檔案信息數字化的認識與思考

楊 福 平

（檔案館檔案技術與保護部）

【摘要】檔案信息數字化是檔案現代化管理的一次實質性突破；是國家信息化中的重要組成部分；是一項服務社會的高科技工程。制訂嚴格的操作標準和統一的工作規范是實現檔案信息數字化的前提和基礎。經過多年的探索和實踐，檔案信息數字化建設已經成為檔案管理現代化、信息化的發展方向，極大豐富和完善現代檔案館文化建設。在檔案信息數字化工作開展和實踐的過程中，我們還需對以下問題做進一步的探索和思考：

1.信息數字化的標準化問題不容忽略；

2.信息數字化的保存與維護問題不容忽視；

3.信息數據遷移性問題在信息數字化建設中應引起足夠的重視；

4.網絡安全對信息數字化的影響不可低估。

數字時代的檔案館應當是高度信息化的檔案館，實現這一目標必須有豐富的數字化資源作為保障。檔案館館藏檔案信息數字化的實現，不僅使館藏檔案信息資源最大限度為社會服務，資源共享，也為檔案館明天的生存與發展帶來了希望和活力。

【關鍵詞】檔案  信息管理  信息數字化

進入21世紀，信息時代的信息數字化及由此提出數字信息的管理模式，已經深刻地影響著檔案管理全過程，特別是對于檔案館館藏檔案的現代化管理、綜合開發、信息開放利用的方式方法必將得到新的突破，無論是在管理理念，還是在管理的技術手段和途徑，將引領檔案館現代化管理實現又一次的技術、管理的跨越——數字檔案館的建立。

一、對檔案信息數字化的認識

檔案信息數字化的產生是檔案保管、開發利用在21世紀信息革命——信息數字化的產物，他的孕育、成長的過程是以計算機技術發展、計算機網絡技術的廣泛應用為基礎，更是為適應數字時代獲取檔案信息最為有效的途徑。

1.檔案信息數字化是檔案現代化管理的一次實質性突破

檔案信息數字化是檔案工作依靠現代科學技術，諸如計算機信息處理、計算機網絡通訊技術手段，通過逐步提高開發利用檔案信息資源的能力，最大限度地發揮檔案自身的使用價值，推動社會經濟進步和人們生活方式的改變，逐步從封閉的、以檔案實體管理為主的檔案管理方式向開放的、以信息管理數字化模式轉變。這種轉變，將極大推動檔案事業的現代化的管理，實現檔案信息資源共享，實現檔案事業與社會更緊密的結合。

2.檔案信息數字化是國家信息化中的重要組成部分

檔案事業的發展在社會生活中的地位決定了檔案信息數字化將伴隨著國家、社會、時代的信息建設發展而不斷進步與創新。由于檔案本身的特殊性，即檔案的政治性、歷史性、文化性，以及檔案在社會生活中的社會責任和角色，使得檔案信息必然成為國家信息資源中不可或缺的重要組成部分，同時也決定了檔案信息數字化在是會信息資源共享中的開發利用、滿足社會利用需求方面，與國家其他的信息化、數字化領域相比較更要在管理規范、制定標準、技術條件、經費投入等方面做好管理工作。

3.檔案的信息數字化是一項服務社會的高科技工程

數字化的檔案信息打破了檔案利用上的時間概念，運用計算機網絡技術向社會和公眾提供快速有效的服務，使得社會資源通過信息的數字化實現了共享，因而凸現出檔案信息數字化是一項跨部門、跨行業的具有高科技知識含量的大文化工程。為此，檔案信息數字化建設和實現必須依靠全社會的支持、關注，理應得到各級政府的經費投入與保障。

4.檔案信息數字化要有嚴格的標準、統一的規范

實現檔案信息數字化，使之達到社會資源的有效、及時共享，其目標實現的基礎必須首先完成檔案信息數字化技術指標標準化、規范化，借鑒數字圖書館信息數字化的實踐經驗和規律，制訂出符合檔案信息數字化方法、數字化信息利用的技術標準和規范，最終保證檔案信息數字化的資源能夠有效、充分發揮其作用。

二、檔案館館藏檔案信息數字化建設是檔案管理的發展方向

作為檔案的永久保存、檔案信息開發利用、檔案信息服務社會的基地——檔案館，在邁入信息數字時代的21世紀，檔案館在館藏檔案的保管、開發、利用、服務功能上實現信息的數字化，由檔案兩級目錄計算機信息管理向檔案信息全文瀏覽圖像數字化轉變，這是新時代檔案管理的發展方向。這種角色的轉變極大地豐富與完善現代檔案館文化建設。

