檔案信息化管理方法研究與創新

檔案記錄人類活動,見證著歷史的變遷,是知識的寶庫、文化的海洋。在人們長期社會實踐活動的不斷積累中,檔案成為了寶貴的歷史材料,記錄了社會各個時期、各個階段的發展歷程,對學習歷史、參照現實、吸取經驗教訓、制定政策規劃、教人育人具有極其重要的作用。因此,作為一類重要信息,檔案需要利用信息技術使其得到準確的收集、科學的管理和高效的利用。近年來,隨著人們對檔案信息化認識的逐步加深,在信息化建設的具體操作過程中,許多亟待解決的重大問題更加值得去做有益的研究和探討。

１　檔案管理方法現狀分析

１.１　缺乏嚴格的檔案管理標準

檔案的信息化管理離不開嚴格的標準。２０世紀８０年代起,我國實行了檔案標準化,在國家標準局強有力的推動下,我們制定出一系列標準化文件的管理辦法,并不斷加以發展完善,形成了一個較為完備的體系。但我國社會經濟結構較為復雜,增加了檔案自身的復雜性與多樣性。此外,檔案存在較為明顯的地區差異和行業差異,分散管理特點突出。在檔案管理系統建設中,過分強調本單位特殊,管理方式不可更改的情況時有發生。在現階段,雖然各行業、各單位都把檔案信息化管理作為檔案管理建設的重要環節,但受到經濟條件、硬件設備、軟件技術等因素的影響,檔案信息化管理水平較低,數據不完整現象仍然明顯。這些都致使檔案發展存在著很大的盲目性。檔案管理現代化發展進程受到標準化程度較低的影響,出現了大量低水平的重復建設,計算機檔案管理系統也因此只能發揮輔助管理的職能而無法繼續向前發展。

１.２　缺乏專業人才

檔案管理是一門科學,尤其在新形勢下,檔案管理擁有更加先進的技術、豐富的內容、專業的分工,從而對檔案管理人員的綜合能力素質提出了新的挑戰和要求。檔案管理輔助人員、檔案管理專業人員和高級檔案管理專業人員這三個等級層次構成了現代檔案管理人員。較高的政治理論和政策水平,較高的文化素質和現代管理技術則是高級檔案管理人員應該具備的基本能力與素質,他們精通檔案業務,能科學有效地制定政策和檔案事業的發展規劃,能更好地組織協調檔案業務發生過程中的各種問題,進而能科學及時地制定決策,在學術理論研究上有很高的造詣。而檔案管理人員群體的學歷層次普遍偏低,掌握現代化技術的高級管理人才更為缺乏。 據河南省檔案部門調查,高校檔案管理部門的人員素質是各級檔案管理部門中最好的,但其檔案工作人員的學歷遠遠低于高校教師的學歷,如:教師中研究生的比例達２４％以上,而檔案員只有２％ ,教師中大學本科的比例為７４％,而檔案員只有５６％,大學本科以下的老師只有４％,而檔案員中卻有４２％。檔案管理信息化水平在很大程度上受到檔案管理人員素質水平的影響,檔案管理人員個體素質偏低,檔案群體結構失衡嚴重制約著檔案事業的發展。

１.３　缺乏重視,投入不足

目前,人們的檔案意識普遍較低,檔案部門沒有經濟地位、社會地位,政治地位也無足輕重。而領導不會像對待經濟建設那樣,下力氣去抓檔案工作,對現代化檔案管理的地位和作用的認識不深入。這些都導致了資金投入的嚴重短缺,使檔案部門無力購買現代化的設備。河南省高等學校檔案館(室)的調查顯示,截至目前,仍有１０％ 的學校沒有給檔案館(室)配備計算機;其中３所學校配置１０臺計算機,占１４％ ;１所學校配置８臺計算機,占５％ ;１所學校配置３臺計算機,占５％;３所學校配置２臺計算機,占１４％ ;１３所學校配置１臺計算機,占６２％。這些數字表明了檔案室自動化、數字化建設已成為奢求,投入不足已成為檔案現代化建設的瓶頸。不能回避的是,比起其他部門,檔案工作人員的待遇較差,在很多單位都只能充當清水衙門的角色。同時,檔案工作人員職稱晉級等問題不能得到很好地解決,這些都造成了人才流失及員工工作態度不夠認真等問題。

