民國檔案目錄管理體系精品化建設的思考

民國，作為中國社會發展長河中的一個歷史階段，留下了大量的歷史資料、文獻信息，在這繁雜的檔案信息資源中，如何保護好這些珍貴的歷史資料固然是一項艱巨的歷史任務，更重要的是如何管理和利用好這些珍貴檔案，這才是保存歷史檔案的終極目標。而要管理和利用好這些信息資源，歷史檔案的目錄體系建設必然成為整個檔案管理建設過程中的重中之重，換言之，目錄體系建設在民國檔案管理體系中具有核心地位，是整個管理體系建設中的核心對象。只有建立起清晰、高效的目錄管理體系，才能夠最有效、最直接地揭示民國檔案信息資源，也才能夠成為最方便、最快捷地利用民國檔案信息資源的手段與途徑。隨著信息技術、網絡技術、計算機技術、通信技術等現代科學技術的普遍應用，以系統思想為指導的民國檔案目錄管理體系構建已是勢在必行，而一個精品化的檔案目錄管理體系也終究將會代替粗放、繁復、傳統的管理模式與檢索方式。就規劃與實施步驟而言，鑒于全國民國檔案案卷級目錄數據面廣量大、良莠不齊和自身較為粗獷等現狀，如何充分利用尚未對社會公開的機會，建設精準、快捷、全方位的檢索通道，開展民國檔案目錄管理體系精品化建設顯得尤為重要。

一、民國檔案信息資源管理現狀

(一) 全國民國檔案目錄管理體系概況

全國民國檔案目錄中心是集中管理全國各綜合性檔案館現存所有民國檔案館藏目錄數據的信息中心。該中心的主要基礎性建設內容是: 建立民國檔案數據庫架構及目錄檢索系統，開展數據與信息采集、整合、錄入，數據庫構建、系統調試、試運行，以及數據庫對外開放等。整個工作從２０００ 年年初至今，已采集全宗級目錄１４００ 余條，共整合案卷級民國檔案目錄數據近１０００多萬條。其中，僅中國第二歷史檔案館收藏的檔案就達９４０ 多個全宗，計１８０多萬卷檔案，排架長度達５ 萬余米，繞南京城墻１ ５ 周 。目前，全國民國檔案目錄數據庫已雛形初現，在該目錄數據庫建設的過程中，還同時肩負了數據庫管理系統搭建規則以及目錄系統構建標準的制訂任務，承擔了各省民國檔案目錄管理骨干人才培訓等基礎性工作。

該數據庫目前主要包含全宗、案卷和文件３ 級檔案目錄內容。其中，全宗級目錄立足于從整體上反映信息的全貌，主要面向全宗名稱、主要職能、案卷總量、時間跨度等信息，目前共采集１４００ 余條；案卷級目錄較之于全宗級則具有更大的信息量，將各個機構的總務、業務、庶務詮釋了然，更為直接、概括地反映出了機構、事件、人物、地域等具體信息，當前采集總量１０００ 多萬條；文件級目錄則是在案卷級目錄基礎上的細化，將案卷內的文件擬寫標題后作出。從當前的每個全宗檔案構成看，大量的庶務事項文件充斥其中，使得檔案信息的資源價值參差不齊。

從檔案管理的工作內容而言，檔案管理包括: 收集(或采集)、整理(或整合)、編目、保管、利用等工作環節。

從檔案管理的工作流程而言，以全國民國檔案目錄中心為例，其主要工作流程如下: 首先，對采集到的數據進行分析研究，依照著錄標準和目錄中心的具體要求，對著錄項進行取舍；其次，以省等一級行政區劃為單位，將其所轄各地、市、縣檔案館上報的數據以“. ｄｂｆ” 數據庫格式，按照統一的規則逐一進行整理排序，規范劃一，整合成一個有機的整體后，導入數據庫；第三，通過光盤存儲、異地備份等形式對數據加以存檔、保管；第四，檔案目錄的再開發與利用(到目前為止整個數據庫暫未開放)。

