高校人事檔案管理信息化建設探析

高校人事檔案管理在很長一段時間內延續著傳統的手工管理模式,然而隨著計算機技術、網絡技術和通信技術的飛速發展及普遍應用,加之人事制度的不斷改革,這種手工管理模式在很大程度上已經不能滿足人們的需要,信息化建設成為高校人事檔案管理發展的必然趨勢。

１　高校人事檔案管理信息化建設的必要性

高校人事檔案一般分為高校干部檔案和高校學生檔案兩部分。其中學生檔案在學生入學時由學生管理部門組織進行接收,學生畢業時再根據升學及派遣等就業信息進行轉遞,具有很強的流動性,是學生在校期間學習及社會實踐的真實記載,是今后學生就業及用人單位錄用、考核方面的重要依據。干部檔案是高校組織、人事、勞動工資等部門在對高校教職工進行考核、管理的過程中形成的檔案,是個人學習和工作經歷的原始記錄,在高校職稱評聘、工資晉升、人才選拔等方面發揮著重要作用。

在傳統的手工管理模式中,由于高校干部檔案與學生檔案各自的特點,兩者的管理方式也有著很大的差異。高校學生檔案流動性較強,其工作環節主要包括新生檔案接收、日常歸檔、查閱利用、畢業歸檔以及檔案轉遞等內容。以我校為例,在新生入學后,新生人事檔案也隨即轉入我校,新生人事檔案入庫前要形成新生花名冊,依照新生檔案接收的情況在花名冊中做好缺檔記錄。學生在校期間隨時存在獎勵材料、黨員材料、學生社會實踐活動等材料的日常歸檔及學生檔案的查詢、利用工作。學生畢業前,會形成學歷及論文等一系列的畢業材料,為了不影響畢業生就業,需要在較短時間內完成大批量畢業材料的歸檔工作。同時在學生畢業時需根據學生不同的去向轉遞學生檔案,轉遞過程需要形成轉遞單、機要單和畢業生發文本等臺賬,以確保轉遞過程準確無誤。相對于學生檔案流動性強的特點,高校干部檔案相對穩定,新入職干部檔案入庫后,按中組部干部檔案的分類方法進行分類、整理和裝訂,之后隨著每年考核、人事調動、學歷、工資等材料的歸檔,分類、整理和裝訂的工作也會持續進行。高校干部檔案的利用率很高,主要針對人事及組織部門,在為相關部門提供檔案查借閱服務的同時需要做好登記備案,以保證高校干部檔案的完整與安全。

通過對這種手工管理模式的研究不難發現,無論是高校干部檔案還是高校學生檔案,工作過程都是復雜而繁瑣的,但是都有各種的特點和規律。如果能夠將其中的規律通過信息化手段加以整合,形成一套專用于高校人事檔案工作的管理信息系統,那么檔案工作人員將會從復雜繁瑣的手工勞動中解脫出來,把更多精力投入到檔案管理與服務的創新中,這是順應社會信息化發展的必然要求。信息技術的使用不僅能提高檔案工作的效率,更能提高檔案自身的質量與檔案服務的質量,而一輪又一輪的人事制度改革更是要求作為人事工作重要參考的人事檔案工作必須進行相應的改革與發展。

２　高校人事檔案信息化建設的內容

２.１　建立高校人事檔案管理信息系統

利用現代化手段建立專用于高校人事檔案工作的管理信息系統是高校人事檔案管理信息化建設的直接內容。在這個管理系統中,對于干部檔案,首先將干部基本情況的數據導入系統,在系統中實現干部人事檔案基本信息的數字化;系統應當可以對干部檔案進行自動分類,將其分為干部、工人、退休、去世、自動離職等不同類型;系統要具備強大的檢索功能,可以根據不同的關鍵字和條件值進行查找;鑒于人事檔案的保密性和我國的相關國情,干部檔案的具體內容不能信息化,系統應當可以將其中的“干部檔案目錄” “干部職務變動表”和“工資級別變動表”等目錄性質的資料信息化,以便查找和利用;系統要為每個檔案設定一個唯一的號碼作為校驗碼導入或導出數據,并將檔案密集架的編號輸入系統以便通過系統快速查找到檔案所在位置;系統應包括檔案查閱、借閱情況的記錄,以方便掌握在庫檔案的情況以及檔案利用的情況。對于學生檔案,首先將新生相關數據導入系統,實現學生檔案基本信息的數字化,并將各學院核查的缺檔情況數據導入系統作為檔案核查的依據;系統應當可以支持學生檔案的多種管理,可以自定義分類的方法和參考字段,既可以按照學歷分類,又可以按入學年份分類;畢業派遣時,將畢業生派遣數據導入系統,系統必須能夠根據檢索條件進行排序,并打印形成統一的學生發文本、轉遞通知單、地址簽和機要文件交寄單等報表文件;系統應當能夠記錄查閱、借閱檔案的情況并具有相關的統計功能。