很多單位沒有設立專門的檔案管理房間,硬件設施陳舊,缺乏管理設備;沒有建立完善的管理制度,檔案管理較為隨意;檔案管理工作物質支撐不足,資金投入短缺。

２　檔案信息化管理的依據

２.１　提高國家文化軟實力

隨著時代的不斷進步,文化逐漸成為民族凝聚力和創造力的重要源泉,深刻影響著國家的綜合實力。而檔案管理工作記錄了歷史,為社會經濟進步提供了可靠的借鑒資料。它所掌握的第一手原始資料,不僅能夠再現歷史,而且具有其他資料所不能比擬的真實性、說服力和可靠性。檔案涉及經濟、政治、社會、文化等各個領域,是民族文化的“根”,集中體現了優秀的民族文化,蘊涵著文化發展的豐富資源,為文化創新提供了良好素材和堅實基礎。就一個區域的文化建設而言,檔案能夠極大地豐富文化底蘊、提升文化品味、拓展文化發展空間。當前國內外文化競爭愈演愈烈,占據文化制高點才能把握發展的主動權。只有不斷提高檔案管理的科學化、信息化水平,深入開展國家軟實力建設,才能充分發揮檔案的文化價值,更好地為中心服務、為大局服務。

２.２　順應時代發展要求

新時代的發展進程要求提高檔案管理信息化水平。隨著時代的變遷,檔案工作具有越來越突出的地位和作用,它已經逐步滲透到各行各業,融入社會生活的點點滴滴,成為了人們單位工作和日常生產生活不可或缺的一部分。檔案管理任務越來越重、信息服務功能越來越強的新形勢迫切要求我們提高檔案管理信息化水平。

信息化發展要求提高檔案管理信息化水平。信息化浪潮的不斷涌現使得傳統的檔案管理服務手段已跟不上信息時代發展的步伐。而檔案管理信息化則有助于實現檔案的日常管理、分類、查詢等大量煩瑣工作的高效完成,能準確、簡捷、及時、高效地滿足學校以及社會各類人員對學校檔案信息資源的不同需求,真正實現檔案信息資源的共享,順應時代的發展趨勢。

２.３　促進檔案管理系統的發展

傳統的檔案管理服務手段無法滿足檔案管理任務對速度與質量的要求,既浪費資源又浪費時間。而檔案管理信息化則有效地結合了檔案管理與信息科技,改善了檔案管理工作的服務手段,優化了檔案管理工作的服務方式,大大提高了檔案管理的工作效率和檔案信息資源的利用效率,從手段上使檔案管理實現了由傳統方式向科技方式的轉變,從服務方式上也由原來的封閉管理轉變為新型的開放式管理,更能重視在管理環節質量及成效上的轉變。信息化極大地提高了檔案管理科學化水平,是實現檔案管理全民性、社會性的重要途徑。在現價段全社會都強調效率與質量的大背景下,檔案信息化管理也將促進檔案資源不僅實現量的積累,更能實現質的飛越。因此,實現檔案管理信息化對推動檔案管理系統的發展有著及其深遠的影響。