檔案館作為文化事業機構，這是法律賦予檔案館的國家意志體現。檔案作為人類文化歷史遺產，是聯系過去、現在、將來的紐帶。在浩瀚的歷史海洋中，檔案真實、完整地保存了人類文明的創造過程，始終記載著人類文明在繼承傳統基礎上不斷創新和發展，我們通過檔案信息探尋歷史文明的發展軌跡，了解世界各民族所創造的輝煌業績，繼承傳統文化文化，推動社會的不斷進步與發展，而保管和利用人類文化歷史遺產的基地、中心正是檔案館。由此，我們可以認識到檔案館文化屬性的兩重性：一方面，檔案館是人類實踐活動成果記錄的保管中心，是人類所創造的各類文化最終歸宿地；另一方面，檔案館作為一種文化的承載體，其自身也是文化遺產的重要組成部分。隨著社會的快速發展，檔案館已不再是只強調檔案的機要、保密而自我封閉的場所，成為信息社會眾多信息源中最基礎的部分；檔案館要適應當代社會發展的變化需要，增強公共服務的能力，使檔案館融入社會，服務社會，實現檔案信息的最大限度的開發與利用。檔案館文化的深刻變化，使檔案館管理的中心工作開始由以往“保密死守，萬無一失”向運用現代數字技術實現 “信息開放、技術安全”方向轉變。無論何時，檔案館館藏檔案信息的文化屬性雖然在本質上不可能發生根本性變化，但隨著社會的不斷變革，向我們提出了信息資源社會化問題。在計算機技術、網絡通信技術跨越式發展的今天，無論是檔案信息管理的手段，還是檔案信息利用的方法，都為檔案信息資源實現社會化提供了物質基礎和實現目標途徑。

回顧過去，檔案現代化管理經歷了兩次跨越：

檔案信息目錄實現計算機檢索，建立了可供檔案利用的目錄數據庫，實現專題檔案目錄信息的編研是檔案管理現代化的第一次飛躍。中國科學院檔案管理信息化早在20世紀90年代初就實現文書檔案兩級目錄的信息管理，并利用管理信息系統(WDLS)同時實現專題信息的編研工作，使得中國科學院檔案管理開始了一個嶄新的階段。中國科學院作為國家部委級單位，下屬有近200各全宗單位，分布在除西藏、臺灣以外的全國各省市，且科學院從事科學研究特定的業務活動，業務工作由科學院統一管理，管理工作分別又要受到所在地的政府領導，因而檔案管理長期存在許多全院不規范、不統一的實際問題，檔案信息現代化管理就是要從根本上解決科學院檔案管理的上述矛盾，利用科學院技術、人才和經費的優勢，在檔案行業率先實現檔案管理的信息化。中國科學院檔案信息管理信息化工作，首先從檔案基礎工作抓起，在符合國家和科學院檔案管理規范的前提下，進一步完善了檔案整理的規則、標準，特別是對檔案著錄的規則、索引進行統一；其二組織檔案人員參與開發符合國家檔案管理規范、適應科學院科研管理需要的檔案管理信息系統，統一了系統技術支撐平臺、數據庫結構、信息檢索途徑等等。中國科學院檔案信息化管理的有益嘗試，使我們感受到計算機技術在檔案管理所發揮出的顯著作用，提高了管理的規范化的水平，減輕了檔案人員在檔案業務工作中的實際工作量，諸如檔案信息的著錄、專題目錄的編研、著錄卡片的登記等等，均可由檔案信息數據庫一并完成，誤差率為零。同時為檔案的查閱管理提供了便捷的渠道。

檔案信息數字化管理與利用，即通過對檔案信息的電子掃描，建立檔案信息圖像文件數據庫，運用檔案管理信息系統并結合網絡通信技術，使人們無論到館查閱，還是異地網絡瀏覽，都可以做到在授權范圍內實現檔案信息全文查閱。這是檔案管理現代化的第二次飛躍。

進入21世紀，計算機技術不斷地更新換代使網絡技術得到的突飛性的發展，我們迎來了一個數字時代，人們已經不再滿足于條目信息化，向往著信息全文檢索、瀏覽的利用，因而檔案信息數字化應運而生。中國銀行在金融行業中率先開辟了檔案信息數字化的工作，他們抓住業務管理網絡化的開展的契機，把檔案信息數字化納入其中，根據行業特點，率先實現中國銀行管理工作檔案信息、業務存貸款業務合同信息數字化，通過檔案信息的分級管理，安全授權，實現不同級別在各自計算機對信息的檢索和查找，提高了工作效率，保護了檔案原件。中國銀行根據自身的業務工作的發展情況，已經開始了檔案信息數字化的二期工程，將在其全球的下屬分行推行檔案信息管理數字化，實現中國銀行檔案管理數字化。