(二) 存在問題

全國民國檔案目錄中心數字庫建設在很大程度上依賴標準的作用，標準是高效、規范管理目錄數據的重要保證，也是各工作流程得以有效展開和優化的基礎。

目前，全國民國檔案目錄中心主要采用的標準有:

?中國檔案分類法? (第二版)，中國檔案出版社，１９９７ 年；

?檔案工作標準匯編? (第三版) (民國檔案目錄中心數據采集標準)，國家檔案局政策法規研究司法規標準化處編，中國標準出版社，１９９９ 年；

?全國民國檔案案卷級目錄采集方案?，國家檔案局檔函１２７ 號文件，１９９９ 年；

?全國檔案館名稱代碼?，中國檔案出版社，２０００ 年。

按照采集方案和中心的具體要求，民國檔案案卷級目錄數據庫設置的數據必要檢索項及其字段長度分別為: 檔案館名稱(３５ ｂｉｔ)、檔案館代碼(６ｂｉｔ)、題名(２５０ ｂｉｔ)、起始時間(８ ｂｉｔ)、終止時間(８ ｂｉｔ)、分類號(６０ｂｉｔ)、政權標識“＃” (１ ｂｉｔ)、控制符號“?” (１ ｂｉｔ)、檔號“全宗號—目錄號—案卷號” (３５ ｂｉｔ)、責任者(６０ ｂｉｔ)、全宗名稱(１００ ｂｉｔ)、主題詞(１００ｂｉｔ)、語種(１０ ｂｉｔ)、附注(６０ ｂｉｔ) 等。

由于在執行上述標準規則的過程中缺乏指導和把握不統一，造成所采集的民國檔案案卷級目錄信息存在諸多問題。

１ 格式問題

全國民國檔案目錄中心接收全國案卷級目錄報目數據的理想狀態是以省為單位，各省級檔案館按照著錄標準，負責組織采集本省各級檔案館的民國檔案目錄，并以“. ｄｂｆ” 的格式，將省館以及全省各市、區館、縣各館數據整合成一個完整的對象，之后，報送全國民國檔案目錄中心。然而，由于對標準或規則的執行不統一，導致目前實際報送的檔案目錄呈現出格式多樣化、著錄不規范等問題，如以“. ｘｌｓ” 表格格式或其他格式，甚至存在因格式不統一致使數據無法打開的問題。

２ 采集問題

綜觀各館的數據采集，實際情況較為復雜，例如，有基本按照著錄要求報目的，有整合成幾個對象或幾十個對象的，還有將采集到的原始目錄數據基本未經整合，直接打包報送的，因此，重新整合的工作量相當大。

從數據采集的內容及范圍來看，全國民國檔案目錄所采集的是民國檔案目錄數據，而個別館上報過來的卻是革命歷史檔案目錄，嚴格來說，其內容已超出了民國檔案的范疇。

３ 著錄問題

從著錄單元分析，雖然一些著錄項比較單純，如“檔案館名稱” “檔案館代碼” 等，但仍有一館多名、一館多碼的現象出現；而另外一些著錄項，如“題名” “檔號” “時間” 等是沒有各館實體檔案做依托的，一旦出錯、缺失，一般情況下比較難以糾正；又如，“時間” 著錄項，要求以８ 位阿拉伯數字進行標識，但實際標識種類卻多達十幾種；對于“控制符號” 項，一方面有多種標識，另一方面，雖然各館已自行劃控，但是依然能夠在開放信息中發現需要控制的內容；此外，還有個別檔案館設置了多達數十個的著錄單元，甚至將用于管理工作的“錄入時間” “錄入人員姓名” 等也列入其中。

以上這些問題，再加上少數霉卷、缺卷、空號、空白等無實質性內容的檔案信息條目，均無形之中給整合、編目帶來極大的麻煩。

４ 數據處理問題

題名著錄是檔案目錄信息中最重要的內容之一，它不僅能夠直接揭示出卷內文件的主題內容，而且還能夠大體反映出檔案的自身價值。因此，有些題名在擬寫之初就已先天不足，再加上信息采集或輸入過程中的操作失誤，或者數據轉換過程中造成的題名不完整、亂碼等，從而產生了許多這類技術性或操作性問題。