２.２　建立專業的高校人事檔案管理隊伍

在系統建立完備之后,我們面臨的便是長期的應用與管理過程。任何事物都是在實踐過程中不斷完善的,高校人事檔案管理系統的建立也是如此。作為一名檔案工作者,應當具備與時俱進的精神,不斷提高自身業務水平以順應信息化建設的發展要求。首先,高校人事檔案管理人員應具備較高的思想政治素質,無論是紙質檔案還是電子化檔案,管理者必須嚴格遵守國家相關法律法規,恪盡職守,求真務實,確保人事檔案的真實性和完整性。其次,在做好這些工作的基礎上,管理者需要不斷更新觀念,開拓創新,努力學習現代化技術,不斷完善高校人事檔案管理信息系統,提高檔案信息資源的利用,更好地為高校師生服務。

２.３　加強檔案管理法規建設

新技術的使用在提高工作效率的同時也對原有的檔案管理法規提出了新的挑戰,尤其是對電子檔案的憑證作用,要求必須有相應的檔案管理法規為其提供法律依據。在確保數字化檔案真實性的前提下,電子檔案應該具備和紙質檔案一樣的法律憑證作用,這就需要相關法律法規進行一定修改,以保證電子檔案法律憑證作用的發揮。作為檔案工作者,要強化管理意識,學習?中華人民共和國檔案法?等一系列法律法規,根據高校自身發展的現實需求制定人事檔案工作計劃,不斷建立健全各項規章制度,真正實現依法治檔。

３　存在問題及對策

任何事物的發展過程都是漫長而曲折的,在高校人事檔案信息化建設的過程中,由于長期以來固守的管理方法難以徹底改變,加之人事檔案自身的特點,必然面臨著諸多問題。

３.１　人事檔案的保密性和安全性

首先是保密性的問題, ?檔案法?規定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分,需要區分使用權限。因此人事檔案管理者不能根據自己的意愿或他人的要求隨意處理和利用檔案,必須嚴格遵守相關法律法規。在高校人事檔案信息化建設中,如何區分可公開的和不可公開的人事信息將是我們面臨的難題之一。在建立高校人事檔案管理系統時,除去可公開的信息,例如高校干部檔案中的工作考核、職稱申報表、個人履歷和高校學生檔案中的報考錄取材料、學歷學位材料等,對于涉及個人隱私的內容,在錄入系統后,對于不同的利用者必須設置不同的權限,以保證高校人事檔案的保密性。其次是安全性的問題,人事檔案管理信息系統在建立初期必然面臨著諸多的不穩定因素,例如計算機自身的不穩定性和網絡安全問題,這就要求我們必須建立和完善信息資源安全保障體系,對數字化檔案進行安全管理和維護,充分運用身份認證、使用權限設置、防火墻、文件加密等技術手段,為高校人事檔案信息化建設創造一個良好的運行環境。