檔案信息的數字化為檔案館館藏檔案有效保護、檔案信息資源共享的開辟了一條嶄新的途徑。檔案館館藏檔案是長期積累下來的、反映某一領域的政治文化、科學與經濟等方面活動與發展的珍貴歷史記載，由于歷史久遠，許多珍貴的檔案受保管條件、保管環境的制約，出現墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清，有的甚至出現紙張的斷裂和字跡腐蝕，已不能再頻繁正常翻閱、查詢使用，顯然極大地限制了檔案信息的利用，給檔案信息的開發、利用、檢索服務帶來諸多難以克服的矛盾。檔案信息數字化不僅完成了檔案館檔案信息現代化管理的又一次飛躍，更重要的是通過信息數字化，對久遠檔案信息的保存也起到了信息搶救的作用，因此檔案信息數字化是檔案館現代化管理、館藏檔案信息保存和利用的方向。

廣州市房地產檔案館從2002年起，對其所轄地區的房地產檔案開始進行數字化，每一份房地產檔案逐頁進行了掃描，特別是那些已經久遠的房地產的文件、合同、契約、規劃圖等等，通過縮微、掃描復合技術進行數字化，使利用者不再輕易使用檔案原件，有效地對原件進行了備份和保護。

三、檔案館館藏檔案信息數字化要進行全過程管理

為了保證管藏檔案信息數字化的實現，不僅要實現對館藏檔案信息數字化，建立起與其檔案原件并存的信息資源數據庫；同時必須要保證檔案信息數字化信息真實、有效，這是我們進行檔案信息數字化工作根本前提。

所謂檔案信息數字化，就是將不同載體形態、不同記錄方式的檔案信息通過計算機錄入（檔案兩級目錄在檔案管理信息系統著錄）、電子掃描（檔案實體文件的圖像掃描）、數據庫格式轉化、電子數據的整理（存貯與刻錄）等形式，把檔案中的文字、圖像、聲音等信息轉成計算機數字識別形式，形成可供人們保管、利用與檔案原件存貯信息真實一樣的數字化的檔案信息庫。因此，檔案信息的數字化至少包含了兩層的意思：一是基于計算機、計算機信息網絡技術，讓數字化的檔案資料納入到一個新的信息服務的機制當中最大限度的滿足社會公眾對檔案信息資源的利用，一方面解決了如何發揮檔案在社會生活中的重要作用，另一方面通過檔案信息數字化，不僅起到對檔案原件，特別是珍貴檔案搶救性的保護保存，也促進了檔案管理現代化水平的提高。

檔案信息的數字化是檔案館館藏檔案管理的發展方向在實踐中不僅已被公認，并且向數字檔案的方向努力和推進，為檔案信息管理，特別是檔案館檔案信息的管理與利用帶來一場意義重大的技術革命。國家航空航天部檔案館在推進機關網絡化管理過程中，從文件數字化入手，實現真正意義上的“無紙辦公”。他們在機關管理網絡化工程中，緊緊圍繞著管理信息資源共享為核心，運用網絡安全技術，諸如網絡加密、域名的定義、信息的分級管理，最終實現檔案信息的數字化管理。通過信息電子化、數字化通過實踐，我認為檔案信息數字化建設特別要做好數字化信息實現全過程的有效控制和管理，突出解決以下幾個問題：

1.檔案信息數字化必須首先解決了信息數字化的標準問題

檔案館館藏信息數字化是與傳統檔案管理不同的檔案數據庫管理，數字化信息采用當今先進數字化存儲技術方法，具有數據類型管理通用性、數據保存安全性、指標定義標準化等特點，支持多種文件存儲格式，支持計算機聯網查詢和實時瀏覽，因而人們可以快捷、方便通過網絡實現信息查詢，實現檔案信息的資源共享。因此，依據數字化的特點和功能，必須首先解決好數字化工作的數據庫類型定義標準化；數據指標定義的標準化；數據存儲格式的標準化；實現信息查詢窗口的標準化。