３　檔案信息化的重要手段和途徑

３.１　建立健全檔案信息化管理行業標準

實現檔案信息化、現代化管理要求檔案的標準化建設。標準要建立在充分調查研究的基礎上,要求具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強。實踐證明,雖然文書處理工作的工作任務具有相對的獨立性,與檔案管理工作的工作任務截然不同,但由于文書是檔案來源,所以文書處理人員必須保證公文制發中的標準化、規范化,為檔案的標準化、規范化建設做好牢固可靠的基礎保障。做好文書處理工作,首先要使用高質量的公文用紙,統一、規范的幅面尺寸,符合國家的有關規定、標準的排版形式,符合審批要求的公文簽發手續。其次,檔案管理現代化的基礎是先進的技術、嚴密的分工和廣泛的協作。在信息時代,檔案信息的共享與網絡的溝通更依賴于統一的標準規范,如各種檔案交換數據、信息傳遞、資料共享等,都需要制定和建立各類檔案管理標準從而形成檔案管理標準體系,進而能夠確保檔案管理現代化各項工作的有效實現,遵循標準,推進標準。就黨和政府來言,將推動檔案事業科學發展納入經濟社會發展規劃和干部實績考核應成為工作的重點。就單個部門、單位而言,要著重加強檔案管理,完善相應工作機構,貫徹工作責任制的落實,注重發揮檔案工作的作用,創造有利于檔案工作科學發展的條件。具體到檔案管理部門,要提高責任意識、增強使命感,建立檔案收集、整理、管理和應用等各個環節相應的管理制度,使整個工作制度化、規范化、標準化。

３.２　加大人才培養,優化整體素質

我們要牢固樹立“檔案工作提高生產力,檔案管理科學講效率”的觀念,堅持“人才是第一資源”的管理模式,著力通過培養和引進專業人才,建立一支具有較強學習能力、創新能力的檔案管理隊伍。只有工作人員具有較高的政治理論水平和政策水平,較強的業務能力,檔案管理信息化才能得以順利發展。除此之外,一大批具有專業知識和技能,能夠以科學的態度、方法和手段從事檔案工作的檔案人才也是檔案管理信息化發展的重要基礎。這要求檔案管理部門要堅持以人為本,加快培養復合型人才,使人員終身學習的積極性得到充分調動。高素質的檔案人才既要熟練掌握和靈活運用檔案管理方面的知識,還要跟隨時代的發展學習包括計算機基本操作、錄入、網絡、數據庫使用、圖像處理、網頁制作等內容的計算機技術,有效地保障檔案管理信息化水平的提高。在此過程中,我們不僅要重視檔案管理人員個人能力的提高,更要重視整個檔案管理隊伍配合,注重培養檔案管理人員的責任感,從而提高隊伍的效率、凝聚力。

３.３　加強管理意識,加大投入力度

一是要引起各級領導的關注、支持。有的領導片面認為,檔案工作的質量無關緊要,經濟建設才是發展的關鍵環節。這種錯誤想法導致了檔案管理工作含糊、經費投入不足等現象的產生。要改變這種現象,必須要達到以下幾個方面的要求:第一,在檔案管理工作中,領導要重視加強交流與合作,充分發揮各自優勢,彌補檔案現代化管理上的不足,只有這樣,才能提高檔案現代化管理的工作水平。第二,各級領導都應定期聽取檔案工作匯報并了解檔案工作現狀,主管檔案工作的領導更應如此。只有有效地解決實際工作中存在的困難和問題,指導檔案部門更好地開展下一步的工作,才能加快檔案現代化管理工作的進程。第三,增加投入檔案工作經費。各級政府、各個部門必須依據檔案法律法規,將檔案事業經費列入經費預算的計劃,檔案工作的經費開支應隨著經濟的發展逐年增加。要改善檔案館(室)的辦公環境、優化檔案館(室)的辦公設施,配備計算機、掃描儀、復印機、空調機和去濕機等基本辦公設備,把提高檔案辦公效率與現代化管理水平和穩定檔案隊伍作為工作的重中之重。

二是要廣泛開展檔案信息化的宣傳工作,增強群眾對檔案工作的認知程度。由于檔案工作在社會上影響不大,知名度不高,宣傳的力度和廣度也不夠,很多人對檔案工作還不太了解,因而檔案配合工作不能得到積極有效的展開。為此,必須重視群眾檔案知識的宣傳普及工作。首先,通過報紙、廣播、電視、報刊雜志、板報、櫥窗等輿論工具廣泛宣傳檔案、檔案工作、檔案法的有關內容,普及檔案工作的相關知識,使全社會了解檔案、了解檔案工作、了解檔案法律。其次,廣泛開展檔案培訓、檔案講座、檔案知識競賽等有關活動,為人們學習檔案知識提供最便捷的途徑和渠道,提高人們對檔案的認知度。為人們更好地配合和支持檔案管理工作提供更加有利的環境。