號(hào)” (增加“重慶” 地名，意義更完整)

７ 對(duì)附件著錄的規(guī)范要求

隨同文件正文發(fā)出的附加文件稱(chēng)為“附件”。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件。其中，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文，被轉(zhuǎn)發(fā)文是附件；來(lái)電與復(fù)電，來(lái)電是附件；請(qǐng)示與批復(fù)，請(qǐng)示是附件。附件如果在題名中未能反映出來(lái)的，有必要說(shuō)明并標(biāo)注其文件名稱(chēng)。其標(biāo)注方法，目前在行業(yè)內(nèi)有三種標(biāo)注形式:

(１) 附件題名緊接文件題名之后，其前加“＋” 號(hào)。

例如１: 軍事委員會(huì)關(guān)于修正重慶防毒辦法給重慶防空司令部的訓(xùn)令＋辦法

(這種方法是著錄細(xì)則規(guī)定的，但在現(xiàn)行文書(shū)檔案已經(jīng)不太使用，原因是不利于目錄的組織，編排打印不美觀，附件名稱(chēng)有時(shí)簡(jiǎn)寫(xiě)，無(wú)法檢索。)

(２) 如果附件主題與正文不同。可在正式標(biāo)題之后，直接抄錄附件標(biāo)題并加“ () ” 表示。

例如: 軍政部第五被服廠關(guān)于加撥軍糧軍鹽給軍政部的呈文(附軍政部第五被服廠現(xiàn)有人數(shù)統(tǒng)計(jì)表)

(３) 如果附件主題與正文相同，可將附件作為題名的主體部分寫(xiě)，正文作為題名的次要部分寫(xiě)(即變通法)。

例如: 軍事委員會(huì)關(guān)于修正重慶防毒辦法給重慶防空司令部的訓(xùn)令(附重慶防毒辦法)

也可寫(xiě)成: 軍事委員修正重慶防毒辦法及訓(xùn)令

(４) 一份主件對(duì)應(yīng)附件在二個(gè)以上，應(yīng)視為多件對(duì)待，應(yīng)另行分別著錄條目，使之成為具有獨(dú)立檢索意義的著錄條目，但應(yīng)在附注中加以說(shuō)明，以突出主件與附件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。這樣既有利于附件的內(nèi)容能夠全部被檢索，又體現(xiàn)了文件之間的相互關(guān)系，維護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

例如: 軍政部汽油廠為建造第二動(dòng)力室追加預(yù)算給軍政部的呈文(正文部分)，其中附件有４ 份，可另行分別著錄條目。即:

軍政部汽油廠建筑工程施工細(xì)則

軍政部汽油廠建造第二動(dòng)力室工程支付預(yù)算書(shū)

軍政部汽油廠第二動(dòng)力室建筑圖紙

軍政部汽油廠第二動(dòng)力室工程合同

８ 題名中不能用“等” 字的規(guī)范要求

(１) 如果檔案記述了有多個(gè)(３ 個(gè)以上) 機(jī)構(gòu)名、多個(gè)(３ 個(gè)以上) 人名、多個(gè)(３ 個(gè)以上) 地名，應(yīng)如實(shí)客觀著錄，不可以用“等” 加以省略，在字?jǐn)?shù)允許圍繞內(nèi)按主次順序盡量書(shū)寫(xiě)。

例如１: 實(shí)業(yè)部地質(zhì)調(diào)查所職員王日倫、熊永先、吳希曾、王曉青、徐瑞麟的保證書(shū)

不能寫(xiě)成: 實(shí)業(yè)部地質(zhì)調(diào)查所王日倫、熊永先、吳希曾等職員的保證書(shū)；

也不能寫(xiě)成: 實(shí)業(yè)部地質(zhì)調(diào)查所職員王日倫、熊永先、吳希曾等五人的保證書(shū)。

例如２: 察哈爾特別區(qū)商都、涼城、豐鎮(zhèn)、多倫、興和、沽源縣警界出力人員履歷表

(２) 如果案卷內(nèi)有上百人的人事履歷表，可將其平均分配，以５~８ 人為一組，將人名一一列舉抄錄。

９ 附注項(xiàng)著錄的要求

對(duì)著錄檔案中需要解釋和補(bǔ)充的事項(xiàng)。

１０ 提要項(xiàng)著錄的要求

主要針對(duì)會(huì)議記錄、工作報(bào)告、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)表、書(shū)刊等中內(nèi)容的深度揭示以及其他相關(guān)重要數(shù)據(jù)(包括技術(shù)參數(shù)等) 的說(shuō)明。

綜上所述，文件題名規(guī)范控制是檔案著錄工作的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索與檔案信息開(kāi)發(fā)的重要保證。它對(duì)于著錄系統(tǒng)的檢索質(zhì)量有著重要的影響。為此，我們要站在“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想” 的高度，增強(qiáng)做好檔案著錄工作的責(zé)任感和使命感，不忘初心，精耕細(xì)作。目前，二史館正在起草民國(guó)檔案文件級(jí)著錄規(guī)則，借此，我誠(chéng)懇希望與會(huì)專(zhuān)家和同人，暢所欲言，相互交流，為做好民國(guó)檔案文件級(jí)著錄標(biāo)準(zhǔn)化工作而共同努力!