2.檔案信息數字化將實現檔案信息存儲的數字化，將改變以往的信息利用的服務手段

隨著數字化技術在檔案信息管理上的運用，檔案館豐富的館藏檔案信息資源實現數字化，信息的新的存儲方式、利用方法的改變，不僅實現最大限度對原件的保護，使原始載體的各類檔案信息成為“標本”、“文物”，而且還改變了傳統的檔案保護技術的觀念。檔案信息數字化后，完成了傳統檔案信息管理的過程，其先進性還體現在原始檔案信息通過數字化產生新的信息源，使檔案人員不再僅僅是檔案信息的保管員、查找信息的咨詢員，而將成為檔案信息服務的導航員，幫助讀者完成查詢、檢索、信息加工，實現信息全過程服務、管理。

3.檔案信息數字化將實現檔案管理技術的現代化

檔案信息管理經歷了從目錄的手工查詢、檢索——創建電子目錄數據庫實現自動化管理——檔案信息數字化并實現網絡查詢，改變了檔案管理的方式、方法，數字化檔案管理通常需要選用先進的網絡服務器、光盤存儲設備、電子掃描設備、計算機終端以及實現管理配套的信息管理系統，使檔案信息的管理現代化水平跟上時代的進步。數字技術的應用豐富了檔案信息科學管理的需要，在數字新技術的支撐下，檔案信息的深層次的開掘、編研工作，成為提供一、二次檔案文獻和各種信息的資源庫，并通過檔案數字化信息產生新的信息服務于社會。

四、檔案館館藏檔案信息數字化建設的思考

實現檔案館館藏檔案信息資源共享，實現檔案館管理現代化的跨越，運用現代信息技術科學的最新成果對檔案信息進行資源開發，檔案館檔案信息數字化的建設就是實現這一目標的前提和基礎。因此，我們在檔案館檔案信息數字化建設中，應清醒認識并努力解決好如下問題：

1.信息數字化的標準化問題不容忽略

檔案信息數字化的目標是實現信息的資源共享，因此，信息數字化必須建立在一個標準的環境內，使得信息資源的充分發揮作用。依據數字化的特點，我們必須做好信息管理系統標準化，這是數字化信息的運行平臺；我們必須做好信息數字化數據類型的標準化，這是信息資源合理、有效共享的基礎；我們必須做好信息數字化數據的存儲標準化，這是實現信息數據再生、利用的物質保證。

2.信息數字化的保存與維護問題不容忽視

保證數字化信息的可用性、可存取性、理解性是信息數字化的建設一項重要的任務和目標。任何信息的保存、維護在實際管理工作中都是最基礎業務建設問題，數字化信息更要求注意其數據的保存與維護。因此，強調有效使用信息資源，必須保證數據信息的安全性；強調信息數據的可存取數性，必須保證數據信息格式的標準化、規范化；強調信息數據的可理解性，必須保證產生數據環境的完整性。

3.信息數據遷移性問題在信息數字化建設中應引起足夠的重視

在信息數字化的建設中，我們在運用新技術、新設備開展工作時應汲取信息管理自動化的經驗教訓－電子文件保存的遷移性問題。信息數字化的廣泛應用在信息領域的各個部門，但是任何技術的發展都不會停滯不前，技術創新與技術革命也隨之帶來對已有數據保存、利用的遷移性問題，因此在我們今天信息實現數字化的時候，不能沉浸在數字時代給我們帶來的喜悅，要在享受成果的同時思考如何使已有的數字化信息安全、穩定長久保存。

4.網絡安全對信息數字化的影響不可低估

數字時代的信息資源的共享是通過網絡技術和網絡環境實現的，是現代檔案管理發展的方向和必然趨勢，而當檔案的管理者一項重要的工作就是要維護和保證檔案信息的安全與完整。顯然，我們檔案工作者今天的重要責任，不再是僅僅對檔案原件的安全、完整負責，可能更重要的是對網絡安全的維護與保證。隨著計算機技術的發展，網絡安全已經有了包括軟、硬件技術在內的多種防范措施，諸如：系統預設用戶授權、防火墻技術、電子身份識別、數據加密等等，這些措施到目前為止都沒有能夠從根本上徹底解決網絡環境的安全性問題，因此信息數字化的利用與安全既是矛盾也是基于和挑戰。

數字時代的檔案館應當是高度信息化的檔案館，實現這一目標必須有豐富的數字化資源作為保障。檔案館館藏檔案信息數字化的實現，不僅使館藏檔案信息資源最大限度為社會服務，資源共享，也為檔案館明天的生存與發展帶來了希望和活力。

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