總之，以上所述諸多問題，體現出全國民國檔案目錄數據庫檔案信息所具有的“原生態” 和“粗獷型” 的特點。加之整個數據庫的檢索是在打破際籍和全宗界限的情況下進行的，其結果是面大量廣、龐雜不齊，難以實現快速、精準的理想檢索結果。事實上，歷經十幾年的建設，全國民國檔案目錄系統正面臨著怎樣才能實現高效、精準、快捷、高品質地管理和利用好這些檔案信息資源的問題。應該說，這是一次極大的挑戰———歷史性的挑戰，如何在有大量現代技術支持與應用的新形勢下，站在歷史的高度對民國檔案目錄管理體系建設進行新一輪的頂層設計，進而作出科學、合理、有效的建設規劃，已容不得我們再有任何猶豫，民國檔案目錄精品化建設已是迫在眉睫、呼之欲出。

二、民國檔案目錄管理體系精品化建設

(一) 建設目標

檔案目錄體系的核心任務就是為檔案的管理、查詢和利用服務。民國檔案信息資源管理精品化建設，首先面臨的就是完善現有檔案目錄數據庫信息，并以此為基礎，以高品質、精益求精的要求，進一步開發出各類專題子目錄信息，使建成后的民國檔案目錄體系無論從內容上，還是形式上，都體現出精品化的特色；同時，也無論是從檢索的手段上，還是檢索的結果上，都能夠反映出目錄體系及其結構設計的科學性和合理性；更無論是從目錄使用的方便性、多樣性，還是目錄檢索的準確性、快速性，都能夠充分展現出民國檔案目錄管理體系新的面貌。

(二) 總體建設思路與原則

為后續更好地向社會公眾開放和利用檔案信息資源，在現有檔案目錄資源的基礎上，針對檔案資源利用，進一步開展檔案目錄的拓展與發掘工作，如分級建立民國檔案目錄子庫，收納各式專題目錄等，對重要人物或著名人物、重大歷史事件、重要機構、專項領域或行業等特殊民國檔案信息資源進行專題目錄開發，同時在上述頂層設計與規劃框架下，逐步形成一個立體的、多方向延伸的民國檔案目錄管理體系。

對于專題目錄的開發，采取“傳統專題循序逐個構建、熱點專題重點集中突破” 的建設思路，堅持為黨和國家的大局、社會需求、文化建設等重點、熱點服務的原則。它不僅是為了積極地、便捷直接地提供利用服務，同時也是為了摸清家底，為上級部門工作決策服務。

專題目錄選材，從利用者的角度出發，查檔者大多帶有明確主題進行檢索，均以專題形式組織目錄信息，一個專題即是一組相對獨立、能較完整地反映該主題內容的目錄，相對集中體現出檔案的價值。因此，不妨根據事件、人物、機構、地名、事件、時間等檔案內容進行選材，可以參照“民國檔案分級管理標準”，堅持全面性、系統性和歷史性的要求，根據確定民國檔案價值的客觀依據: 諸如內容、來源與職能、典型性、時間、實體等一切決定和影響民國檔案價值大小的因素進行組織 。

專題目錄的排序，在一個專題之內: 對于比較單純的、數量適中的專題，可以直接按檔案館名稱排列；對于內容含量較廣，并且數量也較大的專題，可以分層次排列，再按檔案館名稱進行排列。在一個子庫內，內存的各個專題可以借助“民國檔案分類主題詞表” 類項進行有序的排列。

對于經過精細加工的專題目錄，按照其價值的大小，建立款式多樣的各色精品化專題子庫。

(三) 建設內容與方法

１ 建立珍貴檔案目錄子庫

對能夠申報世界文化遺產、列入?中國檔案文化遺產名錄? 的檔案條目，諸如館藏特藏檔案，多為鎮館之寶級別的。如“侵華日軍南京大屠殺檔案史料目錄”；孫中山檔案及其墨寶，“民國時期籌備山峽工程專題檔案” 等精品檔案產生的目錄，題名都是經過字斟句酌、反復推敲、精細加工形成的，實屬精品。