３.２　人事檔案材料的內容缺乏規范性與完整性

高校人事檔案材料主要來源于人事部門、組織部門及其他相關部門,由于沒有具體的歸檔要求,很多部門并不能保證規范歸檔,并出現擴大歸檔范圍使檔案龐雜或縮小歸檔范圍使檔案材料缺失的情況。有時由于當事人的疏忽,在填寫相關材料時可能出現字體潦草甚至信息有誤的情況,使人事檔案的規范性難以保證。在現有的檔案材料中,如入學年齡、入黨時間等信息時有出現內容前后不符且沒有說明的現象,一些原本該有的履歷、考核、學歷、職稱等材料由于各種原因并不健全。對這些情況,人事檔案部門并沒有進行嚴格地審核把關,沒能及時發現問題、解決問題,給檔案的管理及利用帶來困難。針對這些問題,在高校人事檔案信息化建設之初,必須要建立一套完善的規章制度和業務規范體系。前期的檔案材料收集工作要出臺相應的歸檔要求,努力做到真實、完整、及時、規范的歸檔。信息化建設的過程中,各個高校要結合自身實際情況制定相應的檔案管理信息化工作流程及具體操作說明,使檔案管理工作向著制度化,規范化的方向發展。此外,在具體操作過程中要嚴格遵循安全規章制度,保證人事檔案的保密性與安全性,逐漸實現檔案的收集、鑒別、歸檔、整理、查詢等工作環節的信息化處理。

３.３　資金不足造成的軟硬件基礎設施配套不齊備

系統的信息化建設不僅消耗人力,更消耗巨大的財力。高校在進行人事檔案信息化建設的過程中,資金和設備的投入是必不可少的,而且這在一定程度上起決定性作用。同時計算機、管理信息系統等高科技產品的更新換代速度較快、生命周期較短,高校在資金比較緊張的情況下,往往不會優先考慮人事檔案信息化的建設。高校人事檔案信息化建設需要大量人力、財力、物力的投入,而現階段我國實現人事檔案管理信息化建設的條件并不成熟,這在很大程度上限制了信息化建設的進程。面對這一現實,首先,各高校需要根據各自的實際情況,有計劃、有步驟地加大投入,在完善基礎設施的前提下不斷加強人事檔案的技術裝備。其次,對容易受損的、利用率高的、相對重要的材料優先進行數字化,待條件成熟之后再對其他的檔案材料進行數字化建設,這樣不但減少了盲目的投入,還可以避免資源浪費。除此之外,檔案部門可以根據國家政策和法規,積極挖掘檔案資源的利用,在向個人和社會提供利用時,適當收取服務費用,用于軟硬件基礎設施的投入。

３.４　高校人事檔案管理者的信息化意識不強,信息化水平較低

實現高校人事檔案信息化管理是一項艱巨而長遠的工作。為了盡快實現高校人事檔案的信息化建設,在得到高校領導班子的重視與扶持之下,要不斷加強高校人事檔案管理者的思想觀念、專業素質以及信息化意識。受高校傳統用人體制的制約,加之檔案部門待遇不高、工作單調,優秀的管理人才難以吸引進來。目前我國高校人事檔案部門管理人員整體年齡偏大,計算機使用水平偏低,信息化意識薄弱,在觀念上并未從傳統的管理模式中轉變過來,大部分的人事檔案管理手段還是采用傳統的手工操作,管理模式落后。高校人事檔案管理隊伍的建設是高校人事檔案信息化建設得以順利完成的必要條件,因此建立一支高素質的專業隊伍是當務之急。一些老員工熟悉傳統的手工管理方式,這能幫助我們總結之前的經驗,分析人事檔案管理的各個環節,分析其進行信息化建設的可能性,在實施信息化之前做好萬全的準備工作。同時不斷引進計算機及網絡技術方面的專業人才和管理人才,現代化的檔案管理是一門交叉學科,是不同學科的綜合利用,這其中不僅涉及檔案學相關知識,也涉及計算機技術、信息管理、人力資源等學科的知識。針對這一問題,高校有必要在一定程度上提高檔案工作人員的待遇,這樣不能能激發現有工作者的工作熱情,也能吸引更多的復合型人才投入到檔案工作中,投身到高校人事檔案工作的信息化建設中。

４　結語

近年來,高校人事檔案管理信息化建設愈發受到重視,教育部、國家檔案局在２００８年制定了?高等學校檔案管理辦法?,其中明確指出:高等學校應當設立專項經費,為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施,加快數字檔案館(室)建設,保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。雖然長期以來固守的管理方法不是一時一刻就能徹底改變的,但是作為新時期的高校人事檔案工作者,要善于學習新技術、新知識,努力創造積極條件,為高校人事檔案管理工作的信息化建設添磚加瓦,使之更好地為高校人事工作服務,為高校師生服務。