２ 建立重要檔案目錄子庫

對于自身價值較大的檔案，有的只言片字，皆為寶貝，有的不僅僅具有較高的檔案價值，同時自身還兼有文物的價值。如“南京臨時政府檔案” 等早期的、稀有的檔案形成的目錄信息。

３ 建立特色檔案目錄子庫

特色檔案是指聲像、照片、地圖、商標、郵票等特殊載體和形式的檔案，它們是對視覺有很大沖擊的特型檔案目錄，這些檔案對宣傳民國文化，有比較直觀的效果，很能吸引人們的目光，尤其是在舉辦展覽、插圖展示等開放利用中功能巨大。

４ 建立專題檔案目錄子庫

狹義而言的專題檔案目錄制作，是社會上需求量較多的: 有為黨和國家重大的政治活動提供服務的；有為以編史修志、學書研究、人事調查、個人查證、產權憑證、工作參考、展覽陳列、影視創作、新聞出版等為目的的利用者提供服務的。該項工作也是常態的工作，于此，需要重點討論。

在紀念抗日戰爭勝利７０ 周年之際，習近平總書記在中央政治局第二十五次集體學習時強調“讓歷史說話，用史實發言”，“要堅持用唯物史觀來認識和記述歷史，把歷史結論建立在翔實準確的史料支撐和深入細致的研究分析的基礎之上”，“抗戰研究要深入，就要更多通過檔案、照片、資料、事實、當事人證詞等各種人證、物證來說話”，從中可見，檔案是放在第一位的。民國檔案正是那段歷史的真實記載，民國檔案目錄則是反映歷史記載的直通橋梁，因此，目前抗戰檔案專題目錄數據子庫的建設就顯得尤為重要。

在全國民國檔案目錄信息尚未向社會公開利用的情況下，全國民國檔案目錄中心在精品化建設方面做了有效的嘗試，制作了一批專題目錄，這些專題有結合時政編輯的，如“辛亥革命” “世界博覽會” 專題目錄；有按地名匯輯的，如“香港” “澳門” “臺灣” 專題目錄；有利用率較高的，如“水利” “工商登記” “水災” 專題目錄；有按人名集錄的，如“蔣介石” 專題目錄，等等。

經過實踐，在對千萬條海量數據可以借助主題詞、分類號、全宗名稱與代碼、人名、地名、機構名、時間等檢索項，或以主題詞檢索，或以分類號檢索，或組合交叉檢索。通過計算機高效靈活快速組配，往往檢索幾輪之后，范圍是縮小了，但還是需要繼續精加工，去粗取精，剔出事務性、庶務性等與主題關系不大的條目，以及重復的條目，同時也要及時糾正各個著錄項出現的問題，以達到精準的目地。

５ 建立檔案匯編目錄子庫

除局限于全國民國檔案目錄數據庫的檔案信息建立的精品專題以外，不妨采取開放姿態，接收來自全國各館檔案資料匯編專題目錄信息、網上公布的專題目錄信息以及公開出版的檔案專題信息。例如: ?中華民國史檔案史料匯編? 及其“總目索引”、?中華民國史專題檔案資料叢刊? ?北洋政府?(１９６ 冊) 大型公開出版的影印檔案史料匯編目錄，等等，直接萃取精華，采用“拿來” 的方法，因為這些檔案目錄都是經過精挑細選形成的，亦屬精品。

另外，在政策許可的情況下，全國民國檔案目錄中心亦應發揮領頭羊的作用，自主編輯出版具有報道性、介紹性和指南性的民國檔案目錄系列叢書，如全國民國檔案目錄中心匯編出版的?全國民國檔案全宗通覽?，受到社會的好評；或者與國內外各館聯合編輯出版專題目錄，主動向社會推出精品，積極發揮民國檔案的社會效益，促使“檔強文化”。

實踐證明，專題目錄在精品化建設中的重要性和實用性，也為建立精品子庫提供了依據和可行性。目前，積極精品化管理為開放利用早做準備，最終達成實現民國檔案目錄管理精品化建設的愿景。

三、民國檔案信息資源管理精品化建設發展方向

檔案是一種信息，是國家信息資源的重要組成部分，有效地開發、管理和利用檔案信息資源，除制定切實可行的制度和管理方法外，更重要的是拓寬開發利用渠道，改革單一的利用模式和淺層次開發，應用信息化技術、數字化技術、網絡化技術對檔案信息資源實施管理，通過互聯網絡開展利用服務，而民國檔案信息資源目錄精品化建設也正是緊扣這一目標的重要組成內容。

(一) 創建文件級目錄數據庫

數字化工作為民國檔案信息資源管理提供了一個優質平臺，也為全國民國檔案目錄中心采集工作和建立文件級目錄數據庫提供了可能。全國目前所有的省級館都在進行民國檔案數字化的基礎工作，成果一般是文件級目錄和全文數字化產出，相對于案卷級目錄，文件級目錄所傳達的信息量則更加充盈、細膩和準確。由案卷級鏈接文件級，再由文件級鏈接到檔案全文，將檔案實體的全部面貌展現殆盡，讓利用者猶如主人翁般自如點擊，查詢出圖文并茂的理想信息，從而使全國民國檔案目錄中心實現邁向全國民國檔案全息中心美好的“中國夢”!

(二) 建立民國圖書資料目錄數據庫

民國時期的圖書，有的自身帶有檔案的性質，具有較高的參考價值，在一定程度上可以彌補檔案記載的漏缺，與檔案形成互補，可以借鑒民國檔案目錄數據庫建設模式發展建設。

(三) 完善標準

全國民國檔案目錄中心面對全國開展的民國檔案數字化的運動應主動對著錄標準進行完善和及時修訂，無論是采集文件級目錄還是圖書資料目錄，都要標準先行，即使各館要突出特色，也是在全國統一標準之下的變通。

各省檔案館也在呼吁上級部門拿出與全國性建設目標相一致、尤其是民國檔案數字化工作中的統一標準。與其各自為政，或者相互走訪、互相取經，突出各自的特點，不如拿出全國民國檔案數字化標準，使標準率先，指導全國數字化工作的順利開展，最終，為全國民國檔案文件級目錄數據的對口銜接接收搭建一個優質精良的平臺。

(四) 加強培訓

全國民國檔案目錄中心培訓目的: 首先在于如何貫徹全國性的統一標準，防止標準執行時的偏差和不一致，同時，應該拿出標準下的切實可行的方法，例如在數據的采集上，直接做出表頭，讓各檔案館能十分明確地掌握操作方法，知道應該怎么去做。培訓時，來自全國各館的同行在一起交流各自的工作經驗和體會，及時發現問題，解決問題，及時互通有無，共同提高，既為中心總結教訓，又為各館積累經驗。反之，也是對標準的有益檢驗，也將更有效地促進標準的完善。

其次，增強民國檔案管理以及民國歷史知識的學習。如分級管理、價值鑒定理論、如何劃分控制使用范圍、專題目錄制作、民國時期的公文程式、民國檔案的時代特征、民國歷史等理論和知識，提高各館民國檔案管理工作者的綜合業務能力和素養，促進采集對口銜接的精準性，統一性，清潔全國民國檔案數據庫源頭，為民國檔案目錄管理體系精品化建設提供有力的保障。

全國民國檔案目錄中心最大的一項工作便是采集，采集什么樣的信息和怎樣采集信息仍然是今后的工作重點之一。盡管案卷級的采集已接近尾聲，但是，隨著民國檔案數字化工作在全國各館展開，無論數字化產出目錄的成品是案卷級還是文件級，都將更加精準地反映檔案的實質內容和核心價值，因此，采集工作仍然大有可為。除了繼續制作、收集精品專題目錄，朝著全文數字化后的全息信息采集方向發展，同時，應當注意采集當代人出版的有關反映民國歷史的圖書、圖冊、老照片、影視作品等目錄信息，全方位拓展民國文化信息的收集工作，將全國民國檔案目錄中心發展建設成為具有權威性的全國民國文化信息